Charisma HCM Document Management

1
CHARISMA HR DOCUMENT MANAGEMENT
2
HR Document Management
Solutia TotalSoft

• Solutie dezvoltata pentru companii care
• Utilizeaza Charisma HCM pentru managementul
  informatic al Departamentului de Resurse Umane,
  Administrare si Salarii
• Gestioneaza un numar mare de angajati sau sunt
  companii multi-filiale distribuite geografic
• Administreaza un volum de operatiuni de
  administrare a dosarelor de personal care
  depaseste media
• Întâmpina greutati în satisfacerea cererilor
  clientilor interni - copii dupa actele existente
  la dosar, emiterea de adeverinte, actualizarea
  dosarelor de personal
• Acceseaza des arhiva dosarelor de personal

3
HR Document Management
Beneficii principale

• Solutie integrata bazata pe ultima generatie a
  tehnologiei Microsoft Office SharePoint care
  permite
• Acces si lucru cu orice tip de document
  electronic
• Prezentare pe structura arborescenta, într-o
  maniera personalizata si adaptata clientului
• Administrare de documente integrata cu fluxul de
  de lucru
• Informatii de interes precum fisa angajatului
  (Charisma HCM Portal) sau date operationale
  (Charisma HCM)

4
HR Document Management
Document Center

• Salvare, arhivare, regasire, istoric, control
  versiuni, raportari
• Interfata grafica personalizata

• Zone publice, accesibile tuturor membrilor
• Zone private, accesibile doar unor membri
  (departamente, grupuri de lucru cu drepturi si
  nivele de acces)
• Adaugare si actualizare de documente

5
HR Document Management
Istoric document

• Se pot pastra toate modificarile unui document
  sub forma de versiuni ale documentului, având
  posibilitatea de a le vizualiza oricand si chiar
  de a reveni la o versiune anterioara.

6
HR Document Management
Arhiva documente angajat

• Diverse filtre si criterii de cautare în arhiva -
  marca angajat, nume angajat, tip document - sau
  folosind produsele Charisma HCM, HCM Portal sau
  Charisma ERP
• Stocare si administrare completa a intrarilor si
  iesirilor de documente
• Scanare documente

• Încarcare documente în Document Center,
  clasificare si organizare documente
• Consultare Document Center

7
HR Document Management
Integrare cu Charisma Workflow

• Permite implementarea de sisteme de workflow al
  documentelor, în sensul crearii de sisteme de
  management al aprobarilor necesare unui document
  (fluxuri de aprobare), al circulatiei
  documentului în cadrul institutiei, sarcinile
  asociate si persoanele implicate

8
HR Document Management
Externalizare servicii de management al
documentelor

• Documente în format electronic, prin Charisma HR
  Document Management
• Clientul trimite toate documentele catre arhiva
• Arhiva receptioneaza documentele scanare,
  depozitare, clasificate corespunzator tipului de
  document

• Clientul acceseaza arhiva la distanta, conform
  drepturilor lui de acces, folosind propria statie
  de lucru

9
HR Document Management
Integrare nativa cu Charisma HCM

• Structurare arhiva per angajat si locatii
• Rapoarte de completitudine a arhivei
• Drepturile de acces stabilite automat în baza
  organigramei
• Cautarea documentelor dupa informatii din
  Charisma nume, pozitie, CNP
• Notificari automate la fiecare modificare sau
  extragere de document

10
Persoana de contact Bogdan Popescu Sales
Manager, Biz Apps T 40745 183 506 F 4021 335
1712 bpopescu_at_totalsoft.ro sales_at_totalsoft.ro ww
w.charisma.ro www.totalsoft.ro