CAPTULO 3' SOFTWARE OFIMTICO

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CAPÍTULO 3.- SOFTWARE OFIMÁTICO
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1. INTRODUCCIÓN

• La herramienta ofimática se debe apoyar en la
  integración de los siguientes elementos
  comunicaciones, ordenador personal/workstation e
  interfaz hombre/máquina.
• Los tres ejes de la integración de la tecnología
  en la oficina (ofimática)
• comunicabilidad (comunicaciones),
• computabilidad (ordenador personal/workstation y
  las herramientas software) y
• convivencialidad (interfaz hombre/máquina).
• La oficina del futuro puede estar formada por un
  conjunto de herramientas informáticas conectadas,
  interna y externamente, por redes de comunicación
  de diferente naturaleza. Además, tendrá las bases
  suficientes para que la integración con el ser
  humano (terreno de la convivencialidad) no sea
  traumática.

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• En este capítulo estudiamos las herramientas
  informáticas más importantes y utilizadas
  comúnmente en el entorno ofimático, procesadores
  de texto, autoedición, hojas de cálculo, gestores
  de datos, gestores gráficos y paquetes
  integrados.
• Todas se consideran formar parte del primer nivel
  del modelo de complejidad de Sáez Vacas, al
  servir para asistir en la realización de alguna
  de las tareas elementales de la oficina, pero se
  dará una especial consideración al aspecto de la
  comunicabilidad de las diferentes herramientas.

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PROCESADORES de TEXTOS
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TEMA 4.- PROCESADORES DE TEXTO

• Un procesador de textos está orientado a la
  gestión de textos para la generación de informes,
  cartas, edición de documentos textuales, etc. que
  como último soporte utilizarán el papel para la
  transmisión de información escrita o bien las
  redes de comunicación. Hoy son una herramienta
  imprescindible en cualquier oficina.
• La evolución ha sido tan importante que muchas
  veces no son aprovechadas ni la mitad de sus
  capacidades. Actualmente una sola persona sin
  conocimientos informáticos y con un entrenamiento
  de algunas horas puede realizar todo el proceso
  de edición desde concebir el original hasta
  escribirlo, darle el formato adecuado e
  imprimirlo.

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• No es imprescindible que una secretaria sepa
  programar o manejar una base de datos, pero sí
  que haya aprendido a trabajar con un sistema de
  tratamiento de textos de hecho ya se utiliza
  como criterio de selección de personal el
  conocimiento que se tenga de algún procesador de
  textos.
• En este tema se expone una panorámica general de
  los procesadores de texto, resaltando la
  importancia que el buen conocimiento de un
  procesador de textos tiene hoy en día, en muchas
  de las tareas cotidianas en la oficina.
• Seguidamente resaltamos los campos de utilización
  más importantes de un procesador de textos. Es
  importante determinar como influye la
  introducción de estas herramientas en la
  organización

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• Posteriormente se ofrece una visión general de
  las funciones más importantes que debe
  implementar un procesador de textos.
• Se describe la evolución histórica, señalando los
  saltos cualitativos más importantes y el impacto
  que los nuevos productos tuvieron en el mercado y
  en la industria de desarrollo de software.

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1.1 Definición

• Cuál es la principal ventaja de un procesador de
  textos?.
• Poder modificar un escrito tantas veces como se
  quiera, sin repetir todo el proceso de escritura
  de nuevo. La diferencia es que en una máquina de
  escribir el texto aparece en el papel según se
  teclea, y en un sistema de tratamiento de textos
  aparece directamente en la pantalla.

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• Un sistema de tratamiento de textos se define
  como un ordenador más un programa de tratamiento
  de textos.
• Un procesador de textos esta orientado a la
  gestión de grandes cantidades de texto para la
  generación de informes, cartas, edición de
  documentos textuales, etc. que como último
  soporte utilizarán el papel para la transmisión
  de información escrita o bien las redes de
  comunicación.
• Hoy son una herramienta imprescindible en
  cualquier oficina.

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• La evolución ha sido tan importante que muchas
  veces no son aprovechadas ni la mitad de sus
  capacidades. Actualmente una sola persona sin
  conocimientos informáticos y con un entrenamiento
  de algunas horas puede realizar todo el proceso
  de edición desde concebir el original hasta
  escribirlo, darle el formato adecuado e
  imprimirlo.
• No es imprescindible que una secretaria sepa
  programar o manejar una base de datos, pero sí
  que haya aprendido a trabajar con un sistema de
  tratamiento de textos de hecho ya se utiliza
  como criterio de selección de personal el
  conocimiento que se tenga de algún procesador de
  textos.

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1.2 Utilización

• Lo utilizan traductores, escritores, secretarias,
  directivos, profesionales de la informática,
  estudiantes y profesionales de la autoedición y
  composición (periódicos, imprentas, agencias de
  publicidad, etc.).
• Los usuarios poco profesionales deben elegir un
  programa que sea sencillo de utilizar, los
  profesionales preferirán programas más completos
  con funciones como funciones especiales para la
  creación de esquemas, fórmulas matemáticas,
  tablas de cuadros, notas a pie de página, notas
  de final de texto, cabeceras, etc. Funciones que
  permitan crear automáticamente índices
  alfabéticos, tablas de contenido y referencias
  cruzadas.

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• Si el trabajo es de escritor profesional,
  traductor o algo similar, se necesitará que tenga
  diccionarios, tanto de ortografía y de estilos
  como de sinónimos, antónimos, corrector
  gramatical, etc. Detectar erratas que casi
  siempre se pasan por alto, e incluso ofrecer
  consejos de palabras alternativas.
• Sistema de correo personalizado (conocidos como
  Mailing o fusión de datos).
• Pequeñas funciones de base de datos, como
  clasificación, selección y ordenación.

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• Si se tiene módem, se le exigirá que incluya la
  posibilidad de redireccionar el envío del
  documento a través del módem como si fuese una
  impresora.
• Si se necesitan opciones gráficas, se le pedirá
  que incluya gráficos combinados con texto,
  dibujar líneas y cuadros o trabajar con varias
  columnas.
• Funciones extra que permitan realizar cálculos,
  programar pulsaciones de teclas, importar y
  exportar ficheros en varios formatos, etc.

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1.3 Funciones

• Las funciones de un procesador van encaminadas a
  conseguir que la persona escriba más rápida y
  cómodamente.

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Funciones agrupadas por Menús
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Fichero

• Archivar o guardar el documento (con el mismo
  nombre, con nombre diferente, en un directorio
  distinto, etc.)
• Configuración del entorno de trabajo (opciones
  por defecto de página, tipo y tamaño de letra,
  plantillas, etc.)
• Trabajar con documentos y subdocumentos, con lo
  cual podremos trabajar con textos muy extensos.
• Gestión de documentos incluye funciones para
  controlar los archivos y tener resúmenes del
  contenido del fichero, autor e incluso clave de
  acceso al documento (sumario del Documento)

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• Selección de cualquier tipo de impresora
  (matriciales, láser, etc).
• Configuración y selección del tipo de barra de
  menús según las preferencias del usuario.
• Formato de la página, permitiendo modificar el
  tamaño de la página, distintos tipos de márgenes,
  numeración de página, bordes, mantener texto
  junto, justificación de página.
• Configuración del escritorio para conseguir
  asemejar la pantalla del ordenador a nuestro
  escritorio de trabajo.

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• Opciones del menú Archivo

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Editar

• Facilitar la escritura y corrección del texto.
• Escribir, corregir, suprimir, deshacer una
  operación, restaurar una operación deshecha.
• Copiar, pegar e insertar texto en distintas
  partes del documento.
• Mover texto de un lugar a otro.

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• Definir márgenes y tabuladores.
• Repetir una operación de edición un número
  determinado de veces.
• Herramientas para buscar y reemplazar una
  palabra, fragmentos de palabras o una frase.

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• Opciones del menú Editar

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Ver

• Distintos modos de visualización. Dentro de los
  cuales se incluye la posibilidad de ver el
  documento con distintos efectos de zoom.
• Trabajar con dos o más documentos a la vez esta
  característica es muy útil para pasar bloques de
  texto de un documento a otro.

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• Configuración de la pantalla, barra de botones,
  barra de regla, barra de estado, etc.
• Encabezados y Pies de Página (para visualizar los
  encabezados y pies de página)
• Notas al Pie de página (para visualizar las notas
  al pie de página)
• Anotaciones (para visualizar las anotaciones)
• Zoom (distintos efectos de Zoom)

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• Opciones del menú Ver

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Insertar

• Salto (de página, de columna, de sección). El
  salto de sección se puede hacer continuo, saltar
  a la página siguiente a una página par o a una
  página impar.
• Insertar números de página (posición superior,
  inferior, alineación exterior,... y formato
  del número).
• Insertar anotaciones, son comentarios que se
  hacen al texto, pero que no salen impresos ni
  alteran la distribución del texto. Se pueden
  convertir a texto.
• Insertar fecha, hora, se puede insertar la fecha,
  hora actual con formatos diferentes o insertar un
  campo de fecha hora, tiene la ventaja de que
  automáticamente cuando se modifique el documento,
  se puede actualizar también al escoger la opción
  actualizar campo.
• Insertar campo (número de páginas, palabras,
  autor.... .)

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• Insertar caracteres especiales y otros símbolos.
• Insertar campo de formulario (de tipo texto,
  Casilla de verificación, Lista desplegable cada
  uno de estos tipos de campos tiene a su vez
  nuevas opciones)
• Insertar notas a pie de página y al final del
  documento (diferentes estilos).
• Insertar título de ilustración de ecuación o de
  tabla.(podemos nosotros definir otras etiquetas
  otros objetos ).
• Referencias recíprocas o cruzadas. Se usan para
  referenciar elementos del texto, partes del
  texto, y todo tipo de objetos de forma
  automática, de tal manera que cualquier cambio
  renumere todas las referencias (podemos hacer
  referencias cruzadas a títulos, a marcadores
  etiquetas definidas por nosotros, a valores de
  las listas desplegables, a tablas a ilustraciones
  a ecuaciones...).
• Inserta un objeto, inserta cualquier objeto
  creado con otra herramienta, pueden ser gráficos,
  dibujos, texto,.. . pero siempre lo inserta como
  un objeto.

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• Índice de materias. Se hace posible la generación
  de índices para la incorporación al final del
  documento, como, un índice de materias, un índice
  de palabras, de cualquier etiqueta,... El usuario
  puede marcar las palabras que van a formar parte
  del índice (incluye índices páginas donde
  aparecen unas palabras, tablas de contenido
  índice de preguntas e índices de ilustraciones,
  tablas, ecuaciones o etiquetas que hayamos
  definido nosotros).
• Insertar un fichero en una posición del texto
  determinada (también se puede vincular el
  fichero, con lo que al modificar el original se
  modifica el fichero insertado, es posible
  importar documentos de otras herramientas con
  otros formatos).

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• Insertar un marco, inserta un objeto vacío o pone
  el objeto seleccionado en un marco, se utiliza
  para colocar el texto en posiciones determinadas
  del documento.
• Insertar imagen (importa archivos gráficos de
  varios formatos).
• Inserta datos de Bases de Datos (importación de
  datos extraídos de bases de datos, se pueden
  seleccionar los datos que se quieren extraer).

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• Opciones del menú Insertar

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Formato

• Fuentes, de caracteres, como tipo y tamaño de
  letras, atributos de negrita, subrayado o
  cursiva, espaciado entre caracteres, etc.
• Formato de párrafo, como alineación del texto,
  espaciado entre líneas, colocación automática de
  guiones al final de una línea para continuar la
  palabra en la siguiente línea, tipos de sangrías,
  definición de la posición y tipo de tabulador,
  interlineados, control de líneas viudas.
• Tabulaciones (posición y justificación de las
  tabulaciones).
• Estilos de bordes y sombreados para los párrafos.

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• Texto en varias columnas (estilo periodístico),
  justificación y márgenes de cada columna, número
  de columnas.
• Cambiar mayúsculas/minúsculas (y sus variedades).
• Letra capital.
• Numeración y viñetas (viñetas, números y números
  multinivel). Realización automática de esquemas
  numerando automáticamente los párrafos,
  dependiendo del nivel jerárquico en el que estén
  situados. Habitualmente, ofrecen varios tipos de
  numeración (1, 1.1, 1.2, 1.2.1 ó A, B, C ó I, II,
  III). Está función, junto con la posibilidad de
  generar tablas de contenido automáticamente, da
  flexibilidad a la hora de insertar capítulos o
  apartados.

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• Numeración de títulos (lo que hace es cambiar el
  formato de la numeración de los títulos, que
  tienen que estar definidos en los estilos,
  Título1, Título2,.. .)
• Autoformato.
• Galería de estilos (permite escoger entre una
  amplia gama de grupos de estilos ya definidos).
• Estilo (permite modificar los atributos de cada
  uno de los estilos que forman parte de la galería
  de estilos).
• Imagen ( Ajustar ancho y alto, tamaño,
  recortar,...).
• Marco (Ajustar tamaño, texto, posición,...).
• Dibujar objetos (líneas, figuras, atributos de
  paleta, agrupar, desagrupar,...)

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• Opciones del menú Diseño/Formato

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Herramientas

• Diccionario ortográfico. Con ayuda de un
  diccionario de palabras y normas, permite repasar
  el texto del documento para buscar y corregir
  errores ortográficos, conjugaciones o errores de
  tipografía, etc. También es posible que el
  usuario se cree su propio diccionario, que
  incluya palabras específicas de su profesión. La
  mayoría de fabricantes ofrecen adicionalmente
  diccionarios en otros idiomas, como inglés,
  francés, catalán, etc., o temáticos.
• Diccionario de sinónimos. Ofrece palabras
  alternativas (con el mismo significado)
  facilitando la navegación a través de sinónimos.

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• Corrector de estilo.
• Opción para modificar guiones.
• Escoger idioma.
• Estadísticas del documento (palabras, caracteres,
  líneas,...).
• Autocorrector (permite introducir una lista de
  errores más frecuentes para que se autocorrigan).
• Correo personalizado (envío de cartas
  personalizadas a personas diferentes, orden de
  fusión). Se basa en crear un documento principal,
  una fuente de datos y en fusionarlos.
• Opciones para imprimir sobres o etiquetas.

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• Proteger documento (permite introducirle
  contraseña a un documento).
• Revisiones, permite que el texto nuevo
  introducido o eliminado tenga un color diferente,
  para de este modo distinguir lo realizado en cada
  modificación.
• Macros. La creación y ejecución de macros se
  utiliza principalmente para agrupar secuencias de
  teclas que se usan muy a menudo y facilitar así
  la realización de tareas repetitivas.
• Personalizar. Cambia el interfaz de word para
  windows.
• Cambia las opciones de word (las opciones de
  configuración ver, archivos, imprimir,...).

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• Opciones del menú Herramientas

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Gráficos

• Insertar distintos formatos de gráficos.
  Integración de gráficos, bien importando ficheros
  con determinados formatos (TIFF, PCX, CGM, BMP
  etc.) o bien incorporando algunas funciones de
  edición de gráficos para crear dibujos sencillos
  (cajas, líneas, curvas, polígonos, texto, etc.).
  En cualquier caso, esta función permite la
  colocación del gráfico en cualquier posición de
  la página, modificar el tamaño e incluso girarlo.
• Insertar un gráfico generado con una hoja de
  cálculo..

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• Programa de diseño gráfico.
• Trazado de líneas (horizontales/verticales).
• Estilos gráficos.
• Edición de ecuaciones.
• Edición de cuadros de tipo texto, permite crear
  texto con unas características especiales

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Tablas

• Uso de tablas. Es muy frecuente realizar una
  tabla en un documento, sea cual sea el contenido
  del mismo, para presentar algunos datos de una
  manera organizada (en una matriz). Las
  operaciones sobre tablas que ofrecen los
  procesadores de texto son generalmente la
  definición y modificación del tamaño de la tabla
  (número de filas y número de columnas), unión de
  celdas, división de la tabla, formateo de celdas,
  inserción, borrado, etc.
• Además, se incorporan pequeñas opciones de hoja
  de cálculo, como el uso de fórmulas en las tablas.

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• Existen otras funciones, como permitir la edición
  de ecuaciones o combinar el documento con una
  base de datos (de forma que los contenidos de los
  campos seleccionados de la base de datos se
  inserte en una determinada posición del documento
  previamente marcada) que son más especificas.

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• Opciones del menú de Tablas

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Otras

• Ordenación alfabética. Permite ordenar el
  documento de acuerdo a algún criterio.
• Otra característica fundamental será la de poder
  instalar de forma sencilla y completa el programa
  de tratamiento de textos en el entorno en el que
  se va a trabajar soportes de almacenamiento
  (disco flexible y/o disco duro), tipo de pantalla
  y, sobre todo, tipo de impresora con la se va a
  trabajar.
• Se debe valorar la velocidad del programa. Si no
  es rápido manipulando el texto, de poco servirán
  todas las funciones que incluya.

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• Funciones de impresión avanzadas.
• Sencillas funciones de base de datos (clasificar
  y seleccionar).
• Ordenación alfabética. Permite combinar el
  documento con una base de datos de forma que el
  contenido de los campos seleccionados de la base
  de datos se inserte en una determinada posición
  del documento previamente marcada.

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Ventana

• Tener varias ventanas de un mismo documento
• Dividir al ventana actual en dos ventanas
• Organizar las ventanas
• Cambiar de unas ventanas a otras.
• En modo texto En pantalla se presenta el texto
  en 25 líneas de 80 caracteres cada una, sin
  presentar el tipo de letra ni el formato final de
  la página. Es muy útil, porque es más rápido a la
  hora trabajar .

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• Previsualización Consiste en ver el documento en
  modo real antes de imprimirlo. Algunos
  procesadores permiten zoom en este modo de
  visualización. El tipo de pantalla debe ser EGA o
  VGA o superior para ejecutar esta función.
• WYSIWYG (What You See Is What You Get -- Lo que
  se ve es lo que se obtiene). Lo que se ve cuando
  se está trabajando es la apariencia real del
  documento, de esta forma se ve lo que se va a
  obtener a medida que se elabora.

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1.5 Historia

• El primer procesador de textos fue el Wordstar,
  cuya primera versión era sencilla, pero
  facilitaba mucho el trabajo de los usuarios.
  Posteriores versiones incluirían bastantes
  funciones, incluso correo personalizado. La mayor
  ventaja de WordStar es que ofrece gestión de
  documentos y sus requerimientos de hardware
  (espacio en disco y memoria) son bajos. En los
  últimos años, Wordstar Internacional Inc. ha
  presentado varios procesadores de texto Wordstar
  versión 6.0, Wordstar 2000 versión 3.5 y Easy
  Extra 1.5, pero su popularidad ha disminuido.

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• Los desarrolladores de software se dieron cuenta
  de la gran aceptación de los procesadores de
  textos, y comenzaron a lanzar nuevos programas y
  versiones, convirtiéndose en un mercado muy
  dinámico. Satellite Software International
  (posteriormente Wordperfect Corporation) lanzó
  WordPerfect, que ha alcanzado gran popularidad.
  La versión 5.1 de este paquete fue una
  revolución, pues ofrecía visualización previa e
  integración de gráficos. Después, WordPerfect
  incorporó su versión para Windows.

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• Después del WordPerfect, Microsoft se incorporó
  al mercado con Word, que fue ganando cuota. La
  versión Word 5.0 se convirtió en el procesador de
  texto más completo para Windows, incorporando
  funcionalidad WYSIWYG, gráficos, etc. (las
  últimas versiones de Word y WordPerfect son muy
  parecidas en su funcionamiento, una de las pocas
  diferencias es que Word trabaja desde el
  principio con estilos de párrafos). Ha habido
  intentos para superar a éstos, como la empresa
  Borland con Sprint, Ashton-Tate con Multimate,
  pero la única que está consiguiendo cierta
  popularidad es la norteamericana Lotus con
  Ami-Pro.