Gua rpida de carga de informacin

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MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA DIRECCIÓN
DE DEFENSA DE LA NACIÓN  
pres
ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO      
GUIA RÁPIDA PARA LA CARGA DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO ÚNICO    
Proyecto Regional de Gestión para la
Gobernabilidad RLA/00/01 PNUD - RBLAC
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• INTRODUCCIÓN
• El artículo 1º de la Ley 819 de 2003, establece
  la obligación al Gobierno Nacional de presentar
  antes del 15 de junio de cada vigencia fiscal a
  las comisiones económicas del Congreso de la
  República, un marco fiscal de mediano plazo el
  cual debe contener, entre otros, una relación de
  los pasivos contingentes que pudieran afectar la
  situación financiera de la Nación, originados en
  la celebración de operaciones de crédito público,
  otros contratos administrativos y sentencias y
  conciliaciones.
• El Documento CONPES 3250 del 20 de octubre de
  2003 determina las líneas de acción para el
  fortalecimiento de la defensa legal de la Nación
  y para la valoración de pasivos contingentes y
  señala que el programa para el fortalecimiento
  legal de la Nación propenden por (1) el diseño
  de medidas que tiendan a la prevención del daño
  antijurídico, (2) la defensa de los intereses del
  Estado, tanto de índole judicial como patrimonial
  y, (3) la reestructuración sistemática de
  carácter institucional, de recursos humanos,
  normativos y de infraestructura tecnológica. Para
  ello, y bajo una visión de estrategia
  transversal, no centralizado pero integrado,
  busca consolidar un sistema de información idóneo
  que provea los insumos necesarios para la toma de
  decisiones, así como fortalecer las instancias
  encargadas del diseño, coordinación y ejecución
  de la política.
• El Presidente de la República, a través de la
  Directiva Presidencial No 01 de 2004, ha
  señalado como responsabilidad especial de la
  Dirección de Defensa Judicial de la Nación del
  Ministerio del Interior y de Justicia, y de la
  Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
  Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito
  Público, la compilación de la información
  relacionada con los pasivos contingentes y la
  actividad litigiosa de la Nación.

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2. OBJETIVOS DEL FORMATO ÚNICO En cumplimiento
de estas disposiciones y en desarrollo de las
tareas a cargo de la Dirección de Defensa
Judicial de la Nación del Ministerio del Interior
y de Justicia, se ha diseñado el formato único de
información de la actividad litigiosa de la
Nación y de suministro de datos para la
valoración de pasivos contingentes, a través del
cual se levantará un inventario actualizado de la
situación de la defensa judicial, con el
propósito de cuantificar los pasivos contingentes
de la Nación y ajustar el diseño de la política
transversal de Gestión Jurídica integral de la
Nación, que se está poniendo en marcha en el
presente año. Igualmente a través de este formato
se hará la carga inicial de sistema de
información de la actividad litigiosa del Estado,
que se viene desarrollando como componente del
Sistema de Gestión para la Gobernabilidad SIGOB
impulsado por la Presidencia de la República, y
que próximamente estará disponible por Internet
para su actualización en tiempo real, y que será
el sistema único de registro, control y agenda
de la actividad litigiosa para los apoderados de
las entidades del Estado, y de información y
reporte para jefes de oficina jurídica y
secretarios generales. 3. RESPONSABLES DEL
DILIGENCIAMIENTO Los abogados -de planta o
contratistas- deberán diligenciar la información
correspondiente a los procesos en donde actúan
como apoderados del ente estatal. Los Jefes de
la Oficina Jurídica de la entidad o la
dependencia que haga sus veces serán los
responsables del diligenciamiento completo del
Formato Único.
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4. RESPONSABLES DEL CONTROL DE LA INFORMACIÓN,
CUMPLIMIENTO DE PLAZOS DE LA DIRECTIVA
PRESIDENCIAL Y REMISIÓN DE LA INFORMACIÓN Los
Secretarios Generales de los Ministerios, los
Subdirectores de los Departamentos
Administrativos o los funcionarios que señalen
los Ministros o Directores de Departamento
Administrativo como coordinadores sectoriales,
serán los responsables de la entrega oportuna de
la totalidad de la información de todas las
entidades que conforman el correspondiente sector
administrativo, en las fechas establecidas en la
Directiva Presidencial. Los jefes de las
oficinas de control interno de gestión deberán
verificar, previo al envío, la vigencia del
contenido de la información y ordenar las
modificaciones que estime precisas para que la
información suministrada sea plenamente
confiable. 5. CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO
ÚNICO 5.1. FORMA Son páginas Excel a las
cuales no podrán incluírseles columnas
adicionales, ni cambiárseles los nombres, cuyo
inclusión de información debe ser precisa y
veraz, atendiendo las instrucciones. La
información así recolectada se transferirá de
manera automatizada a la base de dato del sistema
único.
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• 5.2. CUERPOS QUE COMPONEN EL FORMATO El formato
  lo componen dos cuerpos de información o dos
  libros excel
• El primero contiene la información de los
  procesos judiciales y conciliaciones actualmente
  en curso, que a su vez permite cargar la
  información cuando la entidad pública actúa como
  demandada (primera hoja) y cuando actúa como
  demandante (segunda hoja).
• El segundo La información histórica, o sea la de
  los procesos que terminaron a partir del 21 de
  junio de 1998 y hasta la fecha de
  diligenciamiento del formato, por sentencia o
  conciliación.
• La información en cada una de estas hojas se haya
  organizada por bloques identificados por
  distintos colores.

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• 6. INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL
  DILIGENCIAMIENTO
• Las celdas y campos determinados, sin excepción
  se deben diligenciar con mayúscula sostenida, sin
  tildes, sin abreviaturas, en letra Times New
  Roman, tamaño 8.
• Cada apoderado debe diligenciar la información de
  cada uno de los procesos a su cargo en filas
  consecutivas, si solo tiene un proceso
  diligenciará una sola fila por hoja excel.
• Todos los campos numéricos (Número de documentos,
  teléfonos, cuantía de las pretensión, honorarios,
  valor capital, costas judiciales e intereses)
  deben diligenciarse sin puntos, comas o espacios.
• El número de identificación del expediente debe
  contener todos los dígitos (21) que identifican
  el proceso, determinado por el tribunal o juez de
  conocimiento, ejemplo
• Tribunal Administrativo de Cundinamarca
  25000-23-26-000-1999-0224-01
• El bloque de calificación cualitativa se
  diligencia solo en la primera página (entidad
  como demandada) con los siguientes lineamientos.
• a) Probabilidad de la decisión Lapso de tiempo
  en el cual se espera razonablemente que la
  sentencia se profiera , entendiéndose un año como
  la próxima vigencia fiscal al año en el cual se
  diligencia o actualiza el Formato Único y así
  sucesivamente.
• b) Fortaleza de los planteamientos de la demanda,
  su presentación y desarrollo.
• Alto Planteamientos de la demanda sólidos,
  sin espacio parala defensa de la entidad.
• Medio Planteamientos de la demanda sólidos,
  pero con posibilidad para interponer una
  defensa consistente.
• Bajo Planteamientos débiles de la demanda,
  con amplio campo de acción para la defensa

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• c) Fortaleza de las excepciones propuestas
• Alto Excepciones sin efecto.
• Medio Excepciones con incidencia positiva.
• Bajo Excepciones con incidencia definitiva y
  favorable.
• d) Riesgos Procesales. Indicar situaciones
  internas y externas a la entidad que puedan
  interferir en el resultado del proceso y en la
  estimación del tiempo para que se profiera la
  sentencia.
• Alto Representan peligro potencial
• Medio Válidos pero no presentan un peligro
  potencial
• Bajo Inexistentes o inoperantes en el caso.
• e) Suficiencia del material probatoria en contra
  de la entidad
• Alto Demuestran los hechos que dieron origen a
  la demanda.
• Medio No son definitivos para demostrar los
  hechos que dieron origen a la demanda.
• Bajo No son suficientes para demostrar los
  hechos origen de la demanda.
• f) Calidad de las pruebas con las que se puede
  considerar la prosperidad de las excepciones
  propuestas.
• Alto No son suficientes para interponer una
  defensa exitosa
• Medio No son suficientes pero se puede
  interponer una defensa exitosa.
• Bajo Son suficientes jurídicamente para defender
  a la entidad.
• g) Nivel de Jurisprudencia relacionada o
  antecedentes similares.
• Alto Existe juriprudencia previa suficiente para
  prever que el fallo será adverso a la entidad
• Medio Casos similares, que pueden hacer prever
  posibilidad de fallo adverso.

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• El nombre de los archivos a retornar deberá estar
  compuesto de la siguiente forma COD_ENTIDAD
  TARJ_PRO AT.xls, siendo COD_ENTIDAD el
  código de la entidad de acuerdo con la tabla que
  puede consultarse en los sitios web para la
  descarga de los formatos, TARJ_PRO el número de
  la Tarjeta Profesional del abogado que diligencia
  el formato y AT un indicador de si se trata del
  formato para casos activos o terminados. Vgr. El
  archivo de procesos activos del Ministerio de
  Minas y Energía (S19M0252), diligenciado por el
  abogado cuya tarjeta profesional es 12568 deberá
  llamarse S19M0252 12568 A.xls
• Estos archivos con la información deben grabarse
  en disquete o medio similar que los contengan, y
  ser enviados por correo electrónico de manera
  simultánea a las siguientes direcciones
• Ministerio del Interior y de Justicia Dirección
  de Defensa Judicial de la Nación
  formatounico_at_mininteriorjusticia.gov.co____
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público
  Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
  Nacional, División de Pasivos Contingentes
  formatou_at_minhacienda.gov.co
• En las celdas encontrará instrucciones especiales
  para el diligenciamiento de cada una de ellas
  que lo guiarán y darán opciones de selección.
• Si tiene alguna duda por favor acuda al Jefe de
  la Oficina Jurídica de su entidad, al Secretario
  General del Ministerio o Departamento
  Administrativo de su sector, o a la Dirección de
  Defensa Judicial del Ministerio del Interior y de
  Justicia a
• formatounico_at_mininteriorjusticia.gov.co
• dir_defensa_at_mininteriorjusticia.gov.co
• Tel [phone], ext. 1260 ó 1277
• Por favor sea cuidadoso en su diligenciamiento,
  pues esa información es la que hará parte del
  sistema de información y sobre la cual se tomarán
  medidas y se definirán políticas de Estado.