Organisation du circuit du mdicament

1
 Organisation du circuit du médicament 
Docteur Sébastien WoynarMeaH
2

• MeaH
• Mission nationale dExpertise et dAudits
  Hospitaliers
• par la Loi de Financement de la Sécurité Sociale
  de 2003
• Objectif faire émerger une meilleure
  organisation des activités combinant
• qualité du service
• efficience économique
• conditions de travail satisfaisantes
• Moyen Agir sur les organisations des services
  par un dispositif dappui conseil
• à partir dactions sur le  terrain 
• conduites par des sociétés de conseil
• Sappuyer sur des établissements publics et
  privés volontaires
• confidentialité des résultats

3
Triple partenariat
MeaH
Cabinet de consultants
Établissement
Contribue au diagnostic, élabore les plans
daction et les met en uvre
4
2 apports de la MeaH

• Apport technique , métier
• Gestion de flux
• Analyse des processus
• Gestion des Ressources Humaines
• Apport gestion de projet
• Objectif
• Phasage
• Acteurs
• Risque
• Évaluation

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La méthode de travail

• Observer les organisations en place
• ? en apprécier les forces et les faiblesses
• Construire des indicateurs de performance
• ? caractériser lemploi des ressources (hommes
  matériels), les délais, la qualité de la
  prestation, etc.
• Comparer entre eux les services participant à
  létude
• ? relier les indicateurs et lorganisation
• Décrire les organisations les plus performantes
• Accompagner les établissements
• ? mettre en uvre leurs plans dactions

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Le partage dexpériences

• 3 vecteurs de diffusion
• les Comités Techniques Nationaux (CTN) sur chaque
  thème
• le site Internet
• la diffusion de références dorganisation
  hospitalière
• Rapports de fin de phase
• Guide des Bonnes Pratiques Organisationnelles
  (éditions Berger-Levrault)

www.meah.sante.gouv.fr
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Contexte de létude sur le CDM

• Le circuit du médicament au cur de la mission de
  lhôpital.
• Permet au patient daccéder aux thérapeutiques
  nécessaires pour sa prise en charge.
• Le bénéfice qui en résulte est en partie
  contrebalancé par loccurrence des risques de ce
  circuit, en particulier celui de lerreur
  médicamenteuse.
• La gestion des risques revêt une importance
  fondamentale dont témoigne le "contrat de bon
  usage des médicaments" (décret n2005-1023). Ce
  dernier autorise notamment les ARH à moduler le
  financement des médicaments "hors T2A" en
  fonction du niveau de sécurisation du circuit du
  médicament de létablissement.

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Objectifs de la MeaH

• Améliorer la qualité et la sécurité de la
  prescription et de la dispensation des
  médicaments
• Repérer des organisations ayant fait leurs
  preuves sur le plan de la maîtrise des dépenses
  de médicaments et des coûts de fonctionnement des
  pharmacies hospitalières.

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Chantier circuit du médicament

• Chantier exploratoire
• 8 établissements
• 4 CH
• 1 CLCC
• 2 CHU
• 1 Clinique Privée
• 2 cabinets de conseil
• Bureau Veritas Consulting
• Ineumconsulting
• 4 phases en 18 mois
• Diagnostic (activité, ressources, organisation)
• Définition des axes damélioration et des actions
• Mise en uvre des actions
• Évaluation et capitalisation

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Phasage et difficultés rencontrées

• Phasage initial et réajustement
• Phase 1 avril à janvier 2005 construction
  dindicateurs standardisés et description du
  circuit du médicament de lapprovisionnement à la
  dispensation au patient,
• Phase 2 février et avril 2005 analyse et
  évaluation des organisations étudiées, choix des
  axes damélioration par les établissements,
  
• Phase 3 mai à décembre 2005 mise en uvre des
  changements projetés, accompagnement,
  
• Phase 4 décembre 2005 à mars 2006 évaluation
  des effets des changements, modélisation des
  organisations les plus efficientes.

11
Périmètre de létude
12
Phase 1 Analyse de lactivité les points Ph
13
Phase 2 analyse ressources

• Ressources humaines
• ETP Équivalent Temps Plein (Pharmacien,
  préparateurs..)
• Ressources matérielles
• Système dinformation
• Automates

14
Phase 2 analyse de lorganisation
15
Phase 2 analyse de lorganisation

• Force et faiblesse de chaque étape du processus
• Approvisionnement Supply chain
• Pharmacie Clinique opinion et analyse
  pharmaceutique
• Production pharmaceutique (cytotoxique) et
  contrôle
• gt Indentification des Bonnes Pratiques
  Organisationnelles (BPO)
• gt Analyse de maturité

16
Phase 2 bis Analyse de lorganisation par
maturité

• Fonction supply chain

17
Conclusion de la phase 1 et 2

• Sur lensemble des établissements
• Optimisation du processus dapprovisionnement et
  de distribution (gestion des armoires à pharmacie
  par les préparateurs)
• Permet une amélioration du temps à forte valeur
  ajouté pour le patient
• Temps pharmacien
• Temps soignant

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Le  cercle vertueux 

• Permettre de redéployer des moyens vers des
  fonctions  à valeur ajoutée pour la gestion du
  risque 

19
Chantier  Circuit du médicament  Synthèse 19
mai 2006 Document préparé par Dominique
Dejean
Ce document ne saurait être interprété sans les
commentaires qui laccompagnent.
20
Carte didentité
Difficultés identifiées
Points forts
Un grand nombre de prescripteurs rendant
difficile la gestion du changement

• Accueil personnalisé et humain

21
Action 1 réalisée en phase 3

• Action 1 Gestion des armoires à pharmacie des
  unités de soins par la pharmacie
• Résultats
• meilleure connaissance par la pharmacie des
  besoins des services
• meilleure communication et information entre la
  pharmacie et les unités de soins
• réduction du stock dans les unités de soins
• 33 en CHIR 4A  orthopédie 
• 17 en CHIR 4B  ORL, ophtalmologie, gynéco,
  chir.infantile 
• recentrage des ressources sur leur cur de métier
  induisant une réduction des risques

22
Résultat (2)

• Résultats (suite)
• satisfaction du personnel des unités de soins
• Gain de temps, non évalué, redéployé sur les
  soins
• Armoires pleines et répondants aux besoins des
  services
• Une enquête de satisfaction sera menée au cours
  de lannée pour évaluer lexpérimentation
• Facteurs clés de succès
• obtenir un accord ferme de la part du service de
  soins et un engagement fort du cadre de santé
• formaliser la nouvelle procédure de
  fonctionnement et prendre le temps nécessaire
  pour la présenter en détail à lensemble des
  infirmières du service (à faire pour la médecine
  cardiologique)
• Difficultés rencontrées
• Difficulté dobtenir une homogénéité conduite
  du changement à opérer
• Un investissement initial est nécessaire pour la
  mise en place

23
Action 2 réalisée en phase 3

• Action 2 Former les praticiens et personnel aux
  risques
• Résultats
• toutes les retranscriptions des IDE seront
  signées par le médecin prescripteur
• lorsqu'un patient sera hospitalisé et que son
  traitement de ville comportera une référence hors
  du livret thérapeutique de la clinique, les IDE
  devront faxer à la pharmacie le bordereau
  d'administration sur lequel elles auront indiqué
  à la fois le nom de la "référence de ville" et le
  nom du médicament de substitution proposé
  référencé à la clinique. La pharmacie pourra
  ainsi valider toute substitution

24
Action 3 réalisée en phase 3

• Action 3 Sécurisation de la prescription des
  médicaments
• Résultats
• création dun groupe de travail sur le dossier
  patient
• mise en place dune feuille de température A3
  avec une moitié destinée à recueillir l'ensemble
  des prescriptions médicales
• l'IDE retranscrira sur un bordereau
  d'administration toutes les prescriptions
  médicamenteuses. Ces retranscriptions seront
  signées par le médecin prescripteur
• il nexistera plus que 3 bordereaux (un rose pour
  les stupéfiants, un vert pour les antibiotiques
  et un blanc pour les autres médicaments)
• tous les bordereaux d'administration AB et
  stupéfiants seront contre signés par le médecin
  pour validation de la retranscription, puis
  transmis par fax à la pharmacie pour validation
  et préparation.

25
Action 3 réalisée en phase 3

• Résultats (suite)
• Volontariat médical pour expérimenter la
  prescription informatisée
• la pharmacie a constaté que le module
   prescription  de WinPharm est très similaire
  aux différents bordereaux d'administration
• ce constat a été présenté à la COMEDIMS
• les cardiologues (3 sur 4) ont accepté
  d'expérimenter la prescription informatisée

26

Organisation du circuit du médicament dans les
hôpitaux et cliniques
Bureau Veritas Consulting
27
Plan de la présentation

• Phase 1 Analyse de lactivité et du
  fonctionnement
• Phase 2 Construction du plan dactions
• Phase 3 Plan dactions retenu et mise en
  oeuvre
• Phase 4 Résultats des actions

28
Carte didentité

• Caractéristiques générales de létablissement
• Géographique Pavillonnaire Forte activité de
  chirurgie, durgence et réanimation et forte
  activité de cancérologie
• Projets en cours
• Projet de restructuration lourde à 2013
• Projet Pharmaceutique institutionnel
• dont sécurisation du circuit du médicament par
  son informatisation
• dont sécurisation du circuit du médicament par
  une DIN automatisée

29
Carte didentité

• Caractéristiques générales de la pharmacie
• Géographique
• Située sur 2 étages dun pavillon Réception au
  RDC et stocks des médicaments au premier étage
• Etendue, organisée par secteurs séparés par des
  couloirs
• Équipements Sommaires et simples pour le
  stockage et la distribution des lecteurs codes
  barres sont utilisés pour les sorties de stocks

30
Profil général de la pharmacie

• Profil pharmaceutique
• Double axe de développement
• Une forte activité de préparation
• Une forte activité logistique globale de
  distribution des médicaments
• Chaîne logistique globale du médicament peu
  structurée à partir dune plateforme de
  dispensation peu ergonomique
• Des compétences  pharmaceutiques  réelles mais
  aussi beaucoup de personnels moins qualifiés
  (Ouvriers professionnels)

31
Circuit du médicament

• Un circuit du médicament non informatisé
• Des prescriptions médicales écrites, datées et
  signées
• Un support de prescription  uniforme  selon
  les services
• De nombreuses retranscriptions Fiches outils
• Une traçabilité des actes et des acteurs souvent
  absente
• De nombreux bons d urgence malgré des bons de
  commandes de type liste qualitative de dotation
• Des pratiques à  risque  en matière de gestion
  des armoires à pharmacie
• Aucune procédure de gestion des armoires à
  pharmacie
• Plusieurs dosages dune même référence dun
  produit dans le même tiroir ou plusieurs
  références dans le même tiroir
• Des étiquettes manuelles peu lisibles (raturées)

32
Plan de la présentation

• Phase 1 Analyse de lactivité et du
  fonctionnement
• Phase 2 Construction du plan dactions
• Phase 3 Plan dactions retenu et mise en
  oeuvre
• Phase 4 Résultats des actions

33
Amélioration de la chaîne logistique
Dispensation
Administration
Prescription
Analyse pharmaceutique
Flux physiques
Mise en place des dotations
Relevé des modifications de prescription dans les
UF par les internes étudiants
Mise en oeuvre
Mise à niveau des armoires médicaments
Test du système plein vide sur les gros volumes
Procédure de mise en place des dotations 1 BP
pendant 6 mois (120 UF )
Procédure / ressources
Audit Avant / Après mise en place des dotations
( dont - Valorisation des de stockages périmés
impact dur lorganisation pharmacie) Audits de
suivi
Evaluation
34
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Mise en
place des dotations

• Objectifs de laction
• rationaliser et optimiser les flux logistiques
  de médicaments,
• Faciliter les commandes et le réapprovisionnement
  ,
• Mettre en place une gestion opérationnelle des
  péremptions,
• Méthode utilisée
• Constitution dun groupe de travail pharmacie -
  cadres de santé - IDE
• Construction des outils dévaluation et daudits
• Etat des lieux
• Elaboration des recommandations sur le rangement
• Elaboration des listes de dotations - Mise à
  niveau des stocks et nouvelle organisation
• Elaboration des des procédures de fonctionnement
  et gestion des périmés
• Evaluation
• Démarrage dune réflexion sur le signalement des
  dysfonctionnements
• Déroulement
• De février 2005
• Conditions du déploiement

35
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Mise en
place des dotations

• Suivi des indicateurs et résultats

Variations des stocks en Euros

• 8908 Euros en moyenne avec fortes variations

Variations des stocks en

• 71 de diminution de stocks et harmonisation

36
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Mise en
place des dotations

• Suivi des indicateurs et résultats

Périmés






















Périmés
37

Organisation du circuit du médicament dans les
hôpitaux et cliniques
Bureau Veritas Consulting
38
Plan de la présentation

• Phase 1 Analyse de lactivité et du
  fonctionnement
• Phase 2 Construction du plan dactions
• Phase 3 Plan dactions retenu et mise en
  oeuvre
• Phase 4 Résultats des actions

39
Carte didentité

• Caractéristiques générales de létablissement
• Géographique Pavillonnaire Forte activité de
  chirurgie, durgence et réanimation et forte
  activité de cancérologie
• Projets en cours
• Projet de restructuration lourde à 2013
• Projet Pharmaceutique institutionnel
• dont sécurisation du circuit du médicament par
  son informatisation
• dont sécurisation du circuit du médicament par
  une DIN automatisée

40
Carte didentité

• Caractéristiques générales de la pharmacie
• Géographique
• Située sur 2 étages dun pavillon Réception au
  RDC et stocks des médicaments au premier étage
• Etendue, organisée par secteurs séparés par des
  couloirs
• Équipements Sommaires et simples pour le
  stockage et la distribution des lecteurs codes
  barres sont utilisés pour les sorties de stocks

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Profil général de la pharmacie

• Profil pharmaceutique
• Double axe de développement
• Une forte activité de préparation
• Une forte activité logistique globale de
  distribution des médicaments
• Chaîne logistique globale du médicament peu
  structurée à partir dune plateforme de
  dispensation peu ergonomique
• Des compétences  pharmaceutiques  réelles mais
  aussi beaucoup de personnels moins qualifiés
  (Ouvriers professionnels)

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Circuit du médicament

• Un circuit du médicament non informatisé
• Des prescriptions médicales écrites, datées et
  signées
• Un support de prescription  uniforme  selon
  les services
• De nombreuses retranscriptions Fiches outils
• Une traçabilité des actes et des acteurs souvent
  absente
• De nombreux bons d urgence malgré des bons de
  commandes de type liste qualitative de dotation
• Des pratiques à  risque  en matière de gestion
  des armoires à pharmacie
• Aucune procédure de gestion des armoires à
  pharmacie
• Plusieurs dosages dune même référence dun
  produit dans le même tiroir ou plusieurs
  références dans le même tiroir
• Des étiquettes manuelles peu lisibles (raturées)

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Plan de la présentation

• Phase 1 Analyse de lactivité et du
  fonctionnement
• Phase 2 Construction du plan dactions
• Phase 3 Plan dactions retenu et mise en
  oeuvre
• Phase 4 Résultats des actions

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Amélioration de la chaîne logistique
Dispensation
Administration
Prescription
Analyse pharmaceutique
Flux physiques
Mise en place des dotations
Relevé des modifications de prescription dans les
UF par les internes étudiants
Mise en oeuvre
Mise à niveau des armoires médicaments
Test du système plein vide sur les gros volumes
Procédure de mise en place des dotations 1 BP
pendant 6 mois (120 UF )
Procédure / ressources
Audit Avant / Après mise en place des dotations
( dont - Valorisation des de stockages périmés
impact dur lorganisation pharmacie) Audits de
suivi
Evaluation
45
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Mise en
place des dotations

• Suivi des indicateurs et résultats

Périmés






















Périmés
46
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Mise en
place des dotations

• Résultats - Extrapolation
• Résultats - Outils conçus à ce jour
• Procédure de gestion des périmés
• Procédure de gestion des retours
• Grilles daudits des armoires

Périmés
47
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Mise en
place des dotations

• Résultats - Extrapolation
• Résultats - Outils conçus à ce jour
• Procédure de gestion des périmés
• Procédure de gestion des retours
• Grilles daudits des armoires

Périmés
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Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Système
plein vide SM DMS

• Objectifs de laction et spécificités du
  contexte
• Projet institutionnel Gros volumes (SM et DMS
  en plein vide)
• Proposer aux unités de soins une méthode simple
  de gestion des stocks de gros volumes
• Diminuer les périmés,
• Diminuer les stocks,
• Améliorer le rangement,
• Méthode utilisée
•  Phase préparatoire dentretiens exploratoires
  (cadres de santé)
• Elaboration du planning projet
• Elaboration et validation des dotations
• Installation des équipements et mise en place de
  la dotation
• Formation des utilisateurs
• Evaluation de la satisfaction des utilisateurs
• Déroulement
• Evaluation de la satisfaction des utilisateurs
  fin 2005 / Début 2006
• 6 services
• Mise à disposition de ressources Appui dun
  Pharmacien - Ingénieur des Mines pendant 6 mois
  pour la pharmacie

49
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Système
plein vide SM DMS

• Suivi des indicateurs et résultats
• Références commandées avant et après la mise en
  uvre,
• Diminution du nombre de références commandées de
  30 à 45 en fonction des services

50
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Système
plein vide SM DMS

• Suivi des indicateurs et résultats
• Produits sur-stockés et périmés,
• Le coûts des périmés et des  sur-stock 
  représente environ 13 900 euros pour les 6
  services de soins
• Ecart entre les valeurs de stocks avant / après

51
Logistique et gestion des stocks
rationalisation des flux logistiques - Système
plein vide SM DMS

• Résultats observés
• Temps passés environ 560 heures (dont
  stagiaire)
• Satisfaction des utilisateurs
• Satisfaction générale
• Qualité du rangement / périmés trouvés
• Adaptation des dotations aux besoins