Les fonctionnalits utilits du groupware

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Les fonctionnalités / utilitésdu groupware
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Les utilités / fonctionnalités du groupware
Communication interpersonnelle
Automatisation des processus
Collaboration
Utilités du groupware
Coordination
Mémoire de groupe
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Utilités et fonctionnalités
Fonctionnalités  médiatiques 
Utilités
Communication interpersonnelle
Messagerie
Agenda
Coordination
Forum
Collaboration
Automatisation des processus
Workflow
Base de documents
Mémoire de groupe
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Les utilités du groupware
Messagerie électronique
Communication interpersonnelle
Liste de diffusion
Forum
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La messagerie
Vocation
- Rédaction et envoi de messages à un ou
plusieurs utilisateurs - Réception, consultation
et classement des messages reçus
Les avantages
Les limites
- Simplicité d utilisation - Acheminement
rapide - Pas de présence du correspondant nécessa
ire au moment de l envoi - Outil de
communication transversale
- Risque d encombrement rapide et de manque de
structuration - Court-circuitage de la
hiérarchie - Les  déviations culturelles 
- le raz de marée quotidien - non
consultation du courrier - l envoi
 sauvage  - langue de bois - l effet
parapluie
Une tendance naturelle à faire de la messagerie
le  seul  outil de groupware
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Exemple de messagerie
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Les utilités du groupware
Agenda électronique de groupe
Coordination
Gestion de projet
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Lagenda de groupe
Vocation
- Mise à jour de son emploi du temps - Partager
cet emploi du temps avec un groupe de collègues
Les avantages
Les limites
- Permettre à tout collaborateur de vérifier la
disponibilité d autres collaborateurs -
Planification des rendez-vous et des réunions
- Le poids des habitudes et de notre  amour 
pour l agenda papier - Réticence naturelle et
fondée à la transparence - Tout le monde doit
jouer le jeu
Une amélioration technologique attendue (proche
ou existante) organiseurs de poche,
couplage avec téléphonie mobile, ...
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Exemple dagenda de groupe
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Les utilités du groupware
Réunion électronique
Vidéo conférence
Collaboration
Forum
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Le forum
Vocation
- Echange d informations, d opinions sur un ou
plusieurs thèmes - Un commentaire écrit un
message électronique mais sans destinataire
Les avantages
Les limites
- Meilleure structuration que le courrier
électronique - Echange constructif avec
visualisation simple de l historique - Aussi
(voire plus simple) à utiliser que le courrier
électronique - Peut s envisager au niveau d un
groupe d utilisateurs pré-définis ou de
l ensemble de l entreprise
- Penser la structuration dès l ouverture du
forum, sinon risque de manque de structuration -
Durée de vie du forum
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Exemple de forum
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Les utilités du groupware
Formulaires
Automatisation des processus
Workflow
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Le workflow
Vocation
- Suite d opérations élémentaires exécutables
par des acteurs impliqués dans le processus -
Une opération un traitement effectué sur une
information en entrée et générant une valeur
ajoutée à la sortie
Les avantages
Les limites
- Circulation de l information automatisée -
Outil idéal pour des applications répétitives -
Trois modes de circulation de l information .
Séquentiel . Parallèle . Conditionnel
- Si le process n'a pas été étudié parfaitement,
on ne peut plus déroger au chemin informatique
du workflow. - Comme il n'y a pas de chemin de
traverse, le système peut se bloquer en cas de
mauvaise conception (oubli des cas
exceptionnels)
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Exemple de workflow
Etude du prêt
Service prêts
Manager du service
Demande de prêt
DEBUT
Fax
- Scan documents - Demande autres documents -
Finalisation
- Fax au service des prêts
- Traitement du prêt
- Réception du dossier de demande de prêt à la
banque
- Révision - Annotation
Service agence
Oui
Dossier accepté?
Traitement du prêt
Non
FIN
Resp. agence
Prêt rejeté

• Exemple issu de louvrage  groupware et
  workflow 

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Les utilités du groupware
Base de documents
Mémoire de groupe
gestion électronique de Documents
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La base de documents
Vocation
- Faciliter le partage d informations - Assurer
la  mémoire de groupe  structuration,
stockage et accès à l information
Les avantages
Les limites
- Accès aux infos de manière structurée et
naturelle (moteur de recherche) - Possibilité de
créer des FAQ (Frequent Asked Questions) qui
guident lutilisateur dans la recherche
dinfos. - Sondage des sujets qui intéressent.
Classement des infos en fonction de leur
fréquentation
- pas de marqueurs du type " mr X a consulté
cette info à 3 reprises ces derniers
temps...voulez vous lui envoyer un message à ce
sujet " . - Possibilité inexploitée de créer
une mémoire collective. - Pas de saisie
possible et de compilation des remarques faites
par les usagers sur les infos consultées
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Exemple de base de documents