Documentation thmatique virtuelle AES

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Documentation thématique virtuelle AES

• Matthias Wiesmann, AES
• Congrès BBS
• Bâle/Liestal, 1.9.2005
• Traduction Claire-Lise Dovat

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Aperçu général

• 1. Archives économiques suisses (AES)
• Histoire
• Mission
• Bibliothèque du centre des sciences économiques
  de luniversité de Bâle / AES trois sections
• Différentes collections de documents aux AES
• 2. Nouvelle documentation thématique
• Nouveaux défis de la documentation thématique
• Point de départ
• Documentation thématique virtuelle
• 3. Questions et discussion
• Links

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• 1e partie
• Archives économiques suisses

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Histoire des AES

• 1910 création des AES, fait partie des
  archives de lEtat de Bâle
• 1929 organisation indépendante
• 1976 département de la bibliothèque
  universitaire de Bâle
• 1988 intégration dans la bibliothèque
  spécialisée économique de luniversité de
  Bâle

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Mission des AES

• Collectionner et mettre en valeur, pour la
  recherche, léconomie et le public, le matériel
  de première source relatif à la situation et à
  lévolution de léconomie suisse

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Groupe de lecteurs et de lectrices

• Etudiants et étudiantes, de plus en plus
  gymnasiens et gymnasiennes
• Personnes intéressées par lhistoire économique
• Personnes intéressées par la politique économique

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Bibliothèque du centre des sciences économiques /
AESTrois section

• Bibliothèque
• Archive
• Documentation

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Collection de documents des AES

• Sociétés et organisations
• Personnes
• Questions thématiques

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Documentation dentreprises / organisations

• 18000 documentations
• Classification clairement définie
• Dossiers saisis dans Aleph
• Aucun besoin daction

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• 2e partie
• Nouvelle documentation thématique

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Spécialités de la collection documentation
thématique

• Collection parallèle, pour un thème, darticles
  de journaux et de brochures
• A la fois documentation de première source et
  archive dun discours
• Gestion intensive dune collection de
  littérature grise

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Exigeances de la documentation thématique

• Documents significatifs pour un thème
• Prise en compte de tous les apects de la
  discussion de politique économique
• Important rester mince (éviter le gonflement
  des dossiers)

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Nouveaux défis

• Explosion de linformation
• Perte dimportance de lacquistion classique, de
  plus en plus souvent indications dans internet
  de nouveaux documents
• De nombreuses publications de fournisseurs
  dinformation ne sont disponibles que
  électroniquement
• Concurrence dautres services dinformation

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La documentation thématique virtuelle - un exemple

• Documentation thématique des AES
• Exigeance primaire trouver une compilation de
  documents pour un thème donné et voir les
  documents choisis.
• www.ub.unibas.ch/wwz/pswasd/sk/intro.html

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Ancienne documentation thématique

• Documents dans des boîtes darchive (principe des
  dossiers), la cote est la vedette-matière
• Pour trouver les documents systématique simple
  sur papier
• 3800 thèmes (subdivisions géographiques
  incluses),(après travaux préparatoires, avant
  6000)
• Documents dune certaine ampleur sont catalogués
  dans Aleph et classés dans les boîtes de dossiers
  correspondants
• Documents de peu dampleur sont classés dans les
  boîtes de dossiers correspondants non catalogués

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Problèmes

• Pour les documents dont les thèmes se
  chevauchent, problèmes de classification
• Classification matière aucune représentation de
  la systématique avec des relations, synonymes,
  etc.
• Subdivisions géographiques trop fines
• En général comment trouve le lecteur ou la
  lectrice la collection de documents dont il ou
  elle a besoin ?

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Travaux préparatoires pour la nouvelle
documentation thématique

• Chaque ancien dossier a été saisi dans Aleph
• Saisie des informations nécessaires minimum
  ampleur des documents, période en partie
  différenciation entre articles de
  journaux/brochures
• Est généré automatiquement dans Aleph à partir
  dun ficher de textes hiérachiques
• Subdivisions géographiques sont en partie
  supprimées ou rassemblées
• Mise à jour des cotes prétant à confusion

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Exigeances de conception de la nouvelle
documentation thématique (I)

• Compilation thématique de linformation et
  collection parallèle darticles de journaux et de
  documents sont maintenues
• Récipient particulier pour les publications en
  série
• Relation entre lancienne et la nouvelle
  documentation thématique doit être assurée
• Tous les documents seront dorénavant catalogués
  dans Aleph

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Exigeances de conception de la nouvelle
documentation thématique (II)

• Nouvelle liste de thèmes avec subdivisions
  géographiques significatives, ainsi que nouvelles
  notions et notions actualisées
• Convivialité de la systématique
• Méta-données pour les dossiers (conception de la
  collection)
• Meilleure prise en compte des sources internet

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (I)

• Nouvelle systématique basée sur le thésaurus
  économique standardisé de ZBW (Deutsche
  Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften,
  Kiel) et HWWA (Hamburgisches Welt-Wirtschafts-Arch
  iv) Standard Thesaurus Wirtschaft
• Adaptation de certaines notions aux conditions
  suisses
• Changements mineurs dans la structure de larbre
• Au total 1200 nouvelles collections de documents
  pour des thèmes spécifiques

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (II)

• La classification dun document dans un dossier
  est réalisée par lattribution dune
  vedette-matière locale dans lenregistrement du
  catalogue Aleph
• La classification dun document dans plusieurs
  dossiers est possible
• La cote du document ne joue plus de rôle
  (indépendant du lieu où le document se trouve)

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (III)

• Subdivisions géographiques fines des thèmes ont
  été en grande partie supprimées
• Documents relatifs aux pays étrangers ne sont
  retenus que sil existe une relation avec la
  Suisse (Exception dossiers sur léconomie
  générale des différents pays)
• Thèmes importants pour la Suisse ont été répartis
  en quatre régions

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (IV)

• Déplacement de la recherche thématique sur une
  page internet spécifique
• structure en arbre
• index
• fonction de recherche

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (V)

• Pages de dossiers contiennent les noms des
  dossiers (thèmes), les synonymes et la position
  des dossiers dans la systématique
• Element important link reliant à la liste
  chronologique des documents dans Aleph
• En planification conception de la collection
  pour les dossiers définis (contenu exact,
  délimitation, niveau de linformation)

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (VI)

• Liste des documents relatifs à un thème
  spécifique visible dans la liste des réponses
  Aleph
• Début indications de la collection darticles de
  journaux et des publications en série
• Partie du milieu documents relatifs au thème
• Fin anciens dossiers, qui ont été fondus dans le
  nouveau dossier

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Réalisation de la documentation thématique
virtuelle (VII)

• Nouvelle manière dacquisition (en plus de
  lacquisition classique à partir de
  bibliographies, notices dans les journaux, etc.)
• Base liste des sites web des principales
  organisations, associations, think thanks,
  organisations étatiques, autorités, etc.
• Contrôles périodiques des sites web quant aux
  nouvelles publications

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Autres nouveautés en planification

• A court terme sauvegarde de publications
  électroniques en format pdf sur un serveur
  (liaison avec lenregistrement Aleph)
• A moyen terme examen des possiblités de
  sauvegarder de manière digitale les articles de
  journaux
• En cours recatalogage des fonds anciens à partir
  des fichers

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Projet dynamique

• La documentation thématique virtuelle a été mise
  en place en 2005, mais le travail ne fait que
  commencer
• 2006 premiers contrôles systèmatiques, pour
  déterminer ce qui a été récolté dans les
  dossiers. Quels thèmes sont manquants, quels
  dossiers nont pu être remplis, où faut-il un
  changement ?

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Informations techniques

• La page internet de la documentation thématique
  virtuelle est générée automatiquement dans le
  catalogue Aleph
• Durée du projet 4 ans
• Manière de travail et recherche sur ordinateurs
  ont pour condition une augmentation des places de
  travail pour les lecteurs et lectrices

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• 3e partie
• Questions et discussion

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Contact et links

• Documentation thématique virtuelle
• www.ub.unibas.ch/wwz/pswasd/sk/
• Présentation Powerpoint all./français
• www.wirtschaftsarchiv.ch
• Standard Thesaurus Wirtschaft
• www.gbi.de/_de/thesaurus
• Contact
• Matthias Wiesmann, Tél. [phone]
• e-mail matthias.wiesmann_at_unibas.ch
• Traduction claire-lise.dovat_at_unibas.ch