Saddik Solbi

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Forum ESI-Entreprise 2007

• Présenté par

LE CHANTIER DES ARCHIVES NATIONALES

• Saddik Solbi

03/05/ 2007
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INTRODUCTION

• ANALYSER LEXISTANT
• Complexité, multitude des intervenants,
  atomisation des dépôts darchives, manque de
  coordination dues à labsence dune politique
  nationale en la matière

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INTRODUCTION

• DEPHASAGE ENTRE LES SERVICES DINFORMATION ET DE
  DOCUMENTATION ET CEUX DES ARCHIVES.
• Pléthore des SID et absence des Services
  darchives

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INTRODUCTION

• Le Secteur privé et le semi-public en avance sur
  ladministration publique
• cas des lauréats de lESI
• Multitude des sociétés de services en GED,
  record management, archivage électronique et
  migration et/ou conversion des SI.

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INTRODUCTION

• Le Secteur privé et le semi-public en avance sur
  ladministration publique

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INTRODUCTION

• La problématique archivistique nécessite
  lélaboration de normes, de standards et de
  systèmes inter opérables.
• La nécessité de penser à une ou plusieurs
  institutions qui auraient la charge de
  normaliser, promouvoir, adopter et adapter ces
  dites normes.

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INTRODUCTION

• La gestion archivistique peut être donc appréciée
  selon des acceptions personnelles,
  technologiques, déontologiques, politiques ou
  même économiques . ou simplement tout à la fois.
  Il devient nécessaire de linstitutionnaliser.
• Ce cadre institutionnel peut être ériger à
  différents niveaux  Il sagit de trois niveaux

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Les trois niveaux

• Au niveau micro, une personne, une institution,
  entreprise, un département ou une Faculté
• Au niveau national à léchelle dune institution
  faisant partie du SNID ou dun projet de portée
  nationale tel que les archives du Maroc, la BNRM
  . Focaliser sur les aspects technologiques et
  techniques
• Au niveau global (applications des normes
  internationales).

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Au niveau dune institution

• système de gestion de connaissance
• Un Portail d'institution et gestion de contenus
• Des Bases de connaissances et gestion
  électronique documentaire.
• Collaboration
• E-learning.
• Moteurs de recherche
• Veille technologique
• Business intelligence, data et text mining

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Au niveau dune institutionsuite

• Outils de représentation visuelle
• La gestion des connaissances est-elle toujours un
  projet d'une institution ?

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Au niveau national

• Créer un cadre institutionnel pour les archives
  et la GED au niveau national suppose la mise en
  place dune politique nationale en matière de
  TIC, information au sens large et archives. Cette
  Politique nationale doit comporter ce qui suit 
• Mise en place d infrastructures physiques 
• Établissement dun cadre législatif et
  réglementaire 
• Création de ressources nationales en
  information 

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Au niveau nationalsuite

• Les applications sectorielles des TIC dans des
  domaines clés, la gestion des archives et du
  record management dans notre cas de figure 
• Création de liens entre la politique nationale et
  les objectifs nationaux (e-Maroc, Administration
  on line, INDH,.), régionaux (NEPAD, AISI ) et
  mondiaux (SMSI, GNP, OMC et ses volets de
  e-commerce) e  g,

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Au niveau nationalsuite

• Le développement des ressources humaines ou le
  renforcement des capacités tant techniques que de
  gestion

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AU NIVEAU INETRNATIONAL 1

• Linstitutionnalisation de larchivage
  électronique sest dabord manifestée dans les
  réseaux dinformation dits coopératifs, ensuite
  dans les différentes initiatives régionales
  visant la réduction de la fracture numérique
  entre info-pauvres et info-riches

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LA NUMERISATION

• Numériser façon de coder
• La numérisation des documents (textes, images,
  son et films) abolie la spécificité des supports
  et permet à lutilisateur de nouvelles
  possibilités de consultation, il sagit donc des
  germes embryonnaires de fonds virtuel

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Fonds virtuel

• Le fonds virtuel constitue un processus, une
  évolution
• A pour piliers les éléments suivants 
• Linformation en format numérique
• Laccès aux télécommunications
• Les outils directement utilisables par
  lUtilisateur

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De la numérisation au fonds virtuel
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1. Objectifs généraux

• Si l'on veut promouvoir la transparence dans
  l'administration publique et mettre en place un
  accès direct aux archives publiques au Maroc pour
  tous les citoyens, il faudra relever plusieurs
  défis

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1. Authenticité

• Garantir l'authenticité de l'information nest
  pas chose aisée. Les documents électroniques sont
  faciles à modifier. Document warehouse, archivage
  électronique et gestion des enregistrements
  électroniques proposent des solutions concernant
  la preuve d'audit et le stockage sécurisé à long
  terme. Il faudra adopter des règles permettant de
  définir des méthodes de stockage sécurisées
  comparables, qui garantissent l'authenticité des
  informations stockées.

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2. Conservation et longévité

• Eu égard aux besoins de stockage des
  informations à court et à long terme, la
  conservation et la longévité des données
  constituent un véritable défi. Les supports et
  les logiciels de stockage retenus doivent pouvoir
  faire l'objet de migrations et de mises à niveau
  futures pour garantir l'intégrité des
  informations originales. Il faudra concevoir des
  standards et des procédures pour garantir la
  disponibilité à court et à long terme des
  informations, archives et documents.

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3. Accessibilité

• Pour répondre aux besoins d'une société ouverte,
  axée sur l'information, l'accès à l'information
  doit être à la fois facile et uniforme. A
  l'heure actuelle, comme cet accès est encore
  souvent placé sous le signe de la diversité des
  méthodes et des interfaces utilisateur, il est
  souvent réservé aux spécialistes. Il faut donc le
  démocratiser.

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4. Protection de la vie privée
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5. Sécurité

• La sécurité est un des grands problèmes lorsque
  l'on parle des solutions accessibles au public.
  Il faut empêcher que des personnes non autorisées
  puissent avoir accès aux informations et les
  modifier ou les effacer.

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6. Différenciation des utilisateurs

• Il y a de nombreuses catégories d'utilisateurs,
  qui vont du professionnel de l'information au
  citoyen moyen. Chaque catégorie d'utilisateurs a
  des besoins différents en termes d'interfaces, de
  techniques de recherche automatique, de
  préparation et de profondeur des informations.
  Les logiciels et les solutions d'accès à
  l'information doivent être conçus de manière à
  tenir compte de toutes ces catégories
  d'utilisateurs et à leur proposer des méthodes
  adéquates.

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7. Rentabilité

• Le temps des solutions individuelles est révolu.
  Outre leur coût exorbitant, les applications de
  ce type ont pour inconvénient que leur mise en
  uvre prend des années. L'on a besoin de
  logiciels standard qui soient à la fois efficaces
  et faciles à configurer, utilisables sur
  n'importe quelle plate-forme et multilingues pour
  répondre aux besoins du pays. Les institutions
  publiques doivent coopérer avec l'industrie TIC
  pour développer ces solutions.

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8. Utilisation d'applications standard et/ou
largement répandues

• L'industrie TIC peut proposer des solutions
  basées sur des standards reconnus . Ces standards
  concernent les méthodes daccès telles que SQL,
  formats de stockage, des types de définitions
  tels que XML, léchange de procédures et de
  protocoles. Les solutions standard dans le
  domaine de l'accès aux archives publiques peuvent
  revêtir la forme de progiciels mis à la
  disposition de chaque acteur à un coût minime,
  voire nul.

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2. ASPECTS JURIDIQUES

• La promotion de la transparence de
  l'administration publique et de l'accès direct
  aux archives publiques pour tous les citoyens
  soulève une série de questions d'ordre juridique.
  Dans certains cas, il y aura même lieu de
  modifier le cadre légal.

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1. Signature électronique

• La signature électronique confère une nouvelle
  qualité aux documents électroniques. Les
  documents pourvus d'une signature électronique
  possèdent la même validité juridique que les
  documents rédigés sur papier et signés à la main.
• Projet de loi sur léchange des documents
  juridiques

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1. Signature électronique (2)

• Je suggère quil faut envisager différentes
  catégories de signature électronique en fonction
  de la nature juridique des documents et des actes
  administratifs correspondants.
• Etablir des règles régissant l'utilisation des
  différents types de signature électronique en
  fonction de la qualité de l'activité concernée et
  de la valeur de l'information.
• Les problèmes de l'archivage à court et à long
  terme et de l'admissibilité en droit des
  documents numériques ayant fait lobjet dune
   migration  doivent être résolus.

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2. Admissibilité des documents numériques

• Il faut réfléchir dès maintenant à
  ladmissibilité des documents électroniques
  auprès des juridictions car Les documents créés
  numériquement n'ont plus d'équivalent papier.

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3.Code déontologique et éthique

• Dans un monde en rapide mutation, la législation
  ne peut pas fixer des normes techniques. Elle ne
  peut que fixer un cadre, définir des procédures
  et des normes de qualité.

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4. Utilisation des informations et respect de la
vie privée

• La protection des données à caractère personnel
  doit être garantie dans tous les systèmes de
  gestion d'archives. Des méthodes pratiques pour
  empêcher et dépister lutilisation illégale de
  données à caractère personnel doivent être
  intégrées dans les solutions TIC

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5. Droits dauteurs et droits connexes

• Le libre flux et la libre utilisation des
  informations numériques présente un point faible.
  
• Le texte sur les droits dauteurs et droits
  voisins de lannée dernière

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Harmonisation de la législation nationale avec la
législation internationale
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3. QUALIFICATION ET FORMATION

• Insister sur les aspects de la GED
• Référentiel métier
• Formation aux nouveaux métiers de linformation
• Visibilité
• Valeur Ajoutée

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4. PREREQUIS FONCTIONNELS ET TECHNIQUES

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1.Standardisation

• Il y a un besoin de standardisation,
  d'harmonisation et de réglementation. La réponse
  à ce besoin aura des répercussions dans plusieurs
  domaines techniques liés aux logiciels, aux
  formats d'échange, aux protocoles et aux
  interfaces. La standardisation doit fixer des
  limites au développement de logiciels et de
  systèmes, mais doit aussi définir des règles
  déchanges, de qualité et dinteropérabilité.

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2.les métadonnées

• Constituent un des défis qu'il est le plus
  impérieux de relever. Il ne devrait y avoir
  aucune différence entre les standards de
  métadonnées utilisés dans le service public et
  ceux utilisés dans le secteur commercial. La
  standardisation devra porter sur une série
  dattributs de base, les règles d'utilisation des
  métadonnées et un format autodescriptif tel que
  XML, avec des types de définition appropriés.
  Outre les informations relatives au document, les
  métadonnées doivent aussi comprendre des
  informations sur la sécurité et le contexte.

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3. Modèles de référence pour lutilisation
interne et externe des informations

• Il ny a aucun espoir que lon dispose dans
  chaque administration dun modèle daccès unique
  quel que soit le type de système utilisé. Mais il
  doit, au moins, y avoir des règles bien définies
  régissant laccès à linformation et
  l'utilisation qui en est faite. Ces règles
  doivent préciser quelles informations sont
  publiques, quelles informations revêtent un
  caractère privé et quelle qualité les
  informations doivent avoir pour pouvoir être
  publiées. Il convient à cet égard de faire une
  distinction entre les utilisateurs internes dune
  administration (le producteur, le collecteur et
  le gestionnaire de linformation dans des
  archives publiques) et les différents types
  dutilisateurs externes, dès lors que ces deux
  catégories dutilisateurs nauront pas les mêmes
  droits daccès

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4. Multilinguisme

• Le Maroc a tout spécialement besoin de logiciels
  capables de gérer des informations multilingues
  (Arabe, Amazigh, Français, Espagnole et Anglais.
  Les exigences à cet égard comprennent la
  traduction automatique non seulement du texte
  mais aussi du contexte. Les thésaurus
  multilingues permettent dindexer les
  informations et de préparer les archives en vue
  de leur utilisation future par des particuliers
  qui ignorent à peu près tout des informations
  disponibles et de leur contexte. Pour mener ces
  tâches à bien, il faudra combiner plusieurs
  méthodes daccès structuré et de recherche en
  mode plein texte.

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5. Modèles de référence pour lutilisation
interne et externe des informations

• Il ny a aucun espoir que lon dispose dans
  chaque administration dun modèle daccès unique
  quel que soit le type de système utilisé. Mais il
  doit, au moins, y avoir des règles bien définies
  régissant laccès à linformation et
  l'utilisation qui en est faite. Ces règles
  doivent préciser
• informations publiques,
• informations privées
• quelle qualité les informations doivent avoir
  pour pouvoir être publiées.
• Il convient à cet égard de faire une distinction
  entre les utilisateurs internes dune
  administration (le producteur, le collecteur et
  le gestionnaire de linformation dans des
  archives publiques) et les différents types
  dutilisateurs externes, dès lors que ces deux
  catégories dutilisateurs nauront pas les mêmes
  droits daccès.

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6. Gestion des accès et autorisations

• Les droits daccès et les autorisations ne
  peuvent être gérés quau niveau de chaque
  institution mais pas au niveau national.
  Plusieurs sites, plusieurs fonds d'archives
  seront ouverts à divers groupes dutilisateurs.
  Les divers groupes dutilisateurs sélectionneront
  les informations auxquelles ils souhaitent avoir
  accès. Les bases pour de futures solutions seront
  des registres des services qui feront appel à des
  standards internationaux tels que
  LDAP.(Lightweight Directory Access Protocol). Il
  faut fixer des standards et des règles et les
  faire appliquer en vue de dempêcher les
  personnes non autorisées davoir accès aux
  informations.

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7. Indexation, classification, syndication et
agrégation, référencement

• Lindexation et la classification des
  informations constituent le fondement même dun
  accès ouvert. Lorsque lindexation est incomplète
  ou incorrecte, cela provoque des erreurs dans le
  résultat des recherches. Il faut définir
  globalement au niveau national la profondeur, le
  degré de complétude et la qualité de lindexation
  des archives. Ces normes de qualité devront
  sappliquer à toutes les méthodes dindexation,
  qu'elles soient manuelles ou automatiques

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• POUR VOTRE ATTENTION