Une approche documentaire de la diffusion sur Internet

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Une approche documentaire de la diffusion sur
Internet
Journée WebÉducation Martin Sévigny / Irosoft /
14 mai 2009 sevigny_at_irosoft.com http//www.irosoft
.com
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Rappel du programme
En lien direct avec la conférence précédente,
nous allons terminer la journée par une
exploration des impacts de la diffusion sur
Internet des documents numériques. L'objectif
est de voir comment un intranet documentaire peut
se transformer - en tout ou en partie - en un
outil de diffusion sur Internet, en tenant compte
des besoins en sécurité, authenticité,
confidentialité, interopérabilité, etc.
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Plan de la présentation

• Diffusion sur Internet
• Concepts
• Impacts généraux
• Impacts sur les documents
• Impacts sur la gestion documentaire
• Stratégies
• Bilan de la journée

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Diffusion sur Internet

• Principaux concepts
• Un réseau étendu, avec un grand nombre potentiel
  dutilisateurs
• Des technologies de base identiques, mais des
  caractéristiques techniques très variées
• Un phénomène social, pas seulement un outil
• Modes, tendances
• Objet de discussions, de pouvoir
• En bref
• Une apparente continuité par rapport à intranet
• mais les petites différences peuvent avoir des
  impacts majeurs

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Diffusion sur Internet

• Principaux impacts
• Démographiques
• Nombre dutilisateurs potentiels très élevé
• Diversité culturelle
• Diversité des niveaux de connaissance
• Technologiques
• Grande diversité des dispositifs de consultation
• Diversité des vitesses daccès
• Diversité des logiciels, en particulier les
  navigateurs Internet

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Diffusion sur Internet

• Principaux impacts
• Dutilisation
• Utilisateurs finaux
• Agrégateurs, intermédiaires
• Utilisateurs humains, utilisateurs informatiques
• De visibilité
• Impacts médiatiques
• Phénomènes sociaux

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Impacts sur les documents

• Est-ce le bon document?
• Diffuser la bonne (dernière?) version
• Ne pas introduire derreurs (voir la question des
  formats)
• Donner confiance à lutilisateur concernant
  lorigine et lauthenticité du document
• Quel format utiliser
• Le format peut-il être lu par la vaste majorité
  des utilisateurs, peu importe leur nature?
• Dans certains cas, le format peut-il être modifié
  par les utilisateurs concernés?
• Dois-je prévoir une conversion? Si oui est-elle
  fiable? Dois-je la faire à la demande ou prévoir
  une conversion préalable?

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Impacts sur les documents

• Ais-je les bonnes métadonnées?
• Est-ce que le profil de métadonnées du document
  prévoit les propriétés pertinentes à la diffusion
  sur Internet?
• Est-ce que mon document a des valeurs correctes
  pour ces propriétés?
• Est-ce que tous les usages potentiels de ces
  propriétés ont été considérés?
• Recherche sur le site
• Recherche sur des moteurs de recherche publics
• Affichage des propriétés
• Navigation

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Impacts sur la gestion documentaire

• Technologies
• Est-ce que mon outil est capable de gérer
  laugmentation du nombre dutilisateurs?
• Faire notamment attention aux pics daudience,
  par exemple suite à une forte exposition
  médiatique
• Est-ce que mon outil supporte la grande diversité
  des logiciels utilisés par les différents
  utilisateurs?
• Est-ce que mon outil est  ouvert  sur
  lextérieur?

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Impacts sur la gestion documentaire

• Gestion des droits daccès
• Est-ce que je peux distinguer une diffusion
   interne  dune diffusion  externe ? Est-ce
  pertinent? Est-ce suffisant?
• Est-ce que jai prévu un utilisateur anonyme?
• Est-ce que je peux avoir des utilisateurs nommés
  externes dans mon annuaire? Dans mon outil?
• Est-ce que je peux faire confiance à ces accès
  externes?
• Est-ce que je peux faire confiance à mon outil de
  gestion documentaire pour bien gérer les accès
  maintenant que jai ouvert (un peu) sur
  lextérieur?

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Impacts sur la gestion documentaire

• Organisation des documents
• Est-ce que le mode dorganisation des documents
  sur lintranet correspond à celui que je souhaite
  utiliser sur Internet?
• Est-ce que les règles imposées par la gestion
  intégrée des documents doivent avoir une réalité
  pour les utilisateurs externes sur Internet?
• Est-ce que lutilisateur final a besoin de
  comprendre le fonctionnement interne de mon
  organisme pour accéder aux informations?

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Impacts sur la gestion documentaire

• Organisation des documents exemple interne

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Impacts sur la gestion documentaire

• Organisation des documents exemple externe

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Stratégies

• Faire une bonne gestion documentaire
• Ne pas négliger les besoins internes,
  fonctionnels de lorganisation
• Une saine gestion documentaire en interne peut
  aisément se transformer en qualité sur un site
  Internet
• Agir en amont
• Concevoir les profils de métadonnées en tenant
  compte des besoins de diffusion sur Internet
• Appliquer consciencieusement les bonnes
  métadonnées aux bons documents, en tenant compte
  des besoins de diffusion sur Internet

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Stratégies

• Prévoir les impacts technologiques
• Séparation des applications internes et externes?
• Prévoir des liens tout de même
• Planifier la montée en charge
• Temps CPU
• Bande passante
• Prévoir des interfaces utilisateurs différentes

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Stratégies

• Récapitulatif des principaux ingrédients
• Des documents correctement décrits
• Un logiciel ouvert de gestion intégrée des
  documents sur intranet
• Des règles de transposition de lintranet vers
  Internet
• Règles dextraction quels documents dois-je
  publier à qui?
• Règles de navigation comment organiser et
  naviguer les documents extraits?
• Une vue informatique de lintranet transposé vers
  Internet
• Un outil de gestion de sites Internet qui peut
  exploiter cette vue informatique parmi dautres
  informations et services

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Bilan de la journée

• Questions?
• Commentaires?
• Prochaines étapes?