Expense Management Tool EMT Initiative

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• Expense Management Tool (EMT) Initiative
• Initiative de loutil de gestion des dépenses
  (OGD)
• Presentation to / Présentation à
• FMI PD Week/ IGF SPP 2007
• November 29, 2007 / le 29 novembre 2007

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• Contexte
• Profil de voyage Justice Canada vs. GC AF
  2006-2007
• Épargne possible
• Mise en uvre à Justice
• OGD - Bénéfices pour la gestion
• OGD Bénéfices pour les voyageurs/organisateurs
• Prochaines étapes
• Témoignages

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Objectifs

• Lobjectif de linitiative des services de voyage
  partagés (ISVP) consiste à améliorer lexpérience
  de voyage des employés en leur offrant des outils
  améliorés pour faire des préparatifs de voyage,
  gérer le processus de voyage et réduire les coûts
  des voyages du gouvernement.
• Lobjectif de cette présentation est de partager
  notre expérience avec lintroduction de ces
  outils, particulièrement loutil de gestion des
  dépenses (OGD)

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Contexte

• Quatre outils sont offerts aux voyageurs avec
  linitiative des services de voyage
• Service complet dagence de voyage
• Outil de réservation en ligne - (OREL)
• Carte désignée de voyage (CDV)
• Outil de gestion des dépenses (OGD)
• Chacun de ces outils offre une épargne au
  ministère ainsi quà nos clients pour qui nous
  recouvrons des services juridiques.

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Profil de voyage Justice Canada vs. GC AF
2006-2007

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor et TPSGC se
  concentre sur les 31 ministères qui ont le plus
  grand volume. Le ministère de la justice se
  classe comme suit
• 17 ième pour le nombre total de voyage
• 23 ième pour ladoption de lOREL
• 23 ième pour la sélection du tarif aérien
  disponible le plus économique lors de la
  réservation
• 27 ième pour les changements à la réservation de
  billet

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Épargne possible

• En sélectionnant le coût du billet le moins élevé
  45 du temps, nous avons épargné
  approximativement 677,000 pour lannée
  2006-2007.
• le frais de transaction pour lOREL est de 19
  comparer à 42 pour les services dun agent de
  voyage. Présentement, en utilisant lOREL entre
  12 et 16 du temps, nous évaluons une économie
  de 18,000.
• Lemployé qui utilise lOREL est présenté avec
  les meilleurs tarifs disponibles sur son écran.
  Cette culpabilité visuelle a pour effet de
  promouvoir la sélection dun meilleur tarif.
  Par conséquent, lutilisation de lOREL une
  plus grande épargne!

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État de la mise en uvre à Justice

• 2004 - Introduction initiale des services de
  voyage incluant la nouvelle carte désignée de
  voyage (CDV)
• EX, EX équivalent et le personnel exclus doivent
  utiliser la carte de voyage (obligation du C.T.)
• Formation sur lOREL est dispensée en région et
  dans la région de la capitale nationale.

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État de la mise en uvre à Justice - OGD

• Janvier 2007 Transfert de connaissance à notre
  équipe de système
• Janvier à avril 2007 Configuration et testing
  incluant modification pour Justice (avec laide
  de IISVP)
• Mai 2007 Documentation et lancement du projet
  PILOTE
• 40 voyageurs ciblés, 2 grands utilisateurs, 30
  organisateurs de voyage
• Premier engagement financier à travers
  linterface - 26 juin 2007
• 87 engagements générés, 7 annulés, 13 rappelés et
  modifiés
• 29 comptes de dépense remboursés aux employés

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OGD Bénéfices au gestionnaires

•  Règles de voyage  de la Directive sur les
  voyages intégrées à lOGD
• Application uniforme des politiques et procédures
• Avis en cas de violation
• Peuvent être adaptées pour répondre aux besoins
  du ministère
• Meilleure conformité au politiques par les
  employés
• Notification par courriel aux approbateurs (s.32
  et s.34)
• Piste de vérification totale des demandes
  dautorisation et des rapports de dépenses
• Capacité de redéléguer lautorisation au besoin
• Disponibilité de rapports afin dappuyer une
  meilleure gestion des voyages

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OGD Bénéfices aux voyageurs/organisateurs

• Épargne de temps et évite certaines erreurs
• Données sur la CVD téléchargées seulement
  choisir les données pertinentes et les insérer
  dans la réclamation
• Intégration de lautorisation de voyage avec le
  rapport des dépenses - données automatiquement
  téléchargées au rapport des dépenses
• Outil de calcul dindemnité quotidienne de repas
  et autres
• Approbation accélérée de votre demande de
  remboursement grâce à lautomatisation
• Notifications par courriel des changements à
  votre autorisation ou réclamation
• Notifications par courriel pour approbateur et
  traiteur

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Prochaines étapes

• Demande de support de notre comité de finance
  pour adopter officiellement lutilisation de
  loutil de gestion de dépenses pour les voyages
  domestiques et aux E-U.
• Conformité de la gestion à lutilisation de la
  carte de voyage ainsi que leur support pour
  lutilisation de la carte par leurs employés.
• Support de la gestion pour la mise en place du
  nouvel outil de gestion des dépenses en
  établissant des échéances pour la transition à
  lutilisation du nouvel outil.
• Nous continuons doffrir une formation pour les
  deux outils OREL et lOGD.
• Des rapports seront compilés sur lutilisation de
  la carte afin de vérifier ladoption de celle-ci.
• Réduction du nombre de changement effectué à un
  billet par lentremise de séance dinformation

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Témoignages

• Like anything new, the negative side of the
  program hits me first, but it was not long after
  using the system on a daily basis that I saw the
  advantage of an efficient self-service tool that
  covers most of our needs in the Branch, and
  leaves very little room for mistakes.
• Diane Achterberg

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Témoignages

• I personally am delighted with the EMT system. 
  I find the obtaining of a Travel Authorization
  Number system faster and more efficient and
  completing the Travel Claim is a breeze compared
  to the former system.  The automatic calculation
  of meal allowances and incidentals saves so many
  steps.  The first few claims did  take longer,
  but once I was familiar with the system, the time
  saved more than made up for the time it took to
  learn the system.
• Marva Blackmore, Legal Assistant