Tisser des liens entre ladministration centrale et les administrateurs des facults

1
Tisser des liensentre ladministration centrale
et les administrateurs des facultés

• Présenté par
• Caron Bueckert Gord Pasieka et Kimberlee Potter

2
Tisser des liens

• Ordre du jour
• Historiques des écarts observés à lUniversité du
  Manitoba
• Combler les écarts
• Éliminer les écarts
• Difficultés quil reste encore à résoudre

3
Historique des écarts

• Série de projets de renouvellement de systèmes
  dinformation RH, gestion des installations et
  renseignements sur les étudiants
• Système de RH nétait pas tout à fait prêt à être
  mis en uvre
• Renouvellement du système de RH posait problème,
  charges de travail démesurées
• Culture axée sur la crainte et la méfiance
• Principal obstacle à la réussite impossibilité
  dobtenir des réponses

4
Historique des écarts

• Une réunion sest avérée le catalyseur de
  changement
• Les facultés ont exprimé leurs préoccupations et
  ladministration centrale a écouté
• Les administrateurs du secteur des finances se
  sont fait expliquer énergiquement ce quil
  fallait faire pour garantir la réussite

5
Combler lécart
6
Combler lécart

• Trouver des méthodes pour que les gens se
  consultent et travaillent ensemble
• Créer des canaux de communication
• Élargir le cercle de personnes qui sengagent
  dans les processus

7
Combler lécart

• Constituer un groupe de cadres intermédiaires
• Administrateurs à la tête des facultés
• Acteurs de changement

8
Combler lécart

• Créer un système de soutien
• Site Web assorti daide en ligne, dune foire aux
  questions et dautres ressources
• Centre de dépannage
• Administration centrale a donné au personnel de
  la formation sur le service à la clientèle et a
  affecté des ressources à cette tâche

9
Combler lécart
Appels au centre de dépannage
Mise en service
Go-Live
Fin dannée financière
Year-End Period
10
Combler l'écart...

• Tenir ses promesses
• Promesse de donner de la formation à toute
  personne qui en faisait la demande
• Promesse de mettre en place un système de soutien
  avant et après les changements
• Promesse dêtre à lécoute
• Accumulation de capital de sympathie auprès de la
  communauté

11
Combler l'écart...

• Résultats gratifiants
• Les communications ne sont pas sans heurts, mais
  les administrateurs des facultés et les
  utilisateurs sont satisfaits
• Changement considéré comme un  non-événement 
• Équipe responsable de la mise en uvre du système
  Aurora Finance a reçu le prix dexcellence pour
  travail déquipe en 2007

12
Combler l'écart...
Évaluation de la situation
Review
Develop
Initiate
Développer
Déclencher
Revoir
13
Combler l'écart...

• Il reste des écarts de communication
• Pas suffisamment de liens pour se rendre compte
  quil manquait de linformation
• Écart dans les connaissances des deux groupes

14
Éliminer lécart

• Développer davantage le système de soutien
• Administration centrale a créé et pourvu des
  postes afin de répondre au besoin croissant
  détablir des liens avec les facultés
• Représentant du service à la clientèle - finances
  
• Plus de soutien à la sécurité des systèmes
• Spécialiste en optimisation des systèmes

15
Éliminer lécart

• Il faut tisser des liens de façon continue
• Courriels LISTSERV
• Bulletins trimestriels
• Site Web des services des finances

16
Éliminer lécart

• Créer des occasions de montrer aux gens que leur
  opinion compte
• Équipe du service à la clientèle rencontre des
  représentants des facultés
• Conception de formation propre aux diverses
  facultés
• Conception de formation propre aux divers postes

17
Éliminer lécart

• Ne pas donner dordres, faire participer les
  gens
• Surmonter la tendance à commander
• Chaque fois que possible, permettre aux
  administrateurs des facultés de prendre les
  décisions dans les dossiers qui les touchent

18
Éliminer lécart

• Résoudre les problèmes sans tarder
• Rencontres dinformation mensuelles sur lheure
  du midi
• Création dune série de cours sur les finances en
  milieu universitaire

19
Éliminer lécart

• Tenir chaque unité au courant de sa situation
• Échange de correspondance
• Prix dexcellence pour travail déquipe soutenu
  par les cadres intermédiaires
• Utilisation de statistiques et de rapports
  derreurs pour montrer les corrections à apporter

20
Éliminer lécart

• Devrait-il y avoir un titre particulier pour les
  administrateurs du volet affaires?
• Comment gérer les cas demployés qui ont été
  promu, mais nont pas reçu de formation
  officielle?
• Est-ce le rôle de ladministration centrale de
  donner la formation au personnel des facultés,
  au-delà de ce qui touche directement les
  exigences du système?
• Que négligeons-nous de faire, qui ferait en sorte
  que les communications soient plus efficaces
  entre les deux groupes?
• Faut-il instaurer des tests obligatoires pour
  réduire les erreurs? Dans laffirmative, comment?

21
Tisser des liens

• Pourquoi est-ce important?
• Moins derreurs et moins de frustration
• Appui lorsque les choses vont mal
• Réponses obtenues rapidement
• Meilleur produit

22
Résumé Perspective de ladministration centrale

• Tenir ses promesses
• Résoudre les problèmes sans tarder
• Tisser des liens de façon continue
• Ne pas donner dordres, faire participer les gens
• Avoir la volonté de travailler avec les
  administrateurs des facultés

23
Résumé Perspective des facultés

• Trouver des méthodes pour que les gens se
  consultent et travaillent ensemble
• Constituer un groupe de cadres intermédiaires
• Créer un système de soutien et laméliorer par la
  suite
• Tenir chaque unité informée de sa situation
• Avoir la volonté de travailler avec
  ladministration centrale

24
Tisser des liens