Papier lectronique Quantit

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Papier - Électronique - Quantité

• Lévolution des documents opérationnels

Bob Hillier Bibliothèque et Archives
Canada bob.hillier_at_lac-bac.gc.ca
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Pourquoi tant dattention?
Le gouvernement du Canada a pour politique de
garantir que les institutions fédérales utilisent
les systèmes électroniques comme moyens
privilégiés de créer, dutiliser et de gérer
l'information. Politique sur la gestion de
linformation gouvernementale, 2003

• Quelle quantité de papier avez-vous à lheure
  actuelle par rapport à lannée dernière?
  .est-ce plus ou moins?
• Combien de documents électroniques avez-vous à
  lheure actuelle par rapport à lannée
  dernière?
• Comment verriez-vous larrivée dun nouveau
  support de documents?

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Pourquoi BAC sintéresse-t-il à la question?
L'élimination ou l'aliénation des documents
fédéraux ou ministériels est subordonnée à
l'autorisation écrite de l'administrateur
général. Loi sur la Bibliothèque et les Archives
du Canada, 2004, ch. 11, art. 12
Les organisations du GDC doivent effectuer le
transfert, sous la garde ou la responsabilité de
l'administrateur général, des documents fédéraux
ou ministériels qui, à son avis, présentent un
intérêt historique ou archivistique. Loi sur la
Bibliothèque et les Archives du Canada, 2004, ch.
11, art. 13

• Quels sont les documents qui ont une valeur
  historique ou archivistique?
• ..documents des activités opérationnelles de
  ladministration fédérale.

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Enquête menée auprès de BAC

• Portée
• 12 ministères et organismes (grands et petits,
  gestion des documents simples et complexes)
• tendances, instrument d'habilitation,
  compressions budgétaires à légard de la gestion
  électronique des documents
• Préoccupations principales
• gestion des courriels
• usage, diffusion et disposition
• dossier électronique individuel
• les documents électroniques juridiques de quoi
  sagit-il?

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Deux questions clés

• Si lon privilégie le format électronique pour
  les documents opérationnels de ladministration
  fédérale, comment pouvons-nous garantir que
  ceux-ci sont reconnus comme tels ?
• Le courrier électronique sagit-il vraiment de
  documents opérationnels?

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En quoi consistent les documents opérationnels?

• Les documents opérationnels consignent le
  processus quotidien de prise de décisions et ses
  résultats.
• lois, politiques et procédures
• paiement des comptes
• messages d'intérêt public
• demandes daide
• ordres du jour, procès-verbaux, rapports de
  réunions
• Les bureaux des documents gèrent ces dossiers.
• Avec des documents sur papier, cest facile
• pourquoi est-ce si difficile avec des documents
  électroniques?

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La Loi sur la preuve au Canada

• La Loi sur la preuve au Canada aborde la question
  des documents électroniques
• authentification le document est-il vraiment ce
  quil est censé être?
• intégrité le document est-il intégral et
  complet?
• fiabilité le document est-il digne de foi?
• Que disent les autres lois à ce sujet?

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En arrière-plan, un thème sous-jacent

• .divers degrés de restrictions d'accès.
• Mais cela ne change en rien le fait que les
  documents opérationnels se rendent tôt ou tard à
  BAC.
• Quen disent les tribunaux?

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Aucune disposition spéciale

• Règle no 1 Aucune disposition spéciale ne
  sapplique à ladmissibilité des documents
  électroniques.
• Les dispositions relatives aux documents
  électroniques sont sensiblement les mêmes que
  celles qui sappliquent aux documents sur papier.
  
• Admissibilité, valeur et crédibilité les
  méthodes utilisées pour prouver la légitimité des
  documents sont différentes.
• Lévaluation sous-jacente de documents sur papier
  ou électroniques comme preuve est la même.

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Admissibilité générale

• Règle no 2 Les documents électroniques sont
  admissibles à condition quils répondent à
  certaines normes.
• Linformation reste de linformation, peu importe
  sa forme la modification du support na aucune
  incidence sur son admissibilité.
• Lauthenticité et la fiabilité posent malgré tout
  des difficultés.

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Règle rejetant les preuves par ouï-dire

• Règle no 3 Pour appliquer la règle rejetant les
  preuves par ouï-dire, il est essentiel de prouver
  que le document est un document opérationnel.
• Les documents conservés dans le cours ordinaire
  des activités d'une organisation sont des
  documents opérationnels.

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Les documents sur papier constituent-ils la
meilleure preuve?

• Règle no 4 Généralement, la règle de la
  meilleure preuve traite les imprimés de documents
  électroniques comme sil sagissait du document
  original
• Seulement si
• lintégrité du système a été démontrée
• la fiabilité de limprimé peut être reconnue de
  façon manifeste ou cohérente
• le système fonctionnait correctement.

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Authentification des dossiers électroniques

• Règle no 5 Lauthentification des preuves
  électroniques
• Le document est ce quil est censé être.
• Il sagit dune représentation exacte des faits.
• Il na pas été trafiqué.

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Un document électronique supprimé est-il
considéré comme un document?

• Règle no 6 Il est possible de communiquer un
  document électronique qui a été supprimé.
• La suppression dun document électronique
  nentraîne pas sa destruction!
• Nous nous trouvons dans une  zone grise 
• Le délai prescrit pour communiquer des documents
  supprimés est-il le même que celui qui sapplique
  aux documents non supprimés?

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Pourquoi toute cette question est si importante?

• Les documents électroniques sont des documents
  juridiques.
• Les imprimés dordinateur sont identiques aux
  documents électroniques.
• Les documents électroniques ne disparaissent pas
  toujours et ils sont susceptibles dêtre
  divulgués.

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Processus du cycle de vie de la gestion de
linformation

• La Politique de la gestion de linformation
  gouvernementale traite du cycle de vie.

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Que faire à présent?
Le gouvernement du Canada a pour politique de
garantir que les institutions fédérales utilisent
les systèmes électroniques comme moyens
privilégiés de créer, dutiliser et de gérer
l'information. Politique sur la gestion de
linformation gouvernementale, 2003

• Aspects juridiques des documents électroniques.
• Documenter, former, adopter des normes.
• Repérer les documents opérationnels.

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Le saviez-vous?
Principaux faits

• 60 de la propriété intellectuelle dune
  organisation se trouve dans ses messages
  électroniques. (StorageInc. Magazine, 2003)
• Plus de 300 000 fonctionnaires fédéraux enverront
  et recevront cette année au-delà de 1,3 milliard
  de courriels. (300 000 20 employés 220
  jours/année)
• (150 Ko par courriel 200 téraoctets par année)
• Plus du deux tiers des pièces jointes au courrier
  électronique sont des doubles ou des révisions de
  documents.
• (New Goc Solutions, Christopher Maudlin, 2003)
• Chaque année, lespace de stockage des courriels
  augmente de 38 .
• (Network Magazine, mars 2004)

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Pourquoi le courrier électronique est-il si
important?
30 des répondants dune étude ont indiqué quil
pouvait être plus stressant et traumatisant de
passer une semaine sans recevoir de messages
électroniques que davoir un accident
dautomobile mineur ou de vivre un divorce.

• Le courrier électronique est devenu le moyen
  privilégié pour les communications commerciales
  il a remplacé le téléphone!
• Les courriels sont faciles à échanger, concis,
  moins officiels et sont enregistrés.
• La correspondance commerciale conventionnelle
  (sur papier) est détaillée et plus officielle que
  le courrier électronique.
• Les appareils de type Blackberry nous permettent
  dêtre connectés 24 heures par jour, 7 jours par
  semaine aux éléments opérationnels.

Le courriel est le nouveau canal de décision
opérationnelle.
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Alors, que faisons-nous?

• Les directives afférents au courrier
  électronique ne sont pas suffisamment précises.
• Des normes en matière de courriel Cest ce quil
  nous faut.
• Des directives ou des normes?
• Doit-on  suggérer  ou  obliger ?

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Lignes directrices générales en usage à BAC
Gestion du courrier électronique au sein de
l'administration fédérale http//www.collectionsca
nada.ca/information-management/060404_f.html

• La plupart des messages électroniques sont des
  documents.
• Les messages électroniques ayant trait aux
  opérations d'une institution doivent être
  conservés.
• Les messages électroniques doivent demeurer
  intacts.
• Les messages électroniques devraient être
  conservés dans des systèmes de documents
  identifiables.
• Les messages électroniques doivent être gérés de
  façon adéquate et efficace.
• La gestion d'un courriel doit être soutenue par
  les politiques, les lignes directrices et les
  procédures ministérielles.
• Les mesures de respect de la vie privée et
  sécurité doivent être appliquées.
• Les rôles et les responsabilités des
  gestionnaires et des utilisateurs doivent être
  précisés.

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Lacunes des lignes directrices en usage à BAC

• Elles sont axées sur lorganisation et non sur
  lutilisateur.
• Aucune directive concernant la conservation ou la
  destruction en ce qui a trait à Éléments
  envoyés, Destinataire, CC, Cci, diffusion,
  pièces jointes reçues antérieurement.
• En labsence dun système de gestion des
  documents, acheminer le courriel (sur papier ou
  par voie électronique) au bureau de gestion des
  documents.

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Autres lignes directrices

• Le SCT propose une foire aux questions.
• CGI - Fiche de consultation rapide sur le
  courrier électronique
• http//www.tbs-sct.gc.ca/fmi-cgi/employ/emailqrc-f
  crcourriel_f.asp
• RNCan présente ses lignes directrices sous forme
  de  jeu-questionnaire éclair  qui explique
  comment gérer les messages électroniques.
• http//www.nrcan.gc.ca/em-ce/em-f.htm
• Toutefois, labsence générale, dans lensemble du
  gouvernement du Canada, de lignes directrices
  ministérielles en matière de messages
  électroniques est indéniable.

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Lacunes

• Tous les ministères et organismes de
  ladministration fédérale doivent documenter,
  adopter et suivre une politique de gestion du
  courrier électronique sappuyant sur des normes
  plutôt que sur des lignes directrices.
• Il faut plus quune politique d'utilisation
  acceptable.
• Déterminer
• le système de classification
• le stockage du contenu à laide de métadonnées

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Passons à laction

• BAC élabore présentement des normes relatives au
  courrier électronique
• en collaboration avec le groupe de travail sur le
  courrier électronique dans lenvironnement DCE
• Système de classification selon les activités
  opérationnelles structurées (SCAOS) de BAC
• Groupe de travail sur les métadonnées de BAC
• Stratégie du réseau des petits organismes de BAC

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Des attentes immenses

• Lutilisation du courrier électronique continuera
  de se généraliser.
• Dautres appareils de transmission de documents
  électroniques vont apparaître (BlackBerry,
  visiophone, etc.).
• Des nouveaux outils de gestion de linformation
  assistée par ordinateur viendront faciliter le
  respect des calendriers, lexécution des tâches
  et la tenue des journaux dexploitation.
• classification heuristique, formats standard,
  conservation et accès autonomes
• Création de nouveaux supports pour les documents
  opérationnels
• Papier ? Électronique ? Multiplication des
  documents

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Allons de lavant
Le gouvernement du Canada a pour politique de
garantir que les institutions fédérales utilisent
les systèmes électroniques comme moyens
privilégiés de créer, dutiliser et de gérer
l'information. Politique sur la gestion de
linformation gouvernementale, 2003

• À lheure actuelle, les documents opérationnels
  sont des documents électroniques.
• À lheure actuelle, les messages électroniques
  sont considérés comme des documents
  opérationnels.
• Quels sont les formes et les supports à venir?

BAC recherche présentement des solutions dans le
but de gérer cette évolution.
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• Renseignements supplémentaires
• Bibliothèque et Archives Canada
• www.collectionscanada.ca
• Centre de la GI du Bureau de la gestion de
  l'information gouvernementale (BAC)
• imgi_at_lac-bac.gc.ca