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Méthode de conduite de projet

• Introduction aux Systèmes dInformation
• ENSG 19 septembre 2006

Martine FIEVET
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Sommaire

• Méthode et Projet SI
• Les grandes phases
• Définition
• Réalisation
• Mise en Œuvre
• Bilan, Retour dExpérience
• Ce quil faut retenir

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Introduction
Les grandes phases

• Méthode et Projet SI
• Pourquoi une méthode ?
• Quest-ce quun projet ?
• Les différentes phases
• Les aspects à prendre en compte

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• Adopter une méthode pour
• Aider les acteurs Check-Lists / Outils / Modèles
• Assurer la qualité Points de contrôle processus
  Ingénierie
• . Il faut permettre la bonne intégration des
  nouveaux arrivants, rendre le travail
  facilement accessible à chacun, donner des
  points de repère et homogénéiser les pratiques,
  asseoir une démarche qualité.

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• Un projet, cest
• un processus unique qui consiste en un ensemble
  dactivités coordonnées et maîtrisées comportant
  des dates de début et de fin, entrepris dans le
  but datteindre un objectif conforme à des
  exigences spécifiques, incluant les contraintes
  de délais, de coûts et de ressources.
• (source norme ISO 9000, version 2000)

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• Rappel du rôle des acteurs
• Maître dOuvrage (MOA)
• Personne physique ou morale propriétaire de
  louvrage. Elle fixe les objectifs, lenveloppe
  budgétaire et les délais souhaités pour le
  projet. Elle passe la commande à la MOE, en
  vérifie la conformité, assure la cohérence
  globale.
• Maître dœuvre (MOE)
• Personne physique ou morale qui a la charge de
  concevoir et de mener à bien la construction de
  louvrage. Elle a la responsabilité de
  lexécution de la fourniture. Elle sorganise
  pour la produire avec ses équipes ou des
  fournisseurs externes, avec laccord du MOA.

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• Les différentes phases

Les grandes phases

• DEFINITION
• 1ère Expression de Besoin (cadrage)
• Étude préalable
• Cahier des charges

Accord Comité SI
Accord Comité dInvestissement
Lancement

• REALISATION
• Préparation
• Conception
• Réalisation, Intégration
• Recette

Protocoles Client/Fournisseur
Vérification dAptitude
Conformité

• MISE EN ŒUVRE
• Préparation
• Expérimentation / Site pilote
• Généralisation

Plans de Com et Déploiement Support utilisateurs
Réception Définitive
Adéquation à lenvironnement

• BILAN / REX
• Évaluation

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• Les aspects à prendre en compte
• Finalités (Enjeux Contenu / Spécifications)
• Éléments dorganisation (Acteurs Fonctionnement
  Ressources)
• Pilotage et système de décision (RAF réel Coûts
  Risques Actions)
• Planning (Livrables et points de validation
  Chemin critique)
• Contrôle qualité (Documentation Revues de fin
  détape)

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Les grandes phases1/4
Responsabilité MOA

• Phase de Définition
• Première expression de besoin (cadrage)
• Étude préalable
• Cahier des charges
• Contrat
• Lancement Réalisation

Contribution MOE
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PremièreExpression de besoin

• Cadrage
• Présentation du besoin tel quil apparaît au
  promoteur du projet
• Formalisation succincte du service attendu, de sa
  pertinence stratégique, du périmètre et des
  limites
• Premiers éléments dexigence

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PremièreExpression de besoin

• Ce quil faut y trouver
• Quels utilisateurs ? Quel(s) processus
  concerné(s) ?(Exigences induites volumétrie,
  performances,)
• Priorité ? (Survie, Forte VA, Confort)
• Réponse minimale du SI, calendrier
  souhaitable(Éventuellement, évaluation de
  leffort limite à consentir par lEntreprise en
  charges / coûts / délais)
• Relation avec les autres projets de lEntreprise
  et le reste du SI

La 1ère expression de besoin est primordiale.
Elle donne les points de repère pour
lintégralité du projet.
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Étude préalable

• Elle doit fournir tous les éléments
  dappréciation nécessaires au lancement du projet

• Opportunité (Valeur Ajoutée)

• Faisabilité
• Risques

• Économie(Estimer la plus-value attendue, évaluer
  les coûts, établir un bilan économique)

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Étude préalable

• Ce quil faut y trouver
• Identification du responsable personnes
  consultées

• Positionnement par rapport à dautres chantiers
  ou projets

• Identification des contraintes

• Estimation des moyens nécessaires et risques

• Présentation succincte des solutions possibles et
  alternatives associées

• Étude des impacts

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Étude préalable

• Quelques précautions à prendre pour atteindre
  lobjectif ( prendre une décision)
• Avoir ladhésion de la hiérarchie(facilitation
  des prises de contact et validation de létude)
• Prendre en compte lensemble de la
  problématique(mise en œuvre incluse)
• Faire une restitution aux interlocuteurs(validati
  on du contenu de létude avant présentation au
  Comité SI, instance de décision)
• Une étude préalable doit rester légère et rapide

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Cahier des charges

• Il constitue la commande de la MOA
• Il décrit le plus exactement possible le contenu
  de la prestation et de la fourniture attendue,
  avec les exigences
• Établi à partir de la 1ère Expression de besoin
  et de lÉtude préalable, dans des termes de
  maîtrise douvrage, il fournit au maître dœuvre
  les éléments nécessaires pour que celui-ci puisse
  sengager

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Contractualisation

• Document commun MOA - MOE
• Il synthétise le projet et son interaction avec
  lenvironnement, les contraintes, lorganisation
  à mettre en place(Comité de pilotage Équipe
  projet Groupe utilisateurs.. )

• Il définit les ressources (humaines, matérielles
  et logicielles), présente le découpage du projet
  et le calendrier

• Il est validé par le Directeur MOA promoteur du
  projet et le Directeur MOE

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(No Transcript)
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Les grandes phases 2/4
Responsabilité MOE

• Phase de Réalisation
• Préparation
• Conception
• Réalisation, Intégration
• Recette, Qualification globale
• Mise en oeuvre

Contribution MOA
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Préparation

• Plan Assurance Qualité
• Le PAQ est un document de référence pour
  lensemble des signataires pendant toute la durée
  du projet
• Il porte sur lengagement de démarche et des
  moyens réciproques à mettre en œuvre pour
  satisfaire aux exigences

Le PAQ doit donner une vision Client /
Fournisseur partagée et vérifiable pour réussir
les conditions définies dans le contrat
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Préparation

• Plan Assurance Qualité - Démarche
• Partir des exigences, identifier les contraintes
• Définir les ressources, moyens et organisation
  (démarche de développement, documentation, outils
  et méthodes utilisés)
• Définir les règles et procédures associées
  (échanges, livraisons, réceptions)
• Définir les points de contrôle (reporting au
  client, indicateurs, revues)

• Parvenir à un accord
• Présenter à lensemble des équipes

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Préparation

• Recette
• La recette est lensemble des opérations de
  contrôle par lequel le client sassure que le
  produit présenté par le fournisseur est conforme
  à la commande passée et exploitable dans le
  système dinformation de lentreprise
• Les procédures ne simprovisent pas. Le protocole
  de recette (organisation des activités de test,
  seuil dacceptation du produit,) est négocié au
  plus tôt, avec le PAQ

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Recette

• Cahier de recette
• Ensemble des scénarios, fiches de test et jeux
  dessai pour les fonctions à tester, les
  résultats attendus, les ressources nécessaires,
  les fiches de suivi danomalies
• 2 types de recette
• Fonctionnelle ? en charge MOA, dès période de
  Conception
• Technique ? en charge MOE, recouvre intégration
  SI et performances

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Quelques remarques

• La phase de recette est extrêmement importante.
  La MOA doit sy préparer très sérieusement en
• affectant les ressources nécessaires
• préparant le traitement des tensions avec le
  fournisseur ex typologie des anomalies
  (bloquantes, majeures, mineures), tests de
  non-régression
• organisant des tests de bout en bout avec
  dautres projets ex fonctionnement avec les
  référentiels de lentreprise de type Annuaire,
  Structures,..

• La migration des données est un sous-projet à
  part entière Il nécessite fréquemment un
  nettoyage des anciens fichiers

• Ne pas négliger la réflexion sur les procédures
  de reprise , les procédures dégradées qui
  permettront de conserver un service aux
  utilisateurs en cas dincident

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Les grandes phases

• Recette provisoire ou vérification daptitude
• Acte constatant contradictoirement que les
  obligations contractuelles ont été remplies et
  que le produit peut être accepté pour mise à
  lépreuve dans son fonctionnement réel, pendant
  un temps défini appelé période de garantie

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Les grandes phases 3/4
Responsabilité MOA

• Mise en oeuvre
• Préparation
• Vérification adéquation de la solution
• Mise en place du support utilisateurs
• Réception définitive
• Généralisation

ContributionMOE
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Préparation

• Plan de communication
• Sous la responsabilité de la MOA, il définit la
  démarche dinformation/sensibilisation
• Il précise les cibles, relais de communication,
  événements, planning, coordination avec les plans
  de formation et déploiement

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Préparation

• Plan de formation (si nécessaire)
• Il définit lorganisation à mettre en place pour
  former les utilisateurs et autres acteurs dans
  limplantation du produit
• Il précise les cibles, les relais, les modules
  par population (objectif, contenu, durée,
  méthode, support)

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Préparation

• Plan de déploiement
• Il définit un calendrier précis par zone
  géographique, structure, métier, par lot
  fonctionnel sil y a lieu
• Il sarticule avec les deux plans précédents

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Vérification dadéquation de la solution

• Il sagit, au-delà de la conformité constatée
  lors de la recette, de faire fonctionner le
  produit dans son environnement définitif
• Détermination dun sous-ensemble représentatif du
  dispositif complet (exploitation de lensemble
  des procédures) appelé site dexpérimentation
  ou site pilote

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Support Utilisateurs

• Il sélabore dès la phase de recette, saffine
  avec les retours du site pilote
• Capital pour la bonne utilisation du produit
• Recouvre les aspects métiers et techniques
• Aura la même durée de vie que le produit mis en
  place

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• Réception définitive
• La vérification de service régulier atteste de
  lexploitabilité du produit fourni et de sa
  conformité au niveau de service attendu. Elle est
  prononcée à lexpiration du délai de garantie et
  dégage définitivement le fournisseur de sa
  responsabilité.

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Les grandes phases 4/4
Responsabilité MOE
Responsabilité MOA

• Bilan, Retour dExpérience
• Déroulement du projet
• Usage du produit livré
• Boucle damélioration sur le processus
  Ingénierie
• Évolution du produit

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Bilan de projet

• Document de clôture du projet
• Constats à faire partager par tous les acteurs du
  projet, pour en tirer des recommandations sur les
  projets futurs
• Aspects à prendre en compte
• Qualité du produit livré (conformité à la
  commande, performances, maintenabilité)
• Méthode et outillage (efficacité, productivité,
  continuité dans le cycle de production)
• Respect des coûts et des délais
• Management des ressources
• Respect du PAQ
• Capitalisation de lexpérience acquise

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Bilan dusage

• Enquête, éventuellement audit, dans un contexte
  stabilisé (une fois la période dappropriation
  révolue)
• La MOA doit pouvoir apprécier lusage effectif
  des outils mis à disposition des utilisateurs
• Le service rendu est-il efficace au regard des
  pratiques professionnelles et des exigences de
  lenvironnement ?
• Quelles pistes damélioration ?
• ? Détection dévolutions à prévoir (amélioration
  du produit, aménagements organisationnels,
  compléments de formation,)

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Conclusion

• Ce quil faut retenir
• Principaux points
• Écueils

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Principaux points

• Relation Client - Fournisseur
• Le MOA est le client.Il passe une commande,
  valide les propositions de la MOE, sassure de la
  cohérence globale, vérifie le respect du contenu,
  des délais, des coûts, organise la mise en œuvre
  auprès des utilisateurs
• Le MOE sengage à réaliser la commande, dans le
  respect de qualité de production, de délais et de
  coûts, conseille, livre, corrige.

Limplication constante du client au cours du
projet est essentielle
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Principaux points

• Pilotage de projet (suivi actions
  danticipation)
• La MOE fait un suivi plus précis des
  réalisations, mais les deux côtés MOA et MOE
  doivent se retrouver sur les délais, les coûts,
  les indicateurs, les risques, les plans
  dactions,
• Point de contrôle hebdo des équipes projet
• Alerte autant que de besoin aux hiérarchies MOA
  et MOE
• Reporting mensuel de synthèse aux structures
  (Direction, Contrôle Gestion)

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Écueils

• Ne pas négliger une recherche constante de la
  satisfaction des utilisateurs
• Éviter leffet tunnel
• Incorporer des utilisateurs dans le cycle du
  projet, cela évite des erreurs de compréhension
  et dinterprétation
• Ces utilisateurs intégrés dune manière ou dune
  autre au projet seront des relais importants dans
  la conduite du changement

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Écueils

• Gros effort de coordination
• En interne au projet(actions à mener en
  parallèle, découpage en sous-projets)
• Avec les projets connexes
• Les problèmes relatifs à la validation sont
  amplifiés (interactions)
• Certains projets sont des pré-requis (ex mise à
  niveau postes de travail)
• Avec lensemble des structures concernées(veiller
  à leur implication, aussi bien côté directions
  métiers que services informatiques tels que
  réseau télécoms, production,)
• Pilotage de la sous-traitance, en bonne entente
  entre MOA et MOE

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Écueils

• Conduite du changement
• Cest parfois une affaire très complexe
• Léquipe projet doit assumer avec
  éventuellement les directions support (RH) et
  donc ne pas sous-estimer lénergie et le
  savoir-faire nécessaires
• Laspect Métier est naturellement majeur, mais
  les équipes MOE sont de plus en plus touchées

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Écueils

• Organisation de laprès-projet
• Mise en place dune cellule de maintien en
  condition opérationnelle pour le produit livré
• Léquipe projet doit donner tous les éléments
  nécessaires pour la suite (documentation,
  principes dadministration, contenu du support
  utilisateurs, contrat de service,)
• A préparer très activement lors de la phase de
  mise en œuvre
• Pour favoriser les transferts de compétence, on
  organise généralement des biseauxEn cas de
  sous-traitance forte, savoir estimer la charge
  correspondant à la mise à niveau des compétences
  internes