Social Software en Project Management

1
Social Software en Project Management

• Kamakshi Rajagopal

2
Project-gebaseerd werken

• Tijdsgebonden
• Algemene projectdoelen
• Vaste taken
• Internationaal team

3

• Coördinatie projecten essentiëel
• Coördinator
• Persoon met meeste informatie over het project
• Ankerpunt voor alle projectmedewerkers

4
Centraal webgebaseerd werkomgeving

• Projectwerk gevisualiseerd, niet verborgen
• Open voor alle projectmedewerkers
• Vergemakkelijkt samenwerking
• Verantwoordelijkheid ligt bij projectmedewerker

5
Typische project taken

• Coördinatie
• Opvolging voortgang
• File-sharing
• Takenlijst (to-do lists)
• Communicatie over project activiteiten
• Visualisatie tijdslijn en milestones

6
Oplossingen voor bedrijven

• Eigen systeem creëren
• Tijd
• Arbeidsintensief
• Geïntegreerde software paketten
• Vaak duur
• Heel uitgebreid (meer dan wat nodig is)

7

• Mogelijke oplossing is software zoals BaseCamp
• Essentiële functionaliteiten
• Eenvoudige visualisatie
• Eenvoudig te gebruiken

8

• VENUS SUMMER SCHOOL
• Social Networking

9
Social Networking

• Privaat netwerk
• Informeel ontmoeten van vrienden, familie,
  collegas, zakenpartners
• Delen van informatie, fotos, contacten en blog
• Voorbeelden
• MySpace.com
• Facebook.com
• Tagged.com

10
(No Transcript)
11
Linkedin voor zakenrelaties

• Profiel opleiding werkervaringen -
  specialiteiten
• Electronische businesscard
• Netwerken Vinden van partners, klanten en
  opdrachtgevers via anderen
• Nieuwe jobs

12
(No Transcript)
13

• Social Software Kennismanagement

14

• Social networks can provide the essential
  context needed to make knowledge sharing
  possible, valuable, efficient and effective

15

• Benefits of social software
• No upfront investment in software
• No development/integration needed
• Ease of use
• End-users can update their own info
• Up and running in a few days

16

• What?
• Wiki
• Social Bookmarking
• Slideshare
• Blogs
• ...

17

• Social Bookmarking

a web-based service to store and share your
Internet bookmarks
18

Kenmerken

19

20

21
elearning
22
elearning
23
elearning
24
Business Blogging
25
Kemerken van een weblog

• lage drempel
• hoog persoonlijk karakter
• toegankelijk
• flexibel
• mogelijkheid tot commentaar of feedback
• cluster blogging
• Ping back, track back
• Relaties leggen

26
Voordelen

• The consumer and citizen are potentially better
  informed
• Blogs have potential to help the organization
  develop stronger relationships and brand loyalty
  with its customers, as they interact with the
  human face of the organization through blogs.
• Blogs, in an intranet environment, can be an
  excellent way of sharing knowledge within the
  organization.
• Blogs can be a positive way of getting feedback,
  and keeping your finger on the pulse, as readers
  react to certain pieces, suggest story ideas,
  etc.
• Blogs can build the profile of the writer,
  showcasing the organization as having talent and
  expertise.
• Blogs are extremely cheap to setup and run
• Search engines love blogs
• Knowledge management
• Feedback - good and bad!
• Openness

27
Nadelen

• Moet onderhouden worden!!!!!!!!!

28
External Communication

• Positioning as an Expert
• Niche Branding
• Educational Marketing
• Building a Network
• Enhancing Reputation and Credibility
• Controlling your Niche
• Broadcasting News and Information
• Developing a public face for the business
• Broadcasting Powerful Press Releases
• Promoting Conferences, Seminars, Exhibitions and
  other Events
• Developing Better Client Relationships
• Promoting Client Case Studies
• Creating Product Evangelists
• Gaining Customer Feedback
• Customer Support

29

• Blogs need to be written with their audience in
  mind and that they should therefore include posts
  of all types, from indepth articles, to
  commentary on others opinions, to links to
  useful resources and news articles. It is in this
  way that we best show our expertise and engage
  with others, and also the way in which we raise
  the profile of our business and develop its
  reputation.

30
Internal Communication

• Team Building
• Internal Communications
• Internal Information Sharing

31

• VENUS SUMMER SCHOOL
• Teamwork met WIKI, Google Docs, Zoho

Nicki Mrose, AVNet - K.U.Leuven
32
Wat is een WIKI?

• Een website waarop elke bezoeker inhoud kan
  toevoegen, wissen of aanpassen
• Registratie / login kan vereist zijn
• Leent zich uitstekend voor samenwerking met
  anderen
• Wordt in toenemende mate op het intranet van
  organisaties ingezet om kennis de delen en om
  virtueel samen te werken
• Gemakkelijk in gebruik, geen kennis van HTML
  vereist.

33
Voorbeelden van publieke WIKIs

• Wikipedia - vrije encyclopedie
• 6.000.000 artikels in 250 talen
• Wikinomics - How Mass Collaboration Changes
  Everything
• Een boek over sociale software in bedrijven
  waarvan het laatste hoofdstuk op een WIKI door
  bezoekers van de website geschreven wordt.

34
WIKIs op het intranet

• WIKI software wordt op een server van het bedrijf
  (achter een firewall) geïnstalleerd
• Gegevens zijn daardoor in eigen handen en
  beveiligd door het bedrijf
• Voorbeelden
• TWiki (een open source WIKI voor bedrijven)
• Confluence (betalende WIKI voor bedrijven, 1200
  - 8000)

35
Toepassingen van WIKIs op het werk

• Documentatie en informatie
• Handleidingen
• Delen van bedrijfsinformatie die snel kan
  veranderen
• Personeelsbestanden
• Project planning
• Documentatie en content management van kortere en
  niet al te grote projecten
• Takenlijsten

36
Google Docs Spreadsheets

• Samen online documenten en spreadsheets bewerken
  met een browser
• Documenten worden online opgeslagen
• Veel bekende documentformaten worden ondersteund,
  waaronder .doc, .rtf en pdf
• Gratis

37
Delen van documenten

• Toegang tot een document wordt verleend door het
  opgeven van e-mailadressen
• Meerdere mensen kunnen bestanden bekijken en
  wijzigingen aanbrengen
• Bij documentrevisies kunt u zien wie wat heeft
  gewijzigd en wanneer de laatste bewerking is
  uitgevoerd
• Documenten kunnen ook gepubliceerd worden op een
  website of weblog

38
Toepassingen

• Met collegas op afstand samenwerken, thuiswerk
• Groepsprojecten
• Takenlijsten, inkooplijsten
• Bijhouden van werkuren

39
Voordelen

• Toegankelijkheid Wereldwijd van elke computer
  die over een internetverbinding beschikt
• Dataverlies Geen back-ups nodig
• Altijd de nieuwste versie van een document
  beschikbaar

Nadelen

• Privacy Documenten liggen niet op een server van
  het bedrijf maar op de server van Google
• Functionaliteit Biedt alle basisbewerkingen,
  maar is nog niet zo compleet als de originele
  producten
• Nog niet beschikbaar voor offline gebruik

40
Zoho

• Concurrentieproduct voor Google Docs
  Spreadsheets
• Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show, Zoho
  Notebook,
• Meer mogelijkheden dan Google Docs Spreadsheets
• Offline versie beschikbaar

41

• Veel teamwork plezier!