Club Utilisateurs DorisLoris

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Club Utilisateurs Doris/Loris

• Les portails documentaires
• 16 Juin 2003 à Paris
• Sylvie Dalbin
• DESYBEL
• www.desybel.com
• Ce document est librement exploitable. Merci de
  citer la source.

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Sommaire de lintervention

• Constats
• Introduction aux portails
• Typologie des portails
• Fonctions des portails
• Exemples
• Acteurs et métiers
• Déploiement dun portail
• En conclusion
• Ressources bibliographiques

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1 - Constats
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Constats (1)

• Déploiement des ressources numériques
• volumétrie, reconnaissance juridique
• Modification de lenvironnement  éditorial 
• sources, producteurs/éditeurs, circuit
• Développement des usages de linfodoc, de
  lexploitation de linformation numérique
• besoins, pratiques et attentes en mutation
• articulation entre production/ gestion/
  exploitation/ partage de linfodoc

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Constats (2)

• Organisation du travail et fonctionnement
  fortement évolutif
• Ressources partagées, ressources hétérogènes,
• SI (système dinformation) multiplicité
• TIC extension et enrichissement fonctionnel
• Production, gestion de la production
• Acquisition
• Gestion de ressources réparties
• Diffusion indépendante de la production
• Multimédia

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Conséquences

• Usagers/utilisateurs
• pratiques et des compétences diversifiées, à
  prendre en compte
• exigences nouvelles en terme defficacité pour le
  traitement et lexploitation de linformation
• Manager des SID
• ouverture en termes de contenus, dacteurs
• élargissement des services
• optimisation des coûts ?
• Des systèmes dinformation diversifiés,
  spécifiques

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2- Introduction aux portails
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Portail une définition

• un site / une interface Web
• plus ou moins spécialisé (contenu/public)
• constituant un point daccès
• unique et facile d'emploi
• structuré
• personnalisable
• à des ressources (services, produits)
• distantes, variées et hétérogènes
• Sélectionnées et organisées
• visant à orienter efficacement les usagers

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Portail historique

• Avant 1998
• Bulletin board system (AOL, compuserve) portail
  généraliste
• Passerelle (gateway) et DSI
• Depuis 1998
• Portails généralistes autour dun moteur de
  recherche, puis portails spécialisés
• Développement de logiciels spécialisés, de module
  entre un système documentaire et lutilisateur
• Portail dentreprise

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Portail caractéristiques (1)

• un site / interface web noeuds et liens
• un accès
• recherche via un moteur
• navigation (interne et externe)
• un accès unique
• un seul mot de passe (passerelle)
• un accès unifié
• fédération de ressources dinformation diverses
• donc ouvert sur dautres systèmes

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Portail caractéristiques (2)

• Ressources variées et hétérogènes
• en terme de nature
• des produits et services dinformation
  annuaires de sites, actualités, banques de
  données, fiches techniques,
• des fonctions dachat, d alerte, de mise à
  disposition dapplications spécialisées,
  annuaire,
• en terme de niveau délaboration
• brut ou élaboré (base de connaissance)
• en terme dorigine
• interne et/ou externe

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Portail caractéristiques (3)

• Ressources sélectionnées
• Ressources organisées et structurées
• présentation de linformation
• catégorisation
• Dispositif personnalisable, par linternaute
• contenu ou interface
• Logiciels et/ou modules spécialisés

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3 - Une typologie des portails

• Orienté portail documentaire

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Critères de différenciation

• Profil de lutilisateur visé
• client final (B2C)
• entreprise (B2B)
• employés (B2E)
• Nature des échanges
• marchand (transactionnel), non marchand
• information, transaction, interaction
• Nature des données
• structurées ou non structurées
• généralistes, spécialisées
• Nature des produits / services
•  brut , élaborés

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Typologie des portails exemples

• Privilégie un axe particulier

• Portail B2B
• chaîne logistique (automobile)
• relation client (informatique)
• Portail B2C
• généraliste (Yahoo)
• spécialisé (FNAC) - données structurées
• Portail de contenu - dinfodoc
• site éditorial presse
• Portail applicatif - décisionnels
• Institut BVA

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Particularités du portail décisionnel

• Portail décisionnel
• entrepôt (datawarehouse) de données hétérogènes
• outils dextraction et de transformation de
  données (ETL extraction, transfer, loading)
• outils de datamining
• outils de reporting
• Aide à la décision

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Quelles différences avec un site web ?
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4 - Fonctions des portails

• Des fonctions complémentaires aux outils de SGED
  / SIGB

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Annuaire

• Annuaire exploité par le portail
• des utilisateurs ( annuaire dentreprise )
• des ressources
• L annuaire dentreprise , un unique point
  dentrée
• aux personnes
• à la structure organisationnelle
• aux rôles fonctionnels
• à larchitecture des réseau
• Norme X.500 et standard de protocole daccès LDAP

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Gestion des contenus (1)

• Acquisition
• Ressources externes
• fourniture directe (infomédiaires canaux)
• robots / crawlers
• fédération de ressources via des  connecteurs 
  (wrappers)
• Ressources internes
• Production
• par les utilisateurs
• par les professionnels de linfodoc

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Gestion des contenus (2)

• Production/publication par les utilisateurs
• Production interactive contribution des
  utilisateurs
• par déchargement (upload), directement via un
  formulaires (modèles) ou depuis Office
• gestion des métadonnées mise à jour isolée
• gestion de version et workflow (de validation)
• Participation des utilisateurs

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Gestion des contenus (3)

• Stockage
• Des données et/ou de la référence
• problème de pérennité de la localisation
• Volume et flux
• Intégration de données structurées et non
  structurées
• Stockage logique versions, alias, doubles

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Gestion des contenus (4)

• Organisation "à valeur ajoutée"
• agrégation
• vue consolidée, de synthèse, sur des sources
  hétérogènes
• classification agrégation par thème
• syndication
• présentation homogène (retraitées) de données
  agrégées

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Présentation

• Clé de lutilisation du portail
• Présentation et contenu déconnectés
• Production (référentiel) / diffusion
• Xml/xls (feuille de style)
•  portlets  fenêtre contenant des informations
  particulières gt microcontenus
• Diffusion multi-supports
• Personnalisation de linterface
• Ergonomie visuelle (couleur, polices)
• Organisation à lécran des informations (template)

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Structuration du portail (1)

• Structuration dun site
• Structuration du stockage des données //
  structuration de linformation
• Page daccueil // personnalisation
• Orienté utilisateurs, et non offreurs
• Des zones dinformation positionnées sur lécran
• Ergonomie
• cohérence des contenus et adaptation

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Structuration du portail (2)

• 4 dimensions
• Hauteur / largeur (écran)
• Profondeur (liens)
• Temps
• Assemblage  dynamique  et personnalisable
• de fragments dinformation (ressources)
• Matrice des accès aux modules et aux données
• Que sont ces fragments
• Documents, parties de documents, produits
  documentaires, services ?

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Personnalisation (1)

• Indispensable efficacité et proximité
• Complexe à mettre en uvre
• éloignement de la logique de cohérence,
  dharmonisation
• nécessite des outils dannuaires efficaces
• difficultés pour les utilisateurs
• Personnaliser quoi ?
• présentation position sur lécran,
• contenu choix des sources, extraction en
  fonction dune partie du plan de classement
• administration mot de passe, création de forum,

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Personnalisation (2)

• Statiques (par paramétrage préalable)
• Droit daccès aux données, aux applications
• Annuaire LDAP
• Par profil de groupes utilisateurs, individuel
• Filtrage des données profils par mots clés
• Préférences
• Dynamiques
• cookies
• filtrage, filtrage collaboratif
• profiling (par lapplication)
• Par lutilisateur, le système ou ladministrateur

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Accès aux contenus (1)

• Indexation
• Incrémentale
• Multi-sources
• Fonctionnalités recherche sur le contenu
• lemmatisation
• calcul de pondération et tri par  pertinence 
• Voire traitement linguistique, sémantique

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Accès aux contenus (2)

• Recherche
• Sur données structurées/non structurées
• Du texte intégral au sémantique
• Recherche multi-sources avec sélection des
  sources (personnalisation)
• Sauvegarde des requêtes des résultats dans des
  dossiers / paniers
• Multi-sources
• Indépendants des requêtes
• Routage par messagerie

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Accès aux contenus (3)Classification-catégorisati
on (a)

• Schéma de classification permet de repérer des
  documents non connus
• organisation hiérarchique
• représentation dune vision du savoir
• délicat pour certains domaines mobiles
• quel degré de profondeur ?
• Répartition des objets dans des classes

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Accès aux contenus (3) Classification-catégorisat
ion (b)

• 2 catégories de méthode de classification
  automatique
• a priori
• a posteriori
• complétées par des techniques de représentation
  graphique de linformation

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Accès aux contenus (4)Classification-catégorisati
on (c)

• classement automatique de documents dans des
  classes pré-établies, a priori
• Exemples Arisem, K2 Enterprise de Verity, ....
• classement de documents dans des classes
  construites dynamiquement, a posteriori
• analyse du lot résultat détermination de
  catégories
• Exemples AOL/Exalead Fast Topic Vivisimo,
  Autonomie,...

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Accès aux contenus (5)Classification-catégorisati
on (d)

• Usages de la catégorisation dynamique
• sélection de documents du lot-résultat par le
  biais de notions non exprimées dans la question
• élimination des corrélations inintéressantes,
  évidentes mais non repérées ou connues
• idées nouvelles par la mise en perspective de
  corrélation non établie par l'utilisateur

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Communication et échanges

• Messagerie
• articulée avec des messageries plus globales
• Forum, messagerie instantanée
• Liste de contacts, plus ou moins personnalisée
• Outil de groupware
• Simple tâches avec échéances, planning
• la plupart des outils de gestion de contenu
• Plus complexe dossiers ou espaces partagés
• Outils groupware spécialisés

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Administration, sécurité et analyse

• Administration
• Des ressources, des utilisateurs
• Des processus
• Du système technique
• Sécurité
• Identification, authentification, contrôle
  daccès, intégrité, non interception
• Analyse
• Statistique de lactivité
• Statistiques dutilisation requêtes, rubriques
  consultées, documents consultés

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Qualité pour un portail

• Définition
•  ensemble de propriétés et caractéristiques dun
  produit ou dun service qui lui confère
  laptitude à satisfaire des besoins exprimés ou
  implicites  (EN ISO 8402)
• Critères
• utilité
• lisibilité
• navigation
• objectivité et pragmatisme
• réactivité

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Schéma global
Gestion de contenu
Annuaire / Sécurité
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Architecture technique (1)

• Architecture 3 tiers et client léger
• Client / serveur dapplication / autres serveurs
• Client via un navigateur
• Points clés
• Montée en charge
• Disponibilité
• Ouverture
• Approche par brique ou composants
• Stockage SGBDR / XML
• Infrastructure centralisée/distribuée
  réplication

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Architecture technique (2)

• XML
• Web services
• composants applicatifs interopérables,
  réutilisables via léchange de flux XML
• Annuaire des webservices (UDDI - Universal
  description, discovery and integration)
• dialogue entre application standardisé
• facilite le développement des portails
• Changements majeurs dans larchitecture
  technique

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Marché des logiciels (1)

• Caractéristiques
• Des briques, des composants
• Progiciels ? développement spécifique
• Un module des logiciels documentaires (SGED,
  SIGB), des SGBD relationnels
• Open source ? propriétaire
• Couverture fonctionnelle variée et riche
• Convergence vers des standards
• Client/serveur gtgt tout web

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Marché des logiciels (2)

• Centré autour dune fonctionnalité particulière
• Editeur XML Arbortext dEpic
• Agrégateur de sources AskOnce de Xerox
• Générateur de portail Mediapps Net Portal (
  ressources), Corporate Portal de Plumtree
• Gestion de contenu Documentum, Oracle,
• Classification Inxight,
• Indexation multi-sources Verity,
• Moteur de recherche Arisem, Hummingbird,
•  Profiling  iPlanet, Autonomy, Arisem...
• Travail collaboratif myLive Link dOpen Text
• Alerte Vignette

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Notions proches des portails

• Site, répertoire
• Hub / concentrateur
• Analogie avec les télécommunication (commutateur)
• organisation des échanges entre fournisseurs et
  utilisateurs dinformation autour dun nud
  (concentre et distribue les données, contrôle les
  flux)
• Technologie support du portail
• Gestion des connaissances - KM
• Travail collaboratif

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5 - Des exemples

• Choisis pour tout ou partie des fonctionnalités
  dun portail

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ConnectScience de lInist

• Création de dossiers personnels
• Ressources catalogue de lInist
• Requête automatique alerte hebdomadaire
• Possibilité de dédoublonner
• Sélection de références à conserver dans le
  dossier
• Sauvegarde dans un fichier
• Diffusion auprès dun autre utilisateur (du
  portail)
• Commande possible si client Inist

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Exemples

• Filière francophone du bois (www.lebois.com)
• Service-Public (www.service-public.fr)
• Carrefour Local (www.carrefourlocal.org)
• Bourgogne Industrie agro alimentaire
  (www.bougogne-iaa.com)
• Bases de connaissance de lInserm
  (www.inserm.fr/bdc/hepatites)
• Unesco - Archives (//portal.unesco.org)

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Lebois.com

• Espace communautaire pour les professionnels de
  la filière du bois
• Un bouquet de services et des outils
• nécessaires à linformation, à la prise de
  décision et à la mise en relation des acteurs de
  toute la filière bois.
• Interaction et participation des utilisateurs
• Des chiffres
• 500 à 1100 internautes / jours 4383 abonnés
  dont 2790 entreprises

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6 - Acteurs et métiers
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Intervenants

• Opérateur le centre documentaire
• Utilisateurs des profils distincts
• Editeurs de solution
• Prestataires de contenu
• Partenaires à des degrés variables
• co-opérateurs ?
• Complexité accrue par rapport à des sites web
  documentaires

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Organisation en exploitation

• Un groupe opérationnel
• Un groupe externe
• avis des utilisateurs, éventuellement de
  producteurs
• Un groupe administrateur du portail
• Un groupe de  contrôle 
• Experts
• Entre édition, informatique, documentation et
  marketing

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Fonctions/compétences couvertes

• Architecte de contenu profils utilisateurs
• Administrateur de contenu
• Administrateur dactivité
• Analyste documentaire
• Gestionnaire de documents
• Gestionnaire de données
• Ecoute des utilisateurs

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Architecte de contenu

• Compétences multiples
• Organisation de l'information
• techniques documentaires
• Efficacité de la navigation
• relations homme-machine, ergonomie
• Efficacité de la mise en écran
• techniques de la signalétique ( mise en page)
• Ballade hypertexte
• organisation de l'espace d'une exposition
• Ecriture des textes
• techniques journalistiques (structuration par
  niveaux de lecture, niveau dattention)

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7 - Déploiement dun portail

• Une évolution des intnet

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Etapes de mise en oeuvre

• Etapes
• Objectifs, stratégie, contraintes
• Analyse des besoins (contenus et services)
• Possibilité de faire des travaux de groupes
  autour de ressources documentaires (étudiants)
• Faire son propre dossiers documentaires
• Analyse organisationnelle
• acteur, flux, mode de travail
• Analyse fonctionnelle (usages)
• Analyse technique
• Pilotage organisationnel et technique
• Une gestion de projet classique

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Points critiques (1)

• Etudier
• les objectifs du portail documentaires
• Les spécificités des utilisateurs, leurs
  pratiques
• Les spécificités des ressources électroniques, de
  leurs usages
• Fonctionnalités à pondérer et spécifier
• Articulation du portail documentaire avec les
  logiques intranet et portail de votre organisme
• Vers le portail du collaborateur
• Territoire fonctionnel du portail
• Maquette

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Points critiques (2)

• Faire évoluer la culture informationnelle et les
  pratiques de travail
• Accompagnement et formation auprès des
  collaborateurs internes/externes et
  professionnels
• Un investissement administratif et financier

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8. En conclusion
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Les apports des portails

• Facilite la réalisation des objectifs de
  valorisation et de rationalisation
• Améliore lexploitation par les usagers point
  daccès unique et unifié, personnalisation,
• Améliore les coûts dadministration point
  daccès géré de manière centrale pour des
  contenus, données et applications dispersées

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Conditions de réussite

• Démarche orientée utilisateurs
• Ergonomie - facilite dexploitation
• Mise en uvre avec pragmatisme, dans le temps
• Conduite du changement
• Mise en uvre du projet
• Instaurer une culture du partage
• Se dégager de ses propres pratiques
• Orienté utilisateurs / interface et non contenu
• Exploitation de lhypertexte
• Formation et accompagnement indispensables

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Ressources bibliographiques

• Les portails dentreprise conception et mise en
  uvre / Jean-Louis Bénard . - Paris Hermès,
  2002. - 208 pages - ISBN 2-7462-0365-0 (40
  euros)
• Créer et maintenir un service web - Cours INRIA,
  28 septembre - 2 octobre 1998, ADBS Editions,
  1998
• Conception, suivi et animation d'un site web
  associatif / Eve Demazière, décembre 1999,
  ltwww.internatif.org/eve/serveurs/sommaire.html gt
  - Mis à jour Samedi 21 juillet 2001
• Journée d'étude GFII Comment mettre en ouvre et
  alimenter un portail d'entreprise / Ferchaud
  Bernadette. Paris, 25 juin 2002. In
  Documentaliste - Science de linformation, Vol.
  39 N 4-5, Octobre 2002, p. 232-233