Manual Interno PMD de Fuenlabrada

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Manual Interno PMD de Fuenlabrada
Prof. Miguel Ángel Elías
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Justificación

• Ayuntamiento con 12 concejalías
• PMD organismo autónomo ? autogestión
• Gran número de eventos y actos
• Atención al público y proyección de imagen y
  comunicación
• Flexibilidad protocolaria, mejora de la imagen
  corporativa y profesionalidad en la organización
  de los actos

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Clasificación de los actos

• Actos de carácter general
• Actos ajenos a la entidad
• Actos relacionados con el funcionamiento interno
  de la Concejalía
• Actos externos
• Actos de la Concejalía a los que se acude como
  invitados
• Actos de carácter especial

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Presidencias y cesión

• Preside el Alcalde (Pte del PMD)
• Cede su representación en el Concejal de Deportes
  (Vicepte)
• Puede ceder a los técnicos
• Invitado honor o relevante, o alta autoridad
• Criterio según tipo de acto
• Autoridades por orden

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Programación de los actos

• Aprobación del proyecto
• Descripción del acto cronograma, listado
  invitados, reglas protocolarias, medios
  personales y materiales y presupuesto
• Se remite a las fuerzas de seguridad (PL, PN, PC,
  CR)
• Cronograma para P, IH, MM.CC
• acreditaciones

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Precedencias internas

• Alcalde
• Concejal de Deportes
• Director Gerente
• Director Técnico
• Secretaria-Delegada
• Subdirectores (según antigüedad)
• Jefe de Mantenimiento
• Jefe de los Servicios Médicos
• Jefes de Negociado (según antigüedad)
• Jefe de Comunicación, Imagen y Protocolo

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Clasificación de los invitados

• Autoridades
• Invitados especiales
• Patrocinadores
• Invitados de honor
• Colaboradores
• Invitados generales

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Gobierno y Administración

• Junta Rectora
• Alcalde
• Concejal de Deportes
• Trece vocales Corporación
• Tres miembros entidades deportivas
• Dos miembros sindicatos
• Secretario
• Tesorero-administrador
• Director-Gerente

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Gobierno y Administración II

• Consejo de Gerencia
• Alcalde
• Concejal de Deportes
• Director Gerente
• Tesorero-administrador
• Secretario

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Plenos del Ayuntamiento

• Dependen del Gte de Alcaldía
• Coordinación Dpto. de protocolo
• 27 Concejales
• Alcalde
• 1º Tte. de Alcalde
• 2º Tte. de Alcalde
• 3º Tte. de Alcalde
• Concejales delegados (13)
• Concejales IU (2)
• Concejales PP (8)

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Símbolos

• Logo
• Bandera
• Banderas oficiales
• España
• Comunidad Autónoma
• Colores corporativos
• Rojo
• Leyendas

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Actos Deportivos

• Filosofía del acto
• Programa general
• Programa resumido
• Cronograma
• Listado invitados y personalidades
• Notas de prensa
• Listado de MM.CC convocados
• Protocolo del acto, almuerzo, ...
• Discursos
• Presupuesto

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Actos Deportivos II

• Palcos (Instalaciones cubiertas)
• Presidencias de pie (Instalaciones al aire libre
  y podiums)
• Entregas de trofeos

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Otras actividades

• Viajes
• Almuerzos
• Cenas
• Inauguraciones
• Transportes
• Hoteles
• Programa
• Manual de soluciones

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Aspectos del protocolo interno

• Organización de reuniones
• Planificación
• Cuestiones a plantear
• Objetivos
• Organización de salas
• Las visitas
• Visitas de Federaciones, Entidades, Clubes,
  Colegios
• Inauguraciones

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Aspectos del protocolo interno II

• El teléfono
• La correspondencia
• La atención al público las salas de espera

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Otros aspectos del protocolo

• Los regalos
• Corporativos
• No corporativos
• El libro de honor
• Las invitaciones

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Presencia de los medios

• Prensa
• Radio
• TV
• Web
• Internet
• Cliping y operativo de prensa

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Distinciones honoríficas

• Por méritos propios
• Por dedicación

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Las Peñas, Clubes y Entidades

• Acta fundacional o convenio
• Estatutos

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El servicio de protocolo

• El departamento de Protocolo
• El jefe de Protocolo
• El personal auxiliar

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La seguridad

• Coordinación con fuerzas de seguridad Plan de
  seguridad
• Reunión preparatoria de seguridad
• Organización seguridad interna
• Seguridad preventiva
• Emergencias
• Urgencias
• evacuación

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La seguridad II

• Protección del lugar
• La figura del coordinador de seguridad
• Medidas de seguridad
• Previas al acontecimiento
• Durante
• Después

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Conclusiones

• Manual necesario en cualquier tipo de empresa,
  entidad, club, ...
• Necesidad de la creación de un departamento
  staff
• La figura del responsable
• Imagen Comunicación éxito