Mise en uvre fructueuse des mtadonnes et leons tires

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Mise en uvre fructueuse des métadonnées et
leçons tirées Secrétariat du Conseil du Trésor
du CanadaÉtude de cas

Journée de la gestion de linformation13
septembre 2002 Sara MacKenzieCommunications
ministériellesSecrétariat du Conseil du Trésor
du Canada
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Pourquoi gérer linformation?

• Pour appuyer la prise de décisions efficace
• pour protéger la mémoire institutionnelle
• pour conserver les documents importants et
• pour faciliter laccès aux renseignements
  entreposés tout en sassurant de protéger les
  intérêts juridiques, financiers et autres du
  gouvernement et du public.

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La valeur de lutilisation des métadonnées

• Accroît la possibilité de faire de lInternet un
  environnement dinformation utilisable
• permet dobtenir des données clés sur
  linformation (auteur, dates, mots clés,
  descriptions et relations aux autres éléments de
  contenu)
• sert à gérer le cycle de vie de linformation et
• facilite la navigation et laffichage de contenu
  en ligne.

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Contexte dugouvernement du Canada

• Le principe directeur du Gouvernement en direct
  vise une organisation des services et de
  renseignements axés sur les besoins et les
  attentes des citoyens.
• La norme 6.3 de la Normalisation des sites
  Internet (NSI) exige des sites Web
  gouvernementaux lutilise les cinq métabalises
  obligatoires.

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Environnement actuel du site Web du SCT

• Lexamen de lenvironnement du site Web du SCT
  (mars 2001) a révélé ce qui suit
• classification de linformation et architecture
  du site non intuitifs
• information difficile à trouver et fonctions de
  recherche limitées
• information non accessible sur différentes
  plates-formes et avec différents navigateurs et
• vaste gamme de graphiques, de boutons et de
  couleurs offrant une approche non uniforme et non
  cohérente pour la diffusion en ligne de
  linformation du SCT.

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Projet de refonte du site Web du SCT

• groupe de travail formé de représentants des
  directions et secteurs du SCT et possédant des
  connaissances variées
• revue des constatations et identification des
  améliorations qui pourraient être apportées aux
  sites parallèlement aux travaux de mise en uvre
  des exigences de la NSI
• adoption de meilleures pratiques au sein de
  lorganisation
• mise en uvre en cours

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Objectifs de la refontedu site Web du SCT

• Diffuser de linformation structurée, accessible,
  uniforme, opportune et dans des formats
  multiples
• offrir une approche uniforme, axée sur la
  clientèle, de la façon de présenter et de
  diffuser en ligne linformation du SCT
• gérer efficacement le cycle de vie de
  linformation du SCT, y compris la préservation à
  long terme et
• satisfaire aux normes de la NSI dici
  décembre 2002.

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Métadonnées - Approche du SCT

• Ensemble de métadonnées pour le ministère,
  incluant les métabalises obligatoires de la NSI
• Application décentralisée et chargement des
  métadonnées par les webmestres
• Stockage et extraction centralisés dinformation
  sur les métadonnées (base de données
  ministérielles unique)

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Utilisations desmétadonnées au SCT

• Gestion du cycle de vie de linformation
  (p. ex., dates de création, de révision et de
  preservation)
• géneration dynamique automatique de différentes
  méthodes de navigation du nouveau site (p. ex.,
  organisation, sujets)
• amélioration de la recherche (p. ex., par type de
  document) et
• production de rapports administratifs (p. ex.,
  nombre de politiques, documents marqués aux fins
  de préservation).

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Ensemble demétadonnées du SCT

• Métabalises didentification du contenu 
• Titre
• Description
• Mots clés
• Créateur (auteur et (ou) présentateur)
• Langue de la ressource
• Type de document(p. ex., politique, rapport,
  guide, FAQ)

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Ensemble demétadonnées du SCT

• Métabalises de gestion du cycle de vie
• Source (dc.source)
• Date de création (dc.date.created)
• Date de révision (dc.date.reviewed)
• Date de dernière modification (dc.date.modified)
• Date de fin daffichage (dc.date.preserved)

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Ensemble demétadonnées du SCT

• Métabalises pour la production de vues
  dinformation
• Destinataires
• Sujet
• dc.subject
• dc.subject.category
• dc.subject.schema

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Ensemble demétadonnées du SCT

• Relations avec les autres ressources
• Relation (dc.relation)
• Replaces 
• isPartOf  
• IsBasedOn

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Chargement des métadonnées

• Élaboration dune application interne de saisie
  et de stockage des métadonnées dans une base de
  données ministérielles
• Application complémentaire à notre logiciel de
  gestion de site Web (MS FrontPage)
• Conversion des pages Web à la technologie ASP,
  application du modèle de conception ministérielle
  et chargement des métadonnées
• Webmestres responsables de sassurer que le
  langage HTML soit valide selon les normes de la
  NSI et sy conforme avant dexécuter
  lapplication

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Chargement des métadonnées

• Production de lignes directrices pour aider les
  webmestres à déterminer les valeurs des
  métabalises
• Liste contrôlée de sujets du SCT établie à
  lintention des webmestres et dans laquelle ils
  peuvent choisir les données à inclure dans la
  métabalise dc.subject tag
• Liste de sujets du SCT associée aux termes du
  thésaurus du GC et chargée automatiquement après
  que le webmestre a choisi un sujet dans le
  vocabulaire contrôlé du SCT

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(No Transcript)
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Mise en uvre

• Sessions de formation individuelles aux
  webmestres du SCT.
• Au cours de lété, les webmestres ont identifié
  les données redondantes et périmées et les ont
  supprimées du site aux fins de préservation à
  long terme.
• Début de la mise en uvre progressive au mois
  daoût 2002.

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Métadonnées horsdu contexte du site Web

• Les métadonnées servent de données
  didentification clés pour le catalogage,
  lextraction et lidentification des relations
  avec dautres documents.
• Travaux visant létablissement dun processus de
  préservation à long terme de linformation
  électronique ministérielle pour notre
  bibliothèque interne.
• Établissement dun processus et de lignes
  directrices pour le retrait, le transfert, le
  catalogage et lextraction dinformation
  électronique qui a été préservée.

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Leçons apprises

• Consulter les auteurs pour identifier les termes
  significatifs quils doivent utiliser.
• Lors de la mise en uvre des métabalises de la
  NSI dici le mois de décembre, prévoyez ce à quoi
  vous voudriez que votre site ressemble dans deux
  ou trois ans. Parallèlement à celles de la NSI,
  prévoyez de nouvelles balises pour la gestion de
  linformation et pour de futures fonctions afin
  de gagner du temps plus tard.
• Faciliter aux webmestres lapplication des
  métadonnées. Fournir des lignes directrices et
  des exemples pour sassurer du balisage approprié
  du contenu.

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Leçons apprises

• Lors du chargement des métadonnées, tenir compte
  de la langue utilisée par les destinataires lors
  de leur recherche dinformation et prévoir des
  mots clés incluant des synonymes et du jargon.
• Un thésaurus de sujets contrôlés des termes liés
  aux opérations de votre organisation assure une
  utilisation uniforme de la langue et sert doutil
  précieux que les webmestres et les auteurs
  pourront utiliser lors du chargement des
  métadonnées.
• Lidentification et le chargement de métadonnées
  pour des dizaines de milliers de pages demandent
  beaucoup de temps mais peuvent offrir des
  avantages intéressants à long terme. Investissez
  dès maintenant.

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Prochaines étapes

• Terminer la phase I effectuer le métabalisage et
  mettre en application les normes de la NSI dici
  le mois de décembre
• Améliorer la fonctionnalité globale du site du
  SCT dans le futur en améliorant, grâce aux
  métadonnées, les fonctions de recherche, la
  navigation et la présentation de linformation
• Établir un processus de préservation de
  linformation électronique retirée du site Web
• Améliorer notre liste de sujets contrôlés en
  préparant un thésaurus ministériel