TJ

1
TJÄNSTE OCH RELATIONSMARKNADSFÖRING MED
INRIKTNING PÅ TURISM 3.10.2007, kl.
12.30-14.00 Inköp och distribution av
affärsresor Anne Holma, EM Hanken, Institution
för Marknadsföring anne.holma_at_hanken.fi 
2
Inköp och distribution av affärsresor-
Köpande företagets perspektiv

1. Vad är affärsresande
2. Aktörer i affärsresebranschen
3. Corporate travel management Resestyrning
4. Samarbete med resebyrån och tjänsteproducenter
5. Samhällsansvar

3
1. Affärsresor
4
BUSINESS TRAVEL
BUSINESS TOURISM -discretionary -occasional
feature of employment -often group travel
INDIVIDUAL BUSINESS TRAVEL -nondiscretionary -regu
lar and necessary feature of employment -often
individual travel    
Group meetings -seminars -conferences -product
launches, etc.
Incentive trips -team incentive trips -family
incentive trips
Presentations
Consultations
Exhibitions -trade fairs -trade shows -consumer
shows    
Corporate hospitality -spectator
hospitality -participative hospitality
One-to-one meetings
Investigations
Source DavidsonBeulah 2002
5
Affärsresenär
Fritidsresenär

• kund vs. end-user kunden är end user
• väljer inte destinationen själv väljer själv
  destinationen
• betalar inte resan själv, icke prismedveten
  betalar resan själv, prismedveten
• reser relativt regelbundet reser relativt
  oregelbundet
• korta resor relativt långa resor
• planeringstid mycket kort mycket
  lång planeringstid några veckor ett år
• erfaren resenär, krävande mindre erfaren,
  kräver mindre
• resmål industriområden/metropol resmål
  stränder, kulturstäder, landsbygd
• reser året runt, måndag till fredag reser under
  semesterperioder, veckoslut

6
Affärsresor som en kostnadspost

• företagens andra eller tredje största
  kostnadspost som kan kontrolleras
• Källa Amex 2002

7
Affärsresor som en kostnadspost

• FBTA Finnish Business Travel Association
  www.fbta.net
• Befrämjar kunskap gällande resestyrning och inköp
  av affärsresor.
• Medlemmar c. 150 företag och föreningar, varav
• 115 företag som köper affärsresor
• Totala resekostnader gt 1 000 MEUR

http//www.fbta.net/uploads/173c3a77_Kyselyostajaj
asenet0906.pdf
8
Affärsresor som en kostnadspost

• Flygbiljetter gt 50
• Hotell
• Biluthyrning, dagtraktamente, andra
  transportmedel, visum, osv.

9
2. Aktörer i affärsresebranschen
10
Affärsresebyråer i Finland

• Resebyrå Area www.area.fi
• Finlands Resebyrå www.smt.fi
• Kaleva travel www.kalevatravel.fi
• (Carlson Wagonlit Travel)
• Hogg Robinson Group
• www.hrgworldwide.com/fi
• Via Travelzon Finland www.travelzon.fi
• BCD Travel www.bcdtravel.fi
• (BTI Bennett, TQ3, The Travel Company)

11
Affärsresebyråernas försäljning 2006

• 2006
• 816 MEUR (tillväxt 6,5)
• Källa SMAL Suomen Matkatoimistoalan liitto
• www.smal.fi

12
Affärsresebyråernas försäljning 2007
13
Tjänsteproducenter

• Flygbolag
• The International Air Transport Association
• www.iata.org
• Hotell
• Suomen Hotelli- ja Ravintolaliitto ry
• http//www.shr.fi
• Kreditbolag
• Mjukvaraproducenter, systemproducent
• http//www.amadeus.fi/index.htm

14
3. Corporate travel management
15
Corporate travel management resestyrning
matkahallinto Ansvarsområden
Strategi politik Resepolitik och reseregler Tjänstekoncept Riskhantering Inköp avtal Avtalspolitik Avtalskoncept Val av leveratörer
Process Praktiska researrangemang Betalningssätt Intern marknadsföring Tjänstekvalitet Processutveckling Rapportering uppföljning Analyser Slutsats Styrning Budgetering
Källa FBTA
16
TRAVEL MANAGEMENT PROCESS
BEFORE BUSINESS TRIP
AFTER BUSINESS TRIP
TRAVEL MANAGER
Travel policy, intepretations, implementation -
Travel insurance - Suppliers contracts -
Strategies - Training - Feedback - Expense and
saving reports - Booking tools Safety issues
TRAVELER/ SECRETARY
Travel proposal
Travel arrangements
Travel settlement
Budgeting travel costs
SUPERIOR
Approval
Out of policy
OK
Not OK
Not OK
OK
BUSINESS TRAVEL AGENT
Approval
Travel arrangements
Follow-up
Recheck the rates
Changes
Travel documents
Invoicing
Cancellations
Reports
NETWORKING GROUPS/ INTRANET/ PRCOMMUNICATION
Passenger profiles
Information
Implementing travel policy and contracts
Updates
Reporting
Feedback
LEGAL AFFAIRS
Contracts
CASHIER'S OFFICE
Cash advance
Travel settlement payment
Cash advance reduced
Bank transfer
ACCOUNTING/FINANCE
Out of policy
Travel agency invoices
Credit cards
INTERNAL INSPECTION
Reports
Out of policy
Check signatures, exhange rates, receipts
Unused documents
RISK MANAGEMENT
Travel policy
HUMAN RESOURCES
Duty travel
17
(No Transcript)
18
(No Transcript)
19
So many ways to buy an airline ticket
GDSs Global Distribution Systems
Source Alamdari 2002 Regional development in
airline and travel agency relationships. Journal
of Air Transport Management, p. 340 (modified)
20
(No Transcript)
21
Källa
22
Travel ManagerCorporate Travel ManagerGlobal
Travel ManagerInternational Travel Manager
http//www.fbta.net/uploads/173c3a77_Kyselyostajaj
asenet0906.pdf
23
International Travel Manager

• Job description Tehtävänäsi on johtaa,
  koordinoida ja kehittää konsernin
  liikematkustamista. Haasteenasi on rakentaa ja
  vakiinnuttaa koko Ruukkiin kansainvälisesti
  yhtenäiset, toimivat sekä kustannustehokkaat
  matkustusohjeistukset ja käytännöt. Etsit
  ennakkoluulottomasti uusia yhteistyökumppaneita
  ja toimintamalleja, joiden avulla yrityksemme
  henkilöstö matkustaa tehokkaasti ja
  turvallisesti. Neuvottelet ja valmistelet
  matkustukseen liittyvät konserni-tasoiset
  hankintasopimukset. Seuraat alan kehitystä ja
  ajankohtaisia tapahtumia sekä ohjeistat, koulutat
  ja informoit omaa organisaatiotamme. Työskentelet
  tiiviissä yhteistyössä yrityksemme eri maissa
  matkustamisesta vastaavien henkilöiden kanssa,
  keräät palautetta ja tietoja sekä seurantaa että
  kehittämistä varten.
• We value / Offer
• Sinulla on kaupallinen ammattikorkea-/korkeakoulu
  tutkinto ja työkokemusta liikematkustamiseen
  liittyvistä tehtävistä. Tunnet alan
  toimintamallit ja yhteistyökumppanit. Innostut
  uusista asioista ja kehittämisestä, mutta olet
  myös tehokas, aikaansaava organisoija ja
  systemaattinen kehittäjä. Toimit
  liiketoimintalähtöisesti ja viihdyt nopeasti
  kehittyvässä ja muuttuvassa toimintaympäristössä.
  Englannin kielen taitosi on vahva ja muu
  kielitaito on eduksi.

källa http//www.ruukki.com/rr_rekry1f.nsf/31b988
4aaf157426c225662a002d306d/9684dfdf458a18fbc225735
c004ae3a7?OpenDocument, 2.10.2007
24
Global Travel Manager

• The task of the new Global Travel Manager at
  TietoEnator is to create a coherent and
  centralised travelling practice to all the 27
  countries in which the group operates. It is not
  a small task. At TietoEnator, the task of the
  travel administration is to organise the business
  trips of the group as cost-efficiently as
  possible. The company's saving policy has been
  successful since the average prices of
  TietoEnator's trips have reduced by over 10
  percent in a year. The group's employees made
  more than 15,000 business trips last year.
  TietoEnator has somewhat less than 15,000
  employees. Most of the trip expenses come from
  air tickets.
• Källa TietoEnator
• http//image.m-brain.fi/new/index.asp?ResID312Se
  ls3Dtravel20manager, 1.10.2007

25
Utmaningar för travel managers

• Fragmenterad distribution
• Komplicerad prissättning
• Teknologiutveckling
• Resesäkerhet
• Hur mäta resultaten på resestyrning
• Hur engagera olika intressentgrupper
• Källa FBTA 2006

26
4. Samarbete med resebyrån och tjänsteproducenter
27
Ett exempel

• http//www.smt.fi/liikematkat.html

28
Changes in the business environment
TECHNOLOGY DEVELOPMENT
INTERNATIONALISATION
QUICKER MEANS OF TRAVEL
NATURAL PHENOMENON
INFORMATION MANAGEMENT
MORE TRAVEL
PROCESS DEVELOPMENT
ALTERNATIVES TO TRAVEL
MANAGEMENT INFORMATION
COST SAVINGS
EPIDEMICS
LOCATING TRAVELERS
PROFESSIONAL PURCHASING
ECONOMIC FLUCTUATIONS
TERRORISM
SAFETY PRECAUTIONS
BUSINESS TRAVEL/ TRAVEL MANAGEMENT
PARTNERSHIP
THREATH OF WAR
FUEL PRICE
COST SAVINGS
PARTNERSHIP
POLITICS
COMPETITION
WARS
PRICING PRINCIPLES
LAWS, REGULATIONS, RULES
ENVIRONMENTAL ISSUES
29
Nya roller

• 1980
• Ingen resestyrning
• 1990
• Resestyrning
• Centralisering
• Volymbaserade inköp
• 2000
• Fragmenterade distributionskanaler
• Professionella inköp
• Partnerskap

• Resenärens roll
• Travel managers roll
• Tjänsteproducentens roll
• Förmedlarens roll

30
Travel managers roll
31
Tränsteproducentens roll
Inbesparare
Tilläggsresurs
Partner
Utlokalisering av viktiga stödfunktioner. Stort
förväntat mervärde.
Kunden vill öka verksamhet, men behålla kontroll
och beslutsmakt.
Mål -flexibilitet, minskning av fasta kostnader,
bättre tjänstekvalitet.
Samarbete fördjupas, avtalsperiod blir längre,
tjänsteproducent får mera makt och ansvar,
strategisk värde av den utlokaliserade tjänsten
ökar!
Källa Timo Kivistö Consulting.
32
Kommunikation
Source Leino 1999
33
Ford al. 2003
Relationsnivåer
Låg engagemang Hög engagemeng
Långsiktigt 1.Långsiktig, arms length relation -rutinisering -lätt att byta 2.Långsiktig, intensiv relation -samarbetspartners anpassar till varandra -effektivitet -besparningar
Kortsiktigt 3.Kortsiktig, arms length relation -prispressning -besparningar 4.Short term, intense relationships - oregelbundet inköp av komplexa tjänster
34
Samarbete med affärsresebyrån

• Resebookningar
• No-touch
• Low-touch
• High-touch

35
5. Samhällsansvar Corporate Social
Responsibility (CSR)
36
Samhällsansvar

• Socialt ansvar
• resesäkerhet, riskhantering
• sexturism
• fysisk och psykisk hälsa
• Ekonomisk ansvar
• Miljöansvar
• klimatförändring (CO2 utsläpp)

37
Vad kan resebyråerna göra

• Our strategic approach moves beyond the
  greening of travel. We offer comprehensive
  Responsible Travel Management solutions that
  focus on both
• Sustainability - to measure the environmental
  impact of your business travel and take steps to
  minimize your programs carbon footprint.
  Solutions include
• Carbon emission reporting
• Accountability - to improve your traveler
  wellbeing and security and promote responsible
  standards throughout your travel supply chain.
  Solutions include
• Travel risk management
• Traveler tracking
• Medical repatriation

Källa http//www.bcdtravel.fi/global/show_docume
nt.asp?idaaaaaaaaaaalxwa 1.10.2007
38
Resfria möten

• virtuaalikokoukset matkatoimistosta - trawell
  meetings
• Matkusta virtuaalisesti! - Suomen Matkatoimisto
  tarjoaa vaihtoehdon matkustamiselle.
• Virtuaalikokouksilla säästät huomattavia summia
  matkakustannuksissa.
• Nopeuttaa tiedon jakamista ja reagointikykyä
  yrityksessäsi.
• Joustava ASP-ratkaisu ei vaadi kalliita
  laiteinvestointeja.
• Koulutus, ylläpito ja tukipalvelut Suomen
  Matkatoimistossa.
• TraWell Meeting auttaa sinua keskittymään
  oleelliseen!
• http//www.smt.fi/trawell/virtuaalikokouksetmatkat
  oimistosta.html
• http//www.vv.se/templates/page3____20540.aspx

39
Källor

• www.acte.org
• travelmole-wire_at_travelmole.net
• www.businesstraveleurope.com
• www.btnonline.com
• Google Corporate travel, corporate business
  travel, business travel
• Arbetsplatser utomlands
• http//www.jobtarget.com/c/search_results.cfm?site
  _id650
• file///C/DOCUME1/holma/LOCALS1/Temp/unnamed.ht
  m
• Utbildning
• Markkinointi-instituutti, Matkahallinnon tutkinto
• https//www.markinst.fi/product.aspx?SectionId969
  5lochelsinki
• Högskolan Dalarna, Falun
• http//www3.du.se/templates/IndexPage.aspx?id474

40
Tack!