Exercice en йquipe

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Module B CGestion du changement
réorganisation des processus de travail

• Exercice en équipe
• - Achats et paiements à Cofokama

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Contenu
Objectif de lexercice Introduction à
lexercice Boite à outils et
produits Récapitulation des
résultats Exercice déquipe additionnel
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Objectifs de lexercice

• Objectifs principaux
• Dresser la carte et analyser les processus de
  travail
• Developper une proposition pour la réorganisation
  des procédures dachat et de paiement et pour
  définir qui est responsable pour chaque étape du
  processus
• Améliorer les perspectives liées au changement
• Créer des compétences
• redéfinition des processus
• Promouvoir le Travail en équipe
• communication
• Renforcer le BP avec des compétences pour créer
  le changement et redéfinir les processus de
  travail quotidien

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Contenu
Objectif de lexercice Introduction à
lexercice Boite à outils et
produits Récapitulation des
résultats Exercice déquipe additionnel
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Résumé de lexercice en équipe

• Résumé de lexercice en équipe
• De récents conflits au Cofokama ont conduit le
  PNUD à créer un programme de relèvement précoce
  post-crise
• Le RR de Cofokama sait que les opérations
  dachats et de de paiements vont augmenter dans
  le cadre de ce programme
• Le bureau a récemment mis en place un système ERP
  et le RR souhaite avoir des procédures dachat et
  de paiement les plus efficaces possible
• Le RR a demandé à votre équipe de redéfinir des
  procédures simplifiées et efficaces depuis la
  commande jusquau paiement au sein du nouvel
  environnement ERP et de déterminer qui est
  responsable pour chaque étape du processus

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Quelques astuces pour obtenir le maximum de
bénéfices de cet exercice en équipe

• Jouez comme si vous étiez dans la vie réelle
• Restez dans votre personnage pendant TOUTE la
  durée du jeu de rôle
• Essayez daller au delà de votre zone de
  confort
• Jouez le rôle sur la base du scénario de
  lexercice mais aussi de votre propre expérience
  au sein du PNUD
• Ne fabriquez pas déléments qui vont à lencontre
  du scénario de lexercice
• Utilisez la totalité du temps imparti pour
  lexercice

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Lobjectif de la redéfinition de processus est
doptimiser le travail, il ne sagit pas
seulement de dresser la carte des changements
générés par lERP

• Objectifs principaux de la redéfinition des
  processus
• Améliorer lefficience
• Réduire la masse de travail nécessaire pour
  générer le résultat actuel afin de créer du temps
  disponible
• Améliorer lefficacité
• Utiliser le temps disponible pour mener des
  activités qui améliorent les résultats

Néanmoins, lERP peut aider à appuyer ces
processus de changement
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Contenu
Objectif de lexercice Introduction à
lexercice Boite à outils et
produits Récapitulation des
résultats Exercice déquipe additionnel
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Deux produits sont attendus de vous lors de vos
travaux en groupes
Produit 1
Produit 2
Redéfinition des procédures dachat de paiement
Definition des rôles
Des supports vous seront donnés pour vous aider à
structurer les produits attendus
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Boite à outils pour la redéfinition des processus

• Boite à outils pour la redéfinition des processus
• Outil 1 Questions du RR de Cofokama
• Outil 2 Possibilités liées au ERP
• Outil 3 Objectifs pour la redéfinition des
  processus
• Outil 4 7 Thèmes pour la redéfinition des
  processus
• Outil 5 Carte des processus

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Outil 1 Questions du RR de Cofokama

• Quels sont les étapes/actions pour chacune des
  étapes clés des procédures dachat et de
  paiement?
• Detailler les activités et les décisions
  nécessaires, et leur fréquence (le cas échéant)
• Qui devrait être responsable pour chaque activité
  Quel unité/domaine?
• Est ce quune approbation est nécessaire, si oui,
  de la part de qui?

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Outil 2 Possibilités apportées par lERP (1/2)

• Système dachat, basé sur le Web, complètement
  automatisé et simplifié, permettant un suivi
  en-ligne des opérations depuis la commande
  jusquau paiement
• Le système dachat sera lié au module financier
  La disponibilité des fonds sera vérifiée
  automatiquement pour chaque obligation et
  paiement, réduisant ainsi le nombre des
  approbations nécessaires (assurant ainsi que
  lachat de biens/services est effectivement
  autorisé avant tout engagement formel auprès dun
  fournisseur)
• Permet la comparaison des prix entre toutes les
  unités de travail les BP peuvent accéder à la
  base de données globale des fournisseurs de biens
  et services
• Des bons de commandes peuvent être générés à
  distance et le BP peut simplement approuver la
  commande
• Des statistiques systématiques peuvent être
  produites par catégories de produits en utilisant
  les codes UNCDS, ce type dinformation est
  souvent requis pour les fournisseurs
• Une fois que les chart fields (info. Comptables
  et financières) sont remplis, la procédure est
  rapide idéalement, (dans le long terme) les
  projets envoient leurs requête en-ligne au BP qui
  peut alors recopier les informations sur le bon
  de commande et les approuver en-ligne

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Outil 2 Possibilités apportées par lERP (2/2)

• Pas de certification approbation plus rapide
  car en-ligne
• La fonction de réception des biens (achats) est
  liée à la fonction de gestion des biens/mise à
  jour automatique de linventaire
• La gestion des échéanciers de paiement le suivi
  du paiement des factures en fonction dun
  calendrier précis permet une meilleure gestion de
  la trésorerie
• Plus de flexibilité dans les paiements par ex.
  À travers lutilisation de virement bancaires
  électroniques (donc des paiments plus rapides)
• tolerance de 10 par rapport à la documentation-
  une différence de 10, ou maximum 1,000 est
  acceptée pour les paiements liés à un bon de
  commande ou un contrat, évitant ainsi davoir à
  annuler des BC et à en émettre de nouveaux
• Capacité de suivre automatiquement les services
  remboursables
• Dans lavenir le E-achat permettra le
  shopping sur le Web, passer des commandes,
  suivre les requêtes, la facturation et les
  paiements sur internet

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Outil 3 Objectifs pour la redéfinition des
processus

• Objectifs pour la redéfinition des processus
• Minimiser le nombre détapes pour un processus
• Minimiser la saisie de données
• Minimiser le nombre de formulaires
• Minimiser le nombre de certifications
  approbations

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Outil 4 7 Thèmes pour la in redéfinition des
processus (1/2)

• 7 Thémes clés
• Standardisation le processus est il complètement
  précisé et formalisé?
• Complexité Y a-t-il un équilibre entre le coût
  et le bénéfice retiré dun processus?
• Division des responsabilités Les étapes du
  processus sont elles prises en charge par les
  fonctions du PNUD les mieux outillées pour cela?
• Hand-overs Est ce que les rôles successifs aux
  sein du processus sont assumés sans perte
  dinformations?

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Outil 4 7 Thèmes pour la in redéfinition des
processus (2/2)

• 7 Thèmes clés
• Goulots détranglement Y a-t-il des obstacles
  dans le processus, comme des pauses dans le
  déroulement, des insuffisances dans
  lexploitation des ressources ou des négligences?
• Duplication Le processus se déroule-t-il sans
  répétitions dans les étapes dues à des erreurs ou
  des modifications dans lenvironnement du
  processus?
• Liens Le processus est-il bien en phase avec les
  autres processus en cours?

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Outil 5 Carte des processus directeurs
dachat et de paiement (1/3)

étapes/ Actions
Unité Respons.
ApprobatOui/non si oui, qui?
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Tool 5 Procurement and Payment high level
process mapping (2/3)

étapes/ Actions
Unité Resp.
ApprobatOui/non si oui, qui?
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Tool 5 Procurement and Payment high level
process mapping (3/3)

étapes/ Actions
Unité Respons.
ApprobOui/non si oui, qui?
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Gestion du temps
Note les participants doivent rejoindre
lexercice en groupe en ayant déjà lu le scénario
de lexercice et en étant préparé à discuter des
différentes questions au sein de leurs groupes
Suggestions pour la gestion du temps Comprendre
les nouvelles possibilités de lERP 15
minutes Developper le nouveau processus dachat
et de paiement de Cofokama 1 hour 45
min Presentation du nouveau processus 20
minutes Clôture de lexercise debriefing 30
minutes Introduction dexercices en groupe
additionnelles 10 minutes
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Contenu
Objectif de lexercice Introduction à
lexercice Boite à outils et
produits Récapitulation des
résultats Exercice déquipe additionnel
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Debriefing de lexercise, discussions, questions

• Debriefing de lexercise, discussions, questions
• Quavons nous appris de lexercice?
• Quels sont les bénéfices pouvant être attendus de
  lERP?
• Avec un processus plus efficace, les personnes
  auront plus de temps disponibles Comment
  pourront elles utiliser ce temps du mieux
  possible (quelles activités feriez vous
  aujourdhui si vous aviez plus de temps)?

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Contenu
Objectif de lexercice Introduction à
lexercice Boite à outils et
produits Récapitulation des
résultats Exercice déquipe additionnel
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Exercice en groupe additionnelle Redéfinir un
processus de travail pour le PNUD
Chaque groupe se verra proposer un processus de
travail corporatif du PNUD à redéfinir
Le groupe devra mener le même exercice que celui
que nous avons fait avec lexemple du processus
dachat/paiement, identifier les étapes du
processus et penser à un procédure de travail
optimale dans un environnement ERP
Proposer un processus simple efficace,
travaillez en équipe, nous nous retrouvons
ensuite pour une session d1h et nous pouvons
vous aider avec votre processus
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Chaque groupe devra présenter le processus quil
a redéfini à la réunion de clôture de la mission
avec lensemble du personnel

• Les présentations devront inclure
• Les procédures de travail redéfinies
• Une explication de la logique de cette
  redéfinition
• Des recommendations sur qui doit effectuer quel
  partie du processus

Les présentations dureront environt 20 minutes