Preservacin Digital

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Preservación Digital
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Humberto Celeste Innarelli

• Analista de Desarrollo de Sistemas y
• Administrador de la Red del Sistema del
• Archivo Edgard Leuenroth de UNICAMP
• Profesor del área de Tecnología de la
• Información y Comunicación

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El acervo digital

• Sociedad sin Memoria
• Considerando que el patrimonio archivístico
  digital se encuentra en peligro de desaparición y
  de la falta de confiabilidad, y que su
  preservación en beneficio de las generaciones
  actuales y futuras es una preocupación urgente en
  el mundo entero.
• Carta para la Preservación del Patrimonio
• Del Archivo Digital Preservar para garantizar el
  acceso
• CONARQ/CTDE (2004)

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El acervo digital
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El acervo digital

• Elementos básicos del acervo digital
• Hardware
• Software
• Soporte información

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El acervo digital
2 Años
1 Año
5 Años
10 Años
Memoria Digital ?
50 Años
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La preservación digital

• La humanidad tiene experiencia de dos mil años
  en la preservación del papel manuscrito y de
  doscientos años en la preservación del papel
  hecho por máquinas, pero no tiene experiencia en
  la preservación de documentos digitales
• Howell (2000)

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La preservación digital

• La perdida de los acervos digitales puede dejar
  una gran brecha histórica, pues muchas
  investigaciones dejarán de existir por no haber
  material suficiente para consulta, eso es
  reflejado directamente en las bibliotecas
  digitales, las cuales no están preparadas para
  recibir el acervo digital y consecuentemente
  preservarlo.

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La preservación digital

• Peculiaridades del acervo digital
• Obsolescencia del hardware
• Obsolescencia del software
• Fragilidad del soporte digital

• Usted ya intento abrir algún archivo que esta
  almacenado en un disket de 5 ¼ ?

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La preservación digital

• Sí intenta, pasara por tres dificultades
• Encontrar o drive de 5 ¼ (hardware)
• Encontrar o software que lea este tipo de acervo
  (software)
• Leer el disket, pues el puede estar físicamente
  dañado

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La preservación digital

• Usted ya intento cargar su conjunto de tarjetas
  perforadas ?

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Los 10 mandamientos de la preservación digital

• Debilidades
• Orientaciones

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Os 10 mandamentos da preservación digital
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1. Mantendrás una política de preservación

• Debilidades
• Perdida de acervos a lo largo del tiempo
• Orientaciones
• Crear un equipo multidisciplinario para el
  establecimiento de una política de preservación
• Establecer una política de preservación
• Preparar infra-estructura
• Implementar la política de preservación
• Revisar y adaptar periódicamente la política

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1. Mantendrás una política de preservación
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2. No dependerás de un hardware específico

• Debilidades
• Obsolescencia del hardware
• Dependencia tecnológica del fabricante
• Orientaciones
• Mantener compatibilidad del hardware con las
  diversas tecnologías y proveedores de la
  actualidad
• Verificar la estabilidad de la tecnología
  utilizada en el hardware
• Verificar la especificidad del hardware en
  relación al objeto digital

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2. No dependerás de un hardware específico
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3. No dependerás de un software específico

• Debilidades
• Obsolescencia do software
• Dependencia tecnológica do fabricante
• Orientaciones
• Utilizar estándares abiertos
• Permitir el acceso por diversos softwares
• Verificar la estabilidad de la tecnología
• Verificar la especificidad del formato con
  relación al objeto digital
• Garantizar la forma de presentación

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3. No dependerás de un software específico
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4. No confiarás en sistemas gerenciadores como
única forma de acceso al documento digital

• Debilidades
• Sistema gerenciador puede dejar de funcionar
• Contrato de mantenimiento y/o licencia de uso
  vencida
• Orientaciones
• Mantener la estructura de directorios conocida y
  con posibilidad de acceso independerte
• Mantener la organización y nomenclatura conocida
  y con posibilidad de acceso independiente
• Mantener los formatos conocidos

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4. No confiarás en sistemas gerenciadores como
única forma de acceso al documento digital
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5. Migrarás tus documentos de soporte y formato
periódicamente

• Debilidades
• Obsolescencia del formato
• Obsolescencia del soporte
• Perdida de confiabilidad en el soporte
• Orientaciones
• Poseer herramientas de migración de formato
• Poseer herramientas de migración de soporte
• Establecer rutinas de rejuvenecimiento y/o
  migración, teniendo como base
• Verificación de la confiabilidad del soporte
• Verificación de la obsolescencia del software
• Verificación de la obsolescencia del hardware

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5. Migrarás tus documentos de soporte y formato
periódicamente
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6. Reproducirás los documentos en locales
físicamente separados

• Debilidades
• Catástrofe con el acervo
• Orientaciones
• Mantener copias de seguridad y/o backup en
  edificios físicamente separados y de preferencia
  distantes
• Utilizar salas cofre si fuera posible

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6. Reproducirás los documentos en locales
físicamente separados
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7. No confiarás ciegamente en el soporte de
almacenamiento

• Debilidades
• Degradación del soporte
• Daño físico por problemas de manipuleo y
  fabricación
• Orientaciones
• Definir la vida útil de los diversos soportes
• Establecer una tabla de confiabilidad para el
  tiempo de uso y almacenamiento de los diversos
  tipos de soportes utilizados
• Implementar rutinas de verificación del tiempo
  de uso y almacenamiento de los soportes
• Definir el ambiente de almacenamiento

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7. No confiarás ciegamente en el soporte de
almacenamiento
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8. No dejarás de hacer backup y copias de
seguridad

• Debilidades
• Daños en los equipos
• Daños en los soportes de almacenamiento
• Orientaciones
• Establecer una política de backup y/o copia de
  seguridad

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8. No dejarás de hacer backup y copias de
seguridad
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9. No preservarás basura digital

• Debilidades
• Sobrecarga de los depósitos digitales
• Sobrecarga en el sistema gerenciador
• Orientaciones
• Establecer Tablas de Temporalidad
• Evaluar el acervo digital
• Eliminar (basura digital)
• Preservar el acervo digital

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9. No preservarás basura digital
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10. Garantizarás la autenticidad de los
documentos archivísticos digitales

• Fragilidades
• Perdida de datos o informaciones
• Perdida da estructura del acervo
• Adulteración
• Perdida del acervo
• Perdida del contexto histórico
• Perdida del histórico de producción y elementos y
• Perdida de metadatos
• Orientaciones
• Establecer caminos de auditoria
• Controlar acceso
• Exponer lo mínimo posible el acervo digital
• Mantener metadatos de preservación

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10. Garantizarás la autenticidad de los
documentos archivísticos digitales
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Reflexiones

• Fueron presentadas algunas sugerencias para el
  establecimiento de la política de preservación de
  acervos digitales, pero, la política debe ser
  estudiada y definida por la empresa conforme a
  sus necesidades. Vale la pena recordar que los
  acervos cuentan la vida de una institución y no
  siempre deben ser eliminados solamente por no
  poseer valor legal.

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Reflexiones

• La preservación digital es un asunto complejo y
  reciente no se ciñe solamente al estudio de los
  soportes, técnicas de backup, técnicas de
  migración, técnicas de autenticación etc. Este
  asunto debe ser estudiado de forma
  interdisciplinaria e institucionalmente, cabiendo
  a los profesionales de la información la garantía
  de la preservación y mantenimiento del acervo
  digital de forma íntegra y autentica.

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Reflexiones

• Tenemos mucho más por discutir sobre el
  documento digital antes de llegar a cualquier
  fórmula o resultado, pero, es intimidante
  imaginar que mientras discutimos, muchos
  documentos fueron y están siendo perdidos
• Innarelli (2003)

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Bibliografía
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Bibliografia

• ARQ-SP. Preservação do patrimônio digital.
  Memorando ARQ-SP, n.4, Set. 2001.
• Avedon, Don M. GED de A a Z tudo sobre
  gerenciamento eletrônico de documentos. São
  Paulo CENADEM, 1999.
• Barbieri, C. C. D., Innarelli, H. C., Martins, N.
  R.. Gerenciamento eletrônico de documentos
  criação de um banco de informações e imagens no
  Arquivo Permanente da UNICAMP. In Congresso
  Internacional de Arquivos, Bibliotecas, Centros
  de Documentação e Museus. São Paulo Imprensa
  Oficial, 2002. pp.53-66.

39
Bibliografia

• Bogart, J. W. C. V. Long-term preservation of
  digital Materials. In National Preservation
  Office (NPO) Conference on Preservation and
  Digitisation pricipes, practice and policies.
  1996.
• Conselho Nacional de Arquivos. Carta para
  Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital.
  Rio de Janeiro, 2004.
• Conselho Nacional de Arquivos. Glossário de
  Documentos Arquivísticos Digitais. Rio de
  Janeiro, 2004.
• Cruz, T. Workflow a tecnologia que vai
  revolucionar processos. São Paulo Atlas, 1998.
• Gilheany, S. Preserving information forever and a
  call for emulators. In DLA98, Digital Libraries
  Asia 98. Singapore, Mar. 1998.

40
Bibliografia

• Innarelli, H. C., Preservação de Documentos
  Digitais Confiabilidade de Mídias CD-ROM e CD-R.
  Universidade Estadual de Campinas, 2006, 165 p.
  Dissertação.
• Innarelli, H. C., Sollero, P. Padrões de formatos
  de documentos digitais adotados pelo arquivo
  permanente do sistema de arquivos da unicamp para
  preservação e acesso. In VI Congresso de
  Arquivologia do Mercosul. Campos do Jordão
  CEDIC/PUC-SP, 2005.
• Innarelli, H. C., Sollero, P. Preservação de
  Documentos Digitais a fragilidade do suporte
  CD-ROM para a preservação. In I Congresso
  Nacional de Arquivologia. Brasília ABARQ, 2004.

41
Bibliografia

• Innarelli, H. C., Sollero, P. Preservação de
  documentos digitais metodologia prática para
  identificação de problemas físicos nas mídias de
  cd-rom e cd-r. In VI Congresso de Arquivologia
  do Mercosul. Campos do Jordão CEDIC/PUC-SP,
  2005.
• Innarelli, H. C., Sollero, P. Reliability and
  durability of CD-ROM and CD-R medias its
  fragility related to digital preservation. In
  7th World Multiconference on Systemics,
  Cybernetics and Informatics. Orlando IIIS, 2003.
• National Archives of Australia NAA. Standard for
  the Physical Storage of Commonwealth Records.
  National Archives of Australia, 2002.
• Revista Veja . Bomba do Tempo. São Paulo Editora
  Abril, n. 1534, pp. 61, Fev. 1998.

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Bibliografia

• Ribeiro, F. O desafio da informação profissional
  novo paradigma, novo modelo formativo. In I
  Congresso Internacional de Arquivos, Bibliotecas,
  Centros de Documentação e Museus. São Paulo
  Imprensa Oficial, 2002. pp.419-440.
• Rondinelli, R. C. Fidedignidade e autenticidade
  do documento eletrônico uma abordagem
  arquivística. In I Congresso Internacional de
  Arquivos, Bibliotecas, Centros de Documentáção e
  Museus. São Paulo Imprensa Oficial, 2002.
  pp.471-483.
• Rondinelli, R. C. Gerenciamento arquivístico de
  documentos eletrônicos. Rio de Janeiro Editora
  FGV, 2002.
• Santos, V. B. Gestão de Documentos Eletrônicos
  uma visão arquivística. Brasília ABARQ, 2005.

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Gracias ...

• Humberto Celeste Innarelli
• humberto_at_unicamp.br
• Analista de Desarrollo de Sistemas y
• Administrador de la Red del
• Archivo Edgard Leuenroth de UNICAMP
• Profesor del área de Tecnología de la
• Información y Comunicación