Compta Coop 3

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(No Transcript)
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Compta Coop 3

• Fédération Nationale OCCE
• Alain DUSERT, Trésorier National

Thalassa Ingénierie Informatique
Présentation mars 2006
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Compta Coop 3 est un logiciel à part entière qui
permet de gérer la comptabilité de tout
établissement scolaire affilié à lOCCE. Il est
utilisable sous Windows 98SE/2000/XP.Il se
substitue, sans formation particulière, au cahier
de comptabilité OCCE.Il a été développé par la
société Thalassa Ingénierie Informatique à partir
dun cahier des charges du service comptabilité
de la Fédération OCCE. Sa mise à jour est assurée
régulièrement.Avec ses exigences propres, il
permet une meilleure  écriture  des opérations
comptables dune entité coopérative (n de
pièces, de chèques,).Il protège les données
dune année sur lautre, mais permet à tout
utilisateur de corriger aisément déventuelles
erreurs de saisie.Il permet de compléter et de
sauvegarder linventaire des biens de la
coopérative.Par ses éditions automatiques, le
mandataire peut sans difficulté être à jour de
ses obligations statutaires.Il est en passe de
devenir un outil idéal pour lOCCE puisquil va
prochainement permettre dexporter le CRF et la
comptabilité de la coopérative (pour contrôle et
exploitation). Les Associations Départementales
vont pouvoir contrôler et effectuer
automatiquement la consolidation des comptes des
coopératives, ceci dans une version en cours de
validation.
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Paramétrage du logiciel

• Le logiciel Compta Coop 3 permet de paramétrer
  plusieurs types de coopératives
• La coopérative de classe, avec un seul compte
  bancaire possible, et pas de comptes de régies.
• La coopérative décole, avec plusieurs comptes
  bancaires possibles et toutes les fonctions
  disponibles (configuration par défaut).
• Le foyer coopératif, avec un seul compte bancaire
  et la création de clubs au lieu des classes.

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Fonctions du logiciel
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Panneau daccueil
Laccès aux fonctions les plus couramment
utilisées est particulièrement aisé.
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Dossier paramétrage, sauvegardes, restitutions
Les paramètres de la coopérative peuvent être
modifiés à tout moment, sauf le type de
coopérative, lannée scolaire et les coordonnées
des comptes bancaires.
La sauvegarde est indispensable (tout
support). Le menu  Restituer  permet la
récupération des données sauvegardées. Les
préférences permettent de personnaliser
lutilisation par la coopérative. La calculette
de Windows est intégrée.
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Calendrier
Un calendrier est disponible au moment de la
saisie des opérations.
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Saisie dune dépense

• Le panneau de saisie se présente en deux parties
• Le compte financier concerné
• Cette partie correspond à la page de gauche du
  cahier de comptabilité OCCE.
• Les numéros de pièces (à reporter sur les
  justificatifs) sont automatiques.
• Les numéros de chèques sont indispensables.
• Le solde du compte bancaire (ou de la caisse)
  saffiche après saisie du montant de la pièce.
• Le compte de charge concerné
• Cest la ventilation immédiate dans la page de
  droite du cahier de comptabilité OCCE.

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Saisie dune dépense (suite)
Liste des comptes de charges Pour affiner le
rendu des comptes de la coopérative, des sous
comptes du cahier de comptabilité OCCE sont
disponibles. Les opérations enregistrées dans
les sous comptes sont totalisées dans le
grand-livre et globalisées dans le bilan
financier (CRF) annuel. La liste nest pas
figée la création de sous comptes
supplémentaires permet daffiner et de
personnaliser la gestion de la coopérative
(gestion  analytique ).
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Saisie dune dépense (fin)
La pièce est terminée (la ligne équivalente du
cahier de comptabilité serait complète).
Lutilisateur peut valider la pièce pour
lenregistrer.
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Édition de la pièce comptable
La pièce comptable saffiche. Si elle est
imprimée, elle permet de coller et de classer le
justificatif correspondant. On peut suspendre
cette édition dans le menu  Préférences  du
dossier.
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Pièce suivante
Ce panneau permet de poursuivre la saisie des
pièces courantes à enregistrer. On doit
 terminer  lorsquon veut rechercher, vérifier,
pointer, modifier une ventilation, effectuer des
opérations particulières
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Achat de gros équipement (pièce de dépense)
La saisie de la dépense en  Gros équipement  va
permettre, avant validation de lécriture,
denregistrer lacquisition du bien dans
linventaire de la coopérative. Les écritures
dinventaire sont sauvegardées dune année sur
lautre dans les comptes dimmobilisations mais
les biens peuvent être sortis en cas de perte,
vol, destruction.
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Achat de gros équipement (mise en inventaire)
La définition du fournisseur et la désignation
précise du matériel acquis sont indispensables
pour larchivage définitif dans linventaire de
la coopérative.
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Saisie dune recette (subvention détat)
La procédure de saisie dune recette est analogue
à celle dune dépense. Le virement dune
subvention en compte 741 (collectivités
publiques, locales) nécessite un traitement
particulier pour une justification obligatoire à
lAssociation Départementale et à la collectivité
qui a délibéré sur le versement de la subvention.

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Saisie dune recette (avertissement)
Cette justification de versement et dutilisation
de la subvention fait lobjet dun avertissement.
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Etat des subventions reçues
Létat des subventions reçues devra
obligatoirement être complété par les mentions
 Totale   Aucune  ou  Partielle  au moment
de la clôture des écritures de lannée scolaire.
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Saisie dun virement (caisse sur CCP)
Cette fonction permet denregistrer tout
mouvement entre les comptes financiers, ceux qui
ne concernent que la page de gauche du cahier de
comptabilité OCCE (hors régies davance).
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Atténuation de charges ou produits
Le menu  Atténuation de produits  permet de
comptabiliser un remboursement à des parents, en
enlevant tout ou partie dun produit
correspondant, au lieu de créer une charge
(dépense) non justifiable (par exemple, un enfant
malade nayant pas participé à une sortie). Le
menu  Atténuation de charges  permet de
comptabiliser le remboursement de tout ou partie
dune charge par une autre coopérative, une
association départementale (par exemple, prise
en charge partielle par la maternelle des frais
payés par lécole élémentaire pour la fête de
lécole). Dans le cahier de comptabilité OCCE,
ces  atténuations  sont notées en  -  dans
les colonnes de charges ou produits concernés.
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Les impressions

• Éditions possibles, à tout moment, grâce au
  logiciel Compta Coop 3 (pour rendre compte en
  cours dannée au Conseil dÉcole, par exemple)
• -La liste des comptes de base et/ou créés par
  lutilisateur.
• La balance des comptes (total des opérations de
  chaque compte ou sous compte).
• Le grand-livre, remplaçant du cahier de
  comptabilité OCCE
• Les pièces comptables enregistrées.
• Létat des matériels (inventaire des biens de la
  coopérative).
• Le pointage des comptes bancaires pour effectuer
  un rapprochement avec les relevés.
• Le CRF et le CRA statutaires.
• Le quitus donné au mandataire par les
  vérificateurs aux comptes.
• Létat des subventions reçues pendant lannée
  scolaire.
• Lattestation de régie davance accordée à un
  collègue.

NB certaines éditions se font obligatoirement à
la clôture des comptes.
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Compte rendu financier (CRF)
Le CRF (compte de fonctionnement général) adopte
la même présentation que celui fourni par la
Fédération aux Associations Départementales.
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Compte rendu dactivités (CRA)
Le CRA (compte rendu dactivités) adopte la même
présentation que celui fourni par la Fédération
aux Associations Départementales. Il est actif
il doit être complété au moment de la clôture des
comptes de lannée scolaire.
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Le plan comptable
Le plan comptable reprend lensemble des comptes
ou sous comptes à disposition de la coopérative
ou créés par lutilisateur du logiciel.
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Le menu  traitements 
La clôture des comptes de lannée doit être
effectuée avant le 30 septembre suivant. Un
avertissement saffiche dès le 1er septembre.
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La clôture des comptes
Cet avis résume les étapes de la clôture des
comptes que le logiciel va suivre.
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La recherche de pièces
Cette fonction permet de reprendre toutes les
écritures validées précédemment. Celles-ci
peuvent être corrigées, voire supprimées en cas
de doublon. Seule la ligne concernant le compte
financier figure. Un double clic fait revenir la
pièce à lécran. NB seule la clôture des
comptes nautorise plus le retour sur les pièces.
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Le pointage des comptes bancaires
Le pointage seffectue avec les extraits de
comptes fournis par la banque. Un double clic
sur lopération lue sur lextrait permet de
 rentrer  la ligne.  Le solde réel du compte
bancaire  figurant en bas de la page doit
correspondre, après pointage, avec le solde écrit
sur le relevé fourni par la banque.
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Les régies davance

• Compta Coop 3 permet de gérer les régies davance
  et de respecter les étapes réglementaires
• Versement de la régie davance (attestation à
  signer).
• Intégration des comptes de la régie (feuillet de
  comptabilité rempli et justificatifs fournis).
• Solde des comptes de classe remboursement, sil
  existe, du reliquat, par le collègue ayant reçu
  la régie.

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Les régies davance (pièce comptable)
Attestation à imprimer et à faire signer par le
collègue ayant reçu la régie davance.
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Laide intégrée
Avec le menu  Aide , le guide dutilisation est
à consulter sur lécran ou à imprimer (format
pdf). Dans le même menu, la version du logiciel
saffiche dans  A propos . Les mises à jour
éventuelles sont téléchargeables sur le site
www.thalassa.fr, dans le chapitre  Compta Coop .
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Mises à jour en cours et développements à venir
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Corrections (version 3.0.1.2)
A la restitution des données vérification du
report à nouveau
Sauvegarde des états (dont le CRA) au moment de
la clôture
Mémorisation de létat des subventions
Vérification du module de pointage
Report des chèques non pointés après clôture
Ajout possible dun n dadhérent comportant le
n détablissement
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Développements
Travail sur le(s) format(s) dexport pour la
restitution des données des coopératives à leur
siège départemental
- Export des CRA et CRF
- Transmission intégrale de la comptabilité
Développement dun logiciel spécifique AD
(gratuit pour celles qui diffusent Compta Coop 3)

- Récupération des données des coopératives
- Consolidation automatique des CRF de Compta
Coop 3
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A propos de Bilan / Pégase / Maxima
Il est possible de joindre, de la part de
Thalassa Ingénierie Informatique, madame
Geneviève BONNET au 02.51.89.47.47
(gbonnet_at_mbgpartenaires.com) de la société MBG
Partenaires. Spécialistes des logiciels Cote
Ouest qui peuvent vous apporter lassistance
nécessaire sur les logiciels Bilan plus ou Pégase
(TDS/DASU).   www.thalassa.fr www.xlsoft.fr  
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Fin du montage (tapez  Echap )