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LAS VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS DE LA RENAIES
LIC. ERIC CONDE LOPEZ
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Universidad Autónoma de Sinaloa
04 ABRIL- 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE LAS URS DEL IPN
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PRESENTACIÓN

• En virtud de la necesidad de atender lo
  dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y
  Acceso a la Información Pública Gubernamental, se
  hace necesario diseñar o reajustar los Manuales
  de Procedimientos que contemplen esta
  normatividad.
• De ahí la importancia de tomar en cuenta
  factores, Operativos, de Recursos Financieros,
  Materiales y Servicios, así como el Capital
  Humano con el que cuenta la institución y de no
  ser así contemplar un programa que posibilite
  cumplir en forma oportuna el acceso a los mismos.

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INTRODUCCIÓN

• La poca intervención de los archivistas en la
  elaboración de Manuales de Procedimientos, da
  como resultado que aquellos con los que se cuenta
  sean de poca funcionalidad para el personal.
• Las decisiones de tipo político, o en ocasiones
  el desconocimiento de los temas de archivos,
  disminuyen las posibilidades de éxito en la
  aplicación correcta de los Manuales de
  Procedimiento de una unidad de archivo.
• La poca importancia por tener lugares dignos para
  preservar la documentación es una constante, ya
  que se pueden encontrar lugares carentes de las
  mínimas condiciones para desempeñar correctamente
  las labores de archivo, así como personal poco
  capacitado para el desempeño de sus funciones y
  que trabajan bajo las mínimas normas de seguridad.

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• La solución a los problemas anteriores es la
  participación eficiente del personal de los
  archivos al interior de comités de planeación en
  la elaboración de los programas de necesidades y
  los Manuales de Procedimiento.
• Partiendo de una buena Administración
  Estratégica.
• La administración es aplicable a cualquier grupo
  social (educativo, militar, comercial, entre
  otros). Su campo de acción más representativo es
  la empresa.
• La empresa nace para atender las necesidades de
  la sociedad y crea satisfactores a cambio de una
  retribución que compense el riesgo de los
  inversionistas.
• En la empresa el factor humano es decisivo y la
  administración establece los fundamentos para
  lograr armonizar los numerosos intereses de los
  accionistas, directivos, empleados, trabajadores
  y consumidores.

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PLANEACIÓN.

• Si planeamos correctamente, podremos dirigir
  las actividades de tal forma que permitan obtener
  una eficiencia en el uso de los recursos,
  eliminando tareas inútiles e eliminando el mayor
  numero de riesgos.
• Dentro de la planeación, se pueden definir dos
  aspectos, anteproyecto y proyecto.
• En el primero se efectúa el compendio de
  información necesaria para determinar si en
  principio es viable la realización del proyectó,
  siendo un instrumento que facilita la toma de
  decisiones.
• En el proyecto se plasman las modificaciones,
  observaciones y recomendaciones que se hallan
  realizado al anteproyecto Manual de
  Procedimientos.

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PROCESO PARA LA ACTUALIZACION DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

• Áreas que participan
• 1.- Departamento de Administración de Documentos
  y Archivos.- Propuesta de anteproyecto.
• 2.- Dirección de Planeación - Departamento de
  Desarrollo funcional y de Procedimientos.-
  Realiza la revisión del anteproyecto y en
  comunión con el área que lo propone realiza un
  intercambio de información en la materia,
  posteriormente solicita asesoria al Abogado
  General Dirección de Normatividad, Consulta y
  Dictaminación en materia Jurídica para resolver
  aquellas situaciones en la materia que permitan
  establecer legalmente y de manera institucional
  el Manual.
• 3.-Se realiza una evaluación en la aplicación de
  las disposiciones de las áreas que harán uso de
  este instrumento se genera el proyecto y se
  solicita el Aval de la Dirección General por
  parte de su titular, hasta obtener el producto
  final Manual de Procedimientos Institucional..

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COMO Y DONDE OBTENER INFORMACIÓN?

• LAS FUENTES SON DIVERSAS, POR LO QUE ES NECESARIO
  RECURRIR A
• Antecedentes Históricos (manuales anteriores de
  la Institución, en caso de no contar con ellos,
  de empresas similares.
• 2. Aplicaciones de tipo técnico,
• 3. Información especifica sobre conceptos que se
  investigan, de aquellos que se pretenden
  introducir al nuevo manual.
• 4. Entrevistas con especialistas del tema,
  confiables.
• 5. Asesoria Jurídica.

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ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE UN M.P.

• ACTA DE AUTORIZACION.- Firmada por el titular de
  la Institución.
• INDICE.- Contenido Temático del Manual de
  procedimientos
• Introducción. Respuesta a los planteamientos que
  generan el Manual
• Objetivo del manual.- Por ejemplo a detalle
• Proporcionar un Instrumento Técnico
  Administrativo que contenga los principales
  procedimientos para la Recepción, Seguimiento,
  Organización, Conservación, transferencia,
  Préstamo, Selección y Control de la documentación
  recibida y generada por las URs
• Políticas Generales.-Especificando el
  Cómo?Quien?Cuando? y Por qué?.
• 3. PROCEDIMIENTOS.- Contiene
• Objetivos Específicos.
• Fundamento legal.
• Normas de Operación
• 4. Descripción de los Procedimientos.- Cada uno
  de ellos en la etapa del proceso correspondiente.

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• DIAGRAMAS DE FLUJO.-Visualizar el procedimiento
  en este instrumento descriptivo.
• FICHAS DE CONTROL.- Para cada proceso que la
  requiera, especificación de los formatos que se
  emplearan.
• GLOSARIO DE TERMINOS.- El lenguaje que se emplea
  debe ser Universal, aclarando los conceptos
  técnicos lo de la materia.

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Así mismo existen.
OTROS FACTORES QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA EL
ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO Y SON
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• LAS NORMATIVAS
• Manual de Organización.
• 2. Manual de Seguridad,
• 3. Leyes y Reglamentos institucionales.
• 4.- Las referentes a calidad y medio ambiente
• LAS TECNICAS
• 1.- Equipo de seguridad para las instalaciones y
  el personal que labora en el archivo.
• 2.- Métodos de seguimiento, evaluación y
  diagnóstico operables.
• LAS EXTERNAS
• Revisión constante de nuevas Tecnologías, leyes,
  normas, reglamentos, etc. Que apliquen en materia
  de archivos.

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LIMITES MAXIMOS DE TOLERANCIA DE CONTAMINANTES
DEL AIRE EN UN ARCHIVO.
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA NORMA ISO 11799
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RECOMENDACIONES DE LAS CONDICIONES DE CLIMA PARA
INSTALACIONES DE UN ARCHIVO.
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Las normas, leyes, códigos, estatutos Manuales de
Procedimiento no son eternos, solo es eterno el
eterno cambio de las cosas.
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GRACIAS POR SU ATENCION.