Sminaire sur les approvisionnements

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• Séminaire sur les approvisionnements
• Fondation canadienne
• pour linnovation
• Christine CharbonneauDirectrice, Finances

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Au programme

• La FCI en bref
• Approvisionnement
• Défis
• Partage des bonnes pratiques
• Période de questions

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La FCI en bref

• Mandat de la FCI
• Architecture de programmes
• Concours FA/FIN
• 30 juin 2008 avis dintention
• 3 octobre 2008 soumission
• juin 2009 décisions de financement du Conseil
• Concours du FHR
• FHR-IRC mars 2008
• FHR-PIGE décisions du Conseil la semaine
  prochaine

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Défis

• Appels doffres et achats
• Déviation des politiques habituelles dappel
  doffres et dachat
• Négociations par dautres personnes à létape de
  la soumission
• Obligation de procéder rapidement à un achat/ de
  choisir un fournisseur précis
• Meilleure utilisation des contributions de la
  FCI/processus équitable et transparent
• Justifications pour recours à duniques
  fournisseurs

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Défis

• Appels doffres et achats (suite)
• Conformité des procédures et des politiques aux
  modalités de lAccord sur le commerce intérieur
• Calendrier des appels doffres
• Mauvaise compréhension du 20 des
  contributions en nature

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Défis

• Pièces justificatives inadéquates ou
  insuffisantes pour les articles comprenant des
  contributions en nature
• Les documents de confirmation du fournisseur
  nindiquent pas clairement la nature des remises
• Les pièces justificatives pour les articles de la
  catégorie 2 sont insuffisantes
• Lévaluation du caractère raisonnable de la juste
  valeur marchande darticles de la catégorie 2 est
  incorrecte
• Le statut dunique fournisseur na pas été
  confirmé par un appel doffres public pour des
  articles de la catégorie 2

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Partage des bonnes pratiques

• Étape de la soumission
• Collaboration entre les départements à partir du
  moment de la soumission
• Examen du budget par le service des achats
• Le service des achats aide à lélaboration des
  prévisions budgétaires
• Séances dinformation à lintention des
  responsables de projet et des autres personnes
  engagées dans ladministration des contributions
  de la FCI

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Partage des bonnes pratiques

• Acquisitions gérées par le service des achats
• Examen des justifications concernant le recours à
  duniques fournisseurs, et affichages publics
• Contributions en nature
• Format normalisé pour lidentification dans les
  documents de confirmation du fournisseur
• Processus officiel quant aux pièces justifiant le
  caractère raisonnable de la juste valeur marchande

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Documents de référence

• Section Finance du site Web de la FCI
• Partage des bonnes pratiques Administration des
  contributions de la FCI
• Foire aux questions, dans la section Finance du
  site Web de la FCI
• Un modèle de demande de soumission comprenant les
  renseignements pertinents (articles comprenant
  des contributions en nature)
• Des exemples danalyses acceptables de
  comparaison de la juste valeur marchande pour les
  articles de la catégorie 2
• Un exemple danalyse acceptable des écarts quant
  aux coûts dun projet, et des changements quant à
  la nature de linfrastructure

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Période de questions

• Christine Charbonneau
• Directrice, FinancesTél. 613-943-1289christine
  .charbonneau_at_innovation.ca