Des chantiers pilotes au dploiement

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Des chantiers pilotes au déploiement

• Journée sourcing consultants
• 24 novembre 2006

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Sommaire

• Tour de table
• Présentation de la MeaH
• Le dispositif quelle anime
• Son équipe et ses moyens
• Son activité et ses chantiers
• Les sociétés de conseils, des partenaires
  privilégiés depuis 2003
• Typologies de cabinets
• Modalités dachats
• Structure des marchés
• Nos besoins
• Nos besoins
• Nos méthodes
• Calendrier des appels doffres
• Pour aller plus loin

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• Les supports de cette réunion seront
  téléchargeables sur www.meah.sante.gouv.fr
• dès le 27.11.2006

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Le dispositif MeaH

• Faire émerger une meilleure organisation des
  activités combinant
• Qualité du service
• Efficience économique
• Conditions de travail satisfaisantes

• Agir sur lorganisation par un dispositif
  dappui-conseil
• A partir dactions sur le terrain
• Conduites par des sociétés de consultants
• Dans des établissements publics et privés
  volontaires
• Les résultats sont anonymes

• Faciliter le partage dexpériences et de
  savoir-faire
• Des comités techniques nationaux sur chaque thème
• Un site internet www.meah.sante.gouv.fr
• Une diffusion des  bonnes pratiques
  organisationnelles 

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Le dispositif appui - conseil
MeaH
Cabinet de consultants
Établissement
Contribue au diagnostic, élabore les plans
daction et les met en uvre
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Organigramme
Direction Elisabeth BEAU
PÔLE  CHANTIERS PILOTES  Maxime
CAUTERMAN Hervé LABORIE Sébastien WOYNAR Pierre
Etienne HAAS Noëlle BIRON (avril 2007)
PÔLE DEPLOIEMENT David LE SPEGAGNE Dominique
TALANDIER Claire DAVIRON François RICHOU
RESSOURCES TRANSVERSES Communication (Stéphane
BURON)
ADMINISTRATION Secrétariat général (Audrey
LELEUX), assistante (Dominique DENOUS),
comptabilité (Rosange RABEL)
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Chiffres clés

• 14 personnes à temps plein
• 2 directeurs dhôpitaux, 2 médecins, 1
  pharmacien, 1 cadre de santé, 3 (ex) consultants,
  1 ingénieur, 1 juriste, 1 comptable , 1
  assistante, 1 chargé de communication
• Budget annuel
• Audit 10,5 million deuros
• Fonctionnement 2 millions deuros
• Missions réalisées
• 446 opérations de réorganisation menées depuis
  2003
• 273 établissements de santé (public, privé, PSPH)
• 50 sociétés de conseils mobilisées depuis 2003

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Chiffres clés

• Marchés publics en 2006
• 9 appels doffres ouverts (gt 135 000 euros HT)
• 3 chantiers  déploiements  et 6 chantiers
   pilotes 
• 11 MAPA (lt 135 000 euros HT)
• Charte graphique, analyse de la valeur, statut
  juridique, sécurité radiothérapie, analyse
  financière chirurgie ambulatoire

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Trois types de chantiers

• Analyser lorganisation sous langle de la
  performance opérationnelle des services
  (productivité et délais)
• Défricher des terrains organisationnels peu
  explorés (imagerie, circuit du médicament, temps
  médical, gestion des lits, etc.)
• Tester et expérimenter des méthodes et des pistes
  de solution (gestion de flux, cartographie de
  processus, maquettes dorganisation, etc.)
• Capitaliser la 1ère exploration

Chantiers pilotes

• Élargir le cercle des établissements impliqués
• Consolider et/ou ajuster les méthodes et le champ
  des solutions
• Enrichir la capitalisation

Chantiers approfondissement

• Massifier les actions
• Intégrer davantage détablissements
• Privilégier laccompagnement du changement
• Poursuivre et actualiser la capitalisation

Chantiers déploiement
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Plus de 270 établissements impliqués depuis 2003
11
Les chantiers ouverts depuis 2003
Chantiers pilotes
Chantiers approfondissement
12
Depuis 2006 chantiers déploiement
Chantiers déploiement
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Plus de 1300 opérations pour 2008
Chantiers pilotes
Chantiers approfondissement
Chantiers déploiement
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Méthodes de travail

• Identifier collégialement les  Bonnes Pratiques
  Organisationnelles 
• Comparer les résultats obtenus dans des
  établissements au contexte, à la taille et à
  lenvironnement différents
• Analyser le lien entre lorganisation et les
  résultats
• Accompagner la mise en uvre des BPO de façon
  adaptée
• Maintenir un principe de flexibilité et de
  spécificité des actions dans les établissements
• Aider et accompagner les changements
  organisationnels au sein de chaque établissement
• Formaliser et capitaliser ensemble
• Documenter les bonnes pratiques, les méthodes
  danalyse et de conduite du changement

Chantiers pilotes
Chantiers approfondissement
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Le partage dexpérience (1)
Chantiers pilotes

• Cinq vecteurs de diffusion
• Les Comités Techniques Nationaux (CTN) sur chaque
  thème
• Le site Internet
• La diffusion de références dorganisation
  hospitalière
• Rapports de fin de phase
• Guide des Bonnes Pratiques Organisationnelles
  (éditions Berger-Levrault)
• Colloques thématiques
• Temps médical 21 mars et 31 mai 2005 150
  établissements représentés
• Urgences 7 novembre 2005 90 services
  dUrgences représentés
• Restauration 14 juin et 4 octobre 2006 170
  établissements représentés
• Conférences régionales
• Languedoc-Roussillon 1er juin
• Poitou-Charentes 3 octobre
• Haute Normandie 12 octobre

Chantiers approfondissement
www.meah.sante.gouv.fr
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Le partage dexpériences (2)

• Une capitalisation qui senrichie au fur et à
  mesure des chantiers

Chantiers pilotes
Chantiers approfondissement
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Les principes clés
Chantiers déploiement

• Volontariat
•  le changement ne se décrète pas, il se désire 
• Communiquer pour convaincre et recruter
• Par des publications régulières, des événements,
  en développant et en  faisant vivre  des
  réseaux de prescripteurs
• Un format dintervention
• Plus court (6 à 12 mois) en se focalisant sur des
  priorités
• Sappuyant des réalisations de terrain et orienté
  résultats
• Reposant sur lengagement des professionnels
• Sappuyant sur un pilotage étroit (global et
  spécifique) et une communication  en routine .
• Privilégier le transfert de savoir faire entre
• Établissements
• Sociétés de conseils

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Les candidatures reçues (10/2006 )
Chantiers déploiement
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Sommaire

• Les sociétés de conseils, des partenaires
  privilégiés depuis 2003
• Typologies de cabinets
• Modalités dachats
• Structure des marchés

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50 cabinets mobilisées depuis 2003

• Des typologies diverses
• Taille
• Des grands Accenture, PRICEWATERHOUSE, INEUM
• Mais aussi des  petites  voire
   individuelles  ADOPALE , P.TRONCHON
  consulting, MV Consultants
• Secteur dactivité
• 100  hospitalières  SANESCO, AGEAL, CNEH,
• Mais aussi des nouveaux venus sur ce secteur
  AGAMUSconsult, PRAGMATY, AIR France consulting
• Origine
• FORALDA, ANTARES CONSULTING
• Compétences
• Organisation
• Logistique
• Management du changement

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Modalités dachat des prestations

• En fonction du volume des prestations à engager
• Plus de 135k HT Appel doffres public
• Moins de 135k HT Marchés à Procédures Adaptées
  (MAPA)
• Publication des appels doffre au JO, JOCE et sur
  des sites internet (MeaH et CNEH)
• Une Commission dAppel dOffre qui instruit des
   propositions courtes  selon 4 critères
• Pertinence de la démarche (35)
• Qualification des intervenants proposés (30)
• Prix (20)
• Capacité à produire dans les délais (15)
• Les frais de déplacement sur site sont facturés
  en sus

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Structure des marchés (1)
Chantiers pilotes

• Marché composé de deux lots avec 4 établissements
  par lot
• Mission de 18 et 24 mois
• Diagnostic 6 à 8 mois
• Plan dactions 1 à 2 mois
• Mise en uvre 10 à 12 mois
• Capitalisation et évaluation 1 à 2 mois
• Prestation dappui conseils exclusivement
• Collecte et analyse de données
• Observations sur site, entretiens individuels,
  groupe de travail, appui aux porteurs de projets
• Participation aux CTN (6 à 8 par chantier)
• Formalisation de livrables de fin de phase

Chantiers approfondissement
23
Structure des marchés (2)
Chantiers pilotes

• Un nombre de jours dintervention est déterminée
  par la MeaH pour chaque lot
• Un volant de jours complémentaires pour chaque
  lot est prévu
• Ils sont déclenchés par la MeaH

Chantiers approfondissement
Exemple pour un lot de 4 établissements
16
8
148
24
Structure des marchés (A)
Chantiers déploiement

• Marché composé de lots de deux natures
• Formation pour accélérer le transfert de
  savoir-faire vers les établissements et les
  consultants
• Appui conseils chaque lot comprend 5
  établissements
• Mission de 9 à 12 mois
• Vagues dune dizaine détablissements
• Lancement / Cadrage J0
• Diagnostic / Plan dactions 1 à 3 mois
  J30/J90
• Mise en uvre 5 à 9 mois J150/ J270
• Capitalisation et évaluation J270 à J365
• Prestation dappui conseils
• Sappuie sur les enseignements des chantiers
  précédents
• Se concentre sur des priorités
• Observations sur site, entretiens individuels,
  groupe de travail, appui aux porteurs de projets
• Formalisation de livrables plans dactions, fin
  de chantier

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Structure des marchés (B)
Chantiers déploiement

• Un nombre de jours dintervention déterminé par
  la MeaH pour chaque lot
• Les jours conditionnels dépendent de
• Linvestissement consenti dans la phase de
  transfert de savoir-faire
• Principe de  go/no go  en fin de phase 3
• Un volant de jours complémentaires pour chaque
  lot est également prévu

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Composition des équipes

• Des équipes de consultants
•  réduites  et proches de la production
• Composées
• Consultants référents par établissement
• Dun chef de projet qui est linterlocuteur de la
  MeaH
• 1 consultant référent (base 217 jours) peut
  théoriquement accompagner
• 4 établissements  pilotes  (50 jours )
• 8 à 10 chantiers  déploiement  (20 jours)
• Le temps dintervention sur site est privilégié
  
• Entre 50 et 80 selon le degré dautonomie des
  équipes hospitalières (phase de mise en uvre)

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Sommaire

• Nos besoins
• Nos besoins
• Nos méthodes
• Calendrier des appels doffres

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Nos besoins

• Production
• Disposer de ressources mobilisables pour faire
  face à laccroissement dactivité
• Proximité
• Avoir des relais régionaux proches des
  établissements de santé
• Innovation
• Bénéficier de savoirs faire novateurs
• Challenger les cabinets  partenaires 

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Nos méthodes

• Des principes dintervention formalisés
• Mais un besoin dexpertise en conduite du
  changement et mobilisation des hommes

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Calendrier des appels doffre 2007 (1)
Chantiers pilotes

• 1er semestre
• Transport interne / Approfondissement améliorer
  la prestation de brancardage
• Maintenance des bâtiments
• Améliorer lorganisation des consultations
  externes dans les hôpitaux et cliniques
• Le pilotage des pôles au-delà de la mise en
  uvre de la nouvelle gouvernance, identifier et
  mobiliser les gains defficience potentiels

Chantiers approfondissement
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Calendrier des Appels dOffre 2007 (2)
Chantiers déploiement

• 1er semestre
• Organisation du temps médical
• Réduire les temps dattente et de passage aux
  urgences
• Organiser la fonction restauration
• Organisation de la radiothérapie
• Gestion et organisation des blocs opératoires
• Mise en uvre de la comptabilité analytique
• 2nd semestre
• Organiser la fonction restauration
• Organisation de la chirurgie ambulatoire
• Organisation des services dimagerie

32
Sommaire

• Pour aller plus loin

33
Pour aller plus loin

• Des documents disponibles sur le site
  www.meah.sante.gouv.fr
• Un tarif moyen du jour homme à 1554 TTC 1299
  HT

Cahiers des charges BPO
Appels doffre
34
Et vous

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