PROCEDIMIENTO GENERAL TOMA DE MUESTRAS

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Procedimiento general para la toma de
muestras. Manual de calidad para el control de
mercado Alejandro Salcedo Aznal
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DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD/PERSONA
FASES
Responsable Unidad
INICIO
Responsable inspección
Análisis viabilidad
no
si
Responsable unidad
Decisión Viabilidad
FASE PREPARACIÓN
Archivo
Inspectores
FASE EJECUCIÓN
Ejecución Toma Muestras
Continúa...
Actas Informes
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DIAGRAMA DE FLUJO (cont.)
Viene pág. Ant.
Persona designada por resp. unidad
Registro
Almacenamiento
Responsable almacén
Acondicionamiento /Envío laboratorio
Responsable inspección
Comunicación interesado inspectores
Recepción boletines
Archivo
no
Decisión T.M.
Procedimiento V.3
Evaluación resultados
si
R.insp y unidad
R.Unidad
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MOTIVOS PARA SELECCIÓN DE LAS MUESTRAS

• RED DE ALERTA.
• RESULTADOS DE CAMPAÑAS NACIONALES/AUTONÓMICAS CON
  O SIN ENSAYOS.
• DENUNCIAS Y RECLAMACIONES.
• NUEVAS NORMATIVAS.
• NUEVOS PRODUCTOS.
• OTROS ESTUDIOS DE MERCADO.
• COLABORACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES.
• MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

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Estudio de viabilidad

• Efectuado por el técnico inferior al responsable
  de unidad
• Antecedentes .
• Carácter de la muestra (indicativa o
  reglamentaria)
• Normativa aplicable
• Posibilidades técnicas del análisis (Doc. Técn,
  de requerimientos laboratoriales)D.R.L.
• Acondicionamiento y transporte de las muestras
  (ídem)D.R.L.
• Medios materiales para la toma de muestras
• Disponibilidad de personal
• Coordinación con otras unidades
• Estudio económico
• Adecuación de fechas

Decisión de viabilidad
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PROCESO SELECCIÓN C. S. M.
SOLICITUD PROPUESTAS SS.PP. (D.G.C.)
Septiembre
PROPUESTAS SS.PP.
ANALISIS DE VIABILIDAD
Análisis de la propuesta (D.G.C.)
OPORTUNIDAD
Octubre
Propuesta D.G.
TÉCNICA ANALÍTICA
DE MERCADO
REUNIÓN COORDINACIÓN
Octubre
ECONÓMICA
NUEVA PROPUESTA D.G.C
Propuesta CONSENSUADA.
Noviembre
Análisis de la propuesta (C.I.C.C.)
NO
SI
ACEPTAC.
D.G.C. CC.AA.
Enero
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PROCESO SELECCIÓN C. R. M.
SOLICITUD PROPUESTAS SS.PP. (D.G.C.)
Septiembre
PROPUESTAS SS.PP.
ANALISIS DE VIABILIDAD
Análisis de la propuesta (D.G.C.)
OPORTUNIDAD
Octubre
Propuesta D.G.
TÉCNICA ANALÍTICA
DE MERCADO
REUNIÓN COORDINACIÓN
Octubre
ECONÓMICA
NUEVA PROPUESTA D.G.C
Propuesta CONSENSUADA.
Noviembre
Análisis de la propuesta (C.I.C.C.)
NO
ACEPTAC.
Enero
SI
Elaborac. Protocolos
D.G.C. CC.AA.
PROTOCOLOS
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ANALISIS DE VIABILIDAD DE LA PROPUESTA

• CRITERIOS DE OPORTUNIDAD
• VIABILIDAD ECONÓMICA
• VIABILIDAD TÉCNICA
• Competencial.
• Analítica.
• VIABILIDAD EN EL MERCADO
• Cómo?
• Dónde?

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Preparación de la Toma de Muestras

• Persona que la realizará
• Cronograma de actuaciones
• Revisión normativa
• Estudio documental

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Preparación de la Toma de Muestras II

• Carácter de la T.M.
• Medios de pago
• Medio de locomoción y requisitos especiales de
  las muestras (D.R.L)
• Material para la toma, el transporte y el
  acondicionamiento.
• Documentos necesarios
• actas,documentos de abono
• Criterios de selección de la muestra. Aleatorio o
  dirigido.
• Criterios de selección del establecimiento.
  Aleatorio o dirigido.
• Criterios de sustitución
• Documentación a requerir al inspec. (facturas,
  albaranes)

D.R.L. Documentos de requisitos laboratoriales.
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Preparación de la Toma de Muestras III

• Conservación de la muestra (D.R.L.)
• Laboratorio que realizará el análisis
• Fecha y plazo para la remisión
• Documento de ejecución.

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Fase de ejecución I

• A realizar por los inspectores
• Siguiendo la orden de servicio

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Fase de ejecución II

• T.M. En presencia del compareciente siempre
• Asegurarse que existe suficiente cantidad de
  producto
• Cumplimentar etiquetas, precintos, bolsas y
  actas.
• Firmas caso negativa a la firma

Informar de su obligación y consecuencias de la
negativa. De persistir buscar testigos
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Fase de ejecución III

• Embalado, precintado, etiquetado,lacrado si es
  el caso y numerado de los ejemplares de la
  muestra.
• Acondicionamiento para su transporte según el
  D.R.L.
• A tener en cuenta el documento de formalización
  de ejemplar de muestra
• Abono de las muestras.
• Redacción del documento de la inspección.
• Reflejar bien claro donde se depositan las
  muestras .
• Reflejar en acta también, si se quiere que el
  compareciente presente documentación y cuando,
  así como las consecuencias de la no presentación.

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Fase de ejecución IV

• Lectura del acta
• Solicitar alegaciones
• Firma del acta caso de negativa ídem a lo
  anterior.
• Entrega de copias también si se ha negado a
  firmar.
• Despedida con corrección
• Traslado de las muestras a la unidad.

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Fase de registro

• Datos del registro
• Nº de registro
• Fecha
• Nº del acta
• Inspectores actuantes
• Nº ejemplares de la muestra
• Causa de la toma de muestras
• Producto y fecha de duración
• Fabricante, importador, envasador, con domicilio
• Establecimiento de la T.M. Y domicilio
• Características especiales del producto
• Documentos que acompañan al acta

• Entrega de las muestras al mismo que realizó el
  estudio de viabilidad
• Si existiese alguna incidencia sobre lo
  establecido en la orden de servicio se hará saber
  en informe complementario.
• Cumplimentación de la orden de ejecución

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Fase de almacenamiento

• Registro de almacén
• Nº registro
• Fecha registro.
• Producto
• Nº acta
• Ubicación
• Nec.conservación
• Nec. Acondicionamiento.
• Laboratorio destino
• Fecha para envío.

• Existirá un responsable
• Recepcionará la muestra y la orden de ejecución
• Colocará la muestra en el almacén
• Cumplimentará su parte de la orden de ejecución.
• Deposito provisional de las actas de T.M.
• El almacén dispondrá de cerradura la llave la
  tendrá el responsable del Alm. Y el de la unidad.

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Fase de acondicionamiento y envio

• Envío al laboratorio firmado por responsable de
  la unidad
• Documento de envío normalizado

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Fase de evaluación

• Recepción de boletines analíticos.
• Unión a la copia del acta de toma de muestras.
• Estudio de resultados.

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Orden de ejecución
Orden de ejecución

• Propuesta de la toma de muestra
• Firmada por el Jefe de Servicio.
• Estudio de viabilidad
• Firmada por el técnico o jefe de sección.
• Decisión de actuación.
• Firmada por el Jefe de Servicio.
• Instrucciones de ejecución.
• Registro
• Firmado por los inspectores.
• Almacenamiento
• Firmado por el responsable.
• Acondicionamiento y envío al laboratorio.
• Firmado por el responsable de los envíos.