Clture des subventions

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Clôture des subventions
LFA training sessions
Préparé par E. Michaud, Unité des services
juridiques, octobre 2008
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Types de clôtures

• Voir les sections A.4.6 et C.4.3 du LFA Manual
• Anticipée
• Expiration / arrivée à terme du programme
• Non anticipée
• Résiliation
• Décision de No Go en Phase 2
• Dans des délais raisonnable
• Culmine avec la résiliation de laccord de
  subvention

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Clôture

• Centrée sur les Close-Out Plan et Budget
• Notre stratégie de sortie
• Même format que les plans de travails et budgets
• Ils sont
• preparés par le PR
• Appuyés par le CCM
• submitted to the Global Fund
• reviewed by the LFA
• Peuvent constituer un plan de transfer

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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
1.Même rigueur et supervision que la mise en
oeuvre
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
2.Chevauche la date de fin du programme
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
3.La durée dépend des activités nécessaires et du
caractère anticipé ou non de la clotûre
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
4.Les fonds de subvention peuvent financer les
activités de clôture
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
5.Les activités de clôture ne sont pas
déterminées par la balance des fonds disponibles
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
6.Récupérer les fonds et sassurer dun arrêt
éthique et responsable des activités.
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10
7. Minimiser les coûts
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Principes
1-2-3-4-5-6-7-8-9-10

• Chaque clôture est un cas despèce

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Principes
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9. Le Secretariat détermine la clôture finale
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Principes
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10.Le Secretariat fournira des informations
claires et à jour au Conseil, au PR, CCM, LFA et
au public
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Livrables des LFA

• Le LFA examine et vérifie
• La balance des fond du programme
• La liste des actifs et des biens
• Le plan de clôture
• Le budget de clôture pour son exhaustivité et son
  caractère raisonnable
• Les rapports programatiques et financiers
  réalisés par le PR
• Le LFA vérifie la mise en uvre correcte du plan
  de clôture

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Processus de clôture 3 lettres

• Information sur la clôture de programme
• Renseigne sur le processus et les délais
• IL approuvant le plan de clôture
• Formalise lajout du plan de clôture dans
  laccord de subvention
• Lettre de clôture
• Confirmation, ajustement du montant de la
  subvention

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Etude de cas (partie 1)
QuestionEn tant que LFA, quelle serait votre
réaction aux demandes suivantes du PR A.
Demander confirmation du FM que les fonds peuvent
payer la 2e cargaison, même en cas de No-Go B.
Intensifier le programme pour augmenter la
consommation dACT C. Negocier avec le
manufacturier un report de la livraison

• Un PR commande des ACT, pour livraison en 2
  cargaisons
• Les cargaisons identiques étaient prévues à 8
  mois dintervalle
• La première livraison a été retardée, mais a été
  reçue et payée.
• PR est considéré pour un No-go en Phase 2 avant
  lexpédition de la 2e cargaison
• La 2e cargaison correspondrait à 12 mois de
  consommation réelle.
• La 1re cargaison nest pas épuisé, 6 mois de
  consommation après la réception de 2e cargaison

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Etude de cas (partie 2)
Question Le programme recoit un No-Go. Quelles
dépenses peuvent être payées depuis les fonds de
subvention?

• Un PR commande des ACT, pour livraison en 2
  cargaisons
• Les cargaisons identiques étaient prévues à 8
  mois dintervalle
• La première livraison a été retardée, mais a été
  reçue et payée.
• PR est considéré pour un No-go en Phase 2 avant
  lexpédition de la 2e cargaison
• La 2e cargaison correspondrait à 12 mois de
  consommation réelle.
• La 1re cargaison nest pas épuisé, 6 mois de
  consommation après la réception de 2e cargaison

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Points clés
Chaque Programme doit avoir un plan de clôture
bien avant sa date limite Les clôture non
anticitées doivent être traités de manière
diligente, en tenant compte du besoin de réaliser
une fermeture éthique et ordonnée La période de
clôture de doit pas servir de pont entre des
programmes Les politiques sont le guide
principal lors de lévaluation du caractère
raisonnable dun plan de clôture. Le role du LFA
est crucial dans lévaluation des plans de
travail et des budgets, afin de sassurer quils
respectent les principe dune clôture efficace,
ordonnée, et éthique
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Thank you!
Please contact your FPMs or myself if you have
any questions about grant closure. Etienne
Michaud etienne.michaud_at_theglobalfund.org