Diapositiva 1

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GESTIÓN DE COBERTURA Modelo de Gestión de
Matrícula Sistema de Información de Matrícula
-SIMAT
Dirección de Poblaciones y Proyectos
Intersectoriales
Mayo de 2006
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TEMAS A TRATAR

• MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA
• EL PROCESO DE MATRÍCULA
• ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS
• SIMAT

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TEMAS A TRATAR

• MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA
• EL PROCESO DE MATRÍCULA
• ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS
• SIMAT

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Cadena de valor
MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO
A. Planeación Estratégica del Sector Educativo
B. Gestión de Programas y Proyectos
F. Seguimiento y Evaluación de los Establecimiento
s Educativos
E. Atención al ciudadano
MACROPROCESOS MISIONALES
D. Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo
C. Gestión de la calidad del Servicio educativo
G. Gestión del talento humano
H. Gestión Administrativa de bienes y servicios
MACROPROCESOS DE APOYO
I. Gestión financiera
J. Control Interno
K. Gestión de tecnología Informática
L. Asuntos legales y públicos
M. Administración del Sistema de Gestión de
Calidad
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• PROCESO DE COBERTURA

Conjunto de actividades que apoya la política de
cobertura, que incluyen acciones en acceso y
permanencia, y que permite organizar y
garantizar la continuidad de los alumnos antiguos
y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de
Educación Oficial del País
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• OBJETIVO GENERAL
• Garantizar las condiciones técnico
  administrativas para ofrecer un cupo escolar en
  el momento adecuado y en el lugar ideal, y
  asegurar la continuidad del estudiante en el
  sector educativo

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Adoptar procesos claros para cada uno de los
  niveles de la cadena de gestión educativa que
  garanticen la cobertura (acceso y permanencia de
  los estudiantes al sistema educativo).
• Contar con la disponibilidad de información para
  reordenar las decisiones que afectan la
  prestación del servicio (vínculos con procesos de
  planeación y administrativos con relación a
  recursos humanos, físicos, financieros, jurídicos
  y contractuales).
• Definir mecanismos de control en todas las fases
  del proceso.
• Divulgar información relevante a padres de
  familia y ciudadanos.

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VENTAJAS

• Dinamiza la política de Cobertura.
• Moderniza la Secretaría de Educación.
• Mejora procesos, parte esencial de la planeación
  y asignación de recursos.
• Facilita el seguimiento y control de las
  actividades.
• Garantiza transparencia en las decisiones
  dirigidas a la comunidad educativa.

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TEMAS A TRATAR
MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE
MATRÍCULA ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS SIMAT
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• Un proceso de matrícula fácil, ordenado y
  eficiente
• La implementación del proceso de matrícula
  beneficia a las entidades territoriales y a la
  comunidad en aspectos como la planeación y
  ampliación de la oferta educativa facilita el
  acceso de la población al servicio educativo
  oficial, en especial a los grupos vulnerables
  mejora la toma de decisiones gracias a la
  información consistente, oportuna y confiable que
  permite definir estrategias nuevas de atención
  sensibiliza y organiza a la comunidad en torno al
  proceso y genera mecanismos de control

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CÓMO SE LOGRA?
Adoptando el modelo validado, el cual está
soportado en un sistema de información
estandarizado y confiable.

• Permite disponer de información confiable y
  oportuna sobre
• Disponibilidad de cupos escolares en el momento
  adecuado y en el lugar ideal.
• Oferta para el siguiente año lectivo - garantiza
  continuidad de los estudiantes antiguos.
• Demanda potencial de cupos escolares (alumnos
  inscritos).
• Relación entre la oferta y la demanda educativa
  por Entidad Territorial.
• Promoción de estudiantes antiguos.
• Matrícula real de estudiantes para el año
  lectivo.
• Registro permanente de novedades.

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Oferta y demanda en educación
La oferta educativa Conjunto de recursos
físicos, humanos, tecnológicos y financieros que
permite a un estudiante actual o potencial ser
parte de un grupo organizado en un aula escolar.
La demanda educativa Conjunto de solicitudes
expresas y necesidades no manifiestas de la
población para acceder al servicio educativo
oficial en condiciones de equidad.
Planeación del sector educativo
Planeación del sistema a corto y mediano plazo,
en el cual se identifica la demanda puntual del
servicio educativo por cada establecimiento
existente y la capacidad de éste para atender a
la población demandante.
Modelo integrado de establecimientos educativos y
no como un conjunto de establecimientos aislados
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Estructura del Modelo

• Adopción del Modelo.
• Definición de políticas y criterios según
  secretaría.
• Identificación e interacción con entidades
  externas.
• Adaptación de los procedimientos.
• Consecución de recursos para implementar el
  modelo.
• Diseño e implementación de la logística para la
  realización del proceso.
• Capacitación del recurso humano.
• Sensibilización de la población.
• Preparación de información básica para la
  realización del proceso.

Preparación y organización
Comité de Cobertura Acto administrativo
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Estructura del Modelo

• Proyección de cupos.
• Continuidad de los alumnos antiguos.
• Reservas de cupo para alumnos antiguos.
• Reserva de cupo de los alumnos matriculados.
• Acceso de alumnos nuevos al sistema de educación
  oficial.
• Liberación de reservas de cupos escolares.
• Registro de matrícula.
• Registro de novedades.

Ejecución
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TEMAS A TRATAR
MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE
MATRÍCULA ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS SIMAT
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Modelo de Gestión de Cobertura
Macroproceso C. Gestión de la Cobertura del
Servicio Educativo
C01
C02
C03
C04
C05
Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales y
privados (en caso de ser necesario)
Establecer Directrices, Criterios, Procedimientos
y Cronograma
Registrar Matrícula de Cupos Oficiales
Hacer Seguimiento a la Gestión de Matrícula
Proyectar Cupos
SIMAT
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Diferencias en la estructura del Eslabón
C. Macroproceso diseñado (PWC) vs. aprobado
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Macroproceso C. Gestión de la Cobertura del
Servicio Educativo
C01. Establecer las directrices, criterios,
procedimientos y cronograma para la organización
y Gestión la Cobertura del Servicio Educativo
C01.01 Definir y divulgar los lineamientos
generales para la organización de la Gestión de
matrícula Oficial
C02.01 Proyectar e identificar estrategias de
Ampliación de Oferta y requerimientos básicos.
C02. Proyectar Cupos
C02.02. Consolidar proyección de cupos.
C02.03. Identificar Estrategias de Acceso y
Permanencia
C03.01 Solicitar reserva (prematrícula) y
reservar cupos para alumnos antiguos
C03. Solicitar, Reservar y Asignar Cupos
Oficiales
C03.02 Gestionar Traslados
C03.03 Asignar Cupos a niños procedentes de
Entidades de Bienestar Social o Familiar
C03.04. Inscribir Alumnos Nuevos
C03.05. Asignar Cupos
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Macroproceso C. Gestión de la Cobertura del
Servicio Educativo
C04.01 Registrar matrícula de Alumnos Antiguos y
Nuevos
C04. Registrar Matrícula de cupos oficiales
C04.02 Novedades de Matrícula
C05. Hacer seguimiento a la Gestión de matrícula
C05.01 Auditoría de Matrícula
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Calendario B
FECHAS PROPUESTAS PARA EL PROCESO (B)
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Calendario A
FECHAS PROPUESTAS PARA EL PROCESO (A)
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TEMAS A TRATAR
MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE
MATRÍCULA ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS SIMAT
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Proceso de Matrícula
SIMAT
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Usuarios del SIMAT
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Reportes de Caídas del SIMAT
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Ingresos por Hora
Ingreso Usuarios a Sistema Matrícula
SIMAT Distribución por Hora de ingreso (Abr 20-
Abr 23)
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Ingresos por Hora
Ingreso Usuarios a Sistema Matrícula
SIMAT Distribución por Hora de ingreso (May 03-09)
28
Ingreso Usuarios a Sistema Matrícula
SIMAT Distribución por Hora de ingreso y
Secretaría (May 08)
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Usuarios según páginas SIMAT
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Matrícula 2006 en SIMAT
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Mesa de Ayuda
Indicadores de gestión
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Mesa de Ayuda
33
Indicadores de Gestión
34
Características Mesa de Ayuda

• MESA DE AYUDA

• La Mesa de Ayuda tiene como objetivo brindar
  soporte técnico y operativo a los usuarios del
  SIMAT.
• La gestión de Mesa de Ayuda será realizada por la
  empresa SITEL DE COLOMBIA.
• La mesa de ayuda SITEL, para prestar soporte,
  cuenta con los siguientes recursos
• Medio por vía telefónica, en Bogotá a la línea
  5242081 y en el resto del país a la línea
  gratuita 018000517472.
• Servicio de buzón en horario no hábil.
• Contacto por E-mail y Chat.
• Personas totalmente capacitadas para otorgar la
  información necesaria y garantizar la interacción
  del usuario con SIMAT.
• El horario atención es de 800 a.m. a 600 p.m.
  de lunes a viernes.

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(No Transcript)