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PROGRAMA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LA GERENCIA
DE RECURSOS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES
Adrián Coutin Lic. (Univ. La Habana) MSc
(Sheffield University)
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I. DEFINICIÓN
II. OBJETIVOS
Qué elementosdebemos teneren cuenta?
III. RESPONSABILIDADES
IV. LIDERAZGO
V. IMPLANTACION
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I. 1 Definición

• Fuentes de Información O Productos de
  Información

De acuerdo con Horton() los RECURSOS DE
INFORMACIONpueden ser
Y

• Servicios O Sistemas de Información

Horton, Forest W. 1979a. Information Resources
management Concept and Cases.Horton, Forest W.
1982. The Information Management Workbook, IRM
Made Simple.
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I. 1 Definición
El mismo autor organiza la definición de los
recursos de información de la siguiente forma
1. Un recurso de información como contenido.
Ejemplo la información contenida en un
fichero o documento
2. Recursos de Información como instrumentos de
apoyo. Ejemplo Suministradores,
equipamiento, instalaciones, personal y capital
de inversiones
3. La Gerencia de Recursos de información como la
gerencia de ambos el contenido de la
información y sus instrumentos de apoyo
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II. 1 Objetivos

• El Objetivo General de la Gerencia de Recursos
  de Información es

La administración de toda la información
corporativa, de todos los datos manuales y
automatizados, y de todos los métodos usados por
la comunicación, manipulación y presentación de
la información usada en el curso de hacer
negocios
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II. 1 Objetivos

• De acuerdo al DIEBOLD RESEARCH PROGRAM (1)

1. Establecer un medio ambiente donde sólo
información relevante fluya hacia el
proceso de toma de decisiones.
2. Establecer y emplear técnicas que comparen los
costos de la creación o recolección de
información con el proyectado beneficio
derivado de su uso.
3. Efectuar cambios en la actitud, políticas
y prácticas de forma que la información
comience a ser vista como el bien más
importante para hacer los negocios de la empresa,
y administrar esta.
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II. 1 Objetivos

• De acuerdo al DIEBOLD RESEARCH PROGRAM (2)

4. Analizar los requerimientos de Tecnología de
Información antes de comprar esta, y no a la
inversa.
5. Legitimar el papel del gerente de información.
6. Establecer una correcta política educativa
sobre directivos y empleados de forma que
ellos puedan implementar un programa de
GRI.
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II. 1 Objetivos

• De acuerdo al DIEBOLD RESEARCH PROGRAM (3)

7. Hacer a los usuarios responsables por sus
actividades de producción de información e
incluirla dentro del sistema de información.
8. Identificar oportunidades de ID, dentro y
fuera de la org. ayudando a mejorar las vías
en que los recursos de inf. pueden ser
aplicados a la solución de problemas
9. Establecer métodos para la evaluación de la
eficiencia y efectividad del uso inf.
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II. 1 Objetivos

• De acuerdo al DIEBOLD RESEARCH PROGRAM (4)

10. Tomar en consideración las necesidades
informativas corporativas en campos como
las estrategias de marketing, ubicación de
plantas, nuevas ofic. ventas, etc
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III. Responsabilidades
La responsabilidad principal de la unidad
organizacional de la GRI se describe por diversos
autores como el punto focal para la
coordinación en toda la corporación de la
planificación, utilización y evaluación de los
recursos de información.
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III. Responsabilidades

• Las responsabilidades pueden detallarse en (1)

1. Asesoramiento técnico, especialmente a los
directivos de la organización.
2. Servicios Clearinghouse sobre la utilización
de recursos de información
3. Normas y Guías para auditar los mayores
sistemas de información y bases de datos en
la organización.
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III. Responsabilidades

• Las responsabilidades puden detallarse en (2)

4. Diseño y desarrollo de herramientas de ayuda a
la administración de la GRI
5. Indicaciones para la aplicación de la TI en
los negocios
6. Coordinación de las normas para el
procesamiento de la información
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III. Responsabilidades

• Las responsabilidades puden detallarse en (3)

7. Coordinación de los planes organizacionales y
presupuestos para los recursos de información
8. Delegación de las funciones de enlace a la
unidad de GRI
9. Inventarios de los recursos de información
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III. Responsabilidades

• Las responsabilidades puden detallarse en (4)

10. Identificación de áreas potenciales para
compartir, economías de escala, y evitar
duplicaciones innecesarias
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III. Responsabilidades

• Las operaciones tipicas desarrolladas por las
  unidades de GRI son (1)

1. Coordinación de los sistemas de información
2. Administrar la computación y las
telecomunicaciones
3. Operaciones de control
4. Normas
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III. Responsabilidades

• Las operaciones tipicas desarrolladas por las
  unidades de GRI son (2)

5. Gerencia de planillas, registros y reportes
6. Recolección de estadísticas y análisis
7. Reducción de datos
8. Gerencia de bases de datos
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III. Responsabilidades

• Las operaciones tipicas desarrolladas por las
  unidades de GRI son (3)

9. Servicios de biblioteca e información
10. Seguridad y protección de la información
11. Operaciones de impresión y repografía
12. Mensajería y Correos (incluyendo servicios de
faxs)
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IV. Liderazgo
Comprensión de los procesos_ Administrativos_
Presupuestarios_ TecnológicosExperiencia en_
Planificación_ Coordinación_ Elaboración de
políticas_ En los negocios de la
organizaciónHabilidades en el Trato a las
Personas y en el Trabajo en Grupo
Aspectos en los que coinciden diversos autores
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IV. Implantación

• Culaquiera de las variantes de implantación que
  se seleccionen aplicar deben comenzar todas por
  1. PROGRAMA PILOTO 2. Estudiar todos
  los factores político-organizacionales que
  afectarán el establecimiento de un programa de
  GRI.

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IV. Implantación
DE LA ORGANIZACIÓN
MISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS RENDIMIENTO
O EVALUACION DE RESULTADOS
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IV. Implantación

• MISION

Es la idea central que refleja la razón de ser de
la organización en todas sus funciones vitales.
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IV. Implantación

• METAS

Básicamente, las metas son planes expresados
como resultados a ser logrados. En este amplio
sentido las metas incluyen los objetivos,
propósitos, misiones, etc. Las metas no sólo
expresan la idea final de la planificación sino
también el fin mediante el cual son ayudadas
otras actividades gerenciales como la
organización y el control
(Kast Rosenzweig, 1970)
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IV. Implantación

• OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Constituyen una descripción precisa de una línea
deducida de las metas trazadas por la
organización. A través de estas se derivan las
tareas especificas necesarias ejecutar para
cumplir los objetivos
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IV. Implantación

• RENDIMIENTO O EVALUACIÓN DE
• RESULTADOS

Se refiere a qué metas, objetivos, logros, etc.
fueron establecidos por la organización (o
unidad organizacional), en un periodo de tiempo,
y con qué características evaluables
Tom Wilson
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IV. Implantación

• Cinco pasos para la implementación de un
  programa de GRI (1)

1. Establecer una filosofia de gerencia que cubra
los objetivos y utilidad de los recursos de
información corporativos.
2. Identificación de todos los grupos
funcionales actualmente involucrados en el
procesamiento de la información.
3. Determinar las interfases y flujos de
información entre esos grupos.
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IV. Implantación

• Cinco pasos para la implementación de un
  programa de GRI (2)

4. Para cada grupo funcional preparar un grupo de
objetivos coordinados para eliminar la
duplicación innecesaria, solapamiento, y
comunicaciones bloqueadas.
5. Evaluación de la implantación para asegurar un
rendimiento costo-eficiencia de cada grupo.
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Ejercicios
1. Cómo los participantes pueden comenzar a
implementar este programa, ya sea de forma
parcial o total?2. Organizar en sus aspectos
esenciales un programa de establecimiento de la
GRI en una organización con las siguientes
características _ Dedicada a la
comercializacón de productos electrónicos _
Con archivos y bases de datos diseminadas en
cinco áreas, en las que se maneja
información de más de 100 clientes mayoristas
_ Una red de computación que cubre toda la
organización con el sistema contable y
envio de mensajeria interna. _ Biblioteca
especializada de electrónica _ Actividad de
promoción comercial concentrada en un área con
sistema manual de destinatarios de la
promoción que fue eleborado hace unos 3
años