Rencontre dinformation Projet Fusion

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Rencontre dinformation Projet Fusion

• 29 juin 2007

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Agenda

• Information additionnel sur le Fonds de
  fonctionnement
• Le contrôle des fonds dans le système Fusion
• Mise à jour sur les outils de référence
• Conversion des données
• Rôles des utilisateurs
• Formulaire de demande daccès
• Formation

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Fonds de fonctionnement et contrôle de fonds

• 29 juin 2007

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Fonds de fonctionnement

• F du FOAPAL (valeur inférée)
• Budget global et régulier
• - 1000 Fonds de fonctionnement général
• - 1001 Fonds de fonctionnement - Subvention
• Services à revenus
• 1xx0 (xx 2 premiers chiffres du ORG)
• Services auxiliaires
• - 1xx0 (xx 2 premiers chiffres du ORG)

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FUND 1000

• Unités appartenant aux groupes budgétaires global
  et régulier dont les avantages sociaux sont payés
  par ladministration centrale.
• Méthode utilisée pour le calcul des avantages
  sociaux est celle basée sur les dépenses
  actuelles.
• La dépense davantages sociaux est imputée à
  chaque ORG et un transfert de fonds est généré
  pour allouer le budget correspondant.
• Exemple
• Dépense 1000-140101-65101-1001 ? 2,500.00
• Budget 1000-140101-65101-1001? 2,500.00
• 1000-980110-65101-1500? 2,500.00-

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FUND 1001

• Unités appartenant aux groupes budgétaires global
  et régulier dont les avantages sociaux ne sont
  pas payés par ladministration centrale
• Par exemple
• CNFS
• FODEFAD
• ÉducAction
• Programme - infirmières praticiennes
• Programme - personnes sourdes et malentendantes
  francophones
• Etc

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Étapes pour déterminer FUND 1001

• Fichier du Service des ressources humaines
  contenant les données du Default Benefit Cost
  Centre
• Les centres dont le Benefit cost centre 9801
  ont été exclus
• Salary cost centre Benefit cost centre
• Services à revenus et Services auxiliaires ont
  été exclus puisque déjà associés à des fonds
  séparés
• Les centres restants ont été associés au FUND
  1001

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FUND 1001

• Les facultés et services concernés sont
• 12 Faculté des arts
• 14 Faculté déducation
• 15 Faculté de médecine
• 16 Faculté des sciences de la santé
• 19 Faculté des sciences sociales
• 23 Bibliothèque
• 42 SAEA
• 55 SASS
• 71 VR aux études
• Un courriel vous sera envoyé avec la liste de vos
  ORGs en vous demandant une confirmation dici au
  15 juillet 2007.

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Contrôle de fonds Fds de fonctionnement

• Niveaux hiérarchiques du ORG
• Combinaison FUND ORG
• Exemple 1
• 17
• 1701
• 170101
• 170102
• 170103
• 1702
• 170201

Contrôle de fonds
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Contrôle de fonds Fds de fonctionnement

• Exemple 2
• 56
• 561
• 561000
• 561001
• 561002
• 561300
• 561301
• 562
• 562000
• 562001

Contrôle de fonds
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Contrôle de fonds Fds de fonctionnement

• Exemple 3
• 12
• 1203
• 120320
• 120321 (FUND 1001)
• 120322 (FUND 1000)
• 120323 (FUND 1000)

Contrôle de fonds se fait à ce niveau
Contrôle de fonds se fait au niveau 1203 ou 120320
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Contrôle de fonds Fds de fonctionnement

• Voici un exemple du rapport qui vous sera envoyé
  

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Projet FusionConversion Finance

• 29 juin 2007

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Agenda

• Ce que nous ne planifions pas convertir
• Ce que nous planifions convertir
• Comment vous préparer
• Prochaines étapes

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Ce que nous ne planifions pas convertir

• Les différents documents Réquisitions, Bon de
  commandes, Factures, et Paiements
• Raison de la décision Pour sauver du temps il
  serait très complexe et très onéreux en temps de
  tenter de convertir tout ces grands livres
  auxiliaires (sub-ledgers)
• Que faudra til faire avec les documents non
  complétés ?
• Il faudra les entrer à nouveau dans le système
  Banner.
• Une liste de tous les documents non réglés
  (outstanding) sera fournit à linitiateur,
  lapprobateur si il y a lieu, au CAO, le
  département de comptabilité, les vérificateurs
  internes et les vérificateurs externes

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Ce que nous planifions convertir

• Les fournisseurs - Tous ceux qui ont été utilisés
  au moins 2 fois dans entre Septembre 2006 et Août
  2007 (environ 2500 fournisseurs)
• Tous les soldes de chaque mois pour chaque clé
  comptable pour lannée financière 2007 (Mai 2006
  à Avril 2007).
• Toutes les transactions qui ont affectés le Grand
  Livre pour lannée financière 2008 (Mai 2007 à
  Octobre 2007)

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Comment vous préparer

• Lors de la planification de vos achats,
  considérer léchéance dimplantation du nouveau
  système financier
• Ne laissez pas de documents en suspend
  inutilement dans le système
• Nattendez pas pour régler vos ruptures de fonds
  (Funds Exception)
• Consulter la documentation et les outils
  disponibles pour vous familiariser avec les
  nouveaux concepts

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Prochaines étapes

• Compléter la conversion des données (souhaite
  terminer en juillet)
• Valider le travail de conversion comparer les
  soldes mensuelles de SmartStream et de Banner
• Développer le plan détaillé de mise en production
  et de transition à Banner (disponible en août)

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• Questions ?

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• Est-ce que je pourrai toujours accéder à
  SmartStream
• Oui, les accès à SmartStream seront conservés à
  tous les utilisateurs courant mais en lecture
  seulement. Ces accès seront préservés au moins
  jusquau mois de Juillet 2008 (après avoir
  complété les états financiers pour lannée
  financière 2008).
• Éventuellement, laccès sera limité au central
  par requêtes et rapports Access pour éliminer les
  frais de support à Sybase.

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Rôles, accès et formation

• 29 juin 2007

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Formation et documentation

• 1. Rôles dun utilisateur
• 2. Formulaire de demande daccès au système
• 3. Cours de formation

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Rôles dun utilisateur

• Rôles tâches à faire ou interrogation dans le
  système
• Un utilisateur peut avoir plus dun rôle
• dans le module Finances
• ou
• dans le module des Ressources humaines
• ou
• dans les deux modules

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Groupes de SMARTStream

• ? Groupe 11
• ? Groupe 12
• ? Groupe 13
• ? Groupe 14
• ? Groupe 21
• ? Groupe 22
• ? Groupe 31
• ? Groupe 32

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SMARTStream

• ? Groupe 11
• approbation du budget / budget approval
• entrée des virements / funds transfer entry
• approbation des virements / funds transfer
  approval
• entrée des écritures de journal / journal entry
• entrée des réquisitions / requisition entry
• approbation des réquisitions / requisition
  approval
• entrée des factures à payer / invoice entry
• approbation des factures à payer / invoice
  approval
• interrogation des données du Grand Livre / GL
  data inquiry
• interrogation des données du Contrôle des fonds /
  FC data inquiry

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Rôles dun utilisateur FinancesGrand livre et
comptes à payer

• ? Entrée des écritures de journal
• ? Entrée des factures
• ? Approbation des factures
• ? Entrée des transactions de cartes dachats
  (PCard)
• ? Administrateur de cartes dachats (PCard)
• ? Interrogation des données du Grand livre

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Rôles dun utilisateur Planification financière
- Budget

• ? Entrée des virements
• ? Approbation des virements
• ? Entrée de lintrant budgétaire Gestionnaire
  du budget
• ? Approbation de lintrant budgétaire -
  Gestionnaire du budget
• ? Interrogation des données budgétaires

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Rôles dun utilisateur - Approvisionnements

• ? Entrée des réquisitions
• ? Approbation des réquisitions
• ? Interrogation des réquisitions/bons de commandes

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Sécurité interrogation des données
La sécurité des données se fait sur 2 éléments de
la charte fonds (FUND) organisation
(ORG)

• ? Fonds de fonctionnement
• ? Services à revenus
• ? Services auxiliaires
• ? Fonds de recherche
• ? Fonds en fiducie
• ? Fonds dotés-utilisables

• ? ORG
• 170301 à 170399

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Sécurité entrée des données
La sécurité des données se fait sur 2 éléments de
la charte - F et O du FOAP fonds (FUND)
organisation (ORG)

• ? Fonds de fonctionnement
• ? Services à revenus
• ? Services auxiliaires
• ? Fonds de recherche
• ? Fonds en fiducie
• ? Fonds dotés-utilisables

• ? ORG
• 170101 à 170199
• 170301 à 170399
• 170401 à 170499

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Approbation - SMARTStream

• Approbation
• Réquisitions
• Factures
• Écritures de journal
• Virements
• ? Approbation écritures de journal et virements
• Approbation locale (optionnelle)
• Approbation centrale

32
Approbation - SMARTStream

• Le cheminement des transactions dans SMARTStream
  se fait par le code de lutilisateur.

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Approbation Système Fusion

• Le cheminement des factures se fait par le FOAP.
• Factures
• ? Approbation locale moins de 5000 taxes
• ? Approbation locale et centrale plus de 5000
  taxes

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Approbation Système Fusion

• Le cheminement des écritures de journal se fait
  par le FOAP.
• Écritures de journal
• ? Approbation centrale seulement

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Approbation Système Fusion

• Le requérant sélectionne lapprobateur dans la
  liste

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Approbation Système Fusion

• Le cheminement des transactions dans Fusion se
  fait par le FOAP.
• Virements
• ? Approbation locale optionnelle
• ? Approbation centrale
• Gestionnaire de budget
• ? Approbation locale optionnelle
• ? Approbation centrale

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Formulaire de demande daccès

• disponible à la mi-juillet
• envoie dun courriel aux directeurs
  administratifs et aux agents dadministration
  principales
• Tous les utilisateurs devront compléter un
  formulaire
• Le formulaire doit être signé par lutilisateur
  et approuvé par les doyens et directeurs

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Cours de formation

• Notions élémentaires
• Approvionnements (WEB Req)
• Comptes à payer (factures)
• Écritures, interrogation des données du grand
  livre
• Virements et interrogation des données
  budgétaires
• Pcard
• Gestionnaire de budget

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Cours - introduction

• Notions élémentaires
• Cours obligatoire pour tous
• Pré-requis aux autres cours

40
Rôles et cours de formation

• ? Entrée des réquisitions
• ? Approbation des réquisitions
• ? Interrogation des réquisitions et bons de
  commandes
• Cours - Approvisionnements (WEB Req)

41
Rôles et cours de formation

• ? Entrée des factures
• ? Approbation des factures
• Cours Comptes à payer (factures)

42
Rôles et cours de formation

• ? Entrée des écritures de journal
• ? Interrogation des données du Grand livre
• Cours Écritures, interrogation des données du
  grand livre

43
Rôles et cours de formation

• ? Entrée des transactions de cartes dachats
  (PCard)
• ? Administrateur des cartes dachats (PCard)
• Cours PCard

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Rôles et cours de formation

• ? Entrée des virements
• ? Approbation des virements
• ? Interrogation des données budgétaires
• Cours Virements et interrogation des données
  budgétaires

45
Rôles et cours de formation

• ? Entrée de lintrant budgétaire Gestionnaire
  du budget
• ? Approbation de lintrant budgétaire -
  Gestionnaire du budget
• Cours Gestionnaire du budget

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Dates importantes

• - mi-juillet 2007 - Formulaire de demande
  daccès
• - fin juillet 2007 - site web pour inscription
  aux cours de formation
• - 20 août 2007 - début des cours de formation
• ? Notions élémentaires
• - Septembre, octobre 2007
• ? Approvisionnements (WEB Req)
• ? Comptes à payer (factures)
• ? écritures, interrogation des données du grand
  livre
• ? Virements et interrogation des données
  budgétaires
• ? PCard
• - janvier 2008
• ? Gestionnaire de budget

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• Questions ?