Title: L
1LENCADREMENT DE LACCÈS AUX DOCUMENTS DES
ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
- LA MISE EN OEUVRE DE LA DIFFUSION DE
LINFORMATION ET DE LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS - LHISTORIQUE, LES PERSPECTIVES
- Journée-rencontre WebEducation
- Québec, le 22 février 2007
- Auditorium Daniel Johnson
- Édifice Marie-Guyart
2AVERTISSEMENT
RIEN DANS LE CONTENU DECETTE PRÉSENTATION NI
DANS LES COMMENTAIRES QUILACCOMPAGNENT NE
CONSTITUE UNE OPINION JURIDIQUE OUUNE DIRECTIVE
DU MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF
3Mise en œuvre de la diffusion
- Innovation majeure du projet de loi n86 la
diffusion de linformation - 16.1 Un organisme public, à lexception du
lieutenant-gouverneur, de lassemblée nationale
et dune personne quelle désigne pour exercer
une fonction en relevant, doit diffuser, dans un
site internet, les documents ou renseignements
accessibles en vertu de la loi qui sont
identifiés par règlement du gouvernement et
mettre en œuvre les mesures favorisant laccès à
linformation édictées par ce règlement
4Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Origine de cette modification
- Recommandation de la Commission daccès à
linformation proposée au législateur, dans son
dernier rapport quinquennal (2002)
5Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Origine de cette modification
- Inspirée des principes dune loi américaine
adoptée en 1996, lElectronic Freedom of
Information Act Amendments, la CAI a proposé, non
pas de remplacer le régime adopté par le
législateur en 1982, mais dinstaurer un régime
parallèle de diffusion de documents accessibles
ou publics
6Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Origine de cette modification processus de
révision prévu dans la loi - En vertu de la Loi sur laccès, un rapport de la
Commission daccès à linformation (CAI) sur la
mise en œuvre de la loi - rapport quinquennal est
produit à tous les 5 ans (1987, 1992, 1997,
2002)
7Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Le rapport enclenche un processus
- Une commission parlementaire pour des
consultations sur le rapport - Un rapport de la commission parlementaire déposé
à lAssemblée nationale - Une proposition du gouvernement, le cas échéant,
pour modifier la loi présentation dun projet
de loi à lAssemblée nationale (projet de loi
n 86 déposé le 16 décembre 2004)
8Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Le processus parlementaire pour ladoption dune
loi - Consultation générale portant sur le projet de
loi qui a été déposé - Étude détaillée du projet de loi en commission
parlementaire (amendements) - Poursuite du processus dadoption par
lAssemblée nationale - Adoption
- Sanction
9Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Objectif de la modification
- Permettre laccès aux documents des organismes
publics sans avoir recours à la procédure de
demande daccès à linformation
10Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Entrée en vigueur de larticle 16.1
- Au plus tard, le 15 juin 2007, tel que prévu par
le projet de loi n 86
11Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Démarche en cours
- Rédaction du projet de règlement
- Transmission aux ministères et organismes pour
commentaires - Rencontre dinformation avec les responsables de
laccès à linformation - À létape actuelle document de travail
12Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- En vertu de la loi
- Prépublication du projet de règlement
- Délai pour recevoir les commentaires
- Phase finale du processus dadoption du règlement
entrée en vigueur, anticipée à la fin du
printemps
13Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Le contenu de ce projet, actuellement en voie
délaboration et de consultation, reprend
plusieurs des dispositions rendues publiques en
septembre 2005 deux ébauches de politique,
lune sur la diffusion de linformation et
lautre sur la protection des renseignements
personnels (site Internet du ministère du Conseil
exécutif)
14Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Portrait général des règles au cœur du principe
de la diffusion systématique de linformation et
de laccès à linformation - Comme le prévoit la loi, le règlement ne vise
pas que la diffusion, mais également à mettre en
œuvre des mesures favorisant laccès à
linformation et la protection des renseignements
personnels
15Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Quelles sont donc ces mesures?
- En premier lieu, le sous-ministre ou le
dirigeant de lorganisme public devra sassurer
de la mise en œuvre de responsabilités et des
obligations attribuées par ledit règlement
16Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- La responsabilité de la mise en œuvre de la
diffusion systématique de linformation ne repose
pas sur les épaules du responsable de laccès,
mais plutôt sur celui du dirigeant du ministère
ou de lorganisme - En second lieu, ce dirigeant dorganisme devra
mettre sur pied un comité sur laccès à
linformation et sur la protection des
renseignements personnels
17Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Un tel comité se composerait
- Du responsable de laccès aux documents et de la
protection des renseignements personnels (bien
entendu) - Du responsable de la gestion documentaire
- Du responsable de la sécurité de linformation
- Du responsable de la vérification interne
18Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- Mandat du comité
- Soutenir le travail du dirigeant dans lexercice
des responsabilités attribuées par le règlement - Ce comité peut sadjoindre toute autre personne
dont lexpertise est requise, un responsable de
léthique, par exemple
19Mise en œuvre de la diffusion (suite)
- En troisième lieu, lorganisme devra faire état
de ses activités dans son rapport annuel de
gestion, tant en matière daccès à linformation
que de protection de renseignements personnels - Exemple nombre de demandes daccès, activités
de formation ou de sensibilisation, activités du
comité formé dans le cadre du règlement
20Identification des documents que les m/o devront
diffuser dans leur site Internet
- Lobligation de diffusion est minimale,
cest-à-dire que lorganisme public peut diffuser
davantage de documents ou de renseignements et
pourrait même prendre linitiative de transmettre
de linformation gouvernementale à des auditoires
ciblés
21Identification des documents que les m/o devront
diffuser dans leur site Internet (suite)
- Lobligation de diffusion nexclut pas
lapplication des restrictions prévues à la Loi
sur laccès
22Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation
- Le nom du responsable de laccès à linformation
et les coordonnées permettant de communiquer avec
lui (dont ladresse courriel, par exemple) - Le plan de classification de lorganisme ainsi
que le calendrier de conservation
23Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)
- Le registre établi en vertu de larticle 67.3
qui contient - Lensemble des communications de renseignements
personnels, sauf exception, faites par
lorganisme sans le consentement de la personne
concernée, mais autorisées par la loi
24Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)
- Les utilisations secondaires de renseignements
personnels au sein dun organisme ainsi que
certains types de collectes de renseignements
personnels
25Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)
- La diffusion dun registre dans les sites
internet est une mesure importante de
transparence quant à la gestion des
renseignements personnels par lorganisme - Linventaire de tous les fichiers de
renseignements personnels de lorganisme
26Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)
- Les formulaires, les guides, les instructions ou
les lettres types, sils existent, conçus pour
aider le demandeur de documents à présenter une
demande daccès. Dans ce cas également la
diffusion de linventaire de tous les fichiers de
lorganisme constitue une autre mesure favorisant
la transparence. Quant à la diffusion de guides,
dinstructions ou de lettres-types, elle
facilitera lutilisation par le demandeur du
processus daccès prévu dans la loi
27Documents ou renseignements à diffuser dans une
section dédiée à laccès à linformation (suite)
- En résumé, dans cette section du site, il sagit
de retrouver des documents déjà identifiés dans
la Loi sur laccès et qui, généralement, peuvent
servir à orienter le citoyen dans la recherche
dinformation ou bien à sassurer que les
organismes respectent les obligations de la loi
28Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
- À titre dexemple, un organisme pourrait
diffuser - Lorganigramme où apparaît le nom du responsable
de laccès aux documents et de la protection des
renseignements personnels
29Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)
- Le nom, le titre et la fonction des membres du
personnel de direction ou dencadrement de
lorganisme public - Les lois, les règlements, les politiques ou les
autres documents qui tiennent lieu de politiques,
les codes de déontologie ou déthique et les
autres normes quil est chargé dappliquer
30Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)
- Les décisions rendues dans lexercice de ses
fonctions juridictionnelles - Les registres publics prévus expressément par la
loi dont lorganisme est responsable
31Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)
- Les renseignements relatifs aux contrats quil a
rendus et prévus à la Loi sur les contrats des
organismes publics - La description des services quil offre et des
programmes quil met en œuvre ainsi que les
formulaires et les directives dapplication qui
sy rattachent
32Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)
- Les études, les recherches, les rapports
statistiques réalisés par lorganisme ou pour son
compte et les documents déjà communiqués dans le
cadre dune demande daccès auprès du responsable
dont la diffusion présente une utilité sociale ou
favorise la participation à la vie démocratique
33Documents ou renseignements quun organisme doit
diffuser, non pas dans le site dédié à laccès à
linformation, mais dans toute autre section
(suite)
- Certains autres documents qui sont déposés à
lAssemblée nationale, par exemple ceux qui sont
visés par la Loi sur ladministration publique,
comme les rapports annuels de gestion, les
dépenses ou le plan stratégique
34Rappel quant au processus réglementaire
- Le processus nest pas terminé
- Il nexiste pas une définition absolue des
termes ou concepts qui sont actuellement évoqués
dans le cadre de ce processus
35Rappel quant au processus réglementaire (suite)
- La dynamique de la diffusion mise sur la
synergie qui doit inévitablement se développer au
sein des ministères et organismes (comité sur
laccès à linformation et sur la protection des
renseignements personnels) - Une fois le règlement adopté, il existera
toujours des situations où il y aura place à
interprétation
36Mesures de protection de renseignements personnels
- 63.2 Un organisme public, à l'exception du
lieutenant-gouverneur, de lAssemblée nationale
et d'une personne qu'elle désigne pour exercer
une fonction en relevant, doit protéger les
renseignements personnels en mettant en œuvre les
mesures édictées à cette fin par règlement du
gouvernement.
37Origine
- Contrairement à la loi sur le secteur privé, la
loi sur laccès ne comportait aucune disposition
spécifique pour les organismes publics de se
doter de mesures de sécurité pour assurer la
confidentialité ou la protection des
renseignements personnels. Certaines dispositions
particulières énonçaient une telle règle, mais
pour des cas particuliers
38Origine (suite)
- La loi exige que la communication de
renseignements personnels seffectue de manière à
assurer le caractère confidentiel des
renseignements concernés - Létablissement dun fichier de renseignements
personnels est également assujetti à
lobligation, pour un organisme, de se doter de
mesures de sécurité
39Origine (suite)
- Lutilisation croissante des technologies de
linformation dans le traitement des
renseignements personnels, associée au partage de
plus en plus indispensable des renseignements
personnels pour un meilleur service au citoyen et
une plus grande efficacité de ladministration,
nécessitent et exigent que les organisations
prennent les moyens qui simposent pour garantir
une réelle protection des renseignements
personnels
40Origine (suite)
- La modification sest inspirée de la Loi
(fédérale) sur la protection des renseignements
personnels et les documents électroniques
41Origine (suite)
- Depuis 1999, le plan daction gouvernemental
pour la protection des renseignements personnels,
adopté par le conseil des ministres et mise en
œuvre dans tous les ministères et organismes le
projet de règlement sen inspire tout en allant
plus loin - Exemple on envisage des règles à prendre en
compte pour assurer la protection des
renseignements personnels dès le début des
projets de développement de systèmes dinformation
42Perspectives
- En matière de système dinformation ou de
prestation électronique de services - Le comité décrit précédemment devrait
- Être informé des projets (acquisition,
développement, refonte de système dinformation
ou de prestation électronique de service qui
recueille, utilise, conserve, communique ou
détruit des renseignements personnels)
43Perspectives (suite)
- En matière de système dinformation ou de
prestation électronique de services (suite) - Déterminer parmi ces projets ceux qui doivent
être encadrés par des mesures particulières de
protection des renseignements personnels, par
exemple - Nomination dune personne chargée de la mise en
œuvre des mesures de protection des
renseignements personnels
44Perspectives (suite)
- En matière de système dinformation ou de
prestation électronique de services (suite) - Lévaluation, lors de létude préliminaire du
projet, des risques datteintes à la protection
des renseignements personnels - Formation PRP des participants au projet, etc.
45Perspectives (suite)
- En matière de sondage
- Lorganisme public devrait avant deffectuer un
sondage utilisant des renseignements personnels - Sassurer que le recours à ces renseignements
est nécessaire - Consulter le comité, décrit précédemment, sur
les mesures à respecter en matière de protection
des renseignements personnels - Sassurer du caractère éthique du projet, etc.
46Perspectives (suite)
- En matière de vidéosurveillance
- Sassurer que le recours à cette technologie est
nécessaire - Consulter le comité décrit précédemment sur les
mesures à respecter en matière de protection des
renseignements personnels - Sassurer que lutilisation de cette technologie
ne comporte quune atteinte minimale au respect
de la vie privée