PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

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EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION
PROYECTO SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL
INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL
EN LAS ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS
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INTRODUCCIÓN GENERAL
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Objetivo del Proyecto

• Estructurar un Modelo de Gestión de la Calidad
  por Procesos, asociado a la Administración de
  Riesgos en los siguientes Organismos Públicos
• Ministerio de Hacienda
• Ministerio de Educación y Cultura
• Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social
• Ministerio de Agricultura y Ganadería
• Ministerio de Obras Públicas y Comunicación
• Auditoría General del Poder Ejecutivo
• Contraloría General de la República
• Unificar y fortalecer los criterios y las
  competencias de los Equipos de Auditoría Interna
  y Externa

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Introducción
Focalización Social (Puertas afuera Imagen de
Éxito") Dentro del marco provisto por el Programa
Umbral Paraguay existe una gran oportunidad para
guiar al Sector Público hacia un nuevo tipo de
cultura que permitirá forjar mejores relaciones
con la Sociedad, transformando y mejorando su
Calidad de Vida. Mostrar resultados no es solo
una moda pasajera. La demanda actual y futura
exige una mejora permanente en el desempeño de
este tipo de Entidades.
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Introducción
Focalización en la Gestión (Puertas adentro
Logro de Objetivos) El desarrollo de las
actividades en los distintos Organismos, a través
de Sistemas de Gestión de la Calidad fuertemente
orientados a los Procesos y a la Administración
de Riesgos, permitirá la Mejora Continua en la
performance de los procesos internos, obteniendo
mejores resultados en la Gestión y una Mayor
Satisfacción de todas las Partes Interesadas
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CONCEPTOS BÁSICOS
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Sistema
Conjunto de Elementos Relacionados o que
Interactúan
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Sistema de Gestión
Sistema para establecer la Política y los
Objetivos, y para Lograr dichos objetivos
POLÍTICA
OBJETIVOS
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Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
Sistema de Gestión para dirigir y controlar una
Organización con respecto a la Calidad
POLITICA
MEJORA
OBJETIVOS
MANUAL DEL SGC
REGISTROS
PROCEDIMIENTOS
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Proceso
Conjunto de actividades interrelacionadas que se
gestionan de modo de Transformar Recursos
(Entrada) en Resultados (Salida)
RRHH
INFORMACIÓN
PROCESO
MATERIALES
PRODUCTOS
RECURSOS
RESULTADOS
TIEMPO
SERVICIOS
DINERO
SATISFACCIÓN
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Orientación a los Procesos
La Organización se Orienta hacia el cumplimiento
de los Objetivos definidos por la Alta Dirección
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Administración de Riesgos

• Modelo Sistemático Interactivo (Buenas Prácticas
  de Gestión) que consiste en evaluar y gestionar
  las actividades de forma de lograr un equilibrio
  adecuado entre
• resultado esperado
• variabilidad
• libertad de acción
• acorde con la capacidad de la Organización para
  asumir Riesgos

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Administración de Riesgos
El diseño de una estrategia de Administración del
Riesgo implica atender cuatro cuestiones
principales

• Identificar fuentes potenciales de riesgo
• Anticipar la probabilidad de ocurrencia de
  ciertas situaciones y sus consecuencias
• Definir y tomar acciones de contingencia
• Monitorear el desempeño de las acciones planeadas

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Mejora Continua
Es una filosofía que asume que la superación es
siempre posible y que los procesos de las
Organizaciones deben ser continuamente
reevaluados y las Oportunidades de Mejora
detectadas e implementadas
MEJORA
Ciclo P-D-C-A
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Modelo Integrador
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BENEFICIOS
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Beneficios Esperados

• Mejorar la Eficiencia y el Control de los
  Procesos y de sus Interfases
• Optimizar los Recursos Humanos y Presupuestarios
• Unificar Criterios de Gestión y Auditoría de
  Procesos
• Fomentar el Trabajo en Equipo y la Participación
• Potenciar la Formación de Líderes para el Cambio
• Elevar el Nivel de Competencias de los RRHH
• Aumentar la Satisfacción de las Partes
  Interesadas
• Identificar y Reducir los Costos Ocultos por
  Incumplimientos, Reprocesos y/o Duplicación de
  Actividades

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ESTRUCTURA
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Líderes del Proyecto

• Coordinador Institucionales
• Gerente de Gestión de la Calidad
• Líder de Gestión de la Calidad

Nivel de Autoridad
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ESTRATEGIA
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Estrategia General del Proyecto
Se aplicará un Modelo Sistemático que permitirá
delinear un SGC siguiendo los siguientes pasos
generales

• Conocimiento General de la Entidad
• Identificación de los Procesos
• Administración de Riesgos
• Definición y Documentación del SGC
• Implementación y Registro de Actividades
• Ejecución de Auditorias Internas

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DESARROLLO
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Desarrollo del Proyecto

• El Proyecto se encuentra dividido en 7 Fases
• Planificación
• Introducción y Diagnóstico
• Entrenamiento de Equipos de Trabajo
• Asistencia Técnica
• Apoyo a la Implementación
• Entrenamiento de Auditores
• Cierre

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Fase 1 PLANIFICACIÓN
Se ha establecido un Programa General de
Consultoría, definiendo los plazos comprometidos
para la ejecución de cada una de las Fases del
Proyecto Se establecerá un Cronograma Detallado
de Actividades por Fase
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Fase 2 INTRODUCCIÓN
Se conducirán Talleres de Autoevaluación con los
Equipos de Proceso a fin de identificar los
Proceso Principales en cada Entidad y comenzar a
delinear el primer borrador del Diagrama General
de Procesos El Diagnóstico implicará la
evaluación del estado actual de situación, por
parte de los Consultores, incluyendo la visita a
las instalaciones y entrevistas a los
funcionarios en su lugar de trabajo
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Fase 3 ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO

• Se prevé Capacitación General y Específica en
• Modelo de Sistemas de Gestión de la Calidad
  basados en Procesos. Estructura Documental
• Conceptos de Administración del Riesgo
• Mejora Continúa y Trabajo en Equipo
• Resolución de Problemas
• Otros Cursos, según necesidades detectadas

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Fase 4 ASISTENCIA TÉCNICA
Se desarrollarán Talleres Ejecutivos para la
definición de la Misión, Visión y Objetivos Se
trabajará con los Equipos de Procesos en la
construcción del Sistema de Gestión de la Calidad
y en el diseño del Manual y los Procedimientos
Principales
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Fase 5 APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN
Asistencia a Directivos y Funcionarios en la
Difusión, Puesta en Marcha, Monitoreo y Ajuste de
los procesos definidos en el Sistema de Gestión
de la Calidad Ejecución de Auditorias Tuteladas
de Control, junto a los Auditores de Gestión de
Calidad, a manera de instrumento de control y
seguimiento, que asegure el eficaz
desenvolvimiento del proyecto
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Fase 6a ENTRENAMIENTO DE AUDITORES
Conformación de Equipos de Auditores
Capacitación de los Equipos de Auditores en el
desarrollo de Auditorías Sistémicas por Procesos
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Fase 6b MANUAL DE AUDITORÍA
Unificación de Criterios y Técnicas de
Auditoria Asistencia y definición de lineamientos
para la emisión del Manual de Auditoria
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Fase 7 CIERRE
Formulación de un Informe Final del Grado de
Avance de la Implementación del SGC, incluyendo
la evaluación del nivel de competencia y
capacidad alcanzado por los funcionarios Formulaci
ón de un Plan de Implementación a futuro, para
que la Entidad continúe el desarrollo continuo de
su sistema por sus propios medios
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Nos tomamos 10 minutos ..
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AUTOEVALUACIÓN de PROCESOS
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Procesos

• Un PROCESO es una serie de actividades y tareas
  asociadas que se ejecutan de forma SECUENCIAL
  para producir productos o servicios que
  satisfacen a los CLIENTES que los necesitan
• Comenzamos desde el conocimiento de las
  necesidades y expectativas del CLIENTE y
  terminamos asegurando su SATISFACCIÓN

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Proveedor

• Toda persona, departamento, unidad, empresa u
  organización que provee RECURSOS que se consumen
  o agregan valor se denominan PROVEEDORES
• Información
• Productos
• Servicios
• Materiales

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Cliente

• Es aquel que necesita y recibe, o se beneficia,
  de los resultados de un PROCESO
• Interno
• Externo
• Directo
• Indirecto

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Variabilidad de los Procesos

• Todas las etapas de un PROCESO están
  influenciadas por múltiples factores que pueden
  afectar su desempeño
• Equipos
• Personas
• Mediciones
• Materiales
• Políticas
• Medio Ambiente

R
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Medición de los Procesos

• La MEDICIÓN de los procesos es una forma de
  determinar el grado en que las actividades y los
  resultados satisfacen lo planificado y, en
  consecuencia, los requisitos y necesidades de los
  Clientes
• Las MEDICIONES son importantes porque proveen
  información que ayuda a la organización a
  identificar y solucionar problemas

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Elaboración de café
Restaurante Bistró
Agustín XZY
Asistente de Cocina
Cocina
Descripción General del Proceso Principal
Elaboración de café de filtro a partir de granos
molidos
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Elaboración de café
Identificación / Descripción de las distintas
Etapas del Procesos Principal y sus Registros
Asociados
Definir requisitos del cliente
Comanda
Verificar materias primas
Planilla de Control de Stock
Colocar nuevo filtro al portafiltros
Colocar 1 cucharada de café molido en el filtro
Calentar agua en recipiente de acero inoxidable
Controlar temperatura del agua (90-95 C)
Registro de Temperatura
Pasar el agua por el filtro de café
Transferir el café a una taza pequeña
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Elaboración de café
Recursos Materiales / Equipamiento Requeridos
Café molido
Cafetera u otro recipiente para calentar agua
Portafiltros c/ recipiente colector
Filtros
Taza para café y plato
Cucharas (varias medidas)
Termómetro
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Elaboración de café
Información y Documentación Necesaria para la
Ejecución del Proceso. Qué Sector lo provee?
Comanda
Receta c/ indicación de temperaturas
Planilla de Control de Stock actualizada
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Elaboración de café
Qué se obtiene como resultado del Proceso?
(documentos, informes, producto, servicio, etc )
Taza de café
Registros de control
Satisfacción del Cliente
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Autoevaluación de Procesos
manos a la obra