Inkцpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivеer

1
Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika
ledningsnivåer
Styrprocess
Strategiskt inköp
Utvecklingsprocess
Mätprocesser
Kontinuerlig mätning och rapportering
Kategoristyrningsprocess
Långt tidsperspektiv
Upphandlingsprocesser
Omförhandlingsprocesser
Taktiskt inköp
Kontraktshanteringsprocesser
Medellångt tidsperspektiv
Leverantörsutvecklingsprocesser
Avropsprocesser
Leveransprocesser
Operativt inköp
Betalningsprocesser
Kort tidsperspektiv
Kvalitetssäkringsprocesser
Inköpsprocesser
2
Ur ett rent anskaffningsperspektiv kan
ledningsnivåerna ses sekventiellt
Strategiskt inköp
Taktiskt inköp
Operativt inköp
Krav och behov
Marknads analys
Plan strategi
Anbuds- begäran
Utvärd- ering
Förhand- ling
Leverans Betalning
Upp- följning
Utveck-ling
Beslut Avtal
Omför- handling
Resurs- säkring
Inköpsprocesser
3
Anskaffningsprocessen kan även ses i ett cykliskt
perspektiv
Strategiskt inköp
Identifiera behov
Formulera krav
Konsumera
Operativt inköp
Prekvalificera
Inköpscykel
Leverans
Kvalficera
Teckna avtal
Förhandla
Taktiskt inköp
2
4
Inköpsprocesser kan vara vertikala eller laterala
(horisontella)
Policyer, företagsregler, fullmakter, riktlinjer,
planer, beslut
Rapportering, redovisning, beslutsunderlag,
mätresultat
Vertikala inköpsprocesser
Laterala inköpsprocesser
5
Behovsorienterad versus problemorienterad
inköpsprocess
Problemorienterad inköpsprocess
Behovsorienterad inköpsprocess
Specificera behov
Förstå det ekonomiska problemet
Fastställ kravspecifikation
Ta fram värdedrivare beslutskriterier
Identifiera möjliga leverantörer
Fastställ en problemorienterad specifikation
Skicka anbudsförfrågan
Utöka lösningsutrymmet med alternativ
Diskutera prekvalicera leverantörer
Monetär utvärdering av skillnader
Slutlig förhandling och kontraktstilldelning
Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga
regler
Källa Change Management in Purchasing, CAPS,
juli 2006
4
6
MSU Modellen / WCE Modellen Åtta strategiska
processer
3. Etablera och framhäv en leverantörsbas
av världsklass
4. Utveckla och hantera leverantörs- relationer
2. Utveckla strategier för inköpskategorier
1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka)
Strategiska processer Källa Översatt från NEVI,
Zoetermeer, 2002 ursprungligen formulerat av
Robert Monczka.
8. Strategisk styrning av kostnader i hela
värdekedjan
7. Leverantörs-utveckling och kvalitetsstyrning
Kritiska och i försörjningskedjan integrerade
processer
Purchasing World Class Excellence Modell
7
MSU Modellen / WCE Modellen Sex stödprocesser
2. Utveckla strategier för organisation och team
3. Etablera globalisering
1. Etablera strategier och planer för inköp och
försörjning
Stödprocesser Källa Översatt från NEVI,
Zoetermeer, 2002 ursprungligen formulerat av
Robert Monczka.
4. Utveckla mätning av inköp och värde- kedjan
5. Utveckla och implementera IS/IT-system
6. Etablera kompetensutveckling och utbildning
Purchasing World Class Excellence Modell
8
Processkarta över operativa inköpsprocesser
(utritad med simbanor)
Produktion
Produktionslager
Betalning
Leverantörs- reskontra
Inköps- anmodan
Inköpsavdelning
Order
Godsmottagning
Orderbekräftelse
Leverantör
Faktura
Skeppning
Anbud
Tillverkning
Inköpsprocesser
9
Delprocesserna summeras i huvudprocesser
Orderläggning
Leverans
Betalning
Produktionslager
Betalning
Inköps- anmodan
Order
Orderbekräftelse
Faktura
Skeppning
Anbud
Tillverkning
Inköpsprocesser
10
Processymboler för processkartor
Operation
Fördröjning
Kontroll eller besiktning
Lagring
Beslut
Inköpsprocesser
11
Produktionsorienterade processymboler
100 st 2 dagar
Sekventiellt dragande system
Transport av tillverkat material genom tryck
Transport av färdiga produkter till kund
Process
Extern organisation
Lager
Lastbilstransport
24 h
300 h
3 min
14 min
Manuellt informationsflöde
Elektroniskt informationsflöde
Gå-och-se-produktion
Tabell - nyckeltal
Tidslinjesegment
Summa för tidslinjen
Finansiellt flöde
O X O X
Hämtning Fysisk dragning
Utjämning av belastning
Supermarket
Säkerhetslager
FIFU-sekvens
Signal-kanban
Operatör
Hämtnings-kanban i sats
Produktions-kanban i sats
Hämtnings-kanban
Produktions-kanban
Kanbanlåda
12
Styrprocess Övergripande strategisk process -
Styrplan
Jan.
Mars
Maj
Juni
Aug.
Okt.
Tidsperspektiv Årsplan
Intressenter
Ledning
Försäljning
Produktion
Konstruktion
HR
Kvalitet
Bolagsjurist
Inköpsprocesser
13
Kategoristyrningsprocess (strategisk process)
Bibehåll förbättringarna Bevaka, mät,
förbättra
Ta hem vinster och förbättringar Affärsplan
för kategorierna
Identifiera möjligheter Kategorier, spend
egenskaper
1. Definition av kategorier
2. Analys
3. Strategi
4. Implementation
5. Utvärdering
Inköpsprocesser
14
Strategiframtagningsprocess - exempel
Inköpsprocessen
15
Upphandlingsprocesser syftar till att successivt
kvalificera leverantörer samt att definiera
köpets omfattning och villkor
Request for Quotation
Hög
RFQ, RFO, RFT
Request for Offer
Request for Tender
Tydlighet i krav och villkor
Request for Proposal
RFP
Request for Information
RFI
Låg
Fåtal
Flertal
Antal leverantörer som får ta emot förfrågan
Upphandlingsprocess
14
16
Engagemangsmatris (RACI-matris) för en
upphandlingsprocess
A
A
A
A
A
D
D
I
Inköp
Projektledn.
A
D
D
D
D
D
I
Försäljning
A
I
I
I
I
Kvalitet
D
D
I
I
I
I
Konstruktion
A
D
D
D
D
D
Ekonomi
D
I
AAnsvarig DDelaktig IInformeras
Upphandlingsprocesser
17
Inom offentlig upphandling har man definierat sex
standardiserade upphandlingsprocesser, vilka även
är normbildande för privat upphandling
Förhandlat förfarande
Selektivt förfarande
Tilldelning
Utvärdering
Anbuds- inlämning
Förfrågnings- underlag
Urval av de sökande
Kvalificering
Anbuds- ansökan
Annonsering
Över tröskelvärdena
Öppet förfarande
Tilldelning
Utvärdering
Kvalificering
Anbuds- inlämning
Förfrågnings- underlag
Annonsering
Urvalsförfarande
Under tröskelvärdena
Förenklat förfarande
Tilldelning
Utvärdering
Förhandling
Kvalificering
Anbuds- inlämning
Förfrågnings- underlag
Annonsering
Direktupphandling
Tilldelning
Anbuds- inlämning
lt15 TV
Upphandlingsprocesser
18
Informationsflöden under upphandlingens krav- och
anbudsfaser
Behov
Förfrågan
Anbud
Kunskaper erfarenheter

• Leveransomfattning
• Förutsättningar
• Funktionskrav
• Prestandakrav
• Frågeställningar

• Kravuppfyllnad
• Lösningar
• Svar och frågor

Samordningsprocess
Försäljningssprocess
Lönsamhet
Leverantörsproduktion
Produktion
Projektörer
Teknik
Erfarenhet från andra kunder
Kvalitet
Arbetsmiljö
Erfarenhet från andra leverantörer
Juridiskt ansvar
Avtal
Upphandlingsprocessen
19
Inköpsprocessen påverkar kommunikationsstrukturen
Seriell kommunikationsstruktur
Konstruktion
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Kvalitetskontroll
Säljare
Produktionsplanering
Produktionsplanering
Inköpare
Godsmottagning
Skeppning
Leverantörsreskontra
Kundreskontra
Parallell kommunikationsstruktur
Inköpare
Säljare
Konstruktion
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Kvalitetskontroll
Produktionsplanering
Produktionsplanering
Godsmottagning
Skeppning
Leverantörsreskontra
Kundreskontra
Kombination
Konstruktion
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Kvalitetskontroll
Säljare
Inköpare
Produktionsplanering
Produktionsplanering
Godsmottagning
Skeppning
Leverantörsreskontra
Kundreskontra
20
Produkten definieras successivt under
upphandlings- och leveransprocess
Skräddarsydd design
Kundanpassad design
Generisk design (standardprodukt)
Designens färdigställandegrad
Färdig produkt
Färdig produkt
Färdig produkt
Budgivning
Förfrågan
Designfas
Designfas
Anbud
Avtal
Avtal
Avtal
Anbud
Anbud
Ffu
Ffu
Antal leverantörer
Design likställt med konstruktion
21
Gantschemat är ett vanligt sätt att åskådliggöra
komplexa leveransprocesser
Tid
Kontraktstecknande
Konceptuell fas
Ansökan om myndighetstillstånd
Konstruktion
Upphandling underlev.
Verifiering
Prototyp
Produktion
Leveransprocesser
22
Inköpsprocessernas mognad bör mätas, exempelvis
genom mognadsmodellen
Mognadsgrad
Optimerad process
5
Kontinuerlig process- förbättring. Offensiv
kvalitets- utveckling Stödverktyg för att skapa
nya processer
Predikterbar process
4
Noggranna mätningar Regelrätt datainsaml. Väldefi
nierade mål Predikterbart resultat Variationer
identifieras och elimineras Förbättringsarbete
Definierad process
3
Standardiserad Dokumenterad Ledning för
processen Uppföljning av arbete
Repeterbar process
2
Processen identifierad Insikt om
repetivitet Lärdomar nyttjas Partiell användning
Omogen process
1
Ingen struktur Varje projekt unikt Helt
individberoende
Tid
23
Inköpsprocesserna behöver synkroniseras med andra
processer
Inköpsavdelningens processer
Kategoristyrningsprocess
Upphandlingsprocess
Avropsprocess
Kvalitetsavdelningens processer
Process för myndighetsgodkännande
Process för leverantörskvalificering
Konstruktionsavdelningen processer
Produktutvecklingsprocess
Process för kundorderkonstruktion
Försäljningsavdelnings processer
Process för kundmarknadsanalys
Marknadsföringsprocess
Anbudsprocess
Beroenden
Inköpsprocesser