COPERNIC Direction

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COPERNICDirection Contrôle dans les
Services publics fédéraux

• IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000
• Bruxelles, Radisson SAS Hotel
• Marc Van Hemelrijck
• Tom Auwers
• Cabinet du Ministre de la Fonction publique
• et de la Modernisation de lAdministration
• Luc Van den Bossche

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Contenu

• Gestion Contrôle et Copernic
• Propositions du groupe de travail Cycle de
  contrôle
• Nouveau cycle budgétaire
• Rôle dévaluation de lInspection des Finances
• Audit interne
• Contrôle interne

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Copernic 5 programmes de modernisation radicale
Nouvel organigramme
Introduction d un système de mandats
Redéfinition du cycle de contrôle budgétaire
Introduction d une politique MRH
Introduction d une politique de communication
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Objectif de Copernic

• Responsabilisation des SPF
• les SPF doivent pouvoir opérer un management
  intégral
• le SPF opére comme unité distincte avec une large
  autonomie en matière de décisions opérationnelles
  
• chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de
  normes et à des devoirs en matière de
  justification et de reporting.
• les SPF doivent mettre en place un système de
  contrôle interne
• les SPF doivent développer les instruments et
  données nécessaires

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Thèse 1
La responsabilisation avait peu de sens
dans ladministration fédérale actuelle
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Argumentation

• Les ministères fédéraux actuellement
• Déficit en termes de politique
• enchevêtrement entre politique et administratif
• vision Budget focus sur le contrôle ex ante
• Déficit en termes de gestion
• capacité dorientation limitée de la
  contractualisation
• paquets de tâches pas homogènes
• vision Fonction publique camisole des
  formations du personnel
• défaut dinformation sur les prestations
• systèmes dinformation financière inadaptés
• système dévaluation inadapté

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Thèse 2
La responsabilisation dans ladministration
fédérale donnera lieu à une situation
suboptimale
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Causes de la suboptimalité
Pas dunivocité quant aux mécanismes de gestion
et de contrôle
Vision lacunaire de la politique du
personnel pour le management supérieur
Pas de bonne délimitation des domaines de
management
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Réforme de ladministration fédérale

• Une responsabilisation sensée est facilitée par
  la révision/linstauration de
• une structure organisationnelle, y compris la
  relation entre politique et administration
• un fondement légal du système des mandats
• des mécanismes de contrôle et de direction
  adaptés

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Système des mandats principes dans le projet
dA.R.

? Nombre de niveaux de management
? Sélection
? Durée
? Rémunération
? Engagement contractuel
? Annexes au contrat
? Engagements annuels
? Evaluation
? Appréciation finale
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Responsabilisation groupes de travail Copernic
Groupe de travail Budget Contrôle de la Gestion

Groupe de travail Contrôle interne
Groupe de travail Audit interne
Consultants Nouvelle organisation BCG
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Modernisation des instruments de contrôle et de
direction

• Principe
• Le suivi et le contrôle des SPF doit sopérer de
  manière adéquate, en ligne avec la
  responsabilisation
• évolution du contrôle externe vers le contrôle
  interne
• évolution des contrôles a priori vers les
  contrôles a posteriori (évaluation et audit)
• garanties et stimuli pour une gestion financière
  minutieuse par une bonne combinaison de mesures
  de toutes natures
• Le SPF horizontal BCG a un rôle clé dans
• la collecte de données
• la fixation de directives et de normes (en
  concertation avec les SPF)
• monitoring et étude
• soutien des SPF

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Modernisation des instruments de contrôle et de
direction

• Actions

Révision du cycle budgétaire
Révision missions de contrôle Inspection des
Finances
Introduction dune fonction daudit interne
Développement de systèmes de contrôle interne
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Acteurs concernés
? Ministre et conseil stratégique
? Management de ligne
? Inspection des Finances
? SPF Budget et Contrôle de la Gestion
? Direction Budget et Contrôle de la Gestion
? Audit interne
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Principe-cascade

• Plan stratégique du ministre/conseil stratégique
  
• vision à 4 ans
• Plan opérationnel annuel avec objectifs et
  prestations
• horizon à 3 ans
• Budget de prestations
• budget 1 an

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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)
Etablissement plan opérationnel
Appréciation plan opérationnel
Détermination marge budgétaire
Détermination marge budgétaire législature
Bilatérales techniques
Approbation définitive
Consolidation
Bilatérales politiques
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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)

• Etape 0 début législature
• Estimation de la marge budgétaire globale
• Définition de la politique macro-budgétaire de la
  législature
• Etape 1 exercice budgétaire X-1
• Détermination de la marge budgétaire de lannée X
• Composition des enveloppes par SPF

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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)

• Etape 2
• Etablissement du plan opérationnel dans le cadre
  de lenveloppe
• objectifs stratégiques et opérationnels (aussi
  bien la routine que la nouvelle politique)
• volumes de prestations escomptés
• coûts des prestations à fournir.
• Plan par mission
• Déroulement sur 3 ans
• Consolidation des plans opérationnels des
  différentes directions opérationnelles

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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)

• Etape 3
• Appréciation du plan opérationnel
• répercussion budgétaire
• caractère exécutable
• caractère correct des inputs et outputs
• confrontation à létude defficacité
• Avis de lIF au ministre
• Etape 4
• Bilatérales techniques
• schéma des questions dopportunité
• solution pour les problèmes budgétaires
• validation méthode de calcul entre objectifs et
  prestations

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Nouveau cycle budgétaire (ex ante)

• Etape 5
• Consolidation de tous les plans opérationnels
• Inventorisation des problèmes
• Fixation de la méthode de calcul des problèmes
  transversaux
• Etape 6
• Bilatérales politiques
• Elimination des problèmes budgétaires restants
• Reconsidérations
• Etape 7
• Approbation résultat bilatérales au conseil des
  ministres
• Soumission au parlement

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Contrôle ex ante introduction types de dossiers

• Distinction entre dossiers de
• Type 1
• Type 2
• Type 3
• Degré de risque comme critère déterminant
• Champ dapplication plus limité de lavis de
  suspension de lIF

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Type 3 restriction de lavis suspensif de lIF

• Lappréciation reste nécessaire en matière de

Légalité
Régularité
Applicabilité budgétaire
Opportunité
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Contrôle ex nunc ex post

• Ex-nunc
• fonction horizontale de clignotant
• Ex-post
• accent sur la fonction daudit interne
• examens ad hoc par lIF
• évaluation du rapport annuel du SPF par lIF
• IF dans le comité daudit

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Position de la fonction daudit interne
Conseil des Ministres
Ministre
Secretariat personnel
Conseil stratégique
Comité daudit
Président
Ministre
Service Audit interne
Président
Comité de Direction
Direction Personnel

Organisation
Direction Budget

Contrôle Gestion
Secrétariat général
et
Services logistiques
Direction
ICT
Directions

opérationnelles
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Tâches de la fonction daudit interne

• Apprécier lefficacité et lefficience du système
  de contrôle interne au sein dun SPF.
• Examiner le fonctionnement et lefficacité du
  système de qualité au sein dun SPF.
• Contribuer au développement du Control Self
  Assessment (CSA) au sein du SPF
• Missions spécifiques

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Reporting au départ de la fonction daudit interne

• Rapport détaillé confidentiel
• chef de service concerné
• chef de la direction opérationnelle
• président du comité de direction
• comité daudit.
• Rapport de synthèse
• ministre
• comité de direction
• comité daudit.
• Suivi de limplémentation des recommandations
• chef de la direction opérationnelle
• président du comité de direction
• comité daudit.

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Missions du comité daudit

• Contrôle interne
• Processus daudit
• Information financière

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Principes de base du contrôle interne passé

• fortement axé sur cycle budgétaire/comptabilité
• objectif légitimité
• basé sur la supervision et la vérification
• tolérance-zéro
• certitude absolue

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Principes de base du contrôle interne avenir
Risques de face Entreprenant
Légitimité Efficience Sécurité
juridique Effectivité Egalité
juridique Economie
Contrôle interne latteinte des du SPF
Objectifs
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Principes de base du contrôle interne
Le contrôle interne est un processus continu
imbriqué dans lorganisation, et non un
système supplémentaire
Le contrôle interne est laffaire de chacun dans
lorganisation
Le contrôle interne donne une certitude
raisonnable mais non absolue
Les mesures de contrôle interne existent pour
couvrir des risques et ne sont pas des objectifs
en soi
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Parcours dimplémentation
Etape 0. Améliorer lenvironnement de contrôle
Etape 4 Implémenter

les mesures de contrôle
Etape 1 Etablir les processus
Etape 3 Evaluer les risques
. Etape 2 Identifier les objectifs
Etape 5. Développer un système de monitoring
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Conditions connexes

• Développer un système interne de garantie de la
  qualité quant à la régularité et la légalité des
  dossiers dexécution
• Introduction dun nouvel instrumentaire comptable
  
• Assouplissement des possibilités de transfert des
  crédits
• Parallélisme entre lachèvement et le
  développement du nouvel instrumentaire de contrôle