Prsentation PowerPoint

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Titre
L'intranet, support stratégique de la
communication de la collectivité
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Présentation

• Thomas Prudhomme, chef de projet
• thomas.prudhomme_at_ws-interactive.fr
• WS INTERACTIVE
• Quelques références dIntranet de collectivités
  Intranet Pastel de la Préfecture de Haute
  Garonne, Intranet de la SEMVAT, Intranet de
  lAgence de lEau Rhône Méditerranée Corse, SITR
  (Extranet)

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Introduction

• Intranet, définition
• (n. m.) Réseau de télécommunication et de
  téléinformatique destiné à l'usage exclusif d'un
  organisme et utilisant les mêmes protocoles et
  techniques que l'internet.(Journal officiel du
  16 mars 1999 "Vocabulaire de l'informatique et de
  l'internet")
• Réseau local et privé (entreprise) qui utilise
  les technologies de l'Internet  Web, e-mail,
  etc., mais ne s'ouvre pas aux connexions
  publiques.

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Introduction

• Plan de latelier
• Intranet et collectivités, les enjeux
• Intranet et communication à l'intérieur d'une
  collectivité
• Mise en oeuvre d'un Intranet dans une
  collectivité
• Conclusion et discussions

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1ère Partie

• Intranet et collectivités,
• les enjeux

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Intranet et collectivités, les enjeux

• Maîtriser les implications sur le travail dans
  la collectivité

Habitudes de travail à adapter, à
modifier Outils de travail partagés et
"contrôle" de l'activité Archivage des actions
(quantité, qualité) Egalité dans le travail
remise en cause par l'utilisation des outils
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Intranet et collectivités, les enjeux

• Maîtriser la communication au sein de la
  collectivité

Création dun support officiel dinformation Réfé
rence à une source commune, accessible par tous
Fin des informations alternatives, officieuses,
contradictoires
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Intranet et collectivités, les enjeux

• Maîtriser la communication vers l'extérieur

Source officielle du discours vers l'usager,
accessible facilement par tous (moteur de
recherche) Préparer et accompagner les campagnes
de communication Offrir une nouvelle forme de
communication vers les partenaires
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Intranet et collectivités, les enjeux

• Maîtriser la communication vers l'extérieur

Gérer les urgences dans la collectivité, et
répercuter vers le public
Intranet SEMVAT GRAND ESPACE EN PAGE
DACCUEIL RESERVE A LACTUALITE
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Intranet et collectivités, les enjeux

• Supporter la mise en place générale des NTIC...

Intranet pour centraliser l'accès aux
applications, Mise à disposition de tutoriaux,
daides à la prise en main Création dun
environnement convivial, publication de retours
dexpérience
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Intranet et collectivités, les enjeux

• ... sans créer un "outil de plus"

Créer un environnement mixte applications
informatiques et contenu éditorial Diversifier
les discours direction vers employés mais
aussi employés vers employés Partager la
gestion du contenu et inclure les utilisateurs au
quotidien
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2ème Partie

• LIntranet,
• outil de communication
• de la collectivité

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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication collaborative un
  nouvel outil de travail

Espaces de travail collaboratifs

• Dépôt de documents en
• ligne,
• Workflow de
• collaboration,
• Journal des actions

Système dInformation Régional de lEtat MODULE
DE CAR
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication collaborative un
  nouvel outil de travail

Accès centralisé aux applications

• Accès à partir de laccueil
• Identification centralisée
• Aide disponible

Agence de lEau Rhône Méditerranée Corse A
DROITE DE LA PAGE DACCUEIL, IDENTIFICATION ET
LIENS DACCES VERS TOUTES LES APPLICATIONS
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication collaborative un
  nouvel outil de travail

Intégration dorganismes extérieurs grâce à des
Intranet accessibles depuis lextérieur
Extranet Partie d'un intranet accessible à
l'extérieur de l'entreprise à des personnes
précises - login et mot de passe pour des
fournisseurs par exemple - sur Internet.
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication unifiée la
  centralisation de l'information

Accès à l'information indépendamment du poste de
travail ou sur des supports partagés Meilleur
classement de l'information, accès à
l'information facilitée grâce à un moteur de
recherche Un moyen d'archivage et de contrôle
des accès mémorisation des mises à jour
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication unifiée la
  centralisation de l'information

Médiathèque et mise à disposition de procédures,
annuaires

• Information centralisée et classifiée
• Recherche facilitée

Pastel, Préfecture de la Haute Garonne NOTES
DE SERVICES EN LIGNE ET MOTEUR DE RECHERCHE
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication interne un vecteur
  RH

Relais des messages de la collectivité vers les
agents Diffusion dune Lettre interne lisible
sur lIntranet, actualités spécifiques sur la vie
du personnel Recueil de messages et de
commentaires des agents sur la collectivité
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication interne un vecteur
  RH

Communication vers les agents de la collectivité

• Utilisation despaces récurrents pour la
  communication vers les agents
• Actualités

Pastel, Préfecture de la Haute Garonne LEDITO
EST LE RELAI DES DIRECTIONS
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LIntranet, outil de communication de la
collectivité

• Intranet et communication interne un vecteur
  RH

Relais de la vie associative et syndicale

• Espaces dexpression
• Petites annonces
• Agenda des associations

Agence de lEau Rhône Méditerranée Corse AGENDA
DE LAMICALE ET DE LASSOCIATION SPORTIVE
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3ème Partie

• Mise en uvre
• d'un Intranet dans
• une collectivité

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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Analyse de l'existant les questions à se poser

Quels sont les contenus disponibles
informatiques (serveurs locaux, applications,
site Internet) et éditoriaux (archives papiers,
communications, Ressources Humaines, site
Internet) ? Quelle est lattitude générale de la
collectivité vis-à-vis des NTIC ? Quelle est la
relation de la collectivité avec lextérieur ?
(Intégration des fournisseurs, dorganismes
extérieurs, des usagers)
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Choix fonctionnels et techniques

Constitution dune équipe de travail Définition
des besoins fonctionnels, des besoins
dévolutions (fréquence de mise à jour, gestion
des contenus) et du planning Définition d'une
plate forme de développement (existant,
interne/externe) choix techniques Rédaction
dun cahier des charges (Interne/externe) Choix
de la réalisation (Interne/externe, outils CMS)
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Mise en place des ressources, gestion des
  contenus

Intégration dune équipe éditoriale, définition
des responsabilités (avant, pendant et après la
mise en ligne). Implication équilibrée des
différents services (informatique, communication,
etc.) Définition dune marche à blanc durée,
ressources disponibles et cohérence avec le
planning Prévoir un beta-test avant la mise en
ligne, avec retours utilisateurs
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Lancement de lintranet les premiers mois

Planifier et communiquer sur une date officielle
de lancement Accompagnement du lancement par les
autres voies de communication interne de la
collectivité Mise en place de moyens
dassistance aux utilisateurs (téléphone, email
ou permanence) Supprimer les doublons
dinformation
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Lancement de lintranet les premiers mois

Mise en place et promotion de produits dappels

• Infos pratiques de la collectivité
• Applications indispensables

Intranet SEMVAT, REVUE DE PRESSE ET DOSSIER
PRATIQUE SUR INTERNET Pastel, ACCES A LA
BADGEUSE PAR LA PAGE DACCUEIL
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Lancement de lintranet les premiers mois

Mise en place et promotion de produits dappels

• Informations très locales,
• du quotidien
• Espaces déchanges

Système dInformation Régional, LIEN VERS LES
MENUS DU RESTAURANT ADMINISTRATIF Pastel, MODULE
DE PETITES ANNONCES
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Lancement de lintranet les premiers mois

Réactivité sur les remarques utilisateurs

• Formulaires de commentaires
• Réponses personnalisées et explications si pas
  de prise en compte de la remarque

Intranet SEMVAT, FORMULAIRE DE COMMENTAIRE SUR
LINTRANET
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Mise en uvre d'un Intranet dans une collectivité

• Les freins possibles à loutil

• Problème des sources dinformations alternatives
• officielles (doublon avec lexistant, papier ou
  web)
• officieuses (maintien de BDD locales )
• Approche non ergonomique (concession au moment du
  développement), incompréhension de loutil
• Manque de formation sur loutil ou
  lenvironnement de loutil
• Manque dadhésion, appropriation de loutil par
  un petit groupe ou manque de délégation

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Conclusion

• Les clés du succès ?

communication
Pertinence et ressources éditoriales
informatique
Performances technologiques et ergonomie
Adhésion, identification, participation
Intranet
utilisateur
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Conclusion

• Votre avis, vos expériences