MODERNISATION DE LA CHANE MISSION

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MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION
Direction Interrégionale Sud-Ouest Délégation
Languedoc- Roussillon

• JOURNÉE DÉTUDES des Unités de Recherche du
  Languedoc-Roussillon
• Janvier 2006

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MODERNISATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE
Direction Interrégionale Sud-Ouest Délégation
Languedoc- Roussillon

• UN CONTEXTE FAVORABLE
• De nouveaux textes
• La refonte du système dinformation du CNRS

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Languedoc- Roussillon
LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE

• Circulaire budgétaire du 1er août 2005
• Projet de décret relatif au nouveau régime
  budgétaire, financier et comptable des EPST
• Protocole de modernisation de la gestion
  administrative, comptable et financière du 10
  février 2005

 La réglementation des frais de déplacement sera
totalement modifiée au 1er janvier 2006Un décret
devrait paraître au cours du dernier trimestre
2005 .
 Les PJ relatives au remboursement de frais
occasionnés par les déplacements des personnels
sont conservées par lordonnateur qui les tient à
la disposition de lagent comptable .
Impliquer les directeurs dunité dans la
vérification des PJ Rationaliser les demandes de
PJ Optimiser les contrôles entre les différents
acteurs
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SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURESEN
MATIERE DE MISSIONS
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Languedoc- Roussillon

• Une meilleure répartition des rôles entre
• le directeur dunité
• pleinement responsable de la bonne utilisation
  des crédits qui lui sont alloués

le délégué régional

• garant de la qualité densemble du dispositif

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Les principes retenus en matière de missions
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Languedoc- Roussillon

• Les vérifications actuelles exhaustives et a
  priori sont remplacées par des contrôles, sur des
  échantillons représentatifs, a posteriori
• Les pièces justificatives des frais de mission
  sont conservées dans les unités de recherche

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Les principes retenus en matière de missions
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Languedoc- Roussillon

• Cette simplification passe par
• Une formation adaptée des acteurs des unités
  (directeurs et gestionnaires)
• La signature dune charte partenariale conclue
  entre la délégation et les unités de recherche.

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LE DIRECTEUR DUNITÉ un gestionnaire à part
entière
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• Le Directeur est responsable de lapprobation des
  conditions initiales de la mission et de la
  vérification de son exécution, doù
• LA SIGNATURE DE L ETAT DE FRAIS
• PAR LE DIRECTEUR DUNITÉ VAUT APPROBATION
• DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION
• ? Suppression des certificats administratifs
• établis pour justifier les discordances entre
  lordre de mission et létat de frais, autorisant
  lutilisation des moyens de transport (tels que
  le taxi, le véhicule personnel...)
• Conservation des justificatifs par les unités
  de recherche
• factures dhôtel, de taxi, de location de
  véhicule, justifications dassurance, le cas
  échéant factures de restaurant

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Désormais
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• Seule pièce à transmettre
• systématiquement au COMPTABLE
• LOM - ÉTAT DE FRAIS
• SIGNÉ du MISSIONNAIRE et CERTIFIÉ
• par le DIRECTEUR DUNITÉ

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LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE
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• Deux niveaux de contrôles
• 1er niveau contrôle lors de la saisie de létat
  de frais
• présence des signatures du DU et du missionnaire
• absence dopposition à paiement
• 2ème niveau contrôle a posteriori au vu des PJ
• sur la base dun échantillon (fourchette de 2 à
  10 des factures)
• Par exemple
• contrôle personnalisé par missionnaire
• contrôle des missions dont le coût est gt au coût
  moyen des missions
• du laboratoire etc
• ? privilégier un contrôle sur place

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Deux exemples
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• Exemple n 1
• Ordre de mission incomplet frais de taxi non
  prévus initialement

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Languedoc- Roussillon

• Exemple n2
• Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule
  de location

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Languedoc- Roussillon

• Le comptable étant responsable de la qualité et
  de la fiabilité de la dépense publique, il lui
  appartient dorganiser les vérifications

• Le dispositif de contrôle doit être
• plus responsabilisant et plus motivant
• se traduire par des engagements réciproques DR
  / Unité
• ?
• ? In fine induire une relation
  GAGNANT-GAGNANT

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LE PRÉALABLE une charte de partenariat entre le
Laboratoire et la Délégation
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• La charte définit les obligations réciproques des
  parties
• au niveau de la délégation
• mettre en place les mesures de simplification
• sengager sur une réduction des délais de
  paiement
• former les gestionnaires et mettre à disposition
  la documentation nécessaire
• informer le laboratoire des anomalies constatées
  
• au niveau du laboratoire
• définir et mettre en place un dispositif de
  classement/conservation des PJ
• se conformer aux dispositions réglementaires
• informer la délégation de tout changement
  significatif dans lorganisation définie ou dans
  lorganigramme fonctionnel
• mettre en uvre tout plan daction suite à la
  détection danomalies

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Délégué régional Agent comptable
Agent missionnaire Gestionnaire
Directeur dunité
Contrôle de 1er niveau
Avant le départ en mission
CHARTE DE PARTENARIAT
OM
Approbation signature

état de frais - non signé ou signé par une
personne non habilitée - incomplet (cases non
cochées)
OM approuvé
Plus de certificat administratif à établir
Au retour de la mission
Approbation écarts état de frais/OM
OM état de frais justifications
document OM/ état de frais
oui
non
observations état de frais
rectification de létat de frais
oui
état de frais à compléter
non
oui
état liquidatif (sigogne)
signatures
état de frais régularisé
bordereau de mandat
signature du DR
Les pièces justificatives sont conservées par le
DU
Contrôle de 2ème niveau
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CALENDRIER
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• Démarrage au 1er janvier 2006
• Mise en place effective au 1er février 2006

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Moderniser les pratiques utilisation de la
MONÉTIQUE
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• généralisation de la carte bancaire à toutes
  les Délégation
• pour les ACS payer directement les achats à
  distance (notamment les
  inscriptions aux colloques)
• pour les agents pas davance de fonds
• généralisation de la carte affaires au cours
  de lannée 2006
• faciliter la vie quotidienne du chercheur et
  réduire le nombre davances sur mission
• expérimentation de la carte dachat
• simplifier le processus de commande et de
  paiement des achats de faible enjeu
• dune manière générale, expérimenter toutes les
  formules susceptibles de simplifier le
  remboursement des frais de déplacement

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PROJET UPSACA
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Languedoc- Roussillon

• Conclure un marché national avec une agence de
  voyage,
• visant à
• permettre laccès à un portail de réservation en
  ligne des titres de transport et des nuitées
  dhôtels en France
• optimiser la politique dachats
• identifier le meilleur rapport qualité/prix
• offrir une véritable prestation de service aux
  chercheurs

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L expérimentation du COMITÉ NATIONAL (1/2)
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• Objectifs
• Le remboursement aux frais réels des nuitées
  (hôtel et petit déjeuner) en référence à une
  norme de qualité dhôtel correspondant aux  deux
  étoiles NN 
• Une expérimentation circonscrite au Comité
  National, pourquoi?
• les membres du CN ne reçoivent aucune
  indemnisation
• une population limitée et parfaitement
  identifiée
• ? permettant létablissement dun bilan à
  remettre au ministère du Budget

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L expérimentation du COMITÉ NATIONAL (2/2)
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• ? Le dispositif concerne les missions CAC signées
  par le secrétaire général du CN, comportant les
  codes  équipes  90 ou 91
• ? Base de remboursement
• hôtels  deux étoiles NN , dans la limite
  maximale de 100 par nuit (nuitée, petit
  déjeuner et taxe de séjour)
• si facture gt à ce montant, remboursement sur la
  base forfaitaire de droit commun
• exemples
• facture de 90 remboursement nuitée 90
• facture de 110 remboursement nuitée 53,36