Soluciones para la Implantacin de una Facturacin electrnica

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Soluciones para la Implantación de una
Facturación electrónica
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La oficina sin papelMito o futuro?
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Volúmenes actuales de procesos basados en papel
Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9
millones de páginas, realiza 4 millones de
fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y
pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de
una oficina a otra. Fuente IDC
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La importancia del documento en formato papel

• El 96 de documentos críticos circula en papel
• El 90 de la comunicación con los clientes se
  realiza en soporte papel
• Del 30 al 70 del tiempo de un empleado es
  dedicado a la gestión de documentos
• El 30 de documentos contiene información
  obsoleta

Fuente Gartner Group, Ashburnham Group, Cap
Ventures, Coopers Lybrand, Forrester Research,
Ikon Office Solutions, Dataquest
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Los costes de la ineficiencia

• El almacenamiento/búsqueda de un documento en
  papel cuesta 20 euros
• Un formulario en papel mal cumplimentado cuesta
  120 euros
• El coste de la gestión de documentos representa
  del 6 al 15 de los ingresos de una empresa
• Un documento se copia 19 veces de media, sin
  ningún tipo de control, con un coste de entre 40
  y 420 euros

Fuente Gartner Group, Ashburnham Group, Cap
Ventures, Coopers Lybrand, Forrester Research,
Ikon Office Solutions, Dataquest
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Conceptos generales
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Flujo tradicional de factura papel

• Proceso de Facturación
• Proceso de Conformación

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Costes de la facturación papel
Fuente AECOC
Generación Factura
Manipulación Fra. en papel
Ensobrado Franqueo
Envío Factura
Sistema transaccional
Recepción y desensobrado
Clasificación y reparto
Comprobación Autor. Pago
Sistema de escaneado
Sistema Documental

• Como emisor
• Papel 0,12
• Impresión 0,28
• Envío 0,35
• TOTAL 0,75

• Como receptor
• Recep./manip. 0,07
• Grabación 0,15
• Trat. manual 1,68
• TOTAL 1,9

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Objetivos de la conversión de papel a medio
electrónico

• Mayor productividad
• Automatización del flujo de trabajo de los
  documentos
• Acceso a la información por otras
  aplicaciones/usuarios
• Ahorro de costes
• Materiales, coste mano de obra, etc.
• Mejor Usabilidad
• Coexistencia Soporte a ambos formatos
• Facsimilitud Documentos idénticos
  (papel/electrónico)
• Interoperabilidad Múltiples SS.OO.,
  aplicaciones, fuentes, etc.
• Interacción Posibilidad de intervención del
  usuario
• Seguridad
• Control de modificaciones indeseadas
  (autenticidad)
• Certificación con valor legal (verificabilidad)

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Pasos básicos del tratamiento electrónico de
facturas

• Documentos generados
• Composición
• Firma
• Almacenado
• Integración
• Acceso
• Recuperación
• Automatización del flujo

• Documentos recibidos
• Verificación
• Catalogación
• Almacenado
• Integración
• Acceso
• Recuperación
• Automatización del flujo

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Generalidades (I)

• Definición de Factura (tradicional)
• Documento mercantil, justificante por excelencia
  de las operaciones comerciales referidas al
  suministro de bienes y servicios
• Regulada por el derecho fiscal, pues acredita los
  impuestos indirectos repercutidos
• Debe cumplir unas normativas según la legislación
• Facturación electrónica
• EBPP Electronic Billing, Payment, Presentment
• Es el equivalente funcional de la anterior
• Son de aplicación las mismas normas exigibles

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Generalidades (II)

• Legislación aplicable (entre otras)
• Comercio electrónico Ley 34/2002
• Firma electrónica Ley 59/2003, HAC/1181/2003 y
  Orden de 21-02-00
• Facturación electrónica Dir. 115/2001/CEE y
  77/388/CEE, RD 1496/2003 y Orden HAC/3134/2002
• I.V.A. Ley 37/1992 y RD 1496/2003
• Entidades normalizadoras
• Iniciativa Europea de Normalización de la F.E.
  (EESSI)
• Instituto Europeo de Normas de Telcos. (ETSI)
• Comité Europeo de Normalización (CEN)

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Principios de la e-Factura
Fuente AEAT

• Contenidos equivalentes al papel
• Consentimiento del destinatario
• Libertad de Gestión
• Opciones de externalización
• Opciones de almacenamiento
• Neutralidad tecnológica
• Responsabilidad del sujeto pasivo
• Garantía de autenticidad e integridad
• Mediante certificados electrónicos

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Certificados electrónicos

• Titulares de los certificados
• Persona física representante o vinculada, y
  jurídica
• Opción de firma por un tercero (externalización)
• Entidades Certificadoras autorizadas
• CamerFirma
• FNMT
• Cons. Gen. Abogacía
• ACE
• Ancert
• Izenpe

• Firma Profesional
• Registro Mercantil
• ANF
• Generalitat Catalana
• Generalitat Valenciana
• Banesto

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Ventajas para el emisor (I)

• Agilidad en la tramitación
• Rápida y fiable
• Automatizada
• Envío multi-canal correo, portal, soporte
  magnético, etc.
• Coexistencia con la facturación en papel
• Mejora potencial del proceso de Factoring
  (firma del cliente)
• Procedimiento seguro
• La firma digital garantiza autenticidad,
  integridad y no repudio
• Reducción de los errores del proceso manual
• Mejora de la relación con el cliente
• Mayor flexibilidad en la relación mutua
• Facturas pueden personalizarse
• Inclusión de mensajes en factura (avisos,
  ofertas, etc.)

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Ventajas para el emisor (II)

• Integración
• Las facturas digitales son integrables (e
  indexables) en cualquier Gestión Documental (EDM)
• Se puede vincular automáticamente con la
  transacción ERP
• Agilidad en la gestión de cobros
• Opciones de aceptación por acuse de recibo (firma
  del cliente)
• Proceso más ecológico
• Ahorro de costes
• En papel, pre-impresos, sobre, etc.
• En la tramitación impresión, ensobrado, envío
• En el almacenamiento y espacio físico
• En la gestión de incidencias en el cobro

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Ventajas para el receptor (I)

• Agilidad en la tramitación
• Rápida y fiable
• Automatizada
• Procedimiento seguro
• La firma digital garantiza autenticidad,
  integridad
• Reducción de los errores del proceso manual (OCR)
• Mejora potencial del proceso de Confirming
  (firma del cliente)
• Mejora de la relación con el proveedor
• Mayor flexibilidad en la relación mutua
• La factura puede estar personalizada
• Puede incluir mensajes (avisos, ofertas, etc.)

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Ventajas para el receptor (II)

• Integración
• Las facturas digitales son integrables (e
  indexables) en cualquier Gestión Documental (EDM)
• Se pueden vincular automáticamente con la
  transacción ERP
• Agilidad en la gestión de cobros
• Opciones de aceptación por acuse de recibo
• Proceso más ecológico
• Ahorro de costes
• En la tramitación (desensobrado, catalogación)
• En la integración con el ERP (entrada de datos,
  conformación y conciliación)
• En el almacenamiento y espacio físico
• En la gestión de incidencias en el cobro

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Ahorros alcanzables

• Gartner Group
• Los costes suelen reducirse en un 66
• PriceWaterHouseCoopers
• Entre un 60 y un 80
• Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI)
• Hasta un 40 de ahorro

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Formatos aceptados (I)

• PKCS7
• Formato universal
• Utilizable con cualquier software compatible
• Transporta firmas y certificados
• XML
• Añade semántica al formato, independiente del
  aspecto visual de la factura
• Interpretable en emisor y destinatario
• Permite firmas parciales

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Formatos aceptados (II)

• Edifact
• Extensión del sistema EDI tradicional
• Muy habitual en el sector de la Distribución
• Compacto y estandarizado
• PDF
• Fácil de entender
• Firmas y certificados viajan interna o
  externamente
• Convertible a XML
• Sólo requiere de Adobe Reader (gratuito)
• Mantiene la dualidad electrónico/papel

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Esquema de unasolución basada en PDF
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Diagrama de bloques para la generación de facturas
Impresora
FAX
PDF
Datos ltXMLgt
ERP
PDF (Datos extraibles)
Datos y comandos ltXMLgt
Enlace con el ERP
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Diagrama de bloques para la conformación de
facturas
ERP
Notificaciones
Generación transacción
Enlace con el ERP
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Componentes requeridos
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Composición documental

• Generación de documentos dinámicos a partir de un
  flujo de datos y de plantillas prediseñadas
• Herramienta de creación de plantillas WYSIWYG
• Múltiples formatos de datos (XML, mapeo)
• Procesado de múltiples tareas predefinidas
• Generación de códigos de puntos PDF417
• Formatos de salida impresión multiformato, fax y
  correo electrónico
• Alto rendimiento (miles de páginas/min.)

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Servidor de Firmas

• Realiza todas las funciones de firma digital en
  un entorno servidor desasistido
• Firmar electrónicamente (facturas emitidas)
• Validar firmas electrónicas (facturas recibidas),
  con acceso a las CRLs del emisor del certificado
• Soporte a múltiples formatos (PDF, XML, PKCS)
• Soporte a cualquier Certificado homologado
• Ubicación de los Certificados
• Software, SmartCard, token USB, HSM
• Opción de Time Stamping

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Motor de Workflow

• Automatización del flujo de trabajo de la
  facturación mediante la ejecución de procesos
  predefinidos
• Herramienta WYSIWYG de creación de Procesos
• Direccionamiento inteligente basado en reglas,
  roles y directorios existentes (estructura
  organizativa)
• Gestión de incidencias flujos de retorno,
  tiempos de espera excedidos, etc.
• Plena integración con el resto de componentes

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Repositorio Documental

• Sistema de gestión documental orientado al
  almacenamiento de documentos
• Soporte a múltiples formatos de entrada
• Electrónico PDF, XML, etc. (factura
  entrante/saliente)
• Papel Escáner/OCR (factura entrante)
• Integración con productos terceros
• Workflow para la importación de facturas
  salientes
• OCR para la importación de facturas papel
• ERP para el enlace con la transacción original

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Motor de OCR

• Plataforma de software que permita digitalizar,
  indexar y validar tanto documentos basados en
  papel como documentos electrónicos
• Formatos soportados scan, ofimático, PDF, XML,
  mail, HTML
• Reconocimiento de textos, marcas, códigos de
  barra, escritura a mano
• Integración con el Repositorio documental

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Ejemplos de Implantaciones
32
Ejemplo de Sistema de facturación electrónica
Repsol (I)

• Multinacional Española, con presencia en más de
  25 países, líder en España, una de las diez
  mayores empresas privadas del sector en el mundo
• Desde Junio 2003 miles sus de clientes no reciben
  mensualmente las facturas en papel visitan el
  Portal en Internet, se identifican y descargan
  sus facturas
• Con el actual sistema de emisión y firmado
  digital en PDF de facturas, se emite mensualmente
  en 3 días más de 10.000 facturas

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Componentes implantados

• Herramienta de Gestión
• mySAP (SAP)
• Composición documental
• SAPScripts (SAP)
• Motor de Workflow
• InvesFlow (IECISA)
• Servidor de Firmas
• U-Sign Server (IpsCA)
• Repositorio documental
• InvesDoc (IECISA)

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Ejemplo de Sistema de facturación electrónica (II)

• Principales ventajas destacadas por el cliente
• Ámbito legal del envío telemático de las facturas
• Coexistencia en el sistema de facturación
  tradicional
• Rapidez en el cobro de facturas
• Ahorro significativo de costes
• Satisfacción del cliente por la comodidad del
  proceso
• Extensiones futuras del sistema
• Adjuntar información en XML
• Utilizar campos comentario para el cliente
• Ampliar el ámbito a nuevas divisiones/empresas

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Otros ejemplos

• Camper
• ERP mySAP
• Composición SAP SmartForms
• Firma U-Sign Server
• Automatización SAP WF
• Hyundai
• ERP Propio
• Composición Output Server
• Firma U-Sign Server
• Automatización Sin Workflow

36
Preguntas?

• adaniel_at_grupo.seidor.es