PGI Progiciel de gestion intgre

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PGI Progiciel de gestion intégrée

• Tournée facultaire
• 2009

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Contenu

• LUdeM et le Progiciel de gestion intégré
• Les modules PeopleSoft
• La portée du projet
• Le calendrier de réalisation
• La structure du projet et les équipes
• La gouvernance et le contrôle
• La démarche proposée
• Les défis

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LUdeM et le Progiciel de gestion intégré

• LUniversité de Montréal amorce cet automne un
  virage technologique denvergure qui lui
  permettra doffrir à nos étudiants,
  professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi
  quau personnel de soutien et dadministration
  des systèmes dinformation et des technologies
  fiables, accessibles et conviviales. (Livre
  Blanc, Orientation VII, Objectif 3)
• Dici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout
  ses plateformes informatiques et ses systèmes
  administratifs centraux et procédé à une mise à
  niveau complète de son réseau.
• Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une
  composante clé de ce virage technologique.
• Les systèmes actuels sont dune fragilité extrême
  et ne rendent pas les niveaux de service
  minimaux.
• La concurrence a à sa disposition des systèmes
  intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre
  plus concurrentielle.

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Quest-ce quun PGI?

• Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra
  lintégration de lensemble de processus
  administratifs sur une seule plate-forme.
• Il constituera une source unique dinformation
  pour lensemble des activités administratives de
  lUniversité.
• Le PGI sélectionné par lUniversité comprend la
  suite de logiciels PeopleSoft pour
• Lacadémique
• les systèmes financiers
• les ressources humaines
• la recherche

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Pourquoi lUdeM se dote-t-elle dun PGI
maintenant ?

• LUniversité de Montréal accuse un retard en
  matière de systèmes dinformation par rapport aux
  autres universités canadiennes et
  nord-américaines
• 78 des dix-sept universités canadiennes
  comparables à lUdeM
• 70 des universités nord-américaines.
• Nos applications sont désuètes et dune
  efficacité souvent douteuse, créant
• Des pertes de productivité.
• Le mécontentement des membres de notre
  communauté.
• Une exposition à des pannes majeures.

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Universités canadiennes utilisant un PGI

• Université McGill
• HEC Montréal
• Université Laval
• Université Concordia
• University of British Columbia
• University of Alberta
• University of Calgary
• University of Western Ontario
• University of Waterloo
• Queens University
• Université dOttawa
• Dalhousie University
• York University

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Les bénéfices attendus du PGI

• Limplantation de ce progiciel transformera tous
  les volets de lactivité universitaire. Ce
  progiciel permettra
• Laccès à linformation instantané
• Lamélioration du rendement de processus clés,
  tels ladmission et la gestion des projets de
  recherche
• Un meilleur suivi de la gestion financière et des
  ressources humaines
• Un meilleur soutien à la rétention et à la
  réussite de nos étudiants
• Loptimisation de la productivité de nos
  opérations administratives
• Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant
  pour la gestion courante que pour la
  planification
• La standardisation des plateformes technologiques
  qui supportent nos systèmes administratifs.

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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion académique
Communauté campus
Aide financière
Recrutement et admission

• Gestion académique

Orientation universitaire
Gestion financière des étudiants
Dossiers étudiants
Campus libre service
Libre service
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Finances et approvisionnements
Gestion des actifs
Gestion monétaire
Facturation
Gestion des achats
Gestion financière
Déboursés
Grand livre
Comptes payables
Comptes recevables
Gestion de lapprovision-nement
Gestion des contrats avec fournisseurs
Inventaire
Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne
dapprovisionnement
eFacturation
eAchats
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Ressources humaines et paie
Recrutement
Accueil des candidats
ePerformance
eCompensation
Gestion du recrutement
Profil bureau de travail
eCompensation
eProfil
eDéveloppement
ePaie
Libre service
eAvantages sociaux
Paie globale
Temps et efforts
Gestion des avantages sociaux
Gestion de la main doeuvre
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion de la recherche
Gestion de la recherche
Subventions
Contrats
Coûts de projets
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion de la relation client/étudiant
Solution Recrutement et Soutien aux étudiants
Recrutement
Recrutement enligne
Recrutement par téléphone
Soutien enligne
Support libre service client
Libre service
Portail Gestion de la relation client/étudiant
Gestion des communications (courriels et
clavardage)
Intelligence daffaires
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Paramétrer un PGI Quest-ce que cest?

• Le paramétrage cest le processus dadaptation et
  de configuration du logiciel dans son cadre de
  référence afin quil réponde aux besoins
  spécifiques de lUniversité.
• Le paramétrage n'est pas de la programmation
  informatique.
• Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins
  de lUniversité.
• Il y aura des choix à faire afin dharmoniser le
  plus possible les processus et dintégrer les
  données.
• Exemples de paramétrage
• Configuration des dates limites dinscription aux
  cours et dabandon sans échec.
• Gestion des horaires.
• Personnalisation dune maison.

Paramétrage
Établissement des règles daffaires
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Portée du projet Gestion académique
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Portée du projetFutur Gestion académique
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Calendrier de réalisation
Mise en opération
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Structure du projet
Gouvernance du programme
Parrain du projet
Jacques Frémont
Guy Breton Jacques Frémont Éric Filteau Jacques
Gresset Joseph Hubert Monique Kirouac Irène
Cinq-Mars Ghilaine Roquet Jean-Claude
Lebrun Serge Fortier (LGS/IBM) Danielle
Branchaud (LGS/IBM)
Comité directeur
Comité dimplantation PGI
Dominique Bérubé Pascale Carrier Alexandre
Chabot Pierre Chénard Irène Cinq-Mars A-I
Cojocaru Éric Filteau Raymond Lalande J-C
Lebrun Matthew Nowakowski Jacques
Pelletier Ghilaine Roquet Michel Steben Danielle
Branchaud (LGS/IBM)
Équipe de gestion du programme
Directeur du programme UdeM Directeur du
programme (LGS/IBM) Conseiller stratégique Contrôl
eur de projet Coord. de ladministration Chefs de
projet
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Structure du projet
Implantation du programme
Direction du programme
Chefs de projet Technologie
Chefs de projet Fonctionnels
Chefs de projet Gestion du changement
Chefs de projet Formation
Chef de projet Infrastructures
Conseillers en gestion du changement
Admin. de systèmes
Concepteurs principaux
Analystes fonctionnels
Formateurs
Admin. de bases de données
Concepteurs en développement informatique
Analystes en développement informatique
Gest. de produits
Concepteurs Rôles et permissions
Experts de domaine Agents de changement
Super-utilisateurs
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Gouvernance Tableau de bord

• Les indicateurs de projet sont
• Échéancier Respect des jalons clés du projet
• Budget Respect du cadre budgétaire, tant au
  niveau monétaire que des efforts.
• Biens livrables Qualité des biens livrables et
  respect des délais dapprobation.
• Ressources Affectation des compétences et
  expertises requises au sein du projet.
• Gestion du changement Soutien aux parties
  prenantes clés.
• Les indicateurs sont rapportés par domaine et
  consolidés au niveau de lensemble du Programme.

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Gouvernance Tableau de bord

• Les sept clés du succès sont
• Le niveau de préoccupation des parties prenantes
  clés,
• La réalisation des bénéfices attendus,
• La planification des travaux et du calendrier,
• Le niveau de performance de léquipe,
• La gestion de la portée,
• La gestion du risque,
• Les avantages pour lorganisation.

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Crans darrêt

• Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des
  mesures de contingences
• Tableau de bord mensuel au Comité directeur du
  projet
• Personne spécialisée au Bureau de la vérification
  interne dans le domaine de linformatique
  disponible pour répondre aux mandats ad hoc du
  comité de la vérification
• Tableau de bord trimestriel au Comité de
  vérification du Conseil
• Facturation et paiement de lintégrateur sur une
  base mensuelle

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La démarche proposée pour les Facultés
Démarrage
Familiarisation et processus
Intégration du PGI
Amélioration continue
mars 2009
mars-octobre 2009
novembre 2009 février 2012
mars 2012 -
Communications et Gouvernance du Projet PGI
Parties Prenantes Clés Doyens, Vice-Doyens,
Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et
adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.
Principes directeurs Emphase sur les bénéfices
du changement du point de vue de chaque
clientèle, accompagnement graduel, démarche
orientée sur les processus, maximiser les
interactions.
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Les parties prenantes clés seront impliquées tout
au long de la démarche
Parties Prenantes Clés Doyens, Vice-Doyens,
Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et
adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.

• Besoin de la connaissance des processus et des
  systèmes dinformation dans le but
• Dinfluencer la définition de la solution.
• De sassurer que la solution répondra aux besoins
  de chaque Faculté.
• Besoin que la conduite du changement se fasse au
  sein de la Faculté.
• Mise en place dun réseau clarifiant les rôles et
  responsabilités de chaque partie prenante.
• Ces parties prenantes clés comprennent les
  experts de domaine qui seront impliqués tout au
  long du projet. Il y aura des moments dans le
  cycle du projet où une implication accrue sera
  nécessaire.

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Défis

• Le PGI plus quun changement de logiciel
• Le déploiement dun progiciel de gestion intégré
  requiert une analyse complète des processus.
• Ces changements sont cruciaux au déploiement
  réussi du PGI.

Vieux processus
Nouvelle technologie
Vieux processus qui coûtent cher


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Courbe dapprentissage
Déploiement
Amélioration
Performance des ressources de lUniversité
Engagement
Période dadaptation
Vallée du désespoir
Temps

• Votre leadership dans la gestion du changement
  permettra un passage moins profond et plus rapide
  dans la vallée du désespoir et facilitera la
  période dadaptation.

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Conclusion

• Limplantation du PGI ne sera pas facile mais
  elle est essentielle à latteinte de nos
  objectifs.
• Léquipe de projet mettra lemphase sur la
  gestion du changement et laccompagnement de vos
  ressources.
• En bout de ligne, nous en sortirons tous
  gagnants.

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Questions