Prosessoptimering og gevinstrealisering vha. IKT

1
Prosessoptimering og gevinstrealisering vha. IKT

• 23. september 2005

Case PACS/RIS
2
Nå er vi halvveis

• Midtveisevaluering
• Epost til margunn_at_ifi.uio.no
• Litteratur, forelesingar, prosjekt
• innhald, vanskegrad, omfang, nytteverdi.
• Anonyme kommentarer? send til Siri/Marianne
• Oppfølging prosjekt vil gjerne ha epost/møtes
  (men borte 20.10 - 5.11)
• Repetisjon
• Læringsmål Få kjennskap til sentrale aktørar,
  system og problemstillingar. Få eit grunnlag for
  å tenke kritisk i forhold til teknologi-relaterte
  problemstillingar.

3
Prosess-fokus

• Til i dag Reengineering Work Dont Automate,
  Obliterate!
• Fokus på pasientforløp Pasientens gang gjennom
  systemet som det overordna organiseringsprinsipp
  et. Kartlegg denne flyten, og sjå på gap,
  overlapp, mangler.
• Slike idear finn vi i
• S_at_mspill 2007 (helhetlige forløp)
• Metoden til Ringerike sykehus (pasientfokusert
  redesign)
• Anna kvalitetsarbeid (forventa forløp)
• Ester-prosjektet

4
John Brown is a retired plumber in his early 70s.
He has been treated at Hospital A for the past
ten years. During that time, he has had three
knee replacements and a triple bypass operation.
He is regularly seen at the chest clinic. Both
Hospital A and Hospital B are well-regarded
teaching hospitals. One has foundation status.
Here, John Brown tells his story "One day, a
couple of months ago, I wasn't at all well - very
short of breath. I went to my GP, who said I'd
have to go to hospital immediately. She said she
was sending me to Hospital A because her records
showed that's where I was treated for my heart
problems. I wanted to go home first to get all my
medicines and then call a taxi, but the GP told
me I was too ill to do that. I wanted to take my
medicines with me because they never know what
I'm taking when I get there. My GP told me to go
home and she would call an ambulance. I told my
wife not to come with me as I thought I'd be home
in a couple of hours. Or I could let her know
once I was settled. In the ambulance, they put
me on oxygen and took me to Hospital A.. When I
arrived at the hospital, they took me into a
cubicle and I gave them my hospital number. They
said I was not their patient and that they were
transferring me to another hospital. That was
strange because I had just been there three days
ago for a lung function test at the chest clinic.
But they said they had no record of me. If
they'd just looked at the tablets I had with me,
they would have seen that they had given me some
of them. I was in too bad a state to disagree. I
didn't know where they were sending me until I
was in the ambulance. At Hospital B they saw me
straightaway. They said I would be admitted to a
ward. I said 'But I'm not your patient'. They
said they'd admit me anyway. They took me up to
the ward. I was put on a drip and something
mechanical was put on the other arm. My wife
meanwhile rang Hospital A to find out what was
happening. They said they did not know me and
suggested she ring Hospital C. When she rang
Hospital C the woman understood how upset my wife
was and said that she'd trace me and ring my wife
back. She did this quite soon. When the
consultant came to see me in the ward, she asked
me if I was a patient at Hospital A. I told her
to look in my pocket for my diary. It had all my
appointments in it. She was surprised and didn't
know how I'd come to be at Hospital B. The
consultant rang Hospital A but couldn't get any
proper answer. I could see she was getting angry.
But she wasn't going to send me back to Hospital
A because I'd lose valuable time. I said that
all this was making me upset. I thought maybe
Hospital A was trying to get rid of me because of
my age. I was on a monitor and the consultant
could see that I was getting upset and it was not
doing me any good. After two days, they got me
stable enough to go home. At Hospital B they
changed all my tablets. They gave me a chart with
all my medicines on it. It even shows the ones
they took me off. When I came home, my GP
straightaway took me off one of the tablets
they'd given me because I'd had a bad reaction to
that in the past. I hadn't remembered. It
probably happened a long time ago. Hospital B
gave me an envelope to take to Hospital A. In it
was a letter saying all they'd done, the
medicines they gave me and the ECGs. They told me
not to hand the envelope to anyone but the
cardiologist because things got lost. I'm not
surprised they said that. Hospital A often can't
find my notes. I have to tell them where I was
last. My notes are about five inches thick. If
they had computers, you could push a few buttons
and it would all come up, like at the GP's.
Instead, I keep having to tell them over and over
again."
http//www.connectingforhealth.nhs.uk/casestudies/
patientpublic/johnbrown
5
Case PACS/RIS

• Radiological Information System
• Informasjonssystem som omhandler bl.a.
  røntgensvar, timelister, arbeidsflyt, økonomi,
  systemadministrasjon, etc.
• Picture Archive and Communication System
• Digitalt system for lagring, granskning og
  distribusjon av røntgenbilder

Med takk til Frode Løbersli PhD-student, UiO
6
RIS OG PACS

• Man kan ha RIS uten å ha PACS, men det er lite
  nyttig å ha PACS uten å ha RIS-funksjonalitet
• RIS og PACS smelter mer og mer sammen i et system
• Det er stort ønske om at RIS og PACS skal
  integreres med andre systemer på sykehuset, for
  eksempel EPJ, HIS, økonomi, forskning
• Medfører stor kompleksitet, vanskelig å kartlegge
  konsekvenser av endringsforslag

7
Tradisjonell røntgen infrastruktur

• Basert på fysiske artefakter
• Henvisninger (papir)
• Røntgensvar (papir)
• Røntgenbilder (film)
• Rørpost og internpost
• Telefon
• Formelle og uformelle møter
• Artefaktene har en funksjon utover det å være
  bærere av informasjon

8
Tradisjonell arbeidsgang
9
Aspekter ved det tradisjonelle infrastrukturen

• Veldig distribuert, ingen har fullstendig
  oversikt
• Mange variasjoner
• Koordinert av fysiske artefakter
• Median lt gjennomsnitt
• Store standardavvik
• Dårlige rutiner eller fleksibilitet?

10
Tradisjonell arbeidsgang?
NY
11
Påståtte gevinster

• Bedre arbeidsflyt og redusert tid til transport
• Bedre oversikt over status til undersøkelsene
• Lavere arkivkostnader
• Billigere fremstilling av bildene
• Frigjøring av areal
• Digitale fordeler (tid/sted uavhengig,
  bildemanipulasjon)
• Miljøgevinster

12
Erfaringer

• De store gevinstene fra PACS og RIS har
  uteblitt
• Mange implementasjoner av PACS og RIS har kun
  blitt et internt system på røntgenavdelingene
• Mange implementasjoner har hatt problemer med å
  håndtere fleksibiliteten som er nødvendig i
  sykehus sammenheng
• MEN RIS og PACS er kommet for å bli. Endring av
  sosio-tekniske infrastrukturer tar tid.

13
Hvordan ta ut gevinster?

• Henvisninger og svar må digitaliseres!
• Synliggjøre sub-optimalisering
• Bruk på kliniske avdelinger er en forutsetning
  for at de største gevinstene kan realiseres
• Må ta hensyn til at avdelingenes bruk av rtg er
  veldig ulik
• Temaer som diskuteres i fagmiljøet
• Vakt-samarbeid mellom sykehus?
• Tale-til-tekst?

14
Innføring av RIS/PACS ved UUS 2000-2003

• Fortsatt papirhenvisning som koordinerer
  prosessen gt Ingen tidsgevinster å snakke om
• Like mange ansatte på eksp. i 2.etg i 2003 som i
  2000
• Hjelpepleierne henger opp bildene digitalt for
  radiologen
• En hjelpepleier mer på sentralfixen.
• Ny oppgave Skrive ut bilder på film.
• Barneradiologi og Legevakten kontrasignerer
  digitalt, de andre avdelingen kontrasignerer på
  papir
• Utveksling av bilder med eksterne på CD-rom eller
  på film

(Data fra Frodes studier av innføringsprosessen)
15
UUS

• Mars 2000
• Gastrokirurgen
• N187, 45 ø-hjelp
• Lungemedisinsk
• N49, 32 ø-hjelp
• Totalt
• N236, 42 ø-hjelp
• Organisatorisk ø-hjelp?

• September 2002
• Gastrokirurgen
• N214, 69 Ø-hjelp
• Lungemedisinsk
• N118, 77 ø-hjelp
• Totalt
• N332, 72 ø-hjelp

16
Hvorfor fiasko på UUS?

• Aldri kun en årsak til en fiasko
• Manglende kjøper og selgerkompetanse?
• Regelverk for innkjøp (EØS)
• Prosjektorganisasjonen?
• Vanskelig å integrere RIS og PACS fra to ulike
  leverandører?
• Undervurderte integrasjon mot modalitetene?
• Tekniske problemer med bl.a. Taperobot
• Undervurderte risiki. Trodde bare man løste det
  nåværende problemet, så ville resten være i orden
• Problemene skapte samarbeidsproblemer
• Leverandør rekrutterte ansatte fra UUS
• Osv, osv

17
Konklusjon PACS/RIS

• PACS/RIS er kommet for å bli
• En kan ikke regne med store økonomiske gevinster,
  men
• Kvalitative gevinster?
• Tidsgevinster?
• Miljøgevinster!
• Innføring av RIS og PACS er en stor
  organisatorisk endring. Endringer tar tid!
• Brukerne tilpasser seg til systemet

18
Prosessar

• Kva slags forståing har vi av prosessar?
• Som ein lineær prosess, som har eit forløp
  gjennom eit tidsrom?
• Socio-spatial korleis arbeidet er organisert
  mellom menneske i tid og rom?
• Bevissthet om korleis maktforhold, konflikter
  etc. spelar inn ved forsøk på endring?
• Teknologiske (praktiske, fysiske) og
  regulatoriske begrensninger og muligheter?

19
Standarder og rutiner

• Berg s. 88 -gt Standardised care paths
• Rutiner som ressurs (planer, prosedyrer,
  standarder)
• Kjente begreper fra Strauss et al.Social
  organization of medical work (se full ref. i
  Berg s. 64) Standardised operating procedures
  (SOP), trajectories, grids, articulation work
• Bardram and Bossen Mobility work Standardised
  operating configurations (of information, people,
  resources, environments)

20
Men
Radikal redesign (its time to stop paving the
cow paths) versus Bootstrapping (gradvis,
evolusjonær, inkrementell forandring)
Motsetning?