SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI JOHOR

1
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• DISAMPAIKAN OLEH
• AZMAN BIN SAFII
• PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

2
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• SPSK Merupakan Sistem Pengurusan Sekolah
  di Negeri Johor yang mengikut Standard
  Kualiti MS ISO 90012008 dan disebut Sistem
  Pengurusan Sekolah Kualiti.
• SPSK Dilancarkan perasmiannya oleh Tuan Haji
  Markom bin Giran, Timbalan Pengarah
  Pelajaran Johor di Pusat Latihan Teknologi
  Tinggi di Batu Pahat pada 28 April 2009

3
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• SPSK Sekolah Rintis SPSK yang dipilih sebanyak
  115 sekolah menengah dan 105 sekolah rendah
  di Johor.
• SPSK Tujuan Sekolah Rintis SPSK-
• Meningkatkan pengurusan sekolah kualiti ke arah
  MS ISO 90012008 yang lebih bersistematik, jelas
  dan berfokus.

4
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• 2. Meningkatkan pengurusan kualiti dalam
  pengajaran dan pembelajaran mengikut manual
  kualiti yang disediakan.
• 3. Meningkatkan prestasi pencapaian pelajar
  melalui tumpuan aktiviti yang berfokus kepada
  pelanggan ( pelajar ) di sekolah.
• 4. Membantu mencapai matlamat visi, misi dan
  slogan Jabatan Pelajaran Johor iaitu Selangkah Di
  hadapan dan Johor Top 5

5
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• SPSK Sekolah Rintis SPSK yang dipilih mewakili
  setiap daerah di negeri Johor yang terdiri
  daripada sekolah klauster, sekolah rancangan
  khas, sekolah rancangan khas agama, sekolah
  harian biasa, sekolah bandar dan sekolah luar
  bandar.
• SPSK - Sekolah Rintis SPSK yang dipilih pada 2009
  meliputi 20 sekolah di Johor, tahun 2010 akan
  menjadi 50 dan menjelang 2011 semua sekolah di
  Johor menggunakan Sistem Pengurusan Sekolah
  Kualiti atau mengikut MS ISO 90012008

6
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• SPSK Skop pelaksanaan SPSK adalah berfokus
  kepada aktiviti Pengajaran dan
  Pembelajaran
• SPSK - Sekolah Rintis SPSK menggunakan
  standard MS ISO 90012008 iaitu
  mengandungi-
• 1. Manual Kualiti
• 2. Prosedur Kualiti
• 3. Dokumen dan Rekod Kualiti

7
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Manual Kualiti iaitu
• Menerangkan Dasar dan objektif kualiti Sistem
  Pengurusan Kualiti mengikut seksyen (Seksyen 4
  8 ) dalam standard MS ISO 90012008 dan dasar
  berkaitan.
• Prosedur Kualiti iaitu-
• Menerangkan proses-proses yang dijalankan bagi
  pelaksanaan sistem pengurusan kualiti yang
  mengandungi 17 prosedur utama ( PK )

8
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Dokumen Sokongan iaitu-
• Menerangkan dokumen yang menyokong pelaksanaan
  sistem pengurusan kualiti seperti Akta Pelajaran,
  Dasar Pendidikan Negara, Surat Pekeliling
  Ikhtisas dan Garis Panduan.
• Rekod iaitu-
• Rekod yang diwujudkan dan diselenggara sebagai
  bukti kepada pematuhan pelaksanaan kualiti

9
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Perancangan SPSK
• Objektif Kualiti ditetapkan oleh Pengarah
  Pelajaran Johor.
• Pengarah Pelajaran Johor melantik Pengetua dan
  Guru Besar sebagai Wakil Pengurusan.
• Di sekolah Menengah, Guru Penolong Kanan
  Pentadbiran adalah Pengurus Kualiti, manakala di
  sekolah rendah Guru Besar sebagai Pengurus
  Kualiti.

10
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Tanggungjawab Wakil Pengurusan adalah-
• a. Memastikan proses-proses yang diperlukan
  dalam SPSK diwujudkan.
• b. Melaporkan prestasi SPSK dan keperluan
  penambahbaikan kepada pengurusan
• atasan.
• c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan
  pelanggan diwujud dan dilaksana

11
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Wakil Pengurusan melantik Pengurus Kualiti dan
  Ketua Juruaudit di sekolah serta Penyelaras
  Prosedur.
• Tugas Pengurus kualiti adalah-
• - menyebarkan SPSK kepada warga sekolah
• - membantu Wakil Pengurusan melaksanakan
• SPSK
• - memastikan SPSK dilaksanakan sebagaimana
• terkandung dalam manual dan prosedur
  kualiti

12
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Tugas Ketua Juruaudit adalah
• 1. Merancang Jadual Audit Dalam
• 2. Menentukan auditee yang terlibat semasa
• Audit Dalam dijalankan.
• 3. Menetapkan masa yang sesuai bagi
  Juruaudit membuat pengauditan.

13
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Penyelaras Prosedur -
• 1. Dilantik oleh Pengetua atau Guru Besar
• 2. Penyelaras Prosedur dilantik berdasarkan
  kesesuaian tugas. Contoh
• Setiausaha Peperiksaan dilantik Penyelaras
  Prosedur PK 05 Pengurusan Peperiksaan.
• Guru BK dilantik Penyelaras Prosedur PK 13
• Pengurusan Bimbingan.

14
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Contoh Penyelaras Prosedur
• Ketua Pembantu Pentadbir ( KPT ) dilantik
  Penyelaras Prosedur PK 11.
• Pengurus Kualiti dilantik Penyelaras Prosedur PK
  12, PK 14, PK 15, PK 16 dan PK 17
• Guru Media dilantik Penyelaras Prosedur PK 09
  Pengurusan Pusat Sumber

15
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• KAWALAN DOKUMEN
• Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen
  Sokongan Diluluskan oleh Pengarah
• Kawalan Dokumen diselenggarakan oleh Pengurus
  Kualiti Negeri iaitu
• - Senarai Edaran Pemegang Dokumen yang dicap
  SALINAN TERKAWAL.
• - Dokumen dicap SALINAN untuk Edaran Tidak
  Terkawal tiada senarai edaran terkawal.

16
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Contoh SALINAN TERKAWAL
• Surat Senarai Nama Pemegang Dokumen
• Senarai Nama Edaran
• Contoh
• Pengetua SMK Taman Mount Austin
• No Senarai Edaran - 126
• PK - 126 01
• PK HEM - 126 02
• PK KOKO - 126 - 03

17
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Surat Senarai Nama Pemegang Dokumen
• Senarai Nama Edaran daripada PK 1
• Ketua Bidang Bahasa - 126-01/01
• Ketua Bidang TekVok - 126-01/02
• Ketua Bidang Sains - 126-01/03
• Ketua Bidang Kemanusian - 126-01/04
• S/U Peperiksaan - 126-01/05
• Guru GBK - 126-01/06

18
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Tanggungjawab dan pengurusan ( Seksyen 5 )
• KOMITMEN PENGURUSAN
• 1.1 Komunikasi kepada semua
• 1.2 Mewujudkan Dasar Kualiti
• 1.3 Mewujudkan Objektif Kualiti
• 1.4 Menjalankan Kajian Semula Pengurusan
• 1.5 Memastikan sumber yang mencukupi
• TIADA KERJASAMA PIHAK PENGURUSAN BOLEH DIBERI
  KETAKAKURAN

19
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Komunkasi Dalaman
• MESYUARAT
• TAKLIMAT / PERBINCANGAN
• PAPAN KENYATAAN
• MAKLUMBALAS PELANGGAN
• MEMO DALAMAN
• PERHIMPUNAN

20
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Objektif Kualiti
• 100 P P dilaksanakan
• 100 Aduan dan Maklumbalas pelanggan dilayan.
• 100 Murid dapat Perkhidmatan Bimbingan
• Peningkatan 3 atau 65 lulus keseluruhan
• Tanpa Teguran Audit

21
PROSEDUR KUALITI ( PK )

• PK 01 - P. Panatia
• PK 02 - P. Jadual Waktu
• PK 03 - P. Pengajaran Pembelajaran
• PK 04 - P. Pencerapan
• PK 05 - P. Peperiksaan
• PK 06 - P. Semakan Hasil
• Kerja Murid
• PK 07 - P. Mesyuarat
• PK 08 - P. Aduan Pelanggan
• PK 09 - P. Pusat Sumber
• PK 10 - P. Perkembangan Staf
• PK 11 P. Perolehan dan
• Pembelian

• PK 12 - P. Kawalan Dokumen dan Rekod
• PK 13 - P. Bimbingan
• PK 14 - P. Audit Dalam
• PK 15 - Perkhidmatan
• Yang Tidak Akur
• PK 16- Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan
  Penambahbaikan
• PK 17- Kajian Semula Pengurusan

22
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PROSEDUR KUALITI
• PK 01 PENGURUSAN PANATIA
• Objektif- Pengurusan Panatia diurus supaya
  setiap subjek meningkat 3 atau 65 keseluruhan
  dalam tahun semasa.
• Tindakan Rujuk PK01SPSK JPNJ 2/3
• - Lantik JKKS - Mesyuarat JKKS 2X setahun
• - JK Panatia Mata Pelajaran Mesyuarat 4X
• - Aktiviti Panatia Program dan Laporan
• - Fail Panatia 1 panatia 10 Fail ( rujuk PK
  01/1

23
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PROSEDUR KUALITI
• PK 02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU
• Objektif Memastikan jadual waktu disiapkan
  dalam tempoh 7 hari sebelum sesi persekolah
  dimulakan.
• Jadual Waktu Peribadi dan Jadual Waktu Kelas.
• Jaduaal Guru Ganti Slip ( PK 02/1)
• Rujuk Lampiran PK 02

24
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PROSEDUR KUALITI
• PK 03 PENGURUSAN PENGAJARAN
• DAN PEMBELAJARAN
• Objektif Memastikan P P yang telah dirancang
  dilaksanakan 100 melainkan berlaku perkara di
  luar kawalan sekolah.
• RPH Tajuk,Objektif,Aktiviti,Nilai/BBM dan
  Refleksi.

25
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 03 PENGURUSAN P P
• Sebelum P P
• Buku Persedian Mengajar sukatan, RPT, Jadual
  Waktu Peribadi/Kelas, Takwim, Senarai Nama Murid
  dan Headcount.
• RPH Tajuk,Objektif,Aktiviti,Nilai/BBM dan
  Refleksi.
• Semasa P P
• Buku Kawalan Bilik Darjah Laporan Kehadiran dan
  disiplin Murid
• Melaksanakan P P mengikut dirancang

26
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Semasa P P
• Rekod Peminjaman BBM/ Alatan
• ( Buku Rekod Pinjaman Peralatan )
• Selepas P P
• Pemeriksaan Hasil Kerja Murid kumpul buku,
  semak dan pembetulan
• IKUT LAMPIRAN PK 03

27
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 04 PENGURUSAN PENCERAPAN
• Objektif Memastikan guru-guru yang mengajar
  dicerap minimum 2X setahun
• Tindakan Lampiran PK 04
• Memaklumkan ( Minit Mesyuarat )
• Jadual Pencerapan dan Agihan Tugas
• Bincang kekuatan / kelemahan
• Guna Borang Pencerapan

28
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN
• Objektif Memastikan penyedian soalan dan
  Pengurusan Peperiksaan dijalankan dalam 60 hari
  mengikut perancangan.
• Tindakan Rujuk Lampiran PK 05
• - Siap Analisis dalam tempoh 14 hari dari tarikh
  akhir peperiksaan.

29
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
• Objektif
• 100 hasil kerja murid disemak.
• Pentadbir memantau semakan minimum 2 X setahun
• Rujuk Lampiran PK 06

30
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT
• Objektif Memastikan Proses pengendalian
  mesyuarat mematuhi PKPA.
• Tindakan Rujuk Lampiran PK 07
• - Tindakan Keputusan Minit Mesyuarat.
• - Pengurusan Fail

31
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 08 PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
• Objektif Memastikan proses pengendalian Aduan
  dan Maklumbalas diurus.
• Tindakan (rujuk Lampiran PK 08 )
• Daftar Aduan
• Instrument Maklumbalas Pelanggan

32
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 08 Pengurusan Aduan
• 1.1 Lantik Penyelaras Aduan
• 1.2 Buku Daftar Aduan
• 1.3 Borang Aduan
• 1.4 Maklum kepada pengadu, aduan diterima
• 1.5 Lapor Aduan kepada Pengadu 7 hari (
  jika perlu spt rasmi )

33
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 08 PENGURUSAN ADUAN
• Maklumbalas Pelanggan
• 2.1 Instrument Penilaian P P
• 2.2 Setiap Guru 10 borang
• 2.3 Penerangan kepada Pelanggan supaya murid
  dapat mengisi
  instrument dengan betul.
• 2.4 Perbincangan bagi guru tidak kompeten (
  Lampiran PK 08 )

34
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER
• Objektif Memastikan 100 murid meminjam buku
  di Pusat Sumber, minima 10 buah buku.
• Tindakan Rujuk Lampiran PK 09
• Kad Pinjaman
• Analisis setiap 6 bulan
• Tindakan Peminjam yang langgar

35
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
• Objektif Memastikan semua staf mendapat latihan
  7 hari setahun (SPI)
• Tindakan
• Rancang - Borang Matriks Kompetensi
• Analisis Keperluan Latihan
• Jadual Perancangan Latihan

36
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Pelaksanaan Latihan ( Rujuk Lampiran PK 10 )
• Surat kebenaran Pengetua
• Borang Permohonan
• Senarai Calon ( guru )
• Minit Curai ( anjuran agensi luar )
• Kumpul sijil dan kemaskini Kad Biru
• Borang Penilaian Keberkesanan kursus
• (Hari akhir kursus dan selepas 3 bulan
  kursus)

37
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 11 PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
• Objektif Memastikan perolehan mematuhi Arahan
  Perbendaharan dan Tanpa Teguran Audit.
• Tingakan
• Mesyuarat JK Kewangan Sekolah
• Memilih Pembekal

38
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 11 Membuat Pembelian berdasarkan-
• - Keperluan
• - Kedudukan Kewangan
• - Pembekal berdaftar ( asrama/KH/Sains )
• Kedudukan Stok-
• - baki stok
• - penggunaan bulanan
• - kekerapan keperluan
• - tarikh barangan dapat dibekalkan
• Rujuk Lampiran PK 11

39
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 11
• Kebenaran pusat Tanggungjawab ( mohon )
• Pesanan Sekolah melebehi RM 100.00
• Pajar Wang runcit
• Dokumen Pembelian
• - Salinan asal Pesanan Sekolah, bil, invois
• - Perakuan penerima (tandatangan dan cap )
• - Borang Prestasi Pembekal
• Lampiran PK 11

40
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 11
• Rekod stok / iventori
• PEROLEHAN
• - terima dan semak bekalan diterima.
• - rekod stok dan iventori
• - analisis penilaian prestasi pembekal

41
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 12 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
  DAN REKOD KUALITI
• Objektif Memastikan kawalan dokumen mengikut
  prosedur mudah dibaca,dikenal,diperolehi.
• Tindakan
• Menyimpan semua dokumen -
• - Manual Kualiti,Prosedur Kualiti, Lampiran
  kualiti, SPI,PKPA,Akta Pendidikan, Surat Siaran
  Pendidikan.

42
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 12
• Semua dokumen Terkawal ada
• No Salinan Terkawal
• Senarai Edaran Terkawal
• Cap SALINAN TERKAWAL
• Cap DOKUMEN TERKAWAL
• Cap SALINAN ( tidak perlu no salinan terkawal
  dan senarai edaran terkawal)
• PENGURUS KUALITI
• - Mengurus,mengawal,mengedar dokumen kualiti

43
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• KETUA JURUAUDIT merancang dan mengadakan jadual
  audit dalam.
• Lampiran Kualiti diguna mengikut kesesuaian
  dalam prosedur kerja.
• Senarai Induk Dokumen Kualiti
• - ditanda DOKUMEN TERKAWAL
• PK Lampiran 12

44
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• PK 13 PENGURUSAN BIMBINGAN
• Objektif 100 murid mendapat Perkhidmatan
  Bimbingan daripada Guru Bimbingan
• Tindakan ( rujuk PK 13 )
• Perkhidmatan Bimbingan ( Kemahiran Belajar,
  Kerjaya, PDM, Motivasi,KK,KI )
• Borang-Borang

45
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI
JOHOR

• Tindakan
• Borang Biodata semua guru GBK murid
• Takwim Tahunan
• Memberitahu Guru Kelas Surat Makluman
• Bahan untuk murid
• Borang Penilaian Murid
• Analisis Prestasi Perkhidmatan.
• Borang-Borang ( 15 ) PK 13/1,13/3,13/4,13/5,
  13/6 , 13/7, 13/8,13/9, 13/10,13/11,13/12, 13/13,
  13/14, 13/15, 13/16

46
Kualiti .....Adalah Standard dan Dipatuhi

• Sekian Terima kasih