Formation des membres du groupe de rflexion

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• Formation des membres du  groupe de réflexion 

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Objectif général du projet

• Réorganiser le fonctionnement des services du
  rectorat en articulant
• les objectifs institutionnels (nationaux et
  académiques) et
• les points de vue de chaque agent sur leur
  situation de travail.

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La démarche

• Démarche participative
• Démarche fondée sur lanalyse du travail
• Une démarche en 5 temps  Analyse, Propositions,
  Validation (hiérarchique et collective) Mise en
  uvre et Suivi/Bilan.

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Les étapes du projet

• 1ère étape
• le lancement
•    Création du groupe de pilotage
•    Création du groupe de réflexion
•    Formation du groupe de réflexion

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Les étapes du projet

• 2ème étape
• un état des lieux
• Diagnostic quantitatif
• Diagnostic qualitatif du fonctionnement de chaque
  division

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Les étapes du projet

• 3ème étape
• lidentification des marges daction
• Mise en commun des analyses issues des échanges
  internes à chaque division
• Analyse collective autour des thèmes et
  problématiques essentielles
• Repérage des marges daction possibles et
  propositions
• Validation par la majorité des agents des
  propositions de réorganisation

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Les étapes du projet

• 4ème étape
• la mise en uvre et le suivi
• Mise en uvre des orientations définies et
  validées.
• Suivi par les groupes de pilotage et de
  réflexion.
• Ajustements en fonction des problématiques
  rencontrées.

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Les étapes du projet

• 5ème étape
• des perspectives possibles
• Anticipation des grandes évolutions
• Élaboration de référentiel de postes et de
  parcours de mobilité interne
• Définition de dispositif de professionnalisation
• Questionnement autour des modes de management

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Constitution et rôle du groupe de réflexion

• Comment sest déroulé le mode de désignation ?
• Quel sera le rôle du groupe de réflexion ?

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Le rôle des différents acteurs

• Le groupe de pilotage
• -Définition de la stratégie
• et du cadre
• -Appui méthodologique
• -Arbitrages et
• communication

Le groupe de réflexion -Animation du projet -Lève
les freins -Favorise limplication -Harmonise
les messages -Appui de proximité et relais
-Favorise lappropriation des propositions
Lensemble des personnels -Analyse de son
activité et fonctionnement de la division -Force
de propositions
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Un rôle commun

• Gestion de lattention
• susciter et maintenir lintérêt des collègues
• Gestion de la signification
• communiquer autour du sens de la démarche
• Gestion de la confiance
• faire preuve de soutien, de fiabilité et de
  constance
• Gestion de la faisabilité
• Dégager du temps et trouver des lieux

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Le changement

• Quévoque pour vous ce thème dans notre
  administration ?

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Le changement

• Les représentations positives
• les leviers
• Changement comme valeur
• Intérêt individuel
• Valorisation individuelle
• Nécessité organisationnelle

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Le changement

• Les représentations négatives
•  les résistances au changement 
• Absence dintérêt individuel
• Remise en cause individuelle
• Menace identitaire
• Inertie organisationnelle

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Lanalyse du travail au cur de la méthode

• Définition des termes essentiels
• La Mission
• - Pourquoi ladministration a-t-elle crée cette
  division, ce bureau ?
• - Quel est son domaine daction, dintervention
  ?

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Lanalyse du travail au cur de la méthode
Le travail quotidien
Ce qui relève des initiatives, Opérations annexes
Ce qui relève de lapplication, de ce qui est
attendu
Complications, Aléas, Variations, Dysfonctionnemen
ts, Contraintes déterminantes
Travail réel Les activités
Travail prescrit Les attributions
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Exemple de contraintes déterminantes
Relations avec les instituteurs
Caractéristiques de chaque agent
Le collectif dagents
Tâches et répartition
Locaux
Activité réelle de nettoyage des salles de classe
Matériel de nettoyage
Facteurs climatiques
Caractéristiques des matériaux de la cour
Caractéristiques de la salle de classe
Occupation des salles pendant les heures de
nettoyage
Normes dhygiène
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Les outils

• Un organigramme fonctionnel des missions

Missions de la division
Missions du bureau
Missions du bureau
Missions du bureau
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Les outils

• La chronologie des activités
• Objectif
• Reconstruire le cycle des activités
• Démarche
• Constituer un groupe composé du chef de la
  division, des chefs de bureaux et du représentant
• Méthode
• Analyse du  cur  des activités de la division

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Les outils

• La chronologie des activités

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Les outils

• Une Analyse par  Pôle Métier 
• Objectif
• Favoriser lanalyse collective du travail dans
  chaque bureau et la participation effective de
  chacun.
• Démarche
• Constituer des groupes homogènes composés de
  trois ou quatre personnes.
•  Méthode
• Analyse de la réalisation des activités.
• Propositions concernant les évolutions futures de
  ces activités.

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Les outils

• Une Analyse par  Pôle Métier 
• Attributions/Activités
• Temps consacré à la réalisation
• Partenaires mobilisés
• Évolutions récentes  Constat
• Contraintes et difficultés rencontrées
• Évolutions futures  Propositions
• Activités à maintenir  activités qui
  correspondent aux missions
• Activités à clarifier et/ou recentrer  activités
  qui supposent une clarification
• Activités à transférer et/ou supprimer 
  activités réalisées qui ne correspondent pas aux
  missions

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Les outils

• Synthèse des réflexions
• Vos analyses sur la ou les missions
• Vos analyses issues des  pôles métiers 
• Attributions/Activités à recentrer/clarifier et
  transférer/supprimer
• Vos analyses sur le fonctionnement global de la
  division
• Identification des  zones de tension / pistes
  damélioration

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Réflexions collectives autour de la mise en uvre
du projet

• Atelier 1 les outils danalyse proposés
• Quels regards portez-vous sur ces outils ? Des
  modifications sont-elles nécessaires ? Pourquoi ?
• Permettent-ils de cerner et comprendre le travail
  dune division ?
• Percevez-vous des obstacles à leur utilisation,
  lesquels, pourquoi et comment les contourner ?

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Réflexions collectives autour de la mise en uvre
du projet

• Atelier 2 la communication
• Quelle sera la place de la communication dans la
  réalisation de ce projet ? Quelles modalités
  concrètes doit-on trouver ?
• Comment communiquer au fil des différentes
  étapes (lancement, phase danalyse, propositions,
  suivi)?
• Quelles modalités et fréquence de la
  communication entre le groupe de pilotage, le
  groupe de réflexion, les agents au sein des
  divisions ?

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Réflexions collectives autour de la mise en uvre
du projet

• Atelier 3 la mise en uvre concrète
• Comment anticipez-vous la mise en uvre ?
  Percevez-vous des obstacles ? Comment
  envisagez-vous de les surmonter ?
• Comment anticipez-vous lorganisation de cette
  réflexion (espace, temps, appui,) ?
• Quel sera le rôle de chacun (chef de division et
  représentant désigné, groupe de pilotage) dans ce
  projet ?