MEJORA DE PROCESOS AYUNTAMIENTO DE BERRIOPLANO

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MEJORA DE PROCESOSAYUNTAMIENTO DE BERRIOPLANO
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PresentaciónAyuntamiento Berrioplano

• Historia 14 de Marzo 1991
• Ubicación Comarca de Pamplona.
• Superficie
• Superficie Industrial 800.000 metros cuadrados
• Superficie urbana 2 millones metros cuadrados
• Concejos (10) Aizoáin, Añezcar, Artica,
  Ballariain, Berrioplano, Berriosuso, Elcarte,
  Larragueta, Loza y Oteiza.

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Situación Organizativa Inicial

• Plantilla reducida.
• Funciones del personal claramente definidas.
• Efectividad de sistemas de trabajo tradicionales.
• Autonomía de cada área regulación individual del
  trabajo.
• SITUACIÓN BAJO CONTROL NO NECESIDAD DE GESTIÓN.

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Crecimiento

• En los últimos 3 años
• Crecimiento en número de empresas en torno al 30
  .
• Crecimiento en población en torno al 17.
• Se dobla el presupuesto.

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Nuevas necesidades

• Incremento del volumen de trabajo incremento de
  plantilla.
• Incremento de la dedicación y atención al
  ciudadano.
• Aumento de la demanda de mayores y mejores
  servicios.
• Mayor complejidad de la problemática a tratar
  proyectos urbanísticos, servicios, etc.
• Acortamiento de plazos necesidad de agilidad y
  fluidez en la tramitación y gestión.

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Crisis organizativa

• Funcionamiento a impulsos, determinado por la
  demanda.
• Desigual reparto de funciones y tareas.
• Errores por falta de comunicación entre áreas y/o
  personas.
• Síntomas de ineficacia de los sistemas de trabajo
  habituales.
• Desorientación del personal.
• Sensación de necesidad de control, de GESTIÓN.

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OBJETIVOS GENERALES

• DEFINIR Y APLICAR UN SISTEMA DE GESTIÓN.
• Que permita el control de las actividades y
  tareas.
• Motivante para el personal del ayuntamiento.
• Fiable, ágil y sólido para la corporación.

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Líneas de Intervención en el Asesoramiento

• Orientación a la GESTIÓN DE PROCESOS.
• Orientación a la intervención del PERSONAL en la
  GESTIÓN.

ORIENTACIÓN A FUTURO
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PLANTEAMIENTO DE LA INTERVENCIÓN
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ORIENTACIÓN A LA GESTIÓN DE PROCESOS
Estudio de Procesos
Definición de Procesos
GESTIÓN
Análisis de Nuevas Necesidades
Gestión de Procesos
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ORIENTACIÓN A LA GESTIÓN DEL PERSONAL
GESTIÓN
Diagnóstico de la situación de la Plantilla
Definición de Organigrama Funciones
Análisis de Nuevas Necesidades
Implantación del Organigrama
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GESTIÓN POR PROCESOS

• Metodología
• Listado de Procesos.
• Conformación de Equipos de Estudio.
• Definición de Procesos.
• Implantación.

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Listado de Procesos

• Atención al Público Info-Local.
• Ordenanzas.
• Contabilidad.
• Licencias.
• Tributación.
• Gestión del Personal.
• Padrón

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Listado de Procesos (2)

• Servicios Múltiples.
• Sesiones.
• Contratación Administrativa.
• Expedientes Sancionadores.
• Presupuestos.
• Registro, archivo, base de datos.
• Gestión de Bienes.
• Actividades Culturales

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Conformación de Equipos

• Adscripción voluntaria.
• Determinación de Responsable.
• Reuniones semanales.
• Asignación de tareas Seguimiento de su
  cumplimiento.
• Acciones de choque.

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Definición e Implantación de Procesos

• Documento escrito Definición del Proceso.
• Modelo Calidad y Modernización
• Revisión y actualización.
• Fases, tareas y responsables.
• Implantación del Proceso.
• Auditoría.

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Gestión del Personal Estructura organizativa

• Alcalde y Corporativos.
• Presidentes de los Concejos.
• Secretario Ayuntamiento y Concejos.
• Arquitecto y Aparejador.
• Administración.
• Personal de Servicios Múltiples.

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Objetivos

• De la ESPECIALIZACIÓN hacia la POLIVALENCIA.
• Del AISLAMIENTO a la COORDINACIÓN entre áreas.
• De los Sistemas TRADICIONALES hacia NUEVOS
  Sistemas.
• IMPLANTACIÓN DEL CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN
  GESTIÓN INTERNA

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GESTIÓN DEL PERSONAL

• Motivación e implicación del personal en el
  proyecto.
• Introducción de la Gestión en sus funciones.
• Organigrama.
• Estructura por Departamentos.
• Definición de Canales de Comunicación.
• Definición de puestos y responsabilidades.

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GESTIÓN DE PROCESOS A TRAVÉS DEL PERSONAL

• COMITÉ DE DIRECCIÓN
• Cuadro de Gestión.
• Coordinación de Departamentos.
• Atención a las demandas del Pleno.
• Control de Procesos.
• REUNIÓN DE PERSONAL
• Semanal.
• Control de Información.
• Coordinación entre el personal

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Dificultades encontradas Procesos

• Escasa presencia de actividades de gestión
• Necesidad de puesta al día de algunas funciones o
  tareas.
• Definición poco clara de los procesos.

• Trabajo en Equipo La gestión a través del grupo.
• Acciones de Choque.
• Búsqueda del detalle Sistematización.

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Dificultades Percibidas Personas

• Resistencia al Cambio.
• Visibilidad del proyecto.
• Picos en motivación y confianza en el proyecto.
• Resistencia al Control y a la documentación

PERSEVERANCIA
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Logros obtenidos Procesos

• ESTRUCTURA Y CONTROL DE GESTIÓN
• Equipo de Dirección en funcionamiento.
• Cuadro de Control de Gestión.
• Sistemática de Definición de Procesos
  establecida.
• Algunos procesos implantados Ordenanzas,
  Atención al Público, Servicios Múltiples, etc
• Encuesta de Satisfacción del Ciudadano

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Logros obtenidos Personas

• IMPLICACIÓN Y MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.
• Comunicación directa entre el personal.
• Enfoque hacia la solución de problemas.
• Resolución de problemas mediante el trabajo en
  equipo.
• MENTALIZACIÓN HACIA LA AUTOGESTIÓN.

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RECONOCIMIENTOS

• ALCALDE Y LA CORPORACIÓN.
• PERSONAL DEL AYUNTAMIENTO.
• SERVICIO DE CALIDAD Y MODERNIZACIÓN.