sesion 15

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La Función de Controle Importancia de la
Auditoría
SESIÓN
15

• ADMINISTRACIÓN

WILLIAM ALCANTARA INFANTES
ESCUELA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
2
PROCESO ADMINISTRATIVO
3
Introduccion
4
(No Transcript)
5
DEFINICION DE CONTROL
6
(No Transcript)
7
(No Transcript)
8
(No Transcript)
9
(No Transcript)
10
(No Transcript)
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BASES DEL CONTROL
CONTROL
PLANEAR Y ORGANIZAR
HACER
EVALUAR
MEJORAR
Qué?
Interpretación
Cómo?
Comparación
Ejecutar
Puesta en práctica de medidas correctivas
Información clara
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Elementos del control
Establecimiento de Estándares

• Cantidad
• Calidad
• Tiempo
• Costos

Evaluación del Desempeño
Acción Correctiva
Comparación del desempeño con el estándar
establecido
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Estándares o Criterios de Evaluación
Volumen de Producción Cantidad de
Existencias Cantidad de Materia Prima Números de
Horas Hombre
DE CANTIDAD
Control de Materia Prima recibida Control de
Calidad de Producción Especificaciones del
Producto
DE CALIDAD
Tiempo estándar para producir un producto Tiempo
medio de existencia de un producto Especificacione
s del Producto
DE TIEMPO
Costos de Producción Costos de Administración Cost
os de Ventas
DE COSTOS
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Áreas del control
Áreas de producción
En empresa industrial
En la fábrica
En el área de servicio de atención al cliente
En empresa de servicios
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Tipos de Control en el Área de producción

1. Control de Producción

Medidas que logren el óptimo rendimiento en las
unidades, cumpliendo con las necesidades del
departamento de ventas.
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2. Control de Calidad
Corregir cualquier desvíos en los estándares de
calidad de productos o servicios Control de
rechazos Inspecciones
3. Control de Costos
Verificar continuamente los costos de producción
de materia prima o de mano de obra
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4. Control de Tiempos de Producción
Por operario o por maquinaria para eliminar
desperdicios de tiempo o esperas innecesarias
5. Control de Inventarios
De materias primas, partes y herramientas,
productos, tanto subensamblados como terminados,
entre otros
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6. Control de Operaciones
Fijación de rutas, programas y abastecimientos,
entre otros
7. Control de desperdicios
Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables
y deseables
8. Control de Mantenimiento y Conservación
Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros
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Tipos de Control en el Área de Ventas

1. Por volumen total de las mismas ventas.
2. Por tipos de artículos vendidos.
3. Por volumen de ventas estacionales.
4. Por el precio de artículos vendidos.
5. Por clientes.
6. Por territorios.
7. Por vendedores.
8. Por utilidades producidas.
9. Por costos de los diversos tipos de ventas.
10. Control de Publicidad o Propaganda
11. Control de costos Para verificar continuamente
    los costos de ventas, así como las comisiones de
    los vendedores, los costos de propaganda, entre
    otros.

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Tipos de Control en el Área financiera

• Control presupuestario Control de las
  previsiones de los gastos financieros, por
  departamento
• Control de costos Control global de los costos
  incurridos por la empresa, ya sean costos de
  producción, de ventas, administrativos (gastos
  administrativos entre los cuales están salarios
  de la dirección y gerencia, alquiler de
  edificios, entre otros), financieros como los
  intereses y amortizaciones, préstamos o
  financiamientos externos entre otros.

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Tipos de Control en el Área de Recursos Humanos

1. Controles de asistencia y retrasos
2. Control de vacaciones
3. Control de salarios

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Pasos del proceso de control

• El control administrativo Es un esfuerzo
  sistemático para establecer normas de desempeño
  con objetivos de planificación, para diseñar
  sistemas de reinformación, para comparar los
  resultados reales con las normas previamente
  establecidas, para determinar si existen
  desviaciones y para medir su importancia, así
  como para tomar aquellas medidas que se necesiten
  para garantizar que todos los recursos de la
  empresa se usen de la manera más eficaz y
  eficiente posible para alcanzar los objetivos de
  la empresa".
• En ella se divide el control en cuatro pasos los
  cuales son
• Establecer normas y métodos para medir el
  rendimiento
• Medir los resultados
• Tomar medidas correctivos
• Retroalimentación

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Principios de control
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Equilibrio

• A cada grupo de delegación conferido debe
  proporcionarle el grado de control
  correspondiente

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De la oportunidad

• El control, necesita ser oportuno , debe
  aplicarse antes de que se efectúe el error. Y así
  tomar medidas correctivas con anticipación.

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De los objetivos

• Se refiere a que el control existe en función
  de los objetivos, es decir, el control no es un
  fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
  preestablecidos.

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De las desviaciones

• Todas las variaciones o desviaciones que se
  presenten en relación con los planes deben ser
  analizadas detalladamente, de manera que sea
  posible conocer las causas que lo originaron
• Establecer y ejecutar medidas correctivas luego.

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De la costeabilidad

• El establecimiento de un sistema de control
  debe justificar el costo que este represente en
  tiempo y dinero, en relación con las ventajas
  reales que este reporte.

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De excepción

• El control debe aplicarse, preferentemente, a
  las actividades excepcionales o representativas,
  a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
  adecuadamente que funciones estratégicas
  requieren el control.

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De la función controladora

• La función controladora por ningún motivo debe
  comprender a la función controladora, ya que
  pierde efectividad de control.
• Este principio es básico, ya que señala que la
  persona o la función que realiza el control no
  debe estar involucrada con la actividad a
  controlar.

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Reglas del proceso de control
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Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas
de todo control

• Establecimiento de los medios de control.
• Operaciones de recolección de datos.
• Interpretación y valoración de los resultados.
• Utilización de los mismos resultados.

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• Los sistemas de control deben reflejar, en todo
  lo posible, la estructura de la organización
• La organización es la expresión de los planes, y
  a la vez un medio de control. Por supuesto,
  cuando el control "rompe" los canales de la
  organización sistemáticamente, distorsiona y
  trastorna ésta.
• Además, los mismos controles pierden eficacia

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• Al establecer los controles, hay que tener en
  cuenta su naturaleza y la de la función
  controladora, para aplicar el que sea más útil.
• 1. Para determinar la naturaleza de los
  controles, servirá la siguiente clasificación de
  los medios de control
• Puramente personales, supervisión, revisión de
  operaciones, entre otros.
• 2. Para lo que se refiere a la "naturaleza de la
  función controladora", ubique lo que se refiere
  a "los medios de control".

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• En la utilización de los datos deben seguirse un
  sistema. Sus pasos principales serán
• Análisis de los "hechos".
• Interpretación de los mismos.
• Adopción de medidas aconsejables.
• Su iniciación, y revisión estrecha.
• Registro de los resultados obtenidos

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• El control puede servir para lo siguiente
• Seguridad en la acción seguida (como el director
  de una nave que, aunque no tenga que variar el
  rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el
  rumbo es el debido).
• Corrección de los defectos.
• Mejoramiento de lo obtenido.
• Nueva planeación general.
• Motivación personal.

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Tolerancias del control
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• El rendimiento real rara vez concuerda
  exactamente con los estándares o planes.
• Una cierta cantidad de variación ocurrirá
  normalmente como resultado de la casualidad. Por
  lo tanto, el administrador debe establecer los
  límites relacionados con el grado aceptado de
  desviación del estándar.
• En otras palabras cuánta variación del estándar
  se tolera?.
• La forma en que el administrador establece las
  tolerancias del control depende de la meta.

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Tipos de control según su peridiosidad
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• Existen tres tipos básicos de control, en función
  de los recursos, de la actividad y de los
  resultados dentro de la organización, estos son
• 1. El control preliminar,
• 2. El concurrente y
• 3. El de retroalimentación.

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• Control preliminar
• Los procedimientos del control preliminar
  incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para
  aumentar la probabilidad de que los resultados
  actuales concuerden favorablemente con los
  resultados planificados
• Selección de recursos humanos y formación de
  equipos de trabajo
• Materiales

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• Control concurrente
• Consiste en las actividades de los
  supervisores que dirigen el trabajo de sus
  subordinados la dirección se refiere a las
  actividades del gerente cuando instruye a sus
  subordinados sobre los medios y procedimientos
  adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
  subordinados para asegurarse de que se realiza
  adecuadamente.

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• Control de retroalimentación
• La característica definitiva de los métodos de
  control retroalimentativos consiste en que éstos
  destacan los resultados históricos como base para
  corregir las acciones futuras por ejemplo, los
  estados financieros de una empresa se utilizan
  para evaluar la aceptabilidad de los resultados
  históricos y determinar cuales son los cambios
  que deberían hacerse en la adquisición de
  recursos futuros o actividades operativas.

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Técnicas para el control
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• Entre las diferentes técnicas de control se
  pueden mencionar las siguientes
• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos (memorias de expedientes)
• Computarizados
• Mecanizados 
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Procedimiento hombre maquina, mano izquierda,
  mano derecha etc. 
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. 
• Métodos cuantitativos 
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigación de operaciones
• Estadística

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Fallas en el proceso de control
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Todo Proceso de control se enfrenta al influjo de
pecados que debe sortear. 1.Cacería de brujas
El sistema se encamina a la búsqueda de síntomas
y culpables en vez de causas y posibles
soluciones. 2.Esparcimiento de la
responsabilidad El Proceso de control puede no
ser demasiado específico e involucrar al total
del Personal el cual al sentirse atacado, lejos
de apoyar el restablecimiento del equilibrio,
reacciona negativamente. 3.Obsesión el Proceso
de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso,
creando, además, un clima de baja confianza ya
que limita la libertad individual para actuar y
auto controlarse. 4.Nostalgia el sistema pone
demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve
recursivo, lo que limita una efectiva toma de
medidas correctivas.
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El control de gestión
Definir el concepto de control de gestión
implica considerar el desarrollo del mismo en su
ámbito administrativo. Sin embargo la mayoría
coincide en que es un sistema dinámico e
importante para el logro de metas
organizacionales. Dentro de la descripción y
valoración del control de gestión se especifican
dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito
administrativo, por un lado se tiene al control
como necesidad inherente al proceso de dirección
(enfoque racional) y por el otro, en un
paradigma mas integral vinculado no sólo a la
dirección formal, sino a factores claves como la
cultura, el entorno, la estrategia, lo
psicológico, lo social y la calidad,
representados por los llamados enfoques
psicosociales, culturales, macro sociales y de
calidad. El concepto de control bajo la
perspectiva de calidad, incluye un conjunto de
herramientas y técnicas de control de los
procesos básicos de la organización entre ellas
se tienen al control estadístico de procesos,
control de la calidad total y la gestión de la
calidad total.
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(No Transcript)
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Fines del control de gestión

• Informar es necesario transmitir y comunicar la
  información para la toma de decisiones e
  identificar los factores claves de la
  organización para así determinar cual es la
  información clave.
• Coordinar Encamina las actividades a realizar
  eficazmente a la obtención de los objetivos.
• Evaluar La consecución de las metas u objetivos
  se logra gracias a las personas y su valoración
  es la que pone de manifiesto la satisfacción del
  logro.
• Motivar El impulso y la ayuda es de mucha
  importancia para alcanzar las metas.

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El control organizacional desde el punto de vista
humano

• El control social corresponde a todos los medios
  y métodos utilizados para inducir a las personas
  o grupos a corresponder a las expectativas de una
  organización social o de la propia sociedad, las
  organizaciones sociales y empresas ejercen poder
  o control en las personas de este modo controlan
  el comportamiendo de cada individuo.
• El control social puede hacerse también mediante
  normas, reglas y reglamentos. Éstos pueden ser
  prescriptivos o restrictivos. Son prescriptivos
  cuando especifican lo que las personas deben
  hacer son restrictivos cuando especifican algo
  que las personas no deben hacer

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Conclusiones
53
AUDITORIA DE GESTIÓN
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CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION

• La Auditoria de Gestión ( Auditoria
  Administrativa o Auditoria Operativa) Es el
  exámen metódico y sistemático que permite evaluar
  en forma integral o parcial a una organización
  con el propósito de evaluar el nivel de
  rendimiento o desempeño de las diferentes áreas o
  niveles funcionales de ésta.Así como su
  interrelación con el medio ambiente.

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AUDITORIA DE GESTION

• La Auditoria de Gestión nos permitirá obtener una
  valiosa información respecto a los sistemas de
  control y procesos en las diferentes áreas o
  niveles funcionales de la empresa permitiéndonos
  medir el nivel de desempeño de éstas,
  constituyendo una valiosa herramienta en la
  gestión empresarial.
• Al efectuar la Auditoría de Gestión es importante
  tener un enfoque sistémico de la organización el
  cuál nos permitirá determinar las fortalezas,
  debilidades, amenazas y oportunidades de la
  empresa,así como determinar otros indicadores
  valiosos de gestión.

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PERFIL DEL AUDITOR

• FORMACION ACADÉMICA ESPECIALIZADA
  (contadores,administradores,economistas u otros
  profesionales afines).
• CUALIDADES PERSONALES.
• EXPERIENCIA(competencia profesional).
• RESPONSABILIDAD PROFESIONAL(objetividad,
  integridad,confidencilaidad,diligencia,compromiso
• honestidad,imparcialidad)
• INDEPENDENCIA DE CRITERIO.
• CONOCIMIENTO MULTIDICIPLINARIO.
• ETICA.

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QUIENES ELABORAN LA AUDITORIA DE GESTION

• Auditores internos.
• Auditores Externos.
• NotaEquipos multidiciplinarios

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TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

• Investigación documental.
• Observación directa.
• Acceso a redes de información.
• Entrevistas.
• Cuestionarios.
• Cédulas (papeles de trabajo)

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INFORME DE LA AUDITORIA DE GESTION

1. Introducción.
2. Antecedentes.
3. Objetivos.
4. Alcances.
5. Metodología.
6. Exposición de hallazgos y eventos.
7. Conclusiones.
8. Recomendaciones.

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DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE GESTION

• Evaluación Interna
• Evaluación Externa

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EVALUACIÓN INTERNA

• RECURSOS DE LA EMPRESA
• Recursos humanos
• Recursos materiales
• Recursos financieros
• Recursos tecnológicos
• Recursos Informáticos(información gerencial)
• Recursos mercadológicos

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EVALUACIÓN INTERNA

• ANÁLISIS DE PROCESOS Y GESTIÓN FUNCIONAL DE LA
  EMPRESA
• Organización
• Dirección (1er nivel decisorio)
• Área personal
• Área comercial (Ventas y marketing)
• Área de finanzas y contabilidad)
• Área producción
• Área de investigación y desarrollo

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EVALUACIÓN EXTERNA(MEDIO AMBIENTE)

• Climatológico y ecológico
• Entes reguladores
• Aspectos internacionales

• Clientes
• Competencia
• Proveedores
• Económico
• Político
• Social
• Demográfico

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Gracias!