Rsultats du premier sondage sur le projet du RSSB

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Résultats du premier sondage sur le projet du
RSSB Mars 2007
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Introduction

• Le présent document contient les résultats du
  sondage sur le projet du RSSB.
• Le sondage a été distribué le 28 février 2007 à
  500 utilisateurs des systèmes et parties
  prenantes du projet.
• Il visait à cerner les besoins en matière de
  formation, de communications et autres, et à
  mettre au point une stratégie et des plans
  connexes de rajustement à partir des résultats.
• Un autre sondage devrait être distribué en juin
  2007 sur le succès des mesures de rajustement
  prises.
• Le document est divisé en cinq parties
• Profil des participants
• Formation
• Gestion du changement
• Communications
• Commentaires et suggestions

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Profil des participants Organisation

• 249 personnes ont rempli le sondage, ce qui
  représente un taux de réponse de près de 50 .

• La majorité des répondants (60 ) viennent
  dorganisations gouvernementales hors du SCT.
• Environ 38 viennent de grandes organisations
  gouvernementales (500 ETP ou plus OU niveau de
  référence de 300M ou plus), et 22 viennent de
  petites organisations gouvernementales (moins de
  500 ETP et niveau de référence de moins de 300M
  ).

Je travaille dans lorganisation suivante
4
Profil des participants Rôle lié aux systèmes
du Service du budget du SCT

• Les analystes et les agents financiers
  constituent 44 des répondants, suivis des
  dirigeants (19 ) et des analystes principaux (17
  ).

Rôle lié aux systèmes du Service du budget du SCT
4
19
Poste de direction
Poste de gestion
Analyste principal
44
16
Analyste/agent financier
Admin./Saisie données
17
5
Profil des participants Nombre dannées au sein
de lorganisation actuelle et dans le rôle actuel

• La majorité des répondants (53 ) travaillent
  depuis plus de trois ans dans lorganisation
  citée. 42 occupent leur poste actuel depuis 1 à
  3 ans.

Je suis dans lorganisation actuelle depuis
Joccupe mon poste actuel depuis
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Profil des participants Représentation
ministérielle

• Des représentants des organisations
  gouvernementales suivantes (autres que le SCT)
  ont participé au sondage (en ordre alphabétique)

• Agence canadienne de développement international
• Agence canadienne d'évaluation environnementale
• Agence canadienne d'inspection des aliments
• Agence de développement économique du Canada pour
  les régions du Québec
• Agence de promotion économique du Canada
  atlantique
• Agence de santé publique du Canada
• Agence des services frontaliers du Canada
• Agence du revenu du Canada
• Agence spatiale canadienne
• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Anciens combattants
• Bibliothèque du Parlement
• Bibliothèque et Archives Canada
• Bureau de linfrastructure du Canada
• Bureau du commissaire à la magistrature fédérale
• Bureau du commissaire aux langues officielles
• Bureau du Conseil privé
• Bureau du directeur des lobbyistes
• Bureau du surintendant des institutions
  financières

• Commission canadienne des affaires polaires
• Commission canadienne des droits de la personne
• Commission canadienne des grains
• Commission canadienne du lait
• Commission canadienne du tourisme
• Commission de la fonction publique
• Commission de l'immigration et du statut de
  réfugié du Canada
• Commission d'examen des plaintes concernant la
  police militaire
• Commission mixte internationale
• Commission nationale des libérations
  conditionnelles
• Conseil canadien des normes
• Conseil canadien des relations industrielles
• Conseil de contrôle des renseignements relatifs
  aux matières dangereuses
• Conseil de la radiodiffusion et des
  télécommunications canadiennes
• Conseil de recherches en sciences humaines
• Conseil des Arts du Canada
• Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
• Conseil national de recherches
• Cour suprême du Canada

• Ministère de la Défense nationale
• Ministère de la Justice
• Ministère des Affaires étrangères et du Commerce
  international
• Ministères des Finances
• Office des transports du Canada
• Office national de lénergie
• Office national du film du Canada
• Parcs Canada
• Patrimoine canadien
• Pêches et Océans Canada
• Résolution des questions des pensionnats indiens
  Canada
• Ressources humaines et Développement social
  Canada
• Ressources naturelles Canada
• Santé Canada
• Secrétariat de l'ALÉNA - Section canadienne
• Secrétariat des conférences intergouvernementales
  canadiennes
• Sécurité publique
• Sénat du Canada
• Service administratif des tribunaux judiciaires

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Profil des participants Représentation par poste

• Les participants au sondage occupaient les postes
  suivants (en ordre alphabétique)

• Conseiller principal
• Conseiller principal en matière de planification
  financière
• Contrôleur
• Coordonnateur de projet
• Coordonnateur des finances
• Directeur
• Directeur exécutif
• Directeur général
• Directeur intérimaire
• Directeur principal
• Gestionnaire
• Gestionnaire intérimaire
• Secrétaire adjoint
• Sous-chef de section intérimaire
• Sous-chef intérimaire
• Sous-chef, établissement des coûts, budgétisation
  et rapports
• Trésorier
• Vice-président et directeur des finances

• Adjoint administratif/Coordonnateur
• Adjoint exécutif
• Agent de contrôle des fonds
• Agent de planification financière
• Agent des finances
• Agent des rapports externes et des projets
  spéciaux
• Agent intérimaire
• Agent principal de la production des prévisions
  budgétaires
• Agent principal de planification financière
• Agent principal des finances
• Agent principal intérimaire du budget
• Analyste
• Analyste de linformation
• Analyste de la planification financière

• Analyste des finances
• Analyste des opérations des dépenses
• Analyste des programmes
• Analyste des stratégies
• Analyste principal (principal)
• Analyste principal (senior)
• Analyste principal de la planification financière
  
• Analyste principal de la politique
• Analyste principal de programmes
• Analyste principal des finances
• Analyste subalterne des programmes
• Analyste subalterne des systèmes
• Chef
• Chef, budgets et planification
• Comptable principal
• Conseiller financier
• Conseiller financier principal

• Analogie minimale des titres.

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Profil des participants Rôle lié aux processus
et aux systèmes du Service du budget (répondants
de lextérieur du SCT)

• La majorité des répondants jouent un rôle
  principal en ce qui a trait aux systèmes de la
  mise à jour des niveaux de référence, du budget
  principal des dépenses et des budgets
  supplémentaires des dépenses.

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Profil des participants Rôle principal en ce
qui a trait à la mise à jour annuelle des niveaux
de référence (MJANR) (répondants de lextérieur
du SCT)

• 64 des répondants travaillent au sein dun
  ministère, dun organisme gouvernemental ou dune
  société dÉtat de grande taille.
• La majorité des utilisateurs des ministères, des
  organismes et des sociétés dÉtat de grande et de
  petite tailles sont des utilisateurs principaux
  du système de MJANR.

Ministères, organismes gouvernementaux et
sociétés dÉtat de grande taille
Ministères, organismes gouvernementaux et
sociétés dÉtat de petite taille
10
Profil des participants Rôle principal en ce
qui a trait au budget principal des dépenses
(répondants de lextérieur du SCT)

• 65 des répondants travaillent au sein dun
  ministère, dun organisme gouvernemental ou dune
  société dÉtat de grande taille.
• La majorité des utilisateurs des ministères, des
  organismes et des sociétés dÉtat de grande et de
  petite tailles sont des utilisateurs principaux
  du système du budget principal des dépenses.

Ministères, organismes gouvernementaux et
sociétés dÉtat de grande taille
Ministères, organismes gouvernementaux et
sociétés dÉtat de petite taille
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Profil des participants Rôle principal en ce
qui a trait aux budgets supplémentaires des
dépenses (répondants de lextérieur du SCT)

• 65 des répondants travaillent au sein dun
  ministère, dun organisme gouvernemental ou dune
  société dÉtat de grande taille.
• La majorité des utilisateurs des ministères, des
  organismes et des sociétés dÉtat de grande et de
  petite tailles sont des utilisateurs principaux
  du système des budgets supplémentaires des
  dépenses

Ministères, organismes gouvernementaux et
sociétés dÉtat de grande taille
Ministères, organismes gouvernementaux et
sociétés dÉtat de petite taille
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Profil des participants Utilisation principale
des systèmes et des processus du Service du
budget du SCT (répondants de lextérieur du SCT)

• Les répondants de lextérieur du SCT utilisent
  les systèmes du Service du budget pour diverses
  tâches dont lentrée directe de données,
  lanalyse des données entrées et lapprobation
  des données.
• Lentrée directe des données semble être la tâche
  principale dans tous les systèmes.

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Profil des participants Utilisation principale
de la MJANR et du budget principal par taille de
lorganisation (répondants de lextérieur du SCT)

• Lutilisation de la MJANR et du budget principal
  diffère un peu selon la taille des organisations
  gouvernementales.
• Les grandes organisations effectuent le plus
  souvent une analyse des données entrées dans la
  MJANR et le budget principal et les petites
  organisations font davantage lentrée directe de
  données.

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Profil des participants Utilisation principale
des systèmes des budgets supplémentaires et des
mandats par taille de lorganisation (répondants
de lextérieur du SCT)

• Lutilisation des systèmes de Service du budget
  du SCT diffère quelque peu selon la taille des
  organisations gouvernementales.
• Les grandes organisations effectuent le plus
  souvent une analyse des données entrées dans les
  budgets supplémentaires et les mandats, et les
  petites organisations font davantage lentrée
  directe de données.

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Profil des participants Utilisation principale
des systèmes du Service du budget du SCT
(répondants du SCT)

• Les systèmes du MJANR, du budget principal et des
  budgets supplémentaires sont généralement
  utilisés pour lanalyse des données entrées et
  lapprobation des données.
• Le RED sert à lanalyse des données et à leur
  extraction pour en faire des rapports.
• La majorité des répondants nutilisent ni le SCA
  ni les mandats.

16
Profil des participants Utilisation principale
de la mise à jour annuelle des niveaux de
référence (MJANR) (répondants du SCT)

• Les utilisations principales de la MJANR
  diffèrent beaucoup selon les secteurs de TBS.
• Les secteurs Social et culturel et Affaires
  internationales, sécurité et justice semblent
  être les plus grands utilisateurs.

17
Profil des participants Utilisation principale
du budget principal des dépenses (répondants du
SCT)

• Les utilisations principales du système du budget
  principal diffèrent beaucoup selon les secteurs
  de TBS.
• Les secteurs Économique, Affaires
  internationales, sécurité et justice semblent
  être les plus grands utilisateurs.

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Profil des participants Utilisation principale
du système des budgets supplémentaires des
dépenses (répondants du SCT)

• Le système des budgets supplémentaire est surtout
  utilisé pour lanalyse des données entrées et
  lapprobation des données par divers secteurs de
  programmes.
• Le secteur Gestion des dépenses ne semble pas
  utiliser beaucoup le système.

19
Profil des participants Utilisation principale
du système de contrôle des affectations (SCA)
(répondants du SCT)

• La majorité des répondants du SCT nutilisent pas
  le SCA.
• Dans les secteurs Économique et Autre, les
  fonctions dentrée directe des données, danalyse
  des données entrées, dextraction de données pour
  rapports et les fonctions de rapports sont
  utilisées.

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Profil des participants Utilisation principale
du système du rapport sur létat des dépenses
(RED) (répondants du SCT)

• Lutilisation du RED varie grandement selon les
  secteurs du SCT.
• Lextraction de données pour rapports et
  lanalyse des données sont des fonctions très
  utilisées.

21
Profil des participants Utilisation principale
du système des mandats spéciaux du gouverneur
général (répondants du SCT)

• La majorité des répondants nutilisent pas les
  mandats.
• Dans le secteur Économique, le système des
  mandats est utilisé pour lanalyse des données
  entrées et lapprobation des données, et dans le
  secteur des Affaires internationales, il est
  utilisé pour lapprobation des données.

22
Profil des participants Degré de satisfaction
quant aux systèmes existants

• De façon générale, les répondants étaient en
  accord avec lénoncé suivant Les systèmes
  existants du Service du budget du SCT me
  conviennent pour linstant.

23
Profil des participants Degré de satisfaction
quant au système de mise à jour annuelle des
niveaux de référence

• Le degré de satisfaction diffère légèrement selon
  les organisations. Les ministères, les organismes
  gouvernementaux et les sociétés dÉtat semblent
  les plus satisfaits quant à la MJANR, tandis que
  les secteurs SCT Autre, Social et Culturel,
  Économique et Opérations gouvernementales
  semblent les moins satisfaits.

24
Profil des participants Degré de satisfaction
quant système du budget principal des dépenses

• Un peu comme pour la MJANR, les ministères, les
  organismes gouvernementaux et les sociétés dÉtat
  semblent les plus satisfaits quant au budget
  principal, tandis que les secteurs SCT Autre,
  Social et Culturel et Économique et Opérations
  gouvernementales semblent les moins satisfaits.

25
Profil des participants Degré de satisfaction
quant au système des budgets supplémentaires des
dépenses

• Un peu comme pour la MJANR et le budget
  principal, les ministères, les organismes
  gouvernementaux et les sociétés dÉtat semblent
  les plus satisfaits quant au système des budgets
  supplémentaires. Le secteur Économique semble le
  moins satisfait.

26
Profil des participants Degré de satisfaction
quant aux systèmes existants Commentaires

• Lentrée des données se fait assez bien, mais
  les fonctions de rapports sont très limitées.
• Il est urgent de régler la question des
  chiffres arrondis.
• Il est très difficile de naviguer dans le RED
  et dextraire des données pour les analyses.
• Les systèmes Web sont très lents.
• Les facteurs dintrant devraient être mis à jour
  automatiquement dans le système de MJANR dès que
  les présentations au CT sont approuvées.
• Lutilisation des systèmes demande trop de
  temps et cest difficile dimprimer les rapports.
  
• Trop compliqués il faut une plus
  dautomatisation et moins de vérifications des
  chiffres présentés au CT qui ont été approuvés
  par les agents financiers principaux dans les
  ministères.
• Les systèmes ne sont pas très conviviaux. Ce
  nest pas facile dimprimer des documents, par
  exemple.
• Les budgets supplémentaires devraient se faire
  en ligne, tout comme la MJANR et le budget
  principal.
• Je nai pas eu de formation sur ces systèmes et
  personne ne ma indiqué que cétait nécessaire ou
  quil sagissait dun atout pour effectuer le
  travail.

27
Profil des participants Utilisateurs du SAP

• La grande majorité des répondants (66 ) nont
  pas utilisé le SAP.

Jai utilisé le SAP
28
Formation Préférences

• La majorité des répondants (63 ) préfèrent la
  formation en salle de classe.

Méthode de formation préférée
29
Gestion du changement Niveau de connaissance

• La majorité des répondants (60 ) connaissaient
  déjà le projet du RSSB avant le sondage, tandis
  que 25 connaissaient les objectifs du projet du
  RSSB et sa pertinence par rapport à leur travail.

Connaissance au sujet du projet du RSSB et sa
pertinence par rapport au travail à exécuter
30
Gestion du changement Niveau de connaissance
par organisation

• Bien que la majorité des répondants connaissent
  le projet du RSSB, certains répondants des
  ministères, des organismes et des sociétés dÉtat
  de même que de certains secteurs de programmes ne
  sont pas au courant de son existence.

31
Gestion du changement Niveau de connaissance
par rôle

• 40 des répondants de la catégorie de la gestion
  connaissent le projet RSSB et leur rôle, soit le
  pourcentage par rôle le plus élevé.

32
Communications Taux de satisfaction

• À la question portant sur le niveau de
  satisfaction quant aux communications reçues sur
  le projet du RSSB depuis novembre 2006, les
  répondants sont ni satisfaits ni insatisfaits.

33
Communications Taux de satisfaction par type
dorganisation quant sujets de communication

• De légers écarts sont observés entre les types
  dorganisation dans le taux de satisfaction quant
  aux sujets de communication diffusés depuis
  novembre 2006.
• La majorité des répondants insatisfaits viennent
  des ministères, des organismes et des sociétés
  dÉtat.

34
Communications Taux de satisfaction par type
dorganisation quant au niveau de détail

• De légers écarts dans le taux de satisfaction des
  organisations sont observés quant au niveau de
  détail des communications reçues depuis novembre
  2006.
• La majorité de répondants insatisfaits viennent
  des ministères, des organismes et des sociétés
  dÉtat et du Secteur de la gestion des dépenses.

35
Communications Taux de satisfaction par type
dorganisation quant à la fréquence

• De légers écarts sont observés dans le taux de
  satisfaction des organisations quant à la
  fréquence des communications.
• La majorité des répondants insatisfaits viennent
  des ministères, des organismes et des sociétés
  dÉtat et du Secteur de la gestion des dépenses,
  tandis que les autres secteurs du SCT montrent le
  taux de satisfaction le plus élevé.

36
Communications Taux de satisfaction par type
dorganisation quant aux méthodes

• De légers écarts entre les types dorganisation
  sont observés dans le taux de satisfaction quant
  aux méthodes de communication.
• La majorité des répondants insatisfaits viennent
  des ministères, des organismes et des sociétés
  dÉtat et du Secteur de la gestion des dépenses,
  tandis que les secteurs autres du SCT montrent le
  taux de satisfaction le plus élevé.

37
Communications Préférences

• 35 des répondants préfèrent recevoir
  linformation aux dates charnières du projet du
  RSSB, tandis que 28 préfèrent recevoir des
  communications une fois par mois et 27 , au
  besoin lorsque leur travail est directement
  touché.
• 43 des répondants préfèrent recevoir des
  communications par courriel, site Web et
  présentation en personne (dans lordre
  décroissant).

Je préfère apprendre au sujet du projet par les
méthodes de communication suivantes
Jaimerais recevoir de linformation à la
fréquence suivante
38
Commentaires et suggestions Communications,
formation et gestion du changement

• Le point positif, cest que le RSSB sest
  repris de belle façon en relevant les attentes.
  Les bulletins sont utiles.Lapproche
  professionnelle y est pour quelque chose.
  Cependant, on sinquiète, avec raison, de la
  participation du Secteur des programmes. Il est
  difficile de libérer du personnel.
• Malgré tous les efforts de communication, je
  nai pas limpression que le secteur des
  programmes soit conscient de lampleur du
  changement qui se produira dici novembre.
• Les méthodes de communications devraient être
  choisies en fonction de la nature plus ou moins
  complexe de linformation à diffuser. Il devrait
  y avoir des réunions en personne pour permettre
  aux intéressés de poser des questions.
• Il y a peu dinformation au sujet du RSSB. Jai
  reçu les bulletins de nouvelles mais ils
  contiennent peu dinformation. Il ny a pas les
  coordonnées de personnes ressources avec qui on
  pourrait communiquer, sauf une adresse
  électronique.

39
Commentaires et suggestions Systèmes

• Jespère que le SCT na pas décidé de
  développer un nouveau système à partir de SAP.
  Daprès ce que jai entendu, le SAP est un
  système très compliqué, difficile à étudier et à
  utiliser, sans parler de son coût élevé à lachat
  et pour sa maintenance. Ne compliquez pas le
  système.
• Jaimerais participer aux tests du système,
  avant quil soit mis en uvre, afin de pouvoir
  relever les pour et les contre pour un
  utilisateur venant dun ministère.
• Donnez au système suffisamment de souplesse
  pour que nous puissions entrer linformation/les
  approbations/les données sans être directement
  dans le système.
• La simplicité avant tout.
• Je crois que le SCT a encore du chemin à
  parcourir avant darriver à une solution
  technologique de pointe qui puisse éliminer les
  écritures, faciliter les autorisations
  électroniques et assurer la souplesse nécessaire
  aux ministères et au SCT.
• Dans mon travail danalyse, cest important de
  pouvoir accéder aux données historiques
  accumulées dans les anciens systèmes.