Regard sur les bureaux d

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Regard sur les bureaux daide financière

• Collaboration
• Prestation de service
• Amélioration continue

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Regard sur les bureaux daide financière
Collaboration entre lAFE et ses partenaires des
bureaux daide financière

• Collaboration Travail déquipe Projet commun
• Notre travail déquipe
• Partenaires prestation de service des bureaux
  daide financière auprès de la clientèle
  étudiante
• AFE mesures de soutien (outils et services) aux
  partenaires
• Notre projet commun
• Offrir et améliorer nos services daide
  financière destinés aux étudiantes et aux
  étudiants

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Regard sur les bureaux daide financière
Objectif de cette présentation

• Présenter les faits saillants du sondage 2006
  auprès des partenaires
• Les activités menées par les bureaux daide
  financière
• Les outils et services de lAFE mis à la
  disposition des partenaires
• Parler davenir !
• Nos grands constats sur la prestation de service
• Notre prestation de service dans lavenir
  questionnements et pistes de solution

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Regard sur les bureaux daide financière
Portrait dun réseau de bureaux daide financière
à géométrie variable

• Le bureau daide financière
• Représenté par un responsable daide financière
• Composé dun ou de plusieurs employés
• Dessert un ou plusieurs points de service
  (établissements)
• Notre réseau 304 bureaux desservant 497 points
  de service
• Nombre de bureaux par ordre denseignement
• Universités 33
• Collèges publics 78
• Collèges privés 56
• Formation professionnelle 137
• Nombre de bureaux par profil
• Profil 3 47
• Profil 2 216
• Profil 1 41

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Regard sur les bureaux daide financière
Portrait dun réseau de bureaux daide financière
à géométrie variable

• Portrait des partenaires oeuvrant dans les
  bureaux
• Nombre demployés par bureau
• 1 employé 62
• 2 employés 22
• 3 employés 7
• Plus de 3 employés 9
• Le tiers des partenaires travaillent dans un
  bureau daide financière depuis 10 ans ou plus
• 25 des partenaires sont entrés en fonction
  après la mise en œuvre du projet de modernisation
  de 2004

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Activités
menées par les bureaux daide financière

• Activités regroupées en 7 types de services à la
  clientèle

• Fournir aux étudiants de linformation sur des
  aspects spécifiques (calcul de l'aide, aide
  versée en trop)
• Aider les étudiants à remplir des formulaires
• Remettre aux étudiants des documents

• Fournir aux étudiants linformation générale sur
  le régime d'aide financière
• Aider les étudiants à faire une demande de
  dérogation
• Faire des rencontres d'aide individuelles
• Faire des avances de fonds

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Activités
menées par les bureaux daide financière

• Leur importance
• Entre 85 et 100 des partenaires considèrent
  la plupart des activités comme étant très
  importantes ou importantes
• Leur fréquence
• Entre 89 et 100 des partenaires effectuent la
  plupart des activités de façon régulière ou
  occasionnelle
• Limpact de la modernisation de 2004
• Environ 50 des partenaires considèrent que la
  plupart des activités n'ont pas modifié leur
  prestation de services depuis la modernisation de
  2004

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Activités
menées par les bureaux daide financière

• Constats sur certains types de services à la
  clientèle offerts par les bureaux
• Aide pour remplir un formulaire
• Activité importante ou très importante 96 des
  partenaires
• Activité régulière ou occasionnelle 97 des
  partenaires
• Impact de la modernisation de 2004
• 47 des partenaires considèrent que ce service a
  augmenté
• 31 quil ny a eu aucun changement
• 11 quil y a eu une diminution

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Activités
menées par les bureaux daide financière

• Constats sur certains types de services à la
  clientèle offerts par les bureaux
• Fournir aux étudiants de linformation sur des
  aspects spécifiques
• Activité importante ou très importante 90 des
  partenaires
• Activité régulière ou occasionnelle 89 des
  partenaires
• Impact de la modernisation de 2004
• 32 des partenaires considèrent que ce service a
  augmenté
• 47 quil ny a eu aucun changement
• 7 quil y a eu une diminution

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Activités
menées par les bureaux daide financière

• Constats sur certains types de services à la
  clientèle offerts par les bureaux
• Remettre aux étudiants des documents
• Activité importante ou très importante 97 des
  partenaires
• Activité régulière ou occasionnelle 99 des
  partenaires
• Impact de la modernisation de 2004
• 16 des partenaires considèrent que ce service a
  augmenté
• 35 quil ny a eu aucun changement
• 39 quil y a eu une diminution

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Outils et
services de lAFE mis à la disposition des
partenaires

• Les outils de lAFE

• Affichages du système Contact
• Dossier étudiant Internet (DEI)

• Transactions pour la confirmation des
  renseignements scolaires (CRS)
• Publications papier de lAFE
• Logiciel de simulation de calcul daide financière

• Les services de lAFE

• Site extranet de lAFE (ExtrAFE)
• Ligne téléphonique destinée aux partenaires
• Séances de formation

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Outils et
services de lAFE mis à la disposition des
partenaires

• Constats sur certains outils et services de lAFE
• Affichages du système Contact (pour la
  consultation)
• Utilisation fréquente ou plutôt fréquente 99
  des partenaires
• Facilité dutilisation 89 des partenaires en
  accord ou plutôt en accord
• Satisfaits ou plutôt satisfaits 88 des
  partenaires
• Dossier étudiant Internet (DEI)
• Utilisation fréquente ou plutôt fréquente 95
  des partenaires
• Information claire/compréhensible 83 des
  partenaires en accord ou plutôt en accord
• Satisfaits ou plutôt satisfaits 88

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Regard sur les bureaux daide financière
Sondage 2006 auprès des partenaires Outils et
services de lAFE mis à la disposition des
partenaires

• Constats sur certains outils et services de lAFE
• Site extranet (ExtrAFE)
• Information pertinente 97 des partenaires en
  accord ou plutôt en accord
• Information facilement repérable 89 des
  partenaires en accord ou plutôt en accord
• Ligne téléphonique dédiée aux partenaires
• Utilisation fréquente ou plutôt fréquente 95
  des partenaires
• Satisfaits ou plutôt satisfaits des services
  obtenus 98 des partenaires
• Facilité à obtenir la ligne 91 des
  partenaires en accord ou plutôt en accord
• Séances de formation
• Correspondent aux besoins 84 des partenaires
  en accord ou plutôt en accord
• Bonne qualité du contenu des formations 91
  des partenaires en accord ou plutôt en accord
• Fréquence suffisante 66 des partenaires en
  accord ou plutôt en accord

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Regard sur les bureaux daide financière
Parlons davenir ! Nos grands constats

• Des enjeux gouvernementaux
• Une volonté damélioration continue des services
• Favoriser les services gouvernementaux en ligne
• Efficacité et efficience des ressources (humaines
  et financières)
• Faire preuve de créativité dans les modalités de
  prestation de service
• Des enjeux propres aux services daide financière
  aux études
• Pour les partenaires des bureaux daide
  financière
• Favoriser lautonomie dans la prestation de
  services
• Répondre aux besoins spécifiques en fonction du
  profil de prestation de services
• Évolution des activités menées par les bureaux
• Pour lAide financière aux études
• Faire évoluer les outils et services mis à la
  disposition des partenaires
• Offrir aux partenaires des mesures de soutien qui
  répondent à leurs besoins

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Regard sur les bureaux daide financière
Parlons davenir ! Notre prestation de service
pour lavenir

• Questionnements et pistes de solution
• Quels services les partenaires souhaitent-ils
  offrir aux étudiants en matière daide financière
  aux études ? Quels services à la clientèle
  devraient être privilégiés ?
• Quelles mesures devraient être prises par les
  partenaires afin de mettre en place et améliorer
  ces services dans les bureaux ?
• Quelles mesures de soutien aux partenaires lAFE
  devrait-elle mettre en place ? Améliorer ?
  Privilégier ?