Utilisation des subventions

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Utilisation des subventions

• Introduction aux lignes directrices et aux
  règlements dordre financier

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Ordre du jour

• Aperçu
• Responsabilité et obligation de rendre des
  comptes
• Rôles et responsabilités
• Utilisation des subventions
• Principes généraux
• Catégories et exemples
• Documents ou preuves à lappui
• Non respect (non-conformité)

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Investissements annuels en recherche (en million
)
2,56 milliards
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• Responsabilité
• financière

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Rôles et responsabilités des chercheurs

• Adopter une saine gestion économique
• Connaître les règles
• Informer les organismes de tout changement à
  votre statut dadmissibilité
• Soumettre des rapports
• Reconnaître lappui des organismes

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Rôles et responsabilités des établissements

• Appuyer les titulaires de subventions
  (infrastructure et appui administratif)
• Mettre en place les politiques, les systèmes et
  les contrôles
• Connaître les règles
• Obtenir des réponses des organismes
  subventionnaires
• Aviser les organismes subventionnaires de tout
  changement au statut dadmissibilité
• Soumettre des rapports financiers
• Conserver les documents ou preuves à lappui
  pendant une période de 7 ans.

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Rôles et responsabilités des organismes
subventionnaires

• Libérer les fonds en temps opportun
• Fournir les documents aux fins de paiement
• Donner un accès facile à des renseignements
  clairs et concis
• Répondre rapidement aux demandes de
  renseignements
• Consulter les établissements concernant les
  changements importants
• Effectuer le suivi financier des subventions et
  des bourses
• Respecter les directives du gouvernement fédéral

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Utilisation des subventions
CRSNG et le CRSH http//www.nserc-crsng.gc.ca/Pro
fessors-Professeurs/TFAGindex-GAFTindex_fra.asp IR
SC http//www.cihr-irsc.gc.ca/e/805-html
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Principes généraux Coûts directs
Exemples de coûts directs

• Les subventions doivent aider à couvrir les coûts
  directs
• des programmes ou des projets de recherche pour
  lesquels
• les fonds ont été
• attribués.

• Rémunération
• Déplacements et séjour
• Congés sabbatiques ou autres périodes de congé
• Matériel et fournitures de recherche
• Ordinateurs et communications électroniques
• Diffusion des résultats de recherche
• Services et dépenses diverses

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Principes généraux Coûts indirects
Exemples de coûts indirects

• Les établissements doivent assumer les coûts
• indirects.

• Installations
• Services de base
• Rénovations, construction
• Matériel de bureau
• Frais dadministration (ou de gestion)
• Prime dassurance pour lappareillage et véhicule
  de recherche.
• Appareils de communication de base (téléphones,
  télécopieurs)

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Autres principes généraux

• Utilisation efficace et économique des fonds

Dépenses directement liées à la recherche
Aucun gain personnel
Aucune politique de lorganisme subventionnaire
? Voir politique de létablissement
Lire lignes directrices spécifiques à chaque
programme
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Catégories de dépenses
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Rémunération
Admissibles
Non admissibles

• Salaire et traitements
• Honoraires des experts-conseils
• Sommes versées aux sujets de recherche
• Honoraires versés aux conférenciers invités
  (CRSNG et IRSC seulement)
• Allocation de dégagement pour la recherche (ADR)
  (CRSH seulement)

• Salaires ou honoraires des experts conseils
• versés aux titulaires de subvention ou aux
  candidats admissibles au financement offert par
  les organismes subventionnaires
• Frais dadministration ou de gestion
• Indemnités de départ ou forfaitaires

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Rémunération
Les preuves à lappui doivent comprendre

• le nom de la personne
• la catégorie
• le niveau de salaire
• la durée de lappui accordé
• les détails relatifs aux avantages sociaux.

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Déplacements et séjour

• Votre subvention peut servir à payer des frais de
  déplacement raisonnables et remboursables
  destinés à des activités comme
• les travaux sur le terrain
• les conférences liées à la recherche
• les voyages effectués aux fins de collaboration.
• Maximum de 125 jours nest plus une condition à
  respecter
• (CRSNG et CRSH)

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Déplacements et séjour
Admissibles
Non admissibles

• Frais de voyage aérien en classe économique
• Frais de séjour
• Frais de transport au sol
• Primes dassurance-annulation de voyage
• Frais de garde denfants
• Dépenses liées à la sécurité
• Coûts de réinstallation (CRSNG et IRSC seulement)
• Frais de visa dentrée
• Primes dassurance-santé voyage (CRSNG et IRSC
  seulement)

• Frais de déplacement entre la résidence et le
  lieu de travail
• Frais liés aux passeports et à limmigration
• Coûts liés à la soutenance dune thèse

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Déplacements et séjour
Les preuves à lappui doivent comprendre

• Lobjectif du voyage
• les dates et les destinations
• le prospectus ou le programme officiel de la
  conférence
• les détails sur les demandes de remboursement des
  dépenses quotidiennes
• les détails sur lutilisation dun véhicule
• les reçus originaux (bordereaux de cartes de
  crédit ne sont pas des reçus valides

• les billet davion et les cartes dembarquement
  originaux
• la contre signature du directeur du département
  ou du doyen
• une demande de remboursement distincte pour
  chaque voyage
• affiliation du voyageur avec le titulaire

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Congés sabbatiques ou autres périodes de congé
Admissibles
Non admissibles

• Frais directement liés à la recherche
• Frais de déplacement pour assister à une
  conférence de recherche
• Frais liés au transport déquipement
• Un frais de déplacement aller-retour (CRSNG et
  IRSC)
• lieu du congé sabbatique ? établissement

• Frais de déplacement du personnel de recherche
• Frais de déplacement aux fins de supervision
• Frais de subsistance

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Matériel et fournitures
Admissibles
Non admissibles

• Frais liés au matériel de recherche et aux
  fournitures
• Frais de courtage et de douane
• Garantie prolongée
• Frais liés à la formation du personnel
• Frais dentretien et de fonctionnement

• Primes dassurance (appareillage et véhicules)
• Frais de construction, de rénovation et de
  location

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Matériel et fournitures
Les preuves à lappui doivent comprendre

• factures des fournisseurs comportant des
  renseignements sur les achats et le prix dachat

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Ordinateurs et communications électroniques
Admissibles
Non admissibles

• Frais liés aux ordinateurs (matériel informatique
  et logiciels nécessaires à la recherche)
• Frais mensuels dutilisation du réseau Internet
  (à létablissement ou au domicile)
• Frais liés aux téléphones cellulaires et aux
  assistants numériques personnels (pour la
  collecte de données seulement)

• Frais mensuel de location ou de raccordement de
  téléphones
• Frais de raccordement ou dinstallation de lignes
• Frais liés au service de messagerie vocale
• Frais liés à des acquisition à la bibliothèque
• Frais liés aux téléphones cellulaires et aux
  assistants numériques (achat ou location)

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Diffusion des résultats de la recherche
Admissibles

• Frais de développement et de maintenance dun
  site web pour publier linformation
• Frais de diffusion des résultats de la recherche
• Reproduction, frais denvois, etc
• Frais de traduction
• Frais liés à la tenue de conférences ou
  dateliers

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Services et dépenses diverses
Admissibles

• Frais liés au recrutement
• Frais liés à lélimination sûre des déchets
• Frais liés à lachat de livres ou de périodiques
  (sils ne sont pas fournis par létablissement)
• Coûts de formation spécialisée (perfectionnement)
• Frais de représentation à des fins de réseautage
• (Courtoisie officielle entre les titulaires et
  leurs invités afin de faciliter latteinte des
  objectifs de recherche ou dy contribuer)
• Frais dadhésion à des associations
  professionnelles ou scientifiques (si cela est
  nécessaire au programme ou projet de recherche)

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Services et dépenses diverses
Non admissibles

• Frais relatifs à la préparation du matériel
  denseignement
• Dépenses engagées en vue dassurer la conformité
  aux exigences en matière de réglementation
  (examens éthiques et évaluations
  environnementales)
• Frais liés à la formation professionnelle ou au
  perfectionnement
• Frais de stationnement mensuels pour les
  véhicules
• Dépenses liées aux vêtements de tous les jours
• Primes dassurance pour les immeubles et
  lappareillage
• Certaines Frais liés aux activités de réseautage
• Relations régulières avec des collègues de
  létablissement et aux rencontres avec le
  personnel, prime et reconnaissance aux employés,
  cadeaux, boissons alcoolisées)

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Services et dépenses diverses
Les preuves à lappui doivent comprendre
Pour toutes les dépenses
Pour les dépenses de réseautage

• date de lévénement
• nombre de participants
• objectif de lévénement
• reçus originaux et détaillés

• reçus originaux détaillés
• justification adéquate de la dépense (ex les
  avantages économiques dune adhésion à une
  association professionnelle)

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Allocations de frais ou frais partagés
Les preuves à lappui doivent comprendre

• documents indiquant le montant exact des dépenses
  imputées
• méthode de calcul ou dattribution
• autorisation du titulaire ou du délégué assigné à
  la subvention

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Responsabilité financière

• Entorse à la réglementation
• Remboursement
• Mauvaise gestion systématique
• Fermer ou geler les comptes
• Comité dintégrité scientifique et
  professionnelle
• Utilisation frauduleuse
• Autorités judiciaires

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Les établissements doivent avoir et maintenir des
processus pour sassurer que

• Les preuves à lappui sont complets et adéquats
• toutes les dépenses ont lapprobation du
  chercheur ou de son/sa représentant(e), incluant
  les frais internes
• de ladmissibilité des dépenses et la conformité
  avec les exigences des organismes
  subventionnaires et de létablissement

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Communiquer avec le CRSH et le CRSNG
Carole Crête-Robidoux, Gestionnaire Courriel
carole.crete-robidoux_at_sshrc-crsh.gc.ca

• Administration des octrois
• Rita Carrière, Gestionnaire
• Courriel rita.carriere_at_nserc-crsng.gc.ca
• Colombie-Britannique et Ontario
• Kim Laflamme, Agente
• Courriel kim.laflamme_at_nserc-crsng.gc.ca
• Autres provinces
• Carole Thérien, Agente
• Courriel carole.therien_at_nserc-crsng.gc.ca

• Surveillance financière
• Élise Milot, Chef déquipe
• Courriel elise.milot_at_nserc-crsng.gc.ca
• Marie-France Bergevin, Agente principale
• Courriel
• marie-france.bergevin_at_nserccrsng.gc.ca
• Anne-Geneviève Argibay,
• Agente principale
• Courriel genevieve.argibay_at_crsh.gc.ca
• Robert Potvin,
• Agent
• Courriel robert.potvin_at_crsh.gc.ca

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Communiquer avec les IRSC

• Suivi financier et éligibilité des dépenses
• Isabelle Beauvais, Gestionnaire, politiques,
  formation et surveillance
• Courriel ibeauvais_at_irsc-cihr.gc.ca

Ian Raskin, Agent principal, Contrôle
financier Courriel Ian.Raskin_at_irsc-cihr.gc.ca
Toute question concernant ladmissibilité des
dépenses peut être transmise à ladresse
suivante expense-eligibility_at_cihr-irsc.gc.ca
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Sites Web

• CRSH www.sshrc-crsh.gc.ca
• CRSNG www.nserc-crsng.gc.ca
• IRSC www.cihr-irsc.gc.ca