Ordre du jour

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Mise en place dune démarche de pilotage à
lAP-HP
Journée ANIORH Vendredi 27 mars 2009
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La situation de départ (2004)

• De nombreux indicateurs et tableaux de bord
• des analyses de qualité
• MAIS
• Multiplicité, disparité, incomplétude des
  indicateurs
• Pas de lien direct avec la stratégie de
  linstitution
•  Les chiffres ne concordent pas !
• Diversité, empilement, manque dergonomie des
  outils techniques
• Système coûteux en temps et en argent (ressaisies
  manuelles, maintenance, etc.)
• Système peu apprécié des administratifs et pas
  assez  parlant  pour les soignants/médecins

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Le contexte des besoins immédiats de pilotage
liés aux nouveaux projets de lAPHP

• Plan stratégique ? suivi de sa mise en œuvre et
  de ses résultats
• Nouvelle gouvernance ? outils daide à la
  décision pour les pôles et les conseils
  exécutifs locaux et APHP
• T2A ? outils pour le pilotage prise en compte
  des  règles du jeu 
• Qualité ? V2 de l accréditation, notamment
  indicateurs de résultat et évaluation des
  pratiques professionnelles

• Pour les décideurs (pôle, hôpital, siège), les
  instruments de mesure cohérents entre eux, leur
  permettant dévaluer leur performance par rapport
  à leurs objectifs et de se comparer à leur
  environnement afin de les aider à prendre des
  décisions

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La mise en place des tableaux de bord une
nécessité (1)

• La nécessité est liée à des contraintes externes
  fortes
• Contexte de la T2A les recettes ne sont plus
  acquises
• LEPRD définit les objectifs en terme deffectifs
  de personnel et des autres postes de dépenses
• La notion de part de marché sinscrit dans le
  fonctionnement quotidien
• LEPRD permet par ailleurs une plus grande
  liberté dans les choix
• Contexte de la nouvelle gouvernance certaines
  décisions sont prises au niveau des pôles
  (délégation de gestion) et non plus de
  létablissement

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La mise en place des tableaux de bord une
nécessité(2)

• Une vision de plus en plus globale de la
  performance
• Evaluation des établissements sous toutes les
  dimensions
• Médico économique,
• Qualité,
• Attractivité pour les patients
• Attractivité pour le personnel
• Exemple le contrat dobjectif et de moyens de
  lAP HP comprend des éléments dactivité liés
  aux besoins de santé, de politique de gestion des
  ressources humaines et de qualité

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La mise en place des tableaux de bord une
nécessité (3)

• Tendance vers des indicateurs de résultat
• La démarche de certification HAS
• Dans le cadre dun environnement concurrentiel,
  les démarches de comparaison de performance se
  développent, y compris sous limpulsion du
  Ministère
• gt La nécessité de développer une dynamique
  vertueuse attractivité / activité

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Particularités de lAP-HP

• Une entité juridique unique
• 38 hôpitaux
• 180 pôles
• ? Des besoins de langage commun, de partage
  dinformation à tous les niveaux

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Quest ce que  piloter  ?

• La fonction de pilotage stratégique qui revient
  aux décideurs (Conseils Exécutifs, responsables
  de pôles) se caractérise par
• La fixation et lappropriation dobjectifs
• Le suivi des résultats sous toutes les dimensions
  de la performance une fois par mois (trimestre au
  niveau pôle)
• La définition de plans daction, à lissu dune
  évaluation partagée de la situation par rapport
  aux objectifs

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Démarche utilisée

• Phase préliminaire dictionnaire dindicateurs
  et liste dindicateurs  socle commun 
• Phase dexpérimentation mise en place des
  tableaux de bord au niveau de 7 sites et phase
  pilote dun entrepôt de données dactivité
• Phase de généralisation sur tous les sites puis
  sur tous les pôles

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Phase préliminaire

• Constitution dun catalogue dindicateurs
• Définition des tableaux de bord de pilotage
• Mise en place dun entrepôt de données partagé

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INDICATEURS et TABLEAUX de BORD

• Un parti pris une démarche double de
• définition des objectifs stratégiques avec des
  groupes de travail
• définition des tableaux de bord de gestion des
  responsables opérationnels
• La démarche de déclinaison du tableau de bord
  stratégique avec les groupes de travail
• Groupe médico-économique
• Groupe qualité et gestion des risques
• Groupe performance des organisations

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Travail sur le contenu des indicateursavril-septe
mbre 2005

• Réflexion sur le contenu, synthèse, dictionnaire
  des données
• Allers/ retours entre les niveaux de
  responsabilité en lien avec les hôpitaux
  expérimentateurs
• Structuration proposée en trois sous-ensembles
  dindicateurs de gestion

Siège
Hôpital
Pôles
Indicateurs Médico- économiques
Performance des organisations
Qualité et gestion des risques
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Le cadre de définition des tableaux de bord de
pilotage de l'AP-HP cohérence à tous les niveaux

• Trois niveaux de tableaux de bord APHP,
  hôpital, pôle
• Des indicateurs reflétant
• APHP plan stratégique, budget
• Hôpitaux les objectifs fixés en conférences
  stratégiques puis déclinés en conférences
  budgétaires projets dhôpital
• Pôles les objectifs du contrat de pôle qui
  reprend les éléments du projet dhôpital les
  concernant
• Des figures imposées pour les tableaux de bord
  hôpital/pôle
• Des indicateurs présents dans TOUS les TDB des
  hôpitaux et des pôles les socles communs
  dindicateurs , un minimum obligé à tous les
  niveaux reflétant les objectifs stratégiques
  majeurs (ex taux de transfert à partir des
  urgences, taux dabsentéisme)

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Les éléments constitutifs du tableau de bord

• Les éléments caractéristiques de la performance
  médico-économique
• L'évolution de lactivité en nature
• Une approche de lefficience économiquerapprochem
  ent de lévolution de lactivité et desdépenses
• Lattractivité de l'AP-HP et lévaluation de la
  qualité de la prestation
• Qualité vis-à-vis des patients
• Qualité/attractivité vis-à-vis des personnels
• Sassurer que les projets clés sont mis en œuvre
  dans les délais requis
• Amélioration de lorganisation
• Restructurations / créations de nouvelles
  activités
• Anticipation des risques

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Tableau de bord 4 cadrans (détail des cadrans en
annexe)
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Principes généraux de lentrepôt de données

• Source des données les différents outils du
  système dinformation de lAP-HP
• Données facilement accessibles et fiables
  permettant le pilotage
• Données dactivité
• Données ressources humaines
• Base de données commune et partagée pour tous
  les utilisateurs de lAP-HP
• Siège
• Hôpital
• Pôles
• Ouverture à tous les sites de lAP HP en mai
  2007
• Pas de limitation dans laccès aux données

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Utilisateurs de EDP

• Au niveau hôpital
• Utilisateurs pouvant faire des requêtes environ
  400 licences (y compris niveau pôle)
• - Finances, Contrôle de Gestion, cadres
  administratifs de pôle
• - DIM
• - DRH
• Utilisateurs  consommant  des requêtes faites
  par dautres environ 500 licences (y compris
  niveau pôle)
• - Directeur et directeurs adjoints
• - Président CCM
• Pour chaque pôle
• Responsable de pôle ( consommateur )
• Cadre paramédical de pôle ( consommateur )
• Cadre administratif de pôle (peut requêter)

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Dictionnaire de données

• Annexe indispensable de la base de données pour
  une vision globale, unique et partagée
• Permet de référencer tous les éléments de la base
  de données (entrepôt de données partagé)
• Définition des indicateurs
• Définitions des axes
• Règles de gestion des indicateurs
• Cycle de vie des données
• Outil de compréhension pour lutilisateur final
  et de maintenance pour les administrateurs de la
  base

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Dictionnaire de données

• Dans un premier temps ensemble de fiches de
  définitions dindicateurs standardisées
  disponibles sur le site intranet de documentation
  sur les tableaux de bord (exemple en annexe)
• Dans un second temps dictionnaire de données de
  bout en bout, informatisé, en lien avec la base
  de données, permettant aussi de faire des
  analyses dimpact en cas de changement dune
  règle de gestion, dun indicateur etc

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Phase d'expérimentation
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Phase dexpérimentation

• Principe de lexpérimentation
• Du tableau de bord Conseil Exécutif AP HP
  (depuis octobre 2005)
• Avec des sites pilotes HEGP, Tenon,
  Saint-Antoine, Paul Brousse, Jean Verdier (entre
  février et décembre 2006)
• Objectifs
• Les outils
• Test du modèle à 4 cadrans
• Enrichissement du dictionnaire dindicateurs
• Expérimentation de lentrepôt de données partagé
• La fonction de pilotage
• Mise en œuvre de principes nouveaux (modèle
  commun de tableau de bord, partage de
  linformation, fixation dobjectifs)
• Test dune organisation nouvelle (commentaire du
  tableau de bord en commun)

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Utiliser le retour dexpérience

• Lexpérimentation du tableau de bord Conseil
  Exécutif AP HP et des tableaux de bord des
  sites pilotes a permis de constituer les outils
  suivants
• Un guide méthodologique de mise en place des
  tableaux de bord
• Des socles communs dindicateur
• Des fiches indicateurs précisant les définitions
• gt Pour la généralisation, les hôpitaux et pôles
  partent dune base de travail commune accessible
  sur un site intranet (Infopil)

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Généralisation du dispositif
Sensibilisation des décideurs au niveau des
conseils exécutifs Formation ciblée des
principaux acteurs cadres administratifs de
pôle, contrôleurs de gestion
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Sensibilisation des décideursrencontre des
conseils exécutifs locaux

• Rencontre systématique de tous les comités
  exécutifs locaux (CEL) par la directrice de
  cabinet et la directrice du projet ou la
  responsable du projet
• des sites MCO ( entre février et mi mai 2007 23
  CEL ont été rencontrés)
• puis des sites SSR- SLD (en juin 2007 par GHU).
• Présentation du dispositif institutionnel
  (enjeux, objectifs et outils) par la directrice
  de cabinet
• Débat avec les membres du CEL pour échanger sur
  les outils de pilotage

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Généralisation les acteurs

• Mise en place dun responsable des tableaux de
  bord au sein de léquipe pilotage
• Nomination dun pilote des tableaux de bord par
  site (procédure délaboration du tableau de bord,
  coordination du remplissage, pré analyse avant
  CEL, aide à lélaboration des Tdb des pôles)
• Les producteurs des tableaux de bord sont
• Au niveau hôpital les contrôleurs de gestion
• Au niveau pôle les cadres administratifs de
  pôle

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Appuis du pilote

• Le CEL doit être porteur de la démarche par sa
  composition transversale, sa situation au cœur
  des projets, son rôle de décideur
• La direction pour lever les réticences à donner
  linformation
• Les directions fonctionnelles pour préciser les
  indicateurs et fournir linformation
• Le DIM pour le domaine  activité 
• Le SIL pour préciser la faisabilité et donner les
  accès informatiques
• Le responsable du domaine pilotage du NSI
  formations, rencontres individuelles

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Généralisation les outils

• Guide méthodologique (25 pages)
• Socles communs
• Pour les pôles de type MCO, SSR et plateaux
  médico technique
• Site intranet dinformation
• Mise à disposition de fiches de définitions
  détaillées
• Mise à disposition des socles communs de tableaux
  de bord
• Documentation sur la théorie des tableaux de bord
• Glossaire, formation PMSI, tableaux de bord du
  conseil exécutif central

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Formations

• Volet de formation  démarche de pilotage  au
  sein de la formation institutionnelle des trios
  exécutifs de pôle à la nouvelle gouvernance
• Formation de tous les cadres administratifs de
  pôle et contrôleurs de gestion à la démarche et à
  lutilisation des outils, informatiques en
  particulier
• Formation informatique à lutilisation des outils
  de restitution de la base de données

29
L'accompagnement
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Conditions de réussite de la mise en place d'un
tableau de bord

• 1 - Appropriation par chaque entité concernée
  (démarche participative, autonomie matérielle)
• 2 - Intérêt pour les indicateurs ( enjeu réel
  pour la gestion)
• 3 - Marges de manoeuvre / écarts constatés /
  possibilité d'agir
• 4 - Dialogue horizontal aussi bien que vertical
  (échanges d'informations entre services)
• 5 - Souplesse, évolution du tableau de bord /
  problèmes

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Accompagnement tableaux de bord

• Rencontre avec les pilotes désignés par les sites
  après leur désignation (2 fois par an environ)
• Rencontres des sites et des pôles  à la
  demande 
• Mise en place dune formation  analyse des
  tableaux de bord  en cours

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Accompagnement entrepôt de données (EDP)

• Support utilisateurs réponse aux questions
  fonctionnelles ou techniques
• Lettres aux utilisateurs dEDP environ tous les
  2 mois pour information sur les nouveautés,
  anomalies en cours de traitement etc
• Manuels utilisateurs EDP cartographie
  dalimentation, dates de chargement des données,
  définition et règles de gestion des indicateurs
  et des axes

33
t
BILAN
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Bilan de la mise en place des tableaux de bord

• Mise en place des tableaux de bord au niveau
  hôpital au deuxième trimestre 2007 tous les
  sites MCO avaient un tableau de bord même
  partiellement renseigné et au moins un pôle a
  établi une maquette
• Mise en place des tableaux de bord au niveau
  pôle au mois de juin 2008, 91 des pôles avaient
  une maquette partiellement remplie (activité)
• Mise en place des cibles au niveau pôle
• Utilisation de lentrepôt de données partagé

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Bilan dutilisation de lentrepôt de données
partagé

• On observe sur lannée 2008 75.2 utilisateurs
  par jours en moyenne, avec des pointes à 104 (sur
  700 licences de distribuées)
• Taux dutilisation très élevé pour les cadres
  administratifs de pôle et les contrôleurs de
  gestion
• Utilisation moins régulière par les DIM (qui ont
  dautres outils à disposition) mais en
  progression
• Forte progression de lutilisation par les DRH
  pour les données mises à disposition plus
  tardivement (dépenses de personnel, données sur
  les effectifs et labsentéisme)

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Principales difficultés

• Le temps à y passer la mise en place du tableau
  de bord nécessite un fort investissement au
  niveau établissement et pôle.
• La fixation des cibles même au niveau central,
  les indicateurs ne disposent pas tous dune cible
• Insuffisance du périmètre actuel de lentrepôt de
  données (en particulier recettes et dépenses
  prévu en 2010)

37
Evolution des tableaux de bord

• Le tableau de bord du conseil exécutif central a
  subi tous les ans des modifications de la liste
  des indicateurs (ajouts dindicateurs de
  performance de la gestion financière, des
  indicateurs deffectifs de ressources humaines et
  dabsentéisme)

38
CONCLUSION

• Avant tout un projet de management
• Partage de linformation, du diagnostic puis des
  plans dactions
• Définir des objectifs
• Apprentissage de la notion de dictionnaire les
  données ne sont pas fausses, cest juste un
  problème de définition, de périmètre..
• Implications nécessaires du Conseil Exécutif
  Local et du directeur
• Formation et aide en ligne destinée
  principalement aux exécutants du tableau de bord
  en particulier cadres administratifs de pôle

39
t
ANNEXE
Détail des cadrans du tableau de bord du conseil
exécutif
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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Exemple de fiche indicateur