Lexprience du Rseau mre enfant dun dossier patient partageable

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Lexpérience du Réseau mère enfant dun dossier
patient partageable

• Dr Lucie Poitras
• Directeur médical
• CHU Ste-Justine.
• Novembre 2004

2
4 points..

• Le réseau , une organisation de soins intégrés
• Le projet de dossier patient partageable
• La situation des dossiers informatisés
• Les leçons de notre expérience et des expériences
  répertoriées

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Le réseau , lorganisation de soins de lavenir
Le CHU Ste-Justine Un centre mère enfant de 450
lits 20 000 admissions année 200 000 visites
externes 60 de la clientèle provient de
lextérieur de lîle de Montréal
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Le réseau , lorganisation de soins de lavenir

• Réseau mère-enfant
• Organisation réseau liant des centres
  hospitaliers entre eux par le biais dententes
  formelles entérinées par le C.A. pour favoriser
  les soins aux mères et aux enfants.
• Début en 1997.
• Maintenant prévoir arrimage avec les RUIS et les
  centres locaux.

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Le réseau , lorganisation de soins de lavenir
Le Réseau mère enfant 20 centres hospitaliers
offrant des soins aux mères et aux enfants au
Québec 7 régions socio sanitaires.
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Concept du réseau de soins intégrés , le patient
est le centre du système , les organisations
doivent sarticuler entre elles. un défi
organisationnel mais aussi informationnel
Web

CHU
Domicile
Hôpital
Patient
Trouver une façon de partager linformation
clinique pertinente ?????????
CLSC
Clinique
7
Le réseau , lorganisation de soins de lavenir
Comment assurer la transmission de linformation
???????
HSJ
8
Le réseau , lorganisation de soins de lavenir
Hôpital en région
HSJ
Comment colliger linformation de cette
consultation par télémédecine, qui conserve les
données, Un centre , les deux centres ou aucun
???????
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Réseau mère-enfant

• Problèmes à résoudre en lien avec linformation
  clinique,
• la transmission et le partage de linformation
  clinique. ( utilisation du téléphone, du fax,
  courrier)
• laccessibilité de linformation clinique au
  moment nécessaire.
• Larchivage des sessions de télémédecine.
• La circulation et le partage de linformation
  clinique deviennent des incontournables dans ce
  modèle dorganisation

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Les défis du partage de linformation

• Intégration des données cliniques en provenance
  de systèmes différents, provenant de fournisseurs
  différents, de centres hospitaliers différents
  (autonomes, de régions socio sanitaires
  différentes)
• Intégration et gestion dindex différents .
• Normalisation du vocabulaire (une classification
  simple et connue)
• Un outil simple
• facile dutilisation.
• sans obligation dentrer des données par les
  cliniciens
• Un outil qui sera utilisé .

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Les défis du partage de linformation

• Un outil pouvant supporter une quantité
  importante de dossiers .
• Un outil de base ayant déjà démontré son
  efficacité.
• Un système présentant une certaine flexibilité
• Le développement de modules, interfaces
  réutilisables pour dautres projets.
• Une compagnie fiable , capable de supporter le
  développement du produit , crédible .
• Intégration de données du dossier patient mais
  pas toutes les données, plusieurs données sont
  encore sous forme papier

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De la recherche dune solution à la fin du projet
pilote, 5 ans !!!!

• Recherche dun produit en 1999
• Négociation 1999-2001
• Signature du contrat en 2001
• Implantation du projet pilote , 2001-2004
• Déploiement en 2005

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Les partenaires du projet Arc-en-ciel un nombre
limité dutilisateurs pour contrôler laportée du
projet
Un projet limité, Démonstration du potentiel
dutilisation Innovation en télésanté
Clinique la Source Clinique pédiatrique de
Laval Clinique pédiatrique du CHARL Clinique
pédiatrique Val des Arbres Clinique pédiatrique
de la polyclinique St-Eustache
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Une solution, un dossier patient partageable
Systèmes dinformation Hôpital Ste-Justine
Le dossier patient partageable
Utilisateur
Systèmes dinformation Centre Hospitalier St
Eustache
Systèmes dinformation Cité de la santé
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Description du projet Arc-en-ciel (DSÉ)

• Expérimentation de trois solutions de partage
• dinformations
• 1. Le dépôt  dossier santé électronique  
• 2. Lindex-patient maître
• 3. Le dossier de télémédecine intégré au dépôt.
• Les sous-projets clés
• 1.Un dictionnaire dentités médicales
  (normalisation).
• 2.Un consentement électronique pour mettre en
  partage les données.
• 3.Messagerie
• 4.Interfaces protocoles d échanges standards

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Composantes dinfrastructure du projet
Arc-en-ciel (DSÉ)
DSÉ Arc-en-ciel
Services communs réutilisables
Service didentifiant unique
Service de normalisation
Service de consentement
Service de messagerie
Service dintégration
Service de sécurité
Interfaces standards/Communication
Applications sources
ADT
Dossier numérisé
Télémédecine (cardiologie et dermatologie)
Sommaire de dossier
Labo- ratoire
Radiologie (rapports images)
Transcrip- tion
Rendez- vous
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Interfaces entre les systèmes
Hôpital Sainte-Justine
Transcription
Lautonomie de chaque CH est conservée
Labo
Index patient
Sommaire dossier
ADT
Dossiers patients partageables - HNS (avec
consentement)
Utilisateur CSL CHSE, HSJ ou clinique
PACS/RIS
Centre hospitalier St-Eustache
Cité de la santé Laval
Transcription
Transcription
DPE
Labo
Labo
Index patient
Index patient
DPE
DPE
Sommaire dossier
Sommaire dossier
ADT
ADT
PACS/RIS
PACS/RIS
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ENSEMBLE DES RÉSULTATS CLINIQUES PAR
ORDRE CHRONOLOGIQUE pour tous les CH
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Onglet radiologie RAPPORTS D IMAGERIE EN ORDRE
CHRONOLOGIQUE
20
Portée du projet
Établissements visés
Implanter les mécanismes pour tenir compte de
Hôpital Sainte-Justine, CHU Mère-enfant Cité
Santé de Laval Centre hospitalier St-Eustache 5
cliniques pédiatriques
Sécurité Gestion du consentement Transfert de
données Dictionnaire d entités médicales
Diffuser les données-patients suivantes
Mettre en place un environnement partagé
comprenant
Rapports de radiologie Rapports de
télésanté Données démographiques Rapports de
laboratoires Transcriptions
Serveur de configuration Serveur de test Serveur
de formation Serveur de production Unité de prise
de copie
Interfaces (portion HDN) aux systèmes
existants Sécurité (authentification, profils de
sécurité et définition des rôles) Administration I
ndex-maître (MPI)
Former les formateurs pour
50 utilisateurs de Sainte-Justine 15 utilisateurs
de Cité de la Santé 5 utilisateurs de
St-Eustache Le shierners, des CLSC
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Phases du projet
22
Phases du projet
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Un projet risqué

• Un risque technologique
• Plusieurs fournisseurs,
• Une technologie choisie en 1999 mise en
  production en 2004 dans un domaine en pleine
  évolution .
• Mais surtout ,
• Un risque humain
• introduire une nouvelle façon de faire
• Des équipes de trois centres hospitaliers
• Un risque organisationnel
• Un risque légal
• Retard de 9 mois, contour financier respecté

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Les défis de la gestion de projet
Plusieurs intervenants, plusieurs centres,
plusieurs fournisseurs pour les systèmes sources,
changement des intervenants au fil des
ans. Beaucoup dembûches pour nous dévier des
objectifs initiaux . Des priorités différentes
selon les acteurs, fournisseurs, ministère .
Le grand défi, garder le cap sur le contenu, la
portée du projet. Un projet premièrement clinique
avant dêtre technologique . Attention à
linflation. Importance dimpliquer les
utilisateurs
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Le facteur humain, lélément primordial de tout
projet clinique
La difficile tâche de travailler tous dans la
même direction, La première priorité de tout
projet informatique en santé
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Aujourdhui

• En production
• Plus de 100 000 dossiers
• 18 mois de données cliniques
• 8000 consentements partageables
• Peu de refus par les parents de consentir au
  partage des informations cliniques
• 250 utilisateurs
• Utile davantage en clinique quen centre
  hospitalier
• Déploiement à poursuivre
• Dossier Info route Canada , vers un dossier
  patient partageable
• à grande portée dans le cadre de la
  réorganisation des services de santé en Réseau (
  réseaux locaux et RUIS)
• Il faut aller plus loin . Un pas vers des
  services en ligne

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La situation des dossiers informatisés
Aux Etats-Unis Progrès plus important dans
linformatisation au sein de centres dun groupe
hospitalier, encore peu dexpériences de dossier
patient partageable . Un dossier informatisé
avec un requête résultat 3.5 des centres
américains 1.2 vraiment actif majoritairement
des centres universitaires Un coût children
hospital of Pittsburgh, 235 lits, 10 millions
us. Tout le monde en parle . Mais nous en
sommes encore au début Domaine en pleine
évolution moins mature que dans dautres
domaines (le domaine bancaire.)
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La situation des dossiers informatisés

• Au Québec
• Dossier patient partageable , expériences du
  Laval, Mauricie en oncologie .
• Dossier informatisé , expérience de Ariane (
  Sherbrooke) , Ana Laberge .
• Dossier numérisé , St-Eustache , Cité de la
  Santé, Legardeur .
• Expériences de PACS, Ste-Justine, Charles Lemoyne
  
• Hôpital sans papier, aucun

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La situation des dossiers informatisés

• Nous en sommes encore au début
• Prévision,
• une explosion dans les prochaines années
• Développement du dossier informatisé associé avec
  un requête résultat
• Déploiement de dossier patient partageable
• Services en ligne pour les patients (rendez vous
  )

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Les leçons de notre expérience et des expériences
répertoriées
Implantation dun dossier informatisé
représente tout un défi .. Il faut savoir se
préparer Pour réussir ce combat . Gestion de
projet , 20 lié à la technologie 80 lié au
facteur humain.
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Les grands défis pour réussir

• 1. Un engagement de la haute direction
• Un engagement à supporter le projet dans ses
  hauts et ses bas, être en mesure de faire face
  aux tempêtes.
• Les investissements nécessaires , notamment une
  équipe de projet, un support hors pair , un suivi
  rigoureux. ( le problème en santé, un projet sans
  budget)
• 2. Coût
• Les investissements nécessaires pour réussir un
  tel projet sont considérables il faut y mettre
  le prix.

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Les grands défis pour réussir

• Lintroduction dun dossier informatisé
  représente une révolution culturelle majeure dans
  les centres hospitaliers et auprès des médecins.
• Besoin de bien planifier ce grand bouleversement
• La résistance médicale
• Avoir un champion médecin pour le projet
• Avoir des médecins très impliqués .
• Savoir satisfaire les attentes et adapter le
  système aux besoins des médecins.
• Sassurer que lexpérience sera positive
  prendre le temps.

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Les grands défis pour réussir

• 4. Révision des processus de travail
• Point majeur .
• Prendre le temps de revoir nos façons de faire
  avec lintroduction du dossier informatisé
• Il est crucial de modifier les façons de faire ,
  sinon risque de préserver deux modèles en
  parallèle, de mettre en péril lintroduction du
  dossier informatisé.
• Il est important de vérifier le temps, le temps
  pour faire le quotidien pour des gens qui nont
  pas de temps
• Il est difficile de changer . Changement des
  habitudes

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Les grands défis pour réussir

• 5. les limites de la technologie
• Attention aux attentes ou aux promesses trop
  positives ou irréalistes , la déception peut être
  difficile pour la survie du projet .
• Attention aux promesses du fournisseur le temps
  dimplantation, les capacités du système .
• Un produit paramétrisable , adaptable, évolutif.
• 6. communiquer, communiquer.
• Un plan de communication , des multiples rappels
  
• Un plan visant le retrait de la possibilité de
  travailler autrement

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Les grands défis pour réussir

• 7. mesurer les progrès
• Suivre de très près les indicateurs du projet
• Temps réponse, nombre et fréquence utilisateurs.
• Projet clinique, mesurer des indicateurs
  cliniques également.
• Temps réponse clinique, temps dentrée, délai
  pour accès à linformation
• 8. la formation
• Former les médecins qui nont pas et ne prennent
  pas le temps pour des sessions de formation.

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Le plus grand défi les relations inter
personnelles.
Le plus grand défi, apprendre à se
comprendre Développer une confiance mutuelle.
Établir progressivement une façon de voir
commune. Élaborer des règles du jeu claires.
Élucider les non dits, les jeux de pouvoirs, les
incitatifs cachés. Tout un défi..
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Un dossier patient informatisé ou un dossier
patient partageable Un grand défi pour les
prochaines années
MERCI