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Secretaría de la Contraloría General
SISTEMA DE INFORMACION DE ACCIONES DE GOBIERNO
DEL ESTADO DE SONORA Y LOS AVANCES EN LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Coordinación Ejecutiva de Gestión de Tecnología
Administrativa y Digital Hermosillo, Sonora, 17,
18 y 19 de febrero de 2009
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Antecedentes
El Gobernador Constitucional del Estado de Sonora
Ing. Eduardo Bours Castelo emitió el decreto que
crea el Sistema de Información de Acciones de
Gobierno (SIA), publicado en el Boletín Oficial
del día 06 de diciembre del 2007, el cual
Garantiza la transparencia y continuidad de la
gestión gubernamental. Institucionaliza la
entrega-recepción para cualquier cambio de
titulares. Consolida información del estado que
guardan los recursos públicos y asuntos a cargo
de Dependencias y Entidades.
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Sistema de Información de Acciones de Gobierno
Para su operación el sistema cuenta con dos
herramientas tecnológicas

• Marco de Actuación
• Informe de Gestión,
• Recursos humanos, financieros, tecnológicos y
  materiales del Gobierno Estatal.
• Asuntos en trámite

Sistema de Información de Recursos
Gubernamentales (SIR)
Sistema Información de Acciones de Gobierno

• Control e integración gradual de expedientes de
  obra pública, adquisiciones y programas de
  gobierno

Sistema de Evidencias (SEVI) Libros Blancos
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SIR
Es una herramienta que consolida información
actualizada de los recursos gubernamentales y
apoya en el proceso de entrega-recepción ante los
cambios de titulares en cualquier momento de la
gestión gubernamental.
Objetivos

• Generar reportes de la información actualizada
  del estado de los recursos públicos.
• Normar el proceso continuo y sistemático de
  entrega-recepción.
• Fortalecer la transparencia de la gestión
  gubernamental.
• Facilitar la toma de decisiones con información
  oportuna y veraz.

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Plantillas relacionadas con archivo del SIR

• Apartado de Recursos Materiales
• Plantilla IV.9.- Relación de archivos generados
  en el sexenio.
• Plantilla IV.10.- Expedientes activos que se
  generaron antes del 2003.
• Plantilla IV.11.- Relación de expedientes
  históricos.

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El SIR y los sistemas de archivo

• El SIR contiene al último corte
• Archivos1 generados en el sexenio 151,810 series
  documentales.
• Expedientes activos1 generados antes del 2003
  7,772 series documentales.
• Archivos históricos2 43,930 expedientes (30,421
  corresponde a la D.G. de Registro Civil ubicados
  en Archivo Estatal)
• 1 El sistema pide la relación de las series
  documentales registradas.
• 2 Número de expedientes históricos.

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IV.9 Relación de archivos generados en el sexenio
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IV.10 Expedientes activos que se generaron antes
del 2003
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Sistema de Evidencias
Herramienta tecnológica para el control
documental de los expedientes que contienen las
evidencias requeridas por la normatividad
aplicable y que forma parte del Sistema de
Archivo
Objetivos

• Acceso a expedientes únicos, completos y
  congruentes a la normatividad y en su caso a los
  manuales de operación.
• Integrar los libros blancos de programas, obras y
  adquisiciones desde su inicio hasta la entrega y
  posterior a la misma.
• Facilitar la entrega-recepción asegurando la
  transparencia en el uso de los recursos públicos.
• Dar seguimiento a la integración de los
  expedientes, a través de reportes actualizados de
  los documentos pendientes y validación de
  expedientes completos.

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Integración de Expedientes
Evidencias
Documentación probatoria del cumplimiento de la
normatividad aplicable a las diversas acciones de
gobierno.

• Las relacionadas con la ejecución de obra pública
  y adquisiciones.
• Las relacionadas con el presupuesto.
• Manuales de Operación en su caso.
• Entre otras.

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Sistema Integral de Archivos

• En forma paralela a la implementación del SIA, en
  la Contraloría advertimos la necesidad de
  sustentar documentalmente la actuación
  gubernamental, sin embargo al revisar el marco
  normativo existente

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Modelo para la Conformación del
Sistema Integral de Archivos

• Ley que Regula la Administración de Documentos
  Administrativos e Históricos.
• Ley de Acceso a la Información Pública del Estado
  de Sonora.
• Lineamientos Generales para la organización y
  conservación de la documentación pública.

• Instrumentos de consulta y control archivistico
• Cuadro General de Clasificación Archivística
• Catalogo de disposición Documental
• Los inventarios Documentales
• - General
• - Transferencia
• - De baja
• Guía General

Propuesta de la Secretaría de la Contraloría
General con el diseño de formatos que
homogenizaran estos instrumentos en el Poder
Ejecutivo.
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Cronología del Modelo para la conformación del
Sistema Integral de Archivos

• Inicio de trabajos 4 de febrero de 2008.
• Cedula de proyecto.
• Investigación.
• Conceptualización.
• Diseño de formatos.
• Elaboración de procedimiento tipo.
• Presentación del Modelo a Dependencias y
  Entidades 10 de marzo de 2008.
• Se impartieron cursos de capacitación con la
  asistencia de 99 servidores públicos y se ha
  brindado asesoria a personal de 25 instancias
  según lo han solicitado.
• Se inicio con la verificación de los avances en
  la implementación de Sistemas de archivo
  (muestra) octubre y noviembre de 2008.

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Modelo General para la conformación del
Sistema Integral de Archivos
Disponible en la pagina
www.cgeson.gob.mx
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Sistema de codificación
Atendiendo una identificación orgánica se puede
codificar
Asignar un código permite sustituir el nombre
propio o título de la categoría de agrupamiento
para fines de abreviatura o identificación, y
denotar la importancia del propio código para
sostener y controlar el lugar ocupado por la
categoría de agrupamiento.
Lineamientos para la Organización y Conservación
de la Documentación Pública. El penúltimo
párrafo del articulo 29 establece que pueden
existir niveles intermedios, de acuerdo a los
requerimientos de las instancias.
Ir
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Verificación al Sistema de archivos

• Elementos verificados
• Instalación de Comité Interno
• Seguimiento de actas de acuerdos
• Elaboración de procedimiento de archivo
• Instalación física de archivo de concentración
• Elaboración de cuadro de clasificación
  archivistica
• Elaboración de catalogo de disposición documental
• Elaboración de guía general

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Sistema de Información de Acciones de Gobierno
La Secretaría de la Contraloría ha vigilado que
las dependencias y entidades incorporen a sus
reglamentos interiores lo relacionado con la
función de archivos, de tal forma, que quede
plasmado dentro de las atribuciones genéricas y
especificas de las unidades administrativas.
Archivos Físicos Establecer un sistema de
archivo tiene como resultado, la tarea de adecuar
los espacios físicos que ocupa(rá) la
documentación. A continuación les mostramos
algunos ejemplos de los trabajos realizados por
varias instancias
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(No Transcript)