INTITULE version brve

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INTITULE version brève

• But de lintitulé pourvoir classer les dossiers
  et communiquer en évitant les malentendus.
• Orientation générale proposée pour des
  organisations.
• Application pratique pour KASA association et
  fondation humanitaire avec plus de 20
  collaborateurs et autant de sponsors.

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TROIS CRITERES

• Sur quoi porte le dossier ? SUJET
• De quoi parle ce dossier ? CONTENU
• Quand ou combien ? DATE ou chiffre
• Exemple
• Il sagit du projet de construction de lécole de
  Mastara SUJET
• Il sagit dun rapport sur cette construction
  CONTENU

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Abrégé

• Lintitulé ne doit pas être une description et
  donc être court. Quelques lettres doivent suffire
  à lidentifier. Les usagers peuvent sentendre
  sur des lettres clef.
• Chaque catégorie doit apparaître.
• Exemple
•  Mas_rap_10oct07  Sujet Mastara/ Contenu
  rapport sur la construction/ et date du rapport

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A savoir

• Comme il ne faut pas laisser des espaces dans
  lintitulé ni de points LE TRAIT sépare les 3
  catégories.
•  PUZZ_info_4av08  Information au sujet de la
  formation Puzzle le 4 avril 2008.
• DONC le trait sépare et rend visible et donc
  lisible les trois catégories.
• La date est une catégorie indispensable. Il ne
  reste donc au choix que le sujet et le contenu.
  Les mois peuvent avoir que 2 ou trois lettres et
  lannée nest pas toujours nécessaire jan, fe,
  mar, av, mai, jun, jul, aou, se, oc, no, dec.

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COMMENT CHOISIR

• Le sujet est obligatoire tous les dossiers et
  les messages seront ainsi vite répertoriés
• Le contenu dun sujet peut varier rapport,
  information, devis, demande, consigne,
  comptabilité
• La date est obligatoire
• Règle Le sujet (1) est plus universel que le
  contenu (2) du plus universel au particulier ou
  genre inférieur.
• Exemple Le projet Mastara est plus universel que
  le rapport sur Mastara, rapport dont il dépend.

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Une quatrième catégorie?

• Comment choisir labrégé du contenu?
• Exemple Il sagit dun rapport (catégorie 4) sur
  les meubles(2) de Mastara (1) du 10 avril
  (catégorie 3)
• Trois est le chiffre parfait de la pensée. Il
  faut donc exclure la 4ème catégorie
• Réponse non pas de 4ème catégorie

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Astuce

• Il suffit dinclure la 4ème catégorie dans le
  sujet (1) ou dans le contenu (2)
• Exemple
•  Mas_rapm_10av  Contenu le rapport sur les
  meubles de Mastara. Le rapport est bien sur
  Mastara, pas sur la construction, mais sur les
  meubles
•  Gmou_inf_11av  G Information sur le projet
  de Gogaran village (G)dont ici le sous projet
  moutons.

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DOSSIER ROUGE

• Nous nommons un dossier  rouge  un tableau qui
  est doit constamment être mis à jour et qui
  contient des liens par exemple de comptabilité
  avec dautres dossiers.
• Lors de la réception il faut enregistrer en
  cliquant sur  remplacer  par la dernière
  version La dernière version est enregistrée et
  lancienne détruite.
• Le résultat? Les liens ne sont pas détruits !
• Consigne ne changez jamais de nom ! Autrement
  les liens sont détruits pour les refaire il y a
  une perte de temps considérable!!!

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Message électronique?

• Comment intégrer une 4ème catégorie dans un
  message électronique?
• Par exemple dans lintitulé B2_intitulé_2103 
  ajouter de quoi il sagit ou 4ème catégorie .
  Cela donne sur la barre Sujet du message
   B2_intitulé_2103  / consignes supplémentaires
• Ainsi le message a déjà son contenu spécifique.
• Ceci devient valable pour chaque projet ou
  intitulé complet message électronique.
• Dario Bondolfi , le 14 avril 2008