PROCEDIMIENTOS Oficina pymERA

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PROCEDIMIENTOS Oficina pymERA

• Sevilla, 19 de Abril 2004

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Procedimientos

• 1.- Atención de consultas
• 2.- Revisión de propuestas
• 3.- Organización de seminarios/jornadas

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1.- Atención de consultas
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Procedimiento Atención de consultas (I)

• Se graban todas las llamadas en una Base de Datos
  sencilla en excel, con los siguientes datos
  fecha, nombre, entidad, e-mail, telf., área,
  tipo (e-mail, telf., fax)
• Área 1- técnica, 2- administrativa,
  3- económica,
  4- búsquedas de socios,
• 5.- pymERA, 6.- Seminarios.
• Hay NCPs que utilizan formularios específicos de
  llamadas, anotando exactamente cual ha sido la
  pregunta y la respuesta supone mucho
  trabajo y tiempo.

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Procedimiento Atención de consultas (II)

• El control de las llamadas es importante para
• Tener a mano datos de la persona que llama, sobre
  todo si hay que devolver la llamada o no se
  contesta inmediatamente.
• Descargo actividades
• Controlar qué tipo de preguntas se hacen más.
  Estadísticas
• Buena fuente de datos para la BBDD, siempre
  solicitando permiso y diciendo para qué es

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2.- Revisión de propuestas
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Revisión de propuestas

• La revisión de propuestas no presentadas consta
  de dos categorías
• Revisión de la elegibilidad
• Revisión del contenido técnico
• Documentación básica para llevarla a cabo
• Programa de trabajo
• Guía del proponente
• Guía de evaluación

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Revisión de la elegibilidad

• La elegibilidad es un aspecto esencial a la hora
  de preparar y enviar una propuesta.
• El procedimiento de revisión de la elegibilidad
  requiere comprobar
• Participantes
• Tipos
• Equilibrio internacional
• Presupuesto
• Duración

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Revisión de los formularios

• Los formularios administrativos han de ser
  revisados en busca de
• Errores (incluyendo de presupuesto)
• Omisiones
• Errores en los formularios pueden provocar que la
  propuesta sea no elegible.
• Se pone especial énfasis en la revisión del
  resumen de la propuesta.

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Revisión de la memoria técnica (I)

• La memoria técnica se revisa teniendo en cuenta
• Guía del proponente (indica el contenido)
• Guía para evaluadores
• Una vez que se recibe la memoria, se planifica
  cuándo será revisada, en función del
• Trabajo pendiente
• Disponibilidad de los expertos
• Siempre son revisadas por al menos dos expertos,
  que anotarán los comentarios pertinentes.

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Revisión de la memoria técnica (II)

• Se revisa desde dos puntos de vista
• Presentación (texto, secciones, distribución,
  longitud, etc.)
• Hay que seguir las normas de la Comisión!!!
• Contenido

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Envío de la propuesta

• El envío de la propuesta sigue unas reglas
  específicas concernientes a
• Dirección de envío
• Presentación
• Método de envío
• Plazo
• Siempre se verifica que el cliente conoce los
  detalles.

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Resultados de la revisión

• El cliente recibe los resultados de la revisión
  con un plazo máximo de una semana.
• Generalmente se contesta por teléfono por si
  surgen dudas, aunque en algunos casos se hace por
  correo electrónico si es imposible contactar por
  teléfono.

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Registros de revisiones

• Una vez finalizada la revisión y comentada ésta
  con el cliente, se registra la acción en la base
  de datos.
• Se inserta la siguiente información
• Título, acrónimo, programa, tipo, líder,
  consorcio, presentado y aprobado.
• El seguimiento de la presentación y la aprobación
  de las propuestas revisadas es importante para
• Ver si nuestra activad es útil
• Ofrece al cliente una visión más personal del
  servicio
• Es útil a la hora de justificar la actividad

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3.-Organización de seminarios/jornadas
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Organización de seminario o jornadas

• El proceso de organizar un seminario o jornada
  pasa por distintas etapas
• Acciones preliminares
• Organización de la agenda
• Organización de la logística
• Diseño e impresión de los folletos
• Envío de las invitaciones y registro de los
  participantes
• Preparación de la documentación
• Impartición del seminario
• Seguimiento y registro del evento

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A.- Acciones preliminares

• Establecimiento del objetivo del seminario
• Determinar público objetivo
• Definición contenido agenda
• Identificación socios externos (en función del
  lugar)
• Determinación del presupuesto
• Costes (transporte, documentación, comida,
  promoción, etc.)
• Ingresos (financiación externa, tasas registro)
• Determinar responsable

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B.- Organización agenda

• Presidente/s de la mesa
• Identificación e invitación
• Presentación del evento
• Presentación de la agenda
• Presentación de los ponentes
• Asegurar cumplimiento horarios
• Organizar preguntas
• Cierre
• Ponentes
• Identificación e invitación
• Obtención de información personal (curriculum)
• Obtención de las presentaciones
• Reservas de hotel, etc.

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C.- Organización de la logística

• Elección del lugar y reserva
• Reserva del equipo (PC, proyector, micrófonos...)
• Encargo del catering
• Encargo de servicio externo (si necesario)
• Azafatas, traductores...

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D.- Diseño e impresión de los folletos

• Organización datos que aparecerán en la agenda
• Introducción
• Contenido del evento (ponentes y horario)
• Formulario de inscripción
• Lugar del evento (mapa?)
• Contacto para inscripciones
• Elección de la empresa de diseño
• Impresión de los folletos (si procede)
• Redacción de la carta de invitación

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E.- Envío invitaciones y registro participantes

• Creación del listado de invitados en función del
  público objetivo
• Envío de la invitación folleto carta
• Invitados
• Medios de comunicación
• Registro de las inscripciones/planificación de
  las reuniones
• En caso de pago seguimiento
• Envío confirmación inscripción
• Confección listado asistentes

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F.- Preparación de la documentación

• Folleto de la jornada
• Folletos informativos
• Copias de las presentaciones
• Formulario de opinión
• Otros (listado asistentes, datos de los ponentes,
  etc)

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G.- Impartición del seminario

• Antes del seminario
• Organización de la recepción
• Comprobación de los medios disponibles
  (ordenador, audición, agua)
• Colocación de los nombres de los ponentes
• Después del seminario
• Devolver equipo técnico
• Disquetes, CDs presentaciones
• Documentación no repartida
• Recogida formularios de opinión

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H.- Seguimiento y registro del evento

• Envío de la documentación a los inscritos que no
  asistieron
• Agradecimiento a los ponentes
• Archivo de posibles artículos de prensa
• Evaluación del seminario, en función del equipo
  participante y los formularios de opinión
• Inserción del evento y asistentes en la base de
  datos.