Luis Jimnez

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REVISTA CAPITAL Implementación de un sistema
para la gestión de suscriptores
Luis Jiménez Managing Director ljimenez_at_ilhtech.co
m
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PASOS
Revista Capital Implementación de un sistema
para la gestión de suscriptores
DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PASOS
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para la gestión de suscriptores
DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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DIAGNÓSTICO
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Análisis interno de la organización

• EDICIONES E IMPRESOS S.A.
• Información General
• Equipo

Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
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DIAGNÓSTICO
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Número de Ediciones

• ROP Circulación (No shopper) 16700
• Ediciones por Año 24
• Páginas emitidas internamente 2028
• Columnas por página (N/A)

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Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
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DIAGNÓSTICO
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Número de Suscriptores

• Tipos de Suscripción
• Número de suscriptores 4000

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DIAGNÓSTICO
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Plataforma IT

• ERP actual Trastecnia con contabilidad externa.
• Red interna de 25 PC.
• Sitio web con Outsourcing, Administrador de
  contenidos N.vio e Intranet.

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IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
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DIAGNÓSTICO
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Líneas de Ingreso

• Publicidad
• Suscriptores
• Venta de ejemplares

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DIAGNÓSTICO
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Competencia
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DIAGNÓSTICO
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Procesos actuales

• La organización no cuenta con procesos definidos
  y documentados

Análisis interno de la organización Número de
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DIAGNÓSTICO
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RRHH interno - IT

• Clima laboral adecuado
• Experiencias anteriores frustrantes
• Resistencia al cambio mediano
• La revista no cuenta con soporte interno técnico
• Desconfianza e incredulidad

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PASOS
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DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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ANÁLISIS
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Visión preliminar

• Visión Preliminar

Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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ANÁLISIS
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Definición objetivos

• Reducir los costos operativos a través de un
  ordenamiento de la operación.
• Automatización del proceso de suscripciones.
• Optimización de las tareas de los ejecutivos.
• Control estricto sobre número de ejemplares por
  edición.
• Gestión base de datos de clientes
• Generación de reportes para toma de decisiones
• Aumentar tasa de Retención de suscriptores.

Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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ANÁLISIS
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Evaluación de Riesgos

• Falta de definición y documentación de procesos
• Resistencia al cambio de la organización
• Capacitación del personal actual
• Pérdida del foco original
• Falta de perseverancia
• Integridad de los datos actuales
• Errores de comunicación

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os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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ANÁLISIS
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Recursos - Financiamiento

• Determinación de recursos disponibles para
  implementación de la solución.

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Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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ANÁLISIS
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Definición de indicadores de éxito

• Diseño de proceso de negocios
• Implementación del registro y administración de
  los suscriptores
• Oferta de segmentación real para avisadores.
• Modelo de datos e interfaz de administración para
  el modulo de reclamos
• Control del Inventario
• Manejo de Eventos
• Esquema y Mapa de Navegación
• Pago en Línea
• Promociones y Concursos con datos para la
  trazabilidad posterior

Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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ANÁLISIS
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Posibles mejoras de proceso

• Involucrar a las personas del proceso
• Documentación del proceso
• Adaptar la herramienta al proceso, o el proceso a
  la herramienta, Qué es más eficiente?

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os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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ANÁLISIS
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Conformación de equipo

• Asignar el equipo adecuado para el trabajo

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Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
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DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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ESTRATEGIA
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Visión y Alcance

• Visión y Alcance

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Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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ESTRATEGIA
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Casos de Uso

• Casos de Uso

Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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ESTRATEGIA
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FODA

• Análisis FODA
• Fortalezas
• Oportunidades
• Debilidades
• Amenazas

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Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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ESTRATEGIA
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Plan de Contingencia

• Definir y documentar procesos
• Preparar e involucrar el personal para lograr el
  cambio por convicción y no por imposición.
• Capacitación del personal actual
• Instancia de control periódicas, y detección de
  desvío tempranamente.
• Motivación entender que toda mejora requiere un
  esfuerzo adicional.
• Crear flujo de comunicación con interlocutores
  válidos y responsables.

Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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ESTRATEGIA
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Generación métricas

• Determinación de hitos en las fases y etapas a
  cumplir.
• Medir progreso en base a avance del desarrollo y
  los entregables.
• El control sin medición no existe

Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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ESTRATEGIA
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Arquitectura

• Topología

Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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ESTRATEGIA
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Mapas procesos

• Mapas de Proceso

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ESTRATEGIA
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Asignación Roles Equipo Humano

• Asignar los recursos de la empresa para la mejor
  utilización de los empleados

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Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
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PASOS
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DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
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Planeación detallada y balanceada

• Determinar variables del proyecto
• Descripción de las tareas
• Hitos
• Etapas

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
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Carta Gantt

• Carta Gantt

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
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SQA y testing

• Documento de SQA

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
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Medición y control

• Reporte Avance proyecto
• Visibilidad para todos los interesados

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
Revista Capital Implementación de un sistema
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ROI

• ROI
• Retorno de la inversión

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
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Documentación y manuales

• Manual Partnet Capital

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PLAN DE ACCIÓN
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Compromiso gerencial

• Apoyo de los líderes o gerencia de la
  organización
• Compromiso de todo el equipo de trabajo

Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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PASOS
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DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
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Planeación detallada y balanceada Carta
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EJECUCIÓN
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Implementación

• http//capital.partnetcrm.cl
• Inicio de actividades

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EJECUCIÓN
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Capacitación

• Se realizaron 3 sesiones (6 personas C/U)
• Se preparó a todo el personal involucrado.
• Se entregó la documentación para consulta

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EJECUCIÓN
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Comunicación interna y externa

• Generar actitud positiva
• Mentalidad del cambio
• Charlas sobre el cambio

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interna y externa Marketing Guía para mejora
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EJECUCIÓN
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Marketing

• Las personas son la diferencia.
• Creatividad, e innovación.
• Nuevas oportunidades, líneas de negocio,
  diferenciación en la oferta.
• Generación de valor agregado
• Concursos, eventos , acciones, insertos, estudios
  de mercado.

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ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
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EJECUCIÓN
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Guía para mejora continua

• Sistema de gestión financiera y contable
• Control del proceso de ventas
• Gestión para avisadores
• Actualizaciones y mejoras.

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ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
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PASOS
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DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
Implementación Migración Normalización Capacita
ción Cambio cultural organización Comunicación
interna y externa Marketing Guía para mejora
continua
Análisis interno de la organización Número de
Ediciones Número de Suscriptores Plataforma
IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos
actuales RRHH interno IT
Visión preliminar Definición objetivos estratégic
os Evaluación riesgos Recursos
Financiamiento Definición de indicadores de
éxito Posibles mejoras de proceso Conformación
de equipo
Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de
Contingencia Generación métricas Arquitectura M
apas proceso Asignación Roles Equipo Humano
Planeación detallada y balanceada Carta
Gantt SQA y testing Medición y
control ROI Documentación y manuales Compromis
o gerencial
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SOLUCIÓN
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RESULTADOS
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para la gestión de suscriptores
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CONCLUSIONES
Revista Capital Implementación de un sistema
para la gestión de suscriptores

• Una renovada organización con nuevas metas y
  exigencias.
• Fidelización de suscriptores con un valor
  agregado
• Control en tiempo real, sobre la operación de la
  revista.
• Mejor servicio a mis lectores y avisadores
• Disminución de costos

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CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL
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48
CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL
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